Bijlage 8: Kadernota 2027-2030

Kadernota 2027-2030 HOOFDDOELSTELLING De gemeenten van de regio Waterland vallen als overheidsorganen onder de Archiefwet en de Colleges van Burgemeester en Wethouders zijn zorgdragers voor het archief. De daaruit voortvloeiende taken van de deelnemende gemeenten zijn deels gedelegeerd aan het Waterlands Archief en vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen op basis waarvan taken kunnen worden gedelegeerd biedt de wettelijke grondslag hiervoor. Daaruit vloeien de volgende kerntaken van het Waterlands Archief voort: publiek, beheer en toezicht. Publiek: beschikbaar stellen van de collectie aan een zo breed mogelijk publiek, in de studiezaal, via de website en door educatie en voorlichting. Beheer: beheer van de archieven en deze toegankelijk maken door inventarisatie, overbrenging van gemeentelijke archieven en acquisitie van particuliere archieven die een aanvulling vormen op de collectie. Advies en inspectie: advies aan archiefvormers over informatiebeheer en inspectie van tijdige overdracht van de gemeentelijke archieven en van de kwaliteit van de archiefvorming bij de aangesloten gemeenten. ALGEMEEN Het Waterlands Archief heeft verschillende maatschappelijke functies: collectief geheugen, duurzaam toegankelijke bron van informatie, betrouwbare informatiebron, expertisecentrum en toezichthouder.

Samen met onze partners zorgen we dat onze gezamenlijke klant de juiste diensten ontvangt. Het Waterlands Archief is het betrouwbare geheugen van de regio Waterland. ONTWIKKELING Eind 2024 is het uitvoeringsplan 2026-2029 Samen werken aan het geheugen van regio Waterland door het bestuur van het Waterlands Archief vastgesteld. Dat doet het WA niet alleen maar samen met de gemeenten van Waterland en hun inwoners. Wij zijn er door én voor de regio Waterland. Door actief archieven te verwerven, door samen te werken aan archiefvorming, door onderzoekers te ondersteunen in hun publicaties en door samen te werken met erfgoedinstellingen. Vandaar de titel: Samen werken aan het geheugen van regio Waterland.

Uitgewerkt naar de verschillende kerntaken betekent dit: Publiek Beschikbaar stellen van de collectie aan een zo breed mogelijk publiek, in de studiezaal, via de website en door educatie en voorlichting. De publieke taak van het Archief komt voort uit de Archiefwet, die overheidsorganisaties oplegt om archieven publiek toegankelijk te maken. Deze taak wordt breed ingevuld: met de studiezaal, door (genealogische) bronnen aan te bieden via de website en door educatieve projecten. De maatschappelijke functies die hieraan gekoppeld zijn: collectief geheugen en betrouwbare informatiebron. Door een aantal ontwikkelingen verandert de invulling van de publieke taak. Studiezalen van Archieven zijn steeds minder vaak hele dagen geopend. Er werd al gewerkt op afspraak tijdens de Coronacrisis. Op afspraak werken is ook het model voor de toekomst. Beheer Beheer van de archieven en deze toegankelijk maken door inventarisatie, overbrenging van gemeentelijke archieven en acquisitie van particuliere archieven die een aanvulling vormen op de collectie. Archief dat niet beschikbaar is, bestaat in de ogen van de bezoeker niet. Daarom is het belangrijk dat alle archieven minimaal op het niveau van plaatsingslijst toegankelijk zijn. Inmiddels zijn alle overheidsarchieven toegankelijk door middel van een inventaris.

De inspanning zal de komende jaren dan ook gericht zijn op het toegankelijk maken van de archieven van particulieren en instellingen zoals de uitgebreide archieven van de waterschappen (HHNK). Daarnaast wordt verder gewerkt aan een moderne en robuuste infrastructuur voor duurzaam toegankelijke digitale archieven. Toezicht Advies aan archiefvormers over informatiebeheer en inspectie van tijdige overdracht van de gemeentelijke archieven en van de kwaliteit van de archiefvorming bij de aangesloten gemeenten. Het Waterlands Archief legt de nadruk op advies vooraf in plaats van inspectie achteraf. Zo wordt vroegtijdig het advies van het Waterlands Archief ingewonnen bij de aanschaf en inrichting van systemen. Als gevolg van de nieuwe positionering komen gemeenten vaker proactief met vragen bij het Waterlands Archief. Deze koers wordt voortgezet. En verder: Organisatie Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op, beheer van en toegang tot informatie. Dit betekent ook dat we meebewegen op de ontwikkelingen bij de gemeenten en in de regio. Dat vraagt om een wendbare organisatie die projectmatig werkt. De beweging is: van een lijnorganisatie naar een projectorganisatie. Dat betekent niet dat alle werk in projectvorm wordt uitgevoerd, veel werkzaamheden worden dag voor dag uitgevoerd.

Samenwerking In 2023 is het WA een samenwerking aangegaan met Purmerend voor de ondersteuning van de financiële bedrijfsvoeringstaken. De samenwerking met historische verenigingen, onderwijsinstellingen, musea en bibliotheken wordt voortgezet.

DOELSTELLINGEN: WAT WILLEN WE BEREIKEN IN 2027-2030 Het WA acteert in een dynamische omgeving die van invloed is op de uitvoering van onze taken. De belangrijkste ontwikkelingen zijn: vergrijzing van de bevolking en onze bezoekers, toename van eenzaamheid en individualisme, uitbreiding toepassingsmogelijkheden van kunstmatige intelligentie, verdere digitalisering, openbaarheid versus privacy, regionale geschiedenis en eigen identiteit, verhalen voor een cultureel breed publiek, samenwerking met partners en nieuwe bedrijven, (lokale) politieke ontwikkelingen en meer aandacht voor verduurzaming. Op basis van deze ontwikkelingen komen we tot de volgende strategie: Collectief geheugen van Waterland • • • • • •

Actief verwerven van particuliere archieven als aanvulling op de gemeenten Ondersteunen van de gemeenten met het beheren van de ‘collectie Waterland’ Opzetten van een historische ‘verhalenbank’ per dorp/ gemeente van Waterland Particuliere archiefvormers tegen betaling adviseren over archiefbeheer en -bewerking Organiseren van tentoonstellingen, publicaties, bijeenkomsten op basis van onderzoek Artificiële intelligentie inzetten om informatie beter te ontsluiten

Duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar • • • • •

Duurzame toegankelijkheidsstrategie voor digitale archieven Inzetten van nieuwe technieken zoals blockchain en NFT’s voor authenticiteit NIS2 voor informatiebeveiliging Actieve openbaarmaking van gemeentelijke dossiers vanwege Woo ‘Scannen op verzoek’ invoeren tegen betaling

Expertisecentrum, advies en inspectie • • • • • •

Gemeenten en particuliere archiefvormers met kennis ondersteunen Actief delen van informatie met de regio Samenwerken met archiefdiensten om expertise te delen Aansluiten bij de gemeentelijke processen bij advies (archiveren by design) Meer zichtbaar zijn voor particuliere archiefvormers/ erfgoedadvies geven Aansluiten bij de gemeentelijke processen bij inspectie (systeemtoezicht)

Organisatieontwikkeling • Bij vertrek van medewerkers wordt kritisch beoordeeld of herbezetting noodzakelijk is • Inzetten op verduurzaming van de bedrijfsvoering (in overleg met gemeente Purmerend)

VERWACHTINGEN ten aanzien van 2027-2030 De belangrijkste ontwikkelingen zullen zijn: Nieuwe Archiefwet De Archiefwet zal naar verwachting in 2027 ingaan waardoor onder andere archieven van overheden na 10 jaar openbaar zullen worden (is nu 20 jaar) en in beheer overgedragen aan het Waterlands Archief. Verder zal de nieuwe Archiefwet beter aansluiten bij de praktijk van het digitaal informatiebeheer en daardoor naar verwachting beter opgevolgd worden. De nieuwe Archiefwet verandert niet de kerntaken van het Waterlands Archief. Wel komen er een aantal nieuwe werkzaamheden bij zoals het anonimiseren van beperkt openbaar archief. Nieuwe Informatiewet Wet- en regelgeving over overheidsinformatie is momenteel in diverse wetten ondergebracht, denk aan de Archiefwet, de Wet Open Overheid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Zowel KVAN, VNG en BZK hebben vastgesteld dat samenhang ontbreekt en een algemene Informatiewet gewenst is. BZK heeft eerder het initiatief genomen om te komen tot een dergelijke Informatiewet, vergelijkbaar met de Algemene Wet Bestuursrecht. Herontwikkeling Waterlandkwartier De wijk rond de Waterlandlaan zal de komende jaren een transformatie ondergaan naar een tweede stadscentrum. Een van de plannen is het verplaatsen van het station Purmerend naar de Waterlandlaan, voor de deur van het Waterlands Archief.

Het Waterlands Archief speelt hierop in met een ontmoetingspunt voor bezoekers voor het organiseren van tentoonstellingen, publicaties en bijeenkomsten op basis van onderzoek. Scannen op verzoek Een andere vernieuwing is het zogenaamde ‘scannen op verzoek’ tegen betaling. Daarmee bieden we een complete platformfunctie voor de regio Waterland. Na de aanloop in 2026 wordt dit een vaste dienst voor de aangesloten overheden (gratis), het HHNK en particulieren (tegen betaling). Artificiële intelligentie inzetten om informatie beter te ontsluiten Digitaal breiden wij ons aanbod verder uit (Waterland op de kaart, Wat staat daer, Geschiedenislokaal waterland). Artificiële intelligentie (AI) kan een belangrijke rol gaan spelen om informatie beter te ontsluiten. Daarmee geven we onze informatie in verschillende vormen een groter bereik. Actieve openbaarmaking van gemeentelijke dossiers vanwege Woo Papieren archieven worden ook al bijna 50 jaar beschikbaar gesteld in de studiezaal van het WA. Gedigitaliseerde en digitale archieven worden ‘actief openbaar gemaakt’ op de website van het WA, zoals de gedigitaliseerde bouwdossiers. Het WA kan ook een rol spelen in de actieve openbaarmaking van bijvoorbeeld gemeentelijke dossiers vanwege de Wet open overheid (Woo): het ‘archief als nutsvoorziening’.

Digitalisering bouwvergunningen Het project Digitalisering bouwvergunningen wordt in 2027 afgerond. Dat betekent dat de meest opgevraagde bron zoveel mogelijk online beschikbaar zal zijn. Slechts een klein deel zal in overleg met de gemeenten om cultuurhistorische redenen op papier bewaard worden. Naar verwachting zijn er dan minder bezoekers te verwachten bij het Waterlands Archief. Dat geeft ruimte om ander onderzoek te ondersteunen.

FINANCIËLE KADERS 2027-2030 Programma Waterlands Archief Inleiding Deze nota beschrijft de kaders waarbinnen de programmabegrotingen 2027 en meerjarenramingen 2027-2030 zijn opgesteld. Daarin zijn ook de betreffende cijfers weergegeven. Alleen de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen en risico’s worden in deze kadernota opgenomen. Bij het vaststellen van de kaders is rekening gehouden met de normen zoals vastgelegd in het GTK GR 2022 (Gemeenschappelijk Financieel Toezichtskader Gemeenschappelijke Regelingen). Zo is de begroting structureel en reëel in evenwicht en zijn de ramingen volledig en realistisch. De kosten met betrekking tot het project Digitalisering bouwvergunningen zijn apart inzichtelijk gemaakt in een zelfstandig programma. Personeelskosten In de ramingen wordt uitgegaan van het bestaande personeelsbestand. Daarbij is rekening gehouden met de stijging van periodieken voor medewerkers die nog niet het einde van hun salarisschaal hebben bereikt. Voor de loonontwikkeling is tot en met maart 2027 uitgegaan van de daadwerkelijke cao‑afspraken. Vanaf het moment dat de huidige cao afloopt (maart 2027) is in de meerjarenraming een standaard indexatie van 3% per jaar toegepast, omdat toekomstige cao‑afspraken op dit moment nog niet bekend zijn.

Bij natuurlijk verloop, bijvoorbeeld door pensionering, wordt steeds kritisch beoordeeld of een functie geheel of gedeeltelijk opnieuw moet worden ingevuld. In 2023 is een samenwerkingsovereenkomst aangegaan met de gemeente Purmerend op het gebied van bedrijfsvoeringstaken. Bij het aangaan van deze overeenkomst leidde dit tot een geraamde extra kostenpost van € 60.000 bij de kosten van inhuur derden, welke wordt gedekt door hogere gemeentelijke bijdragen. Voor 2027 is dat bedrag geïndexeerd tot € 64.000 Kapitaallasten Aan de hand van de bestaande kapitaalstaat en de investeringsprognoses voor 20272030 zijn de kapitaallasten geraamd. Naast de afschrijvingslasten worden hieronder ook de interne rentelasten en de rente op externe leningen opgenomen. Er is en wordt geen vervangingsreserve gevormd voor toekomstige investeringen. Het bestuur heeft dat besloten bij de behandeling van de concept begroting 2024 in 2023. Specifieke kosten Onder de specifieke kosten zijn de kosten opgenomen van activiteiten, voorlichting, educatie, conservering, restauratie, eigen bibliotheek, archiefbehoeften, digitalisering en kosten van het E-depot en tentoonstellingen. Het bestuur heeft ervoor gekozen het budget voor tentoonstellingen en publicaties te halveren. Dit is besloten tijdens de behandeling van de scenario’s 2026 en verder in februari 2025.

De specifieke kosten worden geraamd naar de te verwachten realistische kosten. Overige kosten De huisvestingskosten bestaan deels uit een bedrag aan erfpacht dat jaarlijks gelijk blijft. De overige huisvestingskosten, administratiekosten, bureau- en algemene kosten worden geïndexeerd aan de hand van de geraamde CPI.

Gemeentelijke bijdragen De totale reguliere gemeentelijke bijdragen zijn voor 2027-2030 gebaseerd op de begrote kosten verminderd met de geraamde overige baten en inkomsten. Vervolgens worden de bijdragen naar gemeente gespecificeerd aan de hand van drie verschillende verdeelsleutels op basis van de strekkende meters papieren archief, de gibibytes digitaal archief en de inwoneraantallen. Door de digitalisering van archieven zal het papieren archief uiteindelijk in omvang afnemen en het digitale archief toenemen maar de verhouding waarin dat gebeurt, is lastig vast te stellen. Na afloop van het jaar wordt bij In de kadernota 2025–2029 werd een mogelijke wijziging van de toepassing van de koepelvrijstelling voor de btw gesignaleerd. In 2025 heeft hierover onderzoek plaatsgevonden door EFK Belastingadviseurs. Op basis van dit onderzoek is vastgesteld dat de koepelvrijstelling onverkort kan worden toegepast. De huidige werkwijze voor de btw‑verrekening van de gemeentelijke bijdragen blijft daarmee ongewijzigd. Overige baten en inkomsten Indien van toepassing zijn op de geraamde inkomsten eveneens de verwachte prijsstijgingen volgens de nationale consumentenprijsindex (CPI) verwerkt. Dottaties/onttrekkingen reservers Er zijn geen dotaties of onttrekkingen geraamd aangezien het streven is om de kostenrealisatie binnen de gestelde begrotingsgrenzen te houden.

Resultaat Dit betreft het verwachte resultaat over het boekjaar. Omdat het weerstandsniveau in de afgelopen jaren op een aanvaardbaar niveau is gebracht, wordt er geen (positief)

FINANCIËLE KADERS 2027-2030 Programma Digitalisering bouwvergunningen Inleiding Op advies van de accountant zijn met ingang van 2023 de kosten met betrekking tot het project Digitalisering bouwvergunningen apart inzichtelijk gemaakt in een zelfstandig programma. De dekking van deze kosten komt uit een onttrekking uit de gelijknamige bestemmingsreserve. Deze reserve is in 2017 gevormd uit het positieve resultaat na de opheffing van het ISW. Voor iedere gemeente is toen een bedrag gereserveerd naar rato van de inwoneraantallen in dat jaar. Als individuele gemeenten hun deel van de reserve hebben benut, doteren zij het geprognotiseerde tekort aan de reserve. De gekozen werkwijze om de gemeenten te laten doteren en de kosten te onttrekken blijft in stand tot het einde van het betreffende project. Naar verwachting wordt het laatste blok in 2027 gedigitaliseerd. Personeelskosten In de ramingen is een medewerker van het Waterlands Archief opgenomen die voor 16 uur per week aan het project werkt. Daarbij is rekening gehouden met de periodieke groei zolang deze medewerker nog niet het einde van de salarisschaal heeft bereikt. Voor de loonontwikkeling zijn de daadwerkelijke cao‑afspraken toegepast tot en met maart 2027 Specifieke kosten De kosten van GMS met betrekking tot het digitaliseringswerk vormen de hoofdmoot van de kosten. Deze zijn vastgelegd in een raamovereenkomst.

Op de overige kosten worden de verwachte prijsstijgingen volgens de nationale consumentenprijsindex (CPI) begroot. Gemeentelijke bijdragen digitalisering bouwvergunningen De genoemde bedragen zijn de geplande dotaties aan de reserve Digitalisering bouwvergunningen. De bedragen worden bij de halfjaarlijkse voorschotten aan het WA meegenomen. Dottaties/onttrekkingen reservers Dit betreft de dotaties aan en de onttrekkingen uit de reserve digitalisering bouwvergunningen. De dotaties zijn de bedragen die aan de hand van de (oorspronkelijke) begroting door de betreffende gemeenten zijn betaald en worden in het jaar van betaling toegevoegd aan de reserve. De onttrekkingen zijn gelijk aan de gerealiseerde kosten in het betreffende jaar. Resultaat Het verwachte resultaat over het boekjaar is steeds nihil.

Meerjarenraming van baten en lasten 2027-2030 (in euro's)

Waterlands Archief

2027

Personeelskosten Kapitaallasten Huisvestingskosten Administratiekosten Subsidies en bijdragen Specifieke kosten Bestuurskosten Bureau- en algemene kosten Onvoorziene uitgaven

€ € € € € € € € €

Totaal kosten € Gemeentelijke bijdragen Leges Renten Specifieke inkomsten Subsidies en bijdragen Overige inkomsten

€ € € € € € Totaal baten €

Dotatie/onttrekking reserves

2028

1.259.800 123.000 290.500 112.000 151.900 100 35.600 10.000

2029

2030

€ € € € € € € € €

1.317.400 115.000 294.000 114.300 154.900 100 34.500 11.000

€ 1.370.500 € 109.000 € 297.600 € 116.600 € € 158.000 € 100 € 35.200 € 11.000

€ € € € € € € € €

1.422.500 105.000 301.300 119.000 161.100 100 37.800 11.000

1.982.900 €

2.041.200

€ 2.098.000

€

2.157.800

1.849.700 25.000 105.400 2.800

€ € € € € €

1.908.400 22.500 107.500 2.800

€ 1.966.300 € € 19.300 € 109.600 € € 2.800

€ € € € € €

2.027.000 16.200 111.800 2.800

1.982.900 €

2.041.200

€ 2.098.000

€

2.157.800

€

-

€

-

€

-

€

-

Resultaat €

-

€

-

€

-

€

-

Digitalisering Bouwvergunningen

2027

2028

€

129.628 €

189.993

€

-

€

-

Totaal kosten €

129.628 €

189.993

€

-

€

-

€

99.905 €

186.295

€

-

€

-

Totaal baten €

99.905 €

186.295

€

-

€

-

29.723 €

3.698

€

-

€

-

-

-

€

-

€

-

Specifieke kosten

Gem. bijdr.digital. Bouwvergunningen

Dotatie/onttrekking reserves

€ Resultaat €

€

2029

2030