Bijlage bij V&A Begroting - idnummer 1076 - Handreiking Extreme Prijswijzigingen def.pdf

Handreiking Extreme Prijswijzigingen Gemeente Edam-Volendam

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 10 mei 2022

1

Inhoudsopgave 1. Samenvatting handreiking

3

1.1 Doel en scope van deze handreiking 1.2 Gebruiksaanwijzing 1.3 Fasen van het project 1.3.1 Overeenkomst in voorbereiding 1.3.2 Overeenkomst waarvan de aanbestedingsprocedure loopt 1.3.3 Overeenkomst in uitvoering 1.4 Voor alle fasen geldt

3 4 4 4 4 5 5

2. Maatregelen om precedentwerking te voorkomen

6

2.1 Scenario’s 2.2 Achtergronden uit wet en regelgeving 2.3 Enkele algemene principes en voorwaarden

6 6 6

3. Fase I. Overeenkomsten in voorbereiding

8

3.1 Standaard is de CBS-prijsindex 3.2 RAW en UAV-GC 3.3 Materiaalspecifieke index 3.4 STABU (B&U-sector) 3.5 Leveringsovereenkomsten onder Algemene Inkoop Voorwaarden 3.6 Overwogen alternatieven

8 8 8 9 9 9

4. Fase II. Overeenkomsten in aanbesteding

11

5. Fase III. Overeenkomsten in uitvoering

12

5.1 Hoe te handelen 5.2 Wanneer kan ON aanspraak maken op bijbetaling 5.3 Criterium 4 Aanzienlijkheidsvereiste 5.4 Hoe wordt de hoogte van de bijbetaling bepaald 5.5 Kostenverhoging ten gevolge van materiaalprijzen 5.6 Raamovereenkomsten 5.7 Langlopende contracten 5.8 Vertraging als gevolg van onvoldoende beschikbaarheid grondstoffen

12 12 13 13 14 14 14 15

6. Afwijken

16

Bijlagen:

16

2

1. Samenvatting handreiking Deze handreiking betreft een interne werkinstructie van de gemeente Edam-Volendam en zal helpen om een claim van de Opdrachtnemer (hierna: ON) te behandelen. Tevens staan hierin aanwijzingen voor de contracten die in voorbereiding zijn. Om de uniformiteit te borgen heeft deze handreiking de status van ‘werkinstructie’ met een ‘pas toe of leg uit’ status. De Handreiking is een groeidocument om aan te sluiten bij de marktsituatie. Voor de behandeling van de aangekondigde claim i.v.m. extreme prijswijzigingen zal de gemeente Edam-Volendam in ieder geval de volgende aspecten beschouwen (zie handreiking): 1. Pas na het sluiten van de overeenkomst is de extreme prijswijziging ontstaan of aan het licht gekomen en; 2. ON kon of hoefde bij het bepalen van de prijs geen rekening te houden met de kans op zulke omstandigheden en; 3. de omstandigheden kunnen niet aan ON worden toegerekend; en 4. het gaat om een aanzienlijke kostenverhoging (zie ‘aanzienlijkheidsvereiste’ en ‘ondernemersrisico’ in de handreiking). Belangrijke voorwaarde is dat ON zijn claim verifieerbaar onderbouwt: ON beschrijft daarom duidelijk het waarom, de basis (contract, risicoregeling / indexeringsvoorwaarde) en de actuele bijzonderheid die er nu is, waardoor hij een probleem krijgt met deze contractuele basis. Hij had dit niet kunnen zien aankomen.

Opdrachtgever (hierna OG) zal een aanzienlijkheidstoets uitvoeren. ON toont dus aan wat de stijging is van de materiaalkosten en welk effect dit heeft op de totale initiële opdrachtsom. ON is open in alles, dus ook in eventuele prijsdalingen, naast alleen de prijsstijgingen. ON gebruikt de relevante (materiaal)specifieke CBS-index in de berekening. Hieruit moet blijken of de prijsstijging voor het specifieke materiaal het ondernemersrisico overschrijdt. Dit is afhankelijk van de grondstofsoort en de vraag in hoeverre de inschrijfprijzen realistisch waren. Nieuwe offertes van leveranciers zijn onvoldoende onderbouwing. Mogelijke vergoeding geldt niet voor bewerkte materialen, maar alleen voor grondstoffen ON vergoedt geen Algemene Kosten, Winst en Risico (hierna: AKWR), opslag voor de Uitvoeringskosten of andere opslagen gerekend over het bedrag dat bij overschrijding van het aanzienlijkheidsvereiste voor compensatie wordt aangemeld Alleen COVID19 en/of Oekraïne als argument is onvoldoende.

1.1 Doel en scope van deze handreiking Deze handreiking is bedoeld om projecten houvast te bieden in het omgaan met de extreme prijswijzigingen voor materialen. Zodat: ▪ De extreme prijswijzigingen op een eenduidige en op een voor alle betrokken partijen herkenbare wijze worden behandeld. ▪ De individuele projectteams tijd en energie wordt bespaard, doordat zij kunnen terugvallen op een gevalideerde en onderbouwde handreiking. ▪ De individuele projectteams in staat zijn zelfstandig (en bijgestaan door eventueel een jurist/kostendeskundige) de extreme prijswijzigingen te behandelen. ▪ Onbedoelde precedentwerking wordt voorkomen. Wat is deze handreiking niet: ▪ Een analyse van de impact van de prijswijzigingen op het projectbudget of op de gemeentelijke budgetten. ▪ Een strategie voor het adresseren van een eventuele grondstoffencrisis.

3

1.2 Gebruiksaanwijzing ▪ Projecten wikkelen eventuele issues zelfstandig af, eventueel ondersteund door een eigen jurist en kostendeskundige. Bijzonderheden stemmen zij af met de leidinggevende(n). ▪ Als projecten gegeven de omstandigheden van het geval aanleiding zien om af te wijken van deze richtlijn, doen zij dat in afstemming met de leidinggevende(n). Projecten delen de uiteindelijk gemaakte afwijkende afspraken met de leidinggevende(n) zodat ook op deze specifieke omstandigheden op uniformiteit van handelen kan worden ingezet. ▪ Deze projecten nemen de nodige maatregelen om mogelijke precedentwerking te voorkomen.

Deze handreiking geeft de algemene richtlijnen voor de wijze waarop issues met betrekking tot excessieve prijswijzigingen afgehandeld kunnen worden. Het is niet zo dat deze richtlijnen altijd op ieder project of overeenkomst toegepast kunnen worden, soms is maatwerk nodig. Aanvullend advies aan de projectmanager/-verantwoordelijke van de overeenkomst waarbij issues rond extreme prijsstijgingen (dreigen te) spelen: ▪ Bespreek de issues, aanpak en consequenties voor de overeenkomst z.s.m. met de (ambtelijk) opdrachtgever/budgethouder.

1.3 Fasen van het project Deze paragraaf gaat in op de volgende drie fasen van het project: I. Overeenkomst in voorbereiding (aanbesteding nog niet gestart). II. Overeenkomst waarvan de aanbestedingsprocedure loopt. III. Overeenkomst in uitvoering. 1.3.1 Overeenkomst in voorbereiding ▪ De gevolgen van eventuele prijswijzigingen worden ondervangen in het contract door middel van een indexeringsregeling. ▪ In alle overeenkomsten wordt een indexeringsregeling opgenomen. ▪ Deze indexeringsregeling maakt gebruik van de generieke index CBS GWW index 42/43 Grond-, weg- en waterbouw. Voor de volgende sectoren wordt hiervan afgeweken: B&U-sector (Burgerlijke en Utiliteitsbouw) en leveringen onder Algemene Inkoopvoorwaarden Edam-Volendam houden sectorspecifieke indexen aan. ▪ In geval er in de overeenkomst één of meer materialen dominant zijn in de kostenopbouw, kan onder voorwaarden er voor worden gekozen deze specifieke materiaalindex(en) aan de indexeringsregeling toe te voegen. ▪ Indien één of meer specifieke materiaalindexen worden toegevoegd, worden alle prijsstijgingen geacht verdisconteerd te zijn in de overeenkomst. Voor een aanvullende vergoeding voor excessieve prijsstijgingen ten aanzien van dat materiaal is dan geen plaats meer. Bij de beoordeling van overige prijsstijgingen moet het specifieke materiaal buiten beschouwing gelaten worden.

Van de prijswijziging die uit deze specifieke index blijkt, wordt het ondernemersrisico van 10% niet vergoed. Hiermee wordt dubbeltelling in de gestapelde indexen voorkomen. ▪ Indien er voor een lange gestandsdoeningstermijn is gekozen, waardoor tussen indienen inschrijving en opdrachtverlening 90 dagen of meer zit, geldt het moment van het indienen van de inschrijving als referentiepunt voor de indexering. 1.3.2 Overeenkomst waarvan de aanbestedingsprocedure loopt Indien een van de in de vorige paragraaf 1.3.1 aspecten ontbreekt wordt deze toegevoegd aan de overeenkomst of aanbestedingsprocedure. Bij de verwerking worden het voorkomen van de aanbestedingsrechtelijke wezenlijke wijziging en de impact op het budget beschouwd.

4

1.3.3 Overeenkomst in uitvoering ▪ Voor verrekening van prijswijzigingen worden de risicoregeling of indexeringsregeling in de overeenkomst gevolgd. Als er geen risicoregeling of indexeringsregeling in de overeenkomst zit vindt er geen verrekening plaats. ▪ Voor alle overeenkomsten geldt dat pas als de prijswijziging aanzienlijk is er kan worden gesproken over aanvullende compensatie (bovenop de hiervoor genoemde verrekening). Het aanzienlijkheidsvereiste wordt gehaald als de stijging van de materiaalkosten ≥ 10% ten opzichte van de referentiekosten is én de totale stijging van de materiaalkosten leidt tot een stijging van ≥ 5% van de initiële opdrachtsom inclusief meer- en minderwerk. ▪ Indien aan het aanzienlijkheidsvereiste is voldaan wordt de hoogte van de aanvullende compensatie bepaald door de meerkosten vanaf het ondernemersrisico van 10% te vergoeden. De eerste 10% kostenstijging is het ondernemersrisico en wordt door de opdrachtnemer gedragen ▪ Over de aanvullende compensatie wordt geen AKWR vergoed. ▪ Deze principes gelden ook voor raamovereenkomsten, zij het dat er bij gunning geen sprake is van een opdrachtsom. De aanzienlijkheidstoets en de eventueel aanvullende compensatie worden gerelateerd aan de bij opdrachtverlening overeengekomen prijzen.

1.4 Voor alle fasen geldt De bovengenoemde prijswijzigingen worden vastgesteld aan de hand van de relevante (materiaalspecifieke) CBS-index en dus niet op basis van offertes van leveranciers (waarbij B&U en Algemene Inkoopvoorwaarden Edam-Volendam gebruik maken van de voor hun relevante indexen).

5

2. Maatregelen om precedentwerking te voorkomen Wanneer afgeweken wordt van de handreiking, zal dat vrijwel altijd het gevolg zijn van bijzondere omstandigheden. Om (ongewenste) precedentwerking te voorkomen moet in voorkomend geval concreet omschreven worden wat de reden is om af te wijken. Geadviseerd wordt dat expliciet te maken door een tekst te hanteren in de volgende trend: “Het uitgangspunt is dat wijzigingen van prijzen binnen de risicosfeer van opdrachtnemer liggen. Er doen zich in dit project evenwel dusdanig bijzondere omstandigheden voor, dat opdrachtgever aanleiding ziet opdrachtnemer gedeeltelijk te compenseren voor [invullen project]. Het gaat om de volgende project specifieke omstandigheden [invullen project, zo concreet mogelijk].”

2.1 Scenario’s Onduidelijk is of de huidige extreme prijsstijgingen een incident zijn als gevolg van samenlopende omstandigheden óf dat deze trend zich over een aantal jaar zal ontwikkelen. Ook is momenteel niet duidelijk of de prijzen weer zullen dalen of zich voor een langere tijd op het hoge niveau zullen stabiliseren. In deze handreiking is met al deze scenario’s rekening gehouden.

2.2 Achtergronden uit wet en regelgeving Op excessieve prijsstijgingen kunnen verschillende regimes van toepassing zijn, afhankelijk van het type contract: ▪ UAV 2012 contracten -> paragraaf 47 lid 1 ▪ UAV-GC contracten -> paragraaf 44 ▪ Geen algemene voorwaarden en/of niet uitgesloten -> artikel 7:753 BW ▪ Alle contracten -> 6:258 BW Artikel 6:258 BW (onvoorziene omstandigheden) is in principe altijd van toepassing, ongeacht eventueel toepasselijke algemene voorwaarden. Dat betekent dat 6:258 BW als het ware naast de UAV, UAV-GC en andere afspraken van toepassing kan zijn. Omdat paragraaf 44 UAV-GC en paragraaf 47 UAV uitwerkingen van 6:258 BW zijn, wordt daar evenwel niet snel aan toegekomen, ook al is de toetsingsmaatstaf anders (vooral strenger) dan genoemde artikelen in de UAV (GC). Er zitten nuanceverschillen tussen de bepalingen (zo is de UAV-GC wat strikter dan de UAV en is de rechter met de toepassing van 6:258 BW het meest terughoudend). Maar om in aanmerking te komen voor vergoeding is op hoofdlijnen vereist dat: a. de aannemer bij de totstandkoming van de overeenkomst met de omstandigheid (de prijsstijging in kwestie) geen rekening hoefde te houden; b. de omstandigheid de aannemer niet kan worden toegerekend; en c. het gaat om aanzienlijke kostenverhogingen (NB. deze volgt niet uit 7:753 BW)

2.3 Enkele algemene principes en voorwaarden 1. Extreme prijsstijgingen zijn niet enkel het gevolg van de Corona-pandemie of situatie in Oekraïne. Deze kunnen dus ook niet onder de in de bouw eerder gemaakte afspraken over de Corona-crisis worden afgewikkeld. 2. Indien contractueel afspraken zijn gemaakt over verrekening, komen zowel extreme prijsstijgingen als extreme prijsdalingen in aanmerking voor verrekening. (Dit principe speelt met name bij (raam)overeenkomsten waarbij op meerdere momenten in de tijd materiaal moet worden ingekocht.) 3. Naast kostenstijgingen worden kostendalingen/meevallers die zich elders in het werk hebben voorgedaan betrokken in het beoordelen van de vraag of de kostenstijging ‘aanzienlijk’ is (aanzienlijkheidscriterium). Dat geldt ook voor meer- en minderwerk. 4. OG vergoedt het ondernemersrisico niet. 5. OG kan alleen met ONin gesprek gaan op basis van een tijdig ingediende en goed onderbouwde claim van ON. De bewijslast hiervoor ligt bij ON. 6

6. De specifieke omstandigheden van het geval dienen altijd bij de afweging te worden betrokken en kunnen aanleiding geven om af te wijken van deze handreiking. Afwijkingen van deze handreiking dienen te worden gemotiveerd, afgestemd met de inkoopadviseur en vastgelegd in het projectdossier. Deze afwijkingen gelden te allen tijde alléén voor dat specifieke geval.

7

3. Fase I. Overeenkomsten in voorbereiding Dit betreft de overeenkomsten die momenteel in voorbereiding gaan of zijn. Waarvan de aanbestedingsprocedure dus nog niet is gestart. Bij overeenkomsten in voorbereiding dient te worden onderzocht of er in de verwachte aannemingssom dominante onderdelen zitten die onderhavig kunnen zijn aan extreme prijswijzigingen in combinatie met de verwachte doorlooptijd / moment van aankoop materialen.

3.1 Standaard is de CBS-prijsindex Het doel van een risicoregeling/indexeringsregeling is de omvang van risico’s die na datum van aanbesteding ontstaan op een eenvoudige manier te verrekenen. Standaard is het gebruik van de hieronder beschreven risicoregeling/indexeringsregeling. Hiermee worden de ontwikkelingen van loonkosten, brandstofprijzen en bouwstofprijzen in de markt gevolgd en verwerkt in indexen ten behoeve van de risicoregeling. Het gaat hierbij duidelijk om een beperking van het risico voor de opdrachtnemer en niet om het wegnemen daarvan. In uitzonderingsgevallen kan gewerkt worden met een alternatieve wijze van beheersing van het risico, zie daarvoor par. 3.6.

3.2 RAW en UAV-GC Voor RAW en overeenkomsten op basis van UAV-GC is de CBS GWW index 42/43 Grond-, weg- en waterbouw van toepassing. (NB: Voor RAW-contracten wordt dus niet gebruik gemaakt van de RISICOREGELING GWW of de CROW, INDEXEN ten behoeve van de RISICOREGELING GWW 1995.) Leidend principe is dat prijswijzigingen het eerste jaar na opdrachtverlening niet worden verrekend. Daarna vindt verrekening plaats op basis van een in de overeenkomst opgenomen index(en). Bijlage 1 bevat de standaard indexeringsregeling RAW. Het format van de Standaard Indexeringsregeling UAV-GC is in bijlage 2 opgenomen. Bijlage 3 bevat een presentatie van het gezamenlijk inkoopoverleg Noord-Holland over risicoregeling GWW. Bij de meeste projecten wordt gezien het gemengde karakter van het project in principe gekozen voor de index 42/43. Hiervan kan worden afgeweken en gekozen voor één van de onderstaande indexen van het CBS, als de aard van het project daar beter op aansluit. ▪ 4211a Wegen met open verharding ▪ 4211b Wegen met gesloten verharding ▪ 4212 Boven- en ondergrondse spoorwegen ▪ 4212a Spoorwegen ; aanleg ▪ 4212b Spoorwegen Exploitatie/onderhoud ▪ 4213 Bruggen en tunnels: bouw van bruggen ▪ 4221 Civieltechnische werken en bouw ▪ 4291 Waterbouwkundige werken en bouw ▪ 4312 Bouwrijp maken van terreinen ▪ 4321 Elektrische installatie Zie https://opendata.cbs.nl/#/CBS/nl/dataset/84538NED/table

3.3 Materiaalspecifieke index Alle hierboven genoemde indexen zijn ‘brede’ indexen waarvan het indexcijfer wordt berekend aan de hand van alle kosten met een gewogen gemiddelde. Als van één of meer specifieke materialen de prijzen extreem wijzigen (ten opzicht van de rest) én als deze materialen dominant aanwezig zijn in het project, kan het zijn dat deze brede indexen geen recht meer doen aan de werkelijke kostenontwikkeling in dat project. Om dit op voorhand te ondervangen kunnen één of meer van de onderstaande materiaalspecifieke indexen opgenomen worden voor materialen die dominant 8

aanwezig (kunnen) zijn in het project. Om tot verrekening te komen moet dan duidelijk zijn in welke hoeveelheden het specifieke materiaal voorkomt. Als enkel gebruik gemaakt wordt van de generieke index, wordt voor verrekening deze index gevolgd. Er kan alleen aanvullend worden vergoed indien een beperkt aantal materialen extreem in prijs is gestegen én als het aanzienlijkheidsvereiste wordt overschreden. Als in het contract de Risicoregeling of een indexregeling gebruik makend van de Risicoregeling (aanvullend) één of meer materiaalspecifieke indexen wordt toegepast, is er geen grond meer voor een aanvullende vergoeding in het geval van extreme prijswijzigingen voor die specifieke kostenonderdelen/materialen. Zie voor de materiaalspecifieke indexen: https://opendata.cbs.nl/#/CBS/nl/dataset/83935NED/table?ts=1625640499560 Indien wordt gekozen om één of meer van de bovengenoemde materiaalspecifieke indexen toe te passen in aanvulling op de brede CBS-index, geldt het volgende: - Er dient altijd een brede index te worden toegepast. - Generieke- en materiaalspecifieke indexen kunnen niet zondermeer naast elkaar gebruikt worden. Het specifieke materiaal zou dan onbedoeld twee keer worden geïndexeerd. Om dit effect te corrigeren wordt voor berekening van de compensatie voor het specifieke materiaal het ondernemersrisico van 10% niet vergoed.

3.4 STABU (B&U-sector) Overeenkomsten voor de Burgerlijke- en Utiliteitsbouw worden meestal opgesteld in de STABUsystematiek onder de UAV. In het moederbestek kan een indexeringsregeling worden opgenomen waarbij gebruik wordt gemaakt van de sectorspecifieke indexen van BDB. De principes in deze handreiking zijn van toepassing voor de B&U-sector, met uitzondering van de toe te passen index.

3.5 Leveringsovereenkomsten onder Algemene Inkoop Voorwaarden De leveringsovereenkomsten onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van Edam-Volendam maken gebruik van specifieke indexen van een onafhankelijke bron en die gedragen worden door de sector waar deze overeenkomsten binnen vallen. De principes in deze handreiking zijn van toepassing voor Leveringsovereenkomsten onder Algemene Inkoop Voorwaarden, met uitzondering van de toe te passen index.

3.6 Overwogen alternatieven Deze alternatieven kunnen alleen in die gevallen worden toegepast waar ‘de standaard’ niet afdoende past. Dit dient vooraf te worden gemotiveerd. Bij de uitwerking dienen eventueel een jurist en een kostendeskundige te worden betrokken. 1. Risico delen. De bandbreedte en Alliantie-clausule zijn niet de standaard en moeten zorgvuldig worden uitgewerkt. Waarbij zowel kostentechnische, aanbestedingsrechtelijke als contracttechnische aspecten in samenhang dienen te worden beschouwd. a. Bandbreedte Principe: Door een bandbreedte te definiëren waarbinnen de prijzen mogen fluctueren zonder voor bijbetaling in aanmerking te komen. Boven en onder de bandbreedte wordt verrekend. b. Alliantie Principe: Door het prijsrisico van één, meer of alle materialen onder te brengen in een alliantievoorziening waarbij de mutaties van prijswijzigingen (vanaf een bepaalde drempel) tussen OG en ON worden gedeeld. Zowel positief als negatief.

9

2. Directielevering Principe: OG koopt het materiaal zelf in en stelt deze aan ON ter beschikking. Het risico komt daarmee dus helemaal bij OG te liggen. Deze optie wijkt ook af van ‘de standaard’ en dient vooraf te worden gemotiveerd. Bij de uitwerking dienen een jurist en een kostendeskundige te worden betrokken. 3. “Vaste prijzen” Principe: Geen indexering. Wijzigingen van materiaalprijzen worden niet verrekend. ON rekent risicoopslag in aanbieding. Pas bij een prijsstijging waarbij de kostenontwikkeling het aanzienlijkheidsvereiste passeert wordt aan verrekening toegekomen. Deze optie wordt in principe niet toegepast. Alleen te overwegen op uitdrukkelijk verzoek van ON en indien prijsstijgingen expliciet uitgesloten worden als onvoorziene omstandigheid. Omdat het prijstechnisch snel onvoordelig is, is de verwachting dat deze situatie zich niet of nauwelijks voor zal doen.

10

4. Fase II. Overeenkomsten in aanbesteding Deze paragraaf gaat over overeenkomsten waarvan de aanbesteding momenteel loopt. Insteek is dat in fase II dezelfde uitgangspunten worden gehanteerd als in fase I. ▪ Indien een van de aspecten uit fase I ontbreekt worden deze toegevoegd aan de overeenkomst of aanbestedingsprocedure. ▪ Bij deze verwerking worden het voorkomen van de aanbestedingsrechtelijke wezenlijke wijziging en de impact op het budget beschouwd.

11

5. Fase III. Overeenkomsten in uitvoering Dit betreft de overeenkomsten die momenteel in uitvoering zijn. Herstellen: In dit hoofdstuk worden alleen handvatten aangereikt voor het afhandelen van de prijsen planningsconsequenties die worden veroorzaakt door extreme prijsfluctuaties en/of de beperkte beschikbaarheid van materialen. Beperken: Tegelijkertijd wordt geadviseerd aan de projectteams in uitvoering om vroegtijdig in overleg te treden met hun aannemer om mogelijkheden en maatregelen te inventariseren waarmee negatieve gevolgen voor kosten en planning kunnen worden voorkomen. Zoals het wijzigen van de materiaal(behoefte) van het ontwerp, het ‘op hold’ zetten van het specifieke onderdeel of zelfs het uitstellen van de (deel)oplevering enz. Cashflow borgen: Daarnaast wordt geadviseerd om lopende het gesprek over maatregelen en de eventuele verrekening, de cashflow van ON zo veel als mogelijk te borgen. Bijvoorbeeld door de posten waar de extreme prijsstijging betrekking op heeft van de termijnstaat te isoleren, zodat de niet controversiële onderdelen van de termijn kunnen worden voldaan.

5.1 Hoe te handelen Specifiek voor overeenkomsten in uitvoering geldt dat er te allen tijde naar de omstandigheden van het geval gekeken moet worden en dat de daaruit voortvloeiende afspraken over eventuele bijbetaling alléén gelden voor die specifieke omstandigheden. Desondanks is het belangrijk deze afspraken zodanig te clausuleren dat er geen precedentwerking van uitgaat. Hiervoor is in ieder geval nodig dat de overwegingen om in dat specifieke geval kosten te compenseren expliciet worden gemaakt.

5.2 Wanneer kan ON aanspraak maken op bijbetaling ON komt in aanmerking voor bijbetaling als de prijswijzigingen; 1. pas na het sluiten van de overeenkomst ontstaan of aan het licht komen en; 2. ON bij het bepalen van de prijs geen rekening kon en hoefde te houden met de kans op zulke omstandigheden en; 3. de omstandigheden niet aan ON kunnen worden toegerekend; en 4. het gaat om een aanzienlijke kostenverhoging (zie hieronder ‘aanzienlijkheidsvereiste’ en ‘ondernemersrisico’). Belangrijke bijkomende voorwaarde is dat ON zijn claim verifieerbaar onderbouwt. Criterium 1 Het eerste criterium is evident. Prijsstijgingen en andere omstandigheden die zich voor of bij het sluiten van de overeenkomst hebben voorgedaan zijn voor rekening van ON. Criterium 2 Wanneer de prijsstijgingen op het moment van het aangaan van de overeenkomst voor een redelijk denkend en handelend ondernemer te voorzien waren, blijven deze voor rekening en risico van ON. Let hierbij op het volgende. Tijdens de coronacrisis was/is al te voorzien dat de prijzen na het einde van de crisis gaan stijgen. Een redelijk denkend en handelend ondernemer zal/zou zijn aanbieding dan ook niet uitsluitend baseren op de prijzen tijdens de coronacrisis. Criterium 3 Beoordeeld moet worden of ON de prijsstijgingen had kunnen en moeten voorkomen en/of bewust een risico genomen heeft.

Het is lastig een algemene richtlijn te geven omdat dit zeer afhankelijk is van de omstandigheden van het geval, maar gedacht kan worden aan een situatie waarin een ON veel risico genomen heeft bij zijn eigen inkoop door bijvoorbeeld lang te wachten met inkopen of zich te committeren aan één leverancier.

12

5.3 Criterium 4 Aanzienlijkheidsvereiste Het aanzienlijkheidsvereiste, met daarin het ondernemersrisico bepaalt óf een opdrachtnemer in aanmerking komt voor compensatie. Er zijn diverse richtlijnen voor het aanzienlijkheidsvereiste te vinden in de jurisprudentie: - In een uitspraak van de Raad van Arbitrage (hierna: RvA) wordt het aanzienlijkheidsvereiste voor contracten onder UAV gesteld op 5% van de aanneemsom. [Vgl. o.a. RvA 25 april 2016, 35.131] - In uitspraken van de RvA wordt het aanzienlijkheidsvereiste voor contracten onder UAV-GC op 10%, en in een incidenteel geval zelfs 11%, van de aanneemsom gesteld. [vgl. o.a. RvA 9 juni 2015, nr. 35.130 en RvA 8 februari 2017, 72.067] - De rechter gaat uit van een open norm. [Hof Den Haag, 31 januari 2012, ECLI:NL:GHSGR:2012:83] Ten aanzien van het ondernemersrisico geeft de jurisprudentie het volgende aan: - In een uitspraak van de RvA wordt het ondernemersrisico gesteld op 10% van de materiaalprijs. [vlg. o.a. RvA 8 februari 2017, 72.067] - In een uitspraak van RvA 6 mei 2008, no. 28.276 en RvA 25 april 2016, 35.131 wordt het ondernemersrisico gesteld op 20% van de materiaalprijs”. LET OP: Het ondernemersrisico is niet hetzelfde als of uitwisselbaar met de ‘R’ van de AKWR. Het ondernemersrisico ziet op de kosten van het specifieke materiaal.

W&R zien op de kostenopbouw van het volledige project en worden daarnaast door de aannemer aangeboden en vallen daarmee onder diens verantwoordelijkheid. Coulantere lijn Voor de werkbaarheid – maar ook omdat wij onze marktpartners coulant behandelen - houden we het volgende aan: a. Toets 1. Eerst moet worden getoetst of de prijsstijging voor het specifieke materiaal het ondernemersrisico overschrijdt. Dit is afhankelijk van de grondstofsoort en de vraag in hoeverre de inschrijfprijzen realistisch waren1. Het ondernemersrisico wordt gesteld op 10% van de materiaalprijs2. Let op: wanneer een indexering gehanteerd is, moet de prijsstijging bepaald worden met inachtneming van de gehanteerde indexering. De vraag is dus of de kosten ten opzichte van de geïndexeerde prijs > 10% (het ondernemersrisico) gestegen zijn. b. Toets 2. Wanneer sprake is van het overschrijden van het ondernemersrisico op het specifieke materiaal, moet vervolgens bepaald worden of deze ook leidt tot een aanzienlijke verhoging van de kosten. Leidt de prijsstijging tot een kostenverhoging van meer dan 5% van de totale aanneemsom (inclusief meer- en minderwerk), dan is in principe voldaan aan het aanzienlijkheidsvereiste. Ook hier is de geïndexeerde prijs het uitgangspunt

5.4 Hoe wordt de hoogte van de bijbetaling bepaald De hoogte van de bijbetaling wordt gesteld op: Hoogte van de aanvullende compensatie = Totale kostenverhoging tgv. materiaalprijzen –minus– het ondernemersrisico op materiaal (10%) Belangrijke voorwaarde is dat ON zijn claim verifieerbaar onderbouwt.

1

Deze regeling is niet bedoeld om materiaalprijzen die bij inschrijving te laag zijn ingeschat door ON goed te maken óf ON te verleiden om strategisch lage initiële prijzen op te geven (al dan niet met als doel het verkrijgen van de opdracht). 2 Uitzonderingen zijn mogelijk. Bij zeer volatiele prijzen kan een hoger % gehanteerd worden en bij zeer prijsvaste materialen een lager %. Stem dit in voorkomend geval af met één van de trekkers.

13

5.5 Kostenverhoging ten gevolge van materiaalprijzen Bij het vaststellen van de kostenverhoging worden alleen de wijzigingen in materiaalprijzen betrokken. Zowel positief als negatief. Om de wijzigingen van de materiaalprijzen en de daarmee samenhangende kostenconsequenties vast te stellen worden de specifieke materiaalindexen aangehouden. (Zie hierboven onder H3 “Fase I. Overeenkomsten in voorbereiding”.) En dus niet de facturen (van toeleveranciers) die ON overlegt. Het is wel belangrijk om te toetsen of een dergelijke prijsstijging in het specifieke geval realistisch is. Schakel daarvoor zo nodig een kostendeskundige in. Motiveer wanneer er afgeweken wordt. Geen opslagen op aanvullende compensatie In geval van compensatie van meerkosten ten gevolge van extreme prijswijzigingen heeft ON alleen recht op betaling van deze feitelijke meerkosten. Er worden dus geen AKWR, opslag voor de Uitvoeringskosten of andere opslagen gerekend over het bedrag dat bij overschrijding van het aanzienlijkheidsvereiste voor compensatie in aanmerking komt.

5.6 Raamovereenkomsten Alle principes die in deze handreiking worden beschreven zijn ook van toepassing op raamovereenkomsten. Over het algemeen is er bij opdrachtverlening van een raamovereenkomst geen sprake van een opdrachtsom of een aanneemsom. De hierboven genoemde principes kunnen dan ook niet één-op-één worden overgenomen. Er van uitgaande dat er (eenheids)prijzen zijn overeengekomen bij het opdragen van de raamovereenkomst, geldt het volgende. Bij het doen van een bestelling of opdragen van een nadere overeenkomst (NOK) wordt voor de toets van het aanzienlijkheidsvereiste de prijswijziging als volgt berekend: Aanneemsom = totale prijs op te dragen Bestelling / NOK. Prijswijziging = Materiaal 1: (Mix1 – Mi01) * EP * Q1 + Materiaal 2: (Mix2 – Mi02) * EP * Q2 + Enz. Ondernemersrisico = Materiaal 1: 10% van (Mix1 – Mi01) * EP1 * Q1 + Materiaal 2: 10% van (Mix1 – Mi02) * EP2 * Q2 + Enz. Mi0 = materiaal/product-specifieke index op moment opdragen raamovereenkomst. Mix = materiaal/product-specifieke index op moment opdragen Bestelling / NOK. EP = overeengekomen (eenheids)prijs op moment opdragen raamovereenkomst. Q = hoeveelheid materiaal of product.

5.7 Langlopende contracten Bij langlopende contracten is in de regel een indexeringsregeling afgesproken. In dat geval moet gewacht worden tot het einde van het project, waarna de balans opgemaakt kan worden. Daarna weet je pas in hoeverre er inderdaad sprake is van een aanzienlijke prijsstijging. Er kunnen immers ook nog prijsdalingen optreden. Wanneer geen indexering is afgesproken geldt ook dat in principe pas aan het eind van het project bepaald kan worden of sprake is (geweest) van excessieve prijsstijgingen die (gedeeltelijk) voor vergoeding in aanmerking komen.

14

Als daar aanleiding toe bestaat kan een voorschot uitgekeerd worden, mits daarvoor voldoende zekerheid bestaat. Deze zekerheid wordt in ieder geval bereikt door niet meer voorschot te geven dan de te verwachte hoogte van de laatste termijn.

5.8 Vertraging als gevolg van onvoldoende beschikbaarheid grondstoffen De hierboven beschreven ‘compensatieregeling’ ziet enkel op het afwikkelen van de directe kosten door prijsstijgingen en niet op de afwikkeling van de vertraging ten gevolge van de beschikbaarheid van de materialen. Omdat de afwikkeling van vertraging als gevolg van het niet (tijdig) beschikbaar zijn van een materiaal in hoge mate afhankelijk is van de specifieke omstandigheden van het geval, ligt het niet voor de hand om één generieke aanpak te beschrijven. Een mogelijke oplossing is dat OG uitstel verleent zonder kosten door te rekenen of een boete te hanteren, maar ook zonder een vergoeding van kosten van ON voor de uitloop. Het is belangrijk om afspraken over financiële compensatie ten gevolge van prijswijzigingen en eventuele vertraging ten gevolge van beschikbaarheid in samenhang te ontwikkelen. Dit om het onbedoeld aansturen op strategisch gedrag te voorkomen. Een strengere compensatieregeling met een coulantere vertragingsregeling kan er bijvoorbeeld toe leiden dat ON kiest voor een significante vertraging als een snellere materiaallevering die meer kost.

15

6. Afwijken Deze handreiking is ‘pas toe of leg uit’. Tegelijkertijd geldt dat bij het toepassen van deze handreiking te allen tijde de projectspecifieke omstandigheden van het geval moeten worden betrokken. Dat wil zeggen dat van deze handreiking gemotiveerd mag worden afgeweken na overleg met de projectleider/budgethouder/opdrachtgever. Afwijken kan immers tot gevolg hebben dat het project te maken kan krijgen met ongewenste juridische- of kostentechnische issues of dat andere projecten/ de gemeente Edam-Volendam er vanwege onbedoelde precedentwerking last van kunnen krijgen. Ook kan afwijken gevolgen hebben voor het benodigde budget van het project en/of andere projecten. Projectspecifieke omstandigheden om af te wijken kunnen zijn: ▪ eigenaarschap ON, waaronder: - de mate waarin ON commitment toont op het project en zich constructief opstelt in de samenwerking; - de mate waarin ON zich (heeft) ingezet / kosten (heeft ge)maakt om het prijsrisico te mitigeren en reële alternatieven/oplossingen aandraagt; - de mate waarin ON er werk van maakt om issues/kansen die onder verantwoordelijkheid van OG vallen op te lossen/verzilveren; - enz. ▪ Als OG de eenheidsprijzen of risico-opslagen heeft voorgeschreven waar ON aan gebonden is. ▪ De duur van de overeenkomst en de mate waarin het materiaal in één keer, dan wel uitgesmeerd over de tijd in tranches kan worden besteld.

▪ De mate waarin ON andere tegenvallers heeft moeten verwerken (of nog in het verschiet liggen) die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, maar hem niet zijn aan te rekenen. ▪ Enz. Aan de hand van concrete gevallen kan dit overzicht de komende tijd verder aangevuld worden.

Bijlagen: Bijlage 1: Standaard Indexeringsregeling RAW Bijlage 2: Standaard Indexeringsregeling UAV-GC Bijlage 3: Presentatie Inkoop Noord-Holland: Risicoregeling binnen de GWW

16