Bijlage 5 Oogst sessie 17 januari 2022-gesprek raad-college.pdf

Oogst & adviezen n.a.v. bijeenkomst 17 januari Gemeente Edam-Volendam

Intern vertrouwelijk 1

Inhoud Op 17 januari spraken de gemeenteraad en het college van B&W van Edam-Volendam met elkaar. Onderwerp van gesprek was de brede politiek/bestuurlijke samenwerking binnen de gemeente Edam-Volendam. Het doel was te komen tot een aantal gerichte adviezen t.b.v. de nieuwe bestuursperiode, na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022. Een voorbereidingsgroep van raadsleden heeft de avond voorbereid en heeft gezorgd voor een neerslag van het gezegde in een advies aan de nieuwe bestuursperiode. Aanleiding was een groot woningbouwproject waarin eigenlijk niemand blij/tevreden terugkeek op en/of uitermate kritisch was over de politiek/bestuurlijke samenwerking. Daarnaast zitten de raad en het college samen aan het eind van een 6 jaar durende bestuursperiode, i.v.m. een herindeling in 2016. Dit document bespreekt de oogst van het gesprek op 17-1. Langs vier thema’s wordt de oogst weergegeven en daarna vertaalt naar adviezen. Dat gaat achtereenvolgens over: 1. Dualisme – wat is ieders rol? 2. Rolvastheid – hoe blijf je bij je rol? 3. Informatiestromen – hoe ga je om met informatie? 4. Losse reflecties over andere thema’s De oogst volgt zoveel mogelijk de letterlijk formulering(en) van tijdens het gesprek op 17-1. Intern vertrouwelijk 2

Dualisme, wat is ieders rol? – de oogst 1.

2.

De kaders waarin de raad en het college samenwerken, moeten vernieuwd worden. Hierin moet (o.a.) komen te staan dat: 1. Dualisme is géén doel op zich, maar het proces (met name als coalitiepartij) om tot verantwoorde besluitvorming te komen. 2. Zorg dat de betekenis van dualisme in de kaders is opgenomen en maak hier tijdens de introductie afspraken over samen. 3. Ook moet er vooraf worden afgesproken welke verwachtingen er over en weer zijn: welke verwachting heeft een raadslid van de wethouder en vice versa. Dominante thema’s die dan ook terug zouden kunnen komen (is ‘t advies van deze raad/college): 1. Het college is er voor de hele raad, dit moet het college zich dan ook beseffen en dus ook uitgedragen en gevoeld worden. 2. Er moet ruimte zijn voor coalitiepartijen om tégen voorstellen van het college te stemmen, dit moet als cultuur uitgedragen worden door de raad en de wethouders. 3. Verminder het aantal coalitieoverleggen (zowel met als zonder wethouders). Zo borg je dat de oppositie geen informatieachterstand heeft. 4. Participatie staat centraal. 5. Er moet meer discussie komen in het raadsplein. Daarom zou de agendacommissie keuzes moeten maken tussen de agendapunten die direct naar de raad kunnen of eerst in het raadsplein besproken worden. 6.

Het college moet het raadsplein serieus nemen, en begrijpen dat de argumenten die daar worden ingebracht ook kunnen leiden tot aanpassing van het besluit dan wel later nemen van een nieuw besluit. Intern vertrouwelijk 3

Dualisme, wat is ieders rol? – adviezen Belangrijke adviezen aan de nieuwe periode, voortkomend uit het gesprek waren: 1.

Rolverhouding raad-college. Het is verstandig daar in de volgende periode meer aandacht aan te besteden. Dat betekent: in de inwerkperiode (en daarna) daarover een helder gesprek voeren. 2. Functioneren college: het college is zowel een manifestatie van de coalitie in de gemeenteraad áls een bestuursorgaan van de gehele gemeente en de gemeenteraad. Dat laatste sneeuwt onder. Het college zou er goed aan doen meer te investeren in de betrokkenheid bij de gehele raad. Dat houdt in: a) Geen coalitieoverleg zonder ook een oppositieoverleg, of alles in de raad. b) Meer ruimte voor echte discussie en besluitvorming in de raad – geen voorgekookte besluiten 3. Functioneren raad: de raad is zowel een ideologische strijdplaats áls gezamenlijk het hoogste bestuursorgaan van de gemeente. En heeft dus baat bij het acteren als geheel. Dat betekent: a) De kaderstellende rol goed lading geven, idealiter meer aan de voorkant van dossiers. b) Het onderlinge debat in de raad, i.p.v. alleen het gesprek met ‘t college n.a.v. voorstellen. c) Goed benutten raadspleinen vs. raadsdebatten, maak onderscheid over wat je waar agendeert. d) Uiteindelijk ook als raad staan achter de besluiten die als meerderheid genomen worden. De raad besluit, niet losse fracties. Intern vertrouwelijk 4

Rolvastheid, hoe blijf je bij je rol? – de oogst 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Als raadslid kan het zo zijn dat je het niet eens bent met het meerderheidsbesluit. Dat besluit hoef je ook niet actief uit te dragen, maar je dient je er wel bij neer te leggen. Raadsleden moeten twijfels over gevoelige onderwerpen eerst verifiëren bij het college, alvorens ze in de media zich hier tegen uitspreken, om verspreiding van onjuiste informatie tegen te gaan. Tijdens de raadsdebatten is het belangrijk dat raadsleden genoeg ruimte krijgen om met elkaar in gesprek te gaan. Wethouders moeten dan ook minder spreekmomenten krijgen zodat er meer debat ontstaat. De raad moet haar rol pakken en haar instrumenten goed inzetten. Het helpt niet om in een slachtofferrol te kruipen, de raad gaat erover. Voer als raad en college 1 tot 2 keer per jaar een metagesprek over de rollen en verplaats je daarbij in de ander. Gebruik daarbij een thermometer, een vorm van peilen/bepalen hoe het er op dat moment voorstaat in de samenwerking. Maak rolvastheid een permanent onderwerp in de evaluatie van de raadsvergadering in het presidium ten behoeve van bespreking in de raad en betrek daarbij ook de gedragscode. Intern vertrouwelijk 5

Rolvastheid, hoe blijf je bij je rol? – adviezen Belangrijke adviezen aan de nieuwe periode, voortkomend uit het gesprek waren: 1. Blijf in gesprek. Na installatie en aanvang van de bestuursperiode komt er ontzettend veel inhoud en dossiers langs. Het is makkelijk het thema ‘samenwerking’ daarbij te vergeten. Er zijn meerdere suggesties gedaan over hoe dat gesprek te blijven agenderen, periodiek, ook over wat het betekent het ‘algemeen’ belang te dienen (als raad en als college). Gedacht werd aan een frequentie van zo’n eens per half jaar of jaar. De griffier, burgemeester en waar nodig gemeentesecretaris kunnen dit gesprek, in samenspraak met het presidium, voorbereiden. a) Voorstellen tot bijv. evaluatie van rolvastheid tijdens presidium zijn hierop gericht en helpen dit voorstel lading te geven. Ook het gebruik van een ‘thermometer’ (waarbij wederom vele vormen van enquête tot ‘t gesprek zelf genoemd zijn) hoort bij deze aanbeveling. 2. Pak je rol. Belangrijk tweede punt van gesprek was dat je als raad (en als college, overigens) ook je eigen positie en de bestaande mogelijkheden om je rol te spelen, ook moet benutten. Daarbij zijn ook tools te benutten, zoals bijv. het format t.b.v. kaderstelling. Door je rol als orgaan volwassen op te pakken, voorklein je ook de ruimte voor rolvermenging of rolvervaging.

a) Als specifiek aandachtspunt is daarbij veel genoemd: de omgang met informatie. Naast allerlei praktische afspraken, is ook belangrijk dat er een duidelijk manier komt om te gaan met informatie van binnen (via het college) en informatie van buiten (eigen waarnemingen fracties en/of raad). Intern vertrouwelijk 6

Informatiestromen, hoe gaan we om met informatie? – de oogst 1.

Bij lastige dossiers zou het college er soms goed aan doen, om de raad mee te nemen in de interne dilemma’s en afwegingen. 2. Als het college tot een moeilijk besluit komt, zouden ze er goed aan doen om de raad mee te nemen in hoe de afweging is gemaakt. 3. Op grote en/of gevoelige onderwerpen, meer tijd nemen en besprekingen organiseren (thermometer). 4. Blijf in contact met elkaar. Gebruik de wethouder ook als informatievoorziening, ook in de oppositie. Bel of ga langs! 5. Mogelijkheid bij bepaalde ‘grote’ ontwerpen in RO-team creëren. Een “informatiegroep”. 6. Startnotitie maken bij zwaardere dossiers. 7. Zorg dat de oppositie en coalitie op hetzelfde informatieniveau zitten en vermijd in elk geval die dingen die de indruk wekken dat er informatieverschil tussen beide is. 8. Zorg dat de stukken in de raad voor een leek te begrijpen zijn. 9. Stel voor de dossiers die lang lopen en veel informatie betreffen, een uit zowel oppositie als coalitie samengestelde werkgroep in om steeds de informatie voor de raad goed overzichtelijk vast te stellen. 10. Stel voor dossiers die lang lopen tussentijdse evaluatiemomenten vast, zodra ontwikkelingen tijdig kunnen worden verwerkt en doelen/kaders samen door/met de raad kunnen worden bijgesteld. Intern vertrouwelijk 7

Informatiestromen, hoe ga je om met informatie? – adviezen Belangrijke adviezen aan de nieuwe periode, voortkomend uit het gesprek waren:

1.

Gelijke informatiepositie(s) zijn cruciaal. Het ging heel veel over het informatieverschil tussen coalitie en oppositie. Dat heeft negatieve impact op het vermogen om als raad je rol/positie te kunnen spelen. Kortom: hoofdboodschap op dit punt was te voorkomen dat dit informatieverschil ontstaat. Het coalitieoverleg, waar de beslissingen in de raad min of meer worden voorgekookt, werd daarbij (zowel vanuit oppositie als coalitie) genoemd. Vanzelfsprekend is het als coalitie soms nodig iets oriënterend te bespreken. Anderzijds is het niet goed als het coalitieoverleg het raadsdebat min of meer vervangt.

2.

Omgang met feiten, informatie en meningen. Dit is een lastig punt. Maar het werd ook duidelijk dat hier veel verbetering mogelijk is. Daar waar fracties informatie vanuit ‘t college en/of feitelijke informatie daarin, niet vertrouwen of niet volgen, vraagt dit gesprek tussen raad en college. Het als raad introduceren van alternatieve feiten, helpt het debat niet ( alternative facts-problematiek, zie ook Trumptijd in Amerika). Dat stelt eisen aan (en gesprek over) de volksvertegenwoordigende rol van de raad: natuurlijk staat die in contact en verbinding met de samenleving, en natuurlijk moeten overwegingen die uit dat contact voortkomen, een plek vinden naar de raadszaal. Maar wel in goede balans met het door het college voorgelegde dossier. Onderscheid maken in soorten gesprekken tussen raad/college helpt daarin. Intern vertrouwelijk 8

Losse reflecties over andere thema’s – de oogst 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Normen en waarden van de raad vooraf gezamenlijk vaststellen en elkaar hierop aanspreken. Helder taalgebruik om meerdere interpretaties te voorkomen. Stel vragen bij onbegrip. Spreek spelregels af. Heldere antwoorden óók op de vervolgvraag. Voor wat betreft het bespreek/besluitproces: houd de trits vast: 1. Themaraad 2. Opiniërende raad 3. Besluitvormende raad voor de grote dossiers, dan wel de dossiers die complex zijn of politiek gevoelig liggen. Zo kunnen argumenten uit de raad adequaat worden meegewogen.

Intern vertrouwelijk 9

Samenvattend

Intern vertrouwelijk 10

Hoofdadvies: blijf in gesprek! Het belangrijkste advies en gevoel van het gevoerde gesprek op 17 januari 2022 was: We hadden eerder en vaker met elkaar spreken over ‘hoe we het samen doen’. Dus dit is dan ook hét advies aan de nieuwe raad en ‘t nieuwe college. Uitdaging daarbij: het zuiver spreken over de samenwerking, zonder in inhoudelijke dossiers of opvattingen te schieten. Tegelijkertijd toont 17 januari 2022 aan: dat lukte prima. Intern vertrouwelijk 11

Zeven gouden regels o.b.v. voorgaande informatie komt de begeleidingsgroep tot 7 bondige spelregels die het bestuurlijk samenspel in Edam-Volendam zeer kunnen helpen. Geen hogere wiskunde, wel moeilijk vast te houden.

1. Blijf te allen tijden respectvol met elkaar in gesprek. 2. Spreek met elkaar af hoe je wilt samenwerken en wat je van elkaar verwacht, en evalueer dit jaarlijks. 3. Wees je bewust van je rol en pak deze rol. 4. Neem de verantwoordelijkheid om elkaar aan te spreken. 5. Iedereen krijgt dezelfde informatie, ongeacht of je in de coalitie of oppositie zit. 6. Denk, voordat je met iets ‘aan de haal gaat’, aan ANNA: Altijd Nagaan, Nooit Aannemen. Kortom: check of jouw beeld/beleving wel klopt. 7. Gebruik heldere taal zodat wat je zegt/schrijft begrijpelijk is voor iedereen. Intern vertrouwelijk 12

3 concrete instrumenten, nr. 1 en 2; thermometers Er is tijdens de avond op 17-1 veel gesproken over het instrument ‘thermometer’. In twee betekenissen: 1. Thermometer bij lastige politieke dossiers. In lastige politieke dossiers is de wens om te werken met een zogenaamde thermometer: extra overleggen of andere vormen van contactmomenten, waarin in alle rust (en met een bepaalde frequentie) de complexiteit wordt toegelicht en alle informatie wordt gedeeld met een klein gezelschap van raadsleden. Hierdoor borg je dat de raadsleden gedurende het gehele proces op de hoogte blijven, en kun je ook de politieke temperatuur meten. 2. Thermometergesprek over functioneren en samenwerken. Agendeer een blijvend en periodiek gesprek over de politiek/bestuurlijke samenwerking in Edam/Volendam. Er is duidelijk naar voren gekomen dat jullie met enige regelmaat (1 à 2 keer per jaar) het gesprek wil voeren - als raad en college - over hoe het gaat. Een metagesprek over rolvastheid, vertrouwen en wantrouwen, informatievoorziening en hoe iedereen vindt dat het gaat. Wat er beter kan en wat er goed gaat. Ook dient dit georganiseerd te worden aan de start van de nieuwe periode. Intern vertrouwelijk 13

3 concrete instrumenten, nr 3: kaders en afspraken 3. Gedragscode, kaders en afspraken. Weet wat je afspreekt en maak afspraken. Het ging in de gesprekken ook meermaals over de waarde van een gedrags- en/of integriteitscode (nb: dat zijn twee verschillende dingen!). Voor een deel liggen die er al. Als nieuwe raad en nieuw college van B&W is de start van de bestuursperiode een goed moment om ze te herijken en ook hier weer: periodiek te bespreken. Om te voorkomen dat ze een papieren werkelijkheid worden i.p.v. een daadwerkelijke normering van gedrag en omgang met elkaar. Op slide 3 staan dingen die men erin terug willen laten komen. Hierop zijn twee aanvullingen: - Er moeten ook duidelijke afspraken gemaakt worden over hoe de informele processen en contactmomenten worden ingezet. - In de afspraken en kaders komt ook een duidelijk procesvoorstel over hoe men om moet gaan bij misstanden en wat dan de procedure is die in werking wordt gezet.

Intern vertrouwelijk 14

En nu? Een creatief aanbod aan de nieuwe bestuursperiode De begeleidingscommissie wil graag het advies aan de nieuwe raad aanbieden in een creatief jasje. Zodra dit is gemaakt, zal het in een fysieke sessie worden overgedragen aan de nieuwe raad. Ook zal er in die sessie gesproken worden over deze adviezen en een eerste aanzet gemaakt worden van de nieuwe afspraken voor de nieuwe periode. De burgemeester en de raadsgriffier nemen hierin het voortouw.

Intern vertrouwelijk 15

Mentimeter resultaten

Intern vertrouwelijk 16

Mentimeter resultaten

Intern vertrouwelijk 17

Mentimeter resultaten

Intern vertrouwelijk 18

www.berenschot.com /berenschot

Intern vertrouwelijk 19