Advieslijst cie P&C 23 november2023
Tekst van het document
Advieslijst commissie Planning en Control Datum: Locatie: Voorzitter: Commissiegriffier: Leden: Ambtenaren: Wethouder: Accountant:
23-11-2023 de Deimpt 7 Volendam W.J.M. Visscher (VD|80) M.C.A. Karregat-Eerdhuijzen R.J.A. Tol (VD|80), L.J. Gorter (ZB), W. Lous (GL), J.W.A. Schokker (CDA), C.J.A.N. Doevendans ( (LK), E.M. de Koekkoek (VVD), R.E. van Dongen (BVNL), M. Slotboom (PvdA), - (FvD), P. vd Veen (afdelingshoofd), H. Tol (teamleider), P. Basseluer (projectmanager) en J. Kaars (teamleider) D. Dijkshoorn A. Booij
Nr
Omschrijving
Resultaat / Behandeling
Advies
23-29
Auditfunctie
Rapportage projecten 23-2 mei t/m oktober 2023 Mevrouw P. Basseluer licht de rapportage toe en beantwoord de vragen. Enkele vragen worden schriftelijk beantwoord (vraag/antwoord zie bijlage)
De commissie neemt hier kennis van.
Op Blz. 32 P&R terrein. In een vorige bespreking is de afspraak gemaakt om het P&R terrein los te koppelen met het gemeentehuis. In de rapportage is dit nog steeds gekoppeld. Verzocht wordt de koppeling te verwijderen. Voortgangsrapportage Openbare Werken januari t/m juni 2023 De heer J. Kaars licht de rapportage toe en beantwoord de vragen 23-30
Interim controle
23-31
Openstaande actiepunten
23-32
Ingekomen stukken en mededelingen
De heer A. Booij accountant geeft een toelichting op de interim controle. Als aandachtspunt wordt de aanbesteding meegegeven. De risico beheersing voorafgaand aan het uitgave deel. Veel leveranciers dienen indexaties en prijsstijgingen in terwijl dit allemaal contractueel kan worden afgevangen
Toezegging uit P&C 24-10-23 aan de jaarrekening wordt een bijlage toegevoegd met alle toegekende subsidies
De commissie neemt hier kennis van. De heer Booij neemt het aandachtspunt mee en zal hierover rapporteren
De commissie neemt hier kennis van.
a. Procesvoorstel inzake stellen/beantwoorden vragen.
a. Het proces wordt gevolgd en eventueel bijgesteld.
b. verlenging overeenkomst met accountant. De overeenkomst met Publieke Sector Accountants B.V. loopt op 31 mei 2024 af. Een besluit door raad is niet nodig omdat een optie om tweemaal met (2x) met twee jaar te verlengen tot max 1 juli 2028 is opgenomen in de
b. De commissie is tevreden over de werkzaamheden en gaat akkoord met de verlenging van het contract
1
Advieslijst commissie Planning en Control overeenkomst. De vraag aan de commissie is of zij zich kunnen vinden in de verlenging van het contract met twee jaar. 23-33
Belastingverordening
Het stuk wordt besproken waarbij wordt aangegeven dat het vreemd is dat partijen hun tarieven kunnen verhogen terwijl dat contractueel is vastgelegd. Hier moet beter naar worden gekeken. (vraag/antwoord zie bijlage)
23-34
Winternota
Het stuk wordt besproken en er worden vragen gesteld. (vraag/antwoord zie bijlage) De winternota is een flink document geworden met de toevoeging van bijlage 1. Gevraagd wordt om dit document los te koppelen van de winternota en apart te behandelen. Aangegeven wordt dat Bijlage 1 de voorloper is van het jaarverslag.
23-35
Wijzigen financiële cyclus
Voorgesteld wordt een nota aan de financiële cyclus toe te voegen. De commissie stemt hiermee in. Begroting : november Jaarrekening verantwoording: juni Nota’s: Voorjaarsnota 1e rapportage : juni Bijstellingen op de begroting ontstaan tussen oktober (T-1) en februari (T) Bijstellingen op basis van de Jaarrekening (budgetten en MIP) Kadernota uitgangspunten : juni Uitgangspunten voor de begroting Nieuwe ontwikkelingen voor de nieuwe begroting Najaarsnota 2e rapportage : oktober Speerpunten (voortgang op de begroting) Extrapolatie van 5 maand cijfers Opgave voor de begroting van T+1 Slotnota Pré jaarrekening : december Laatste bijstellingen op basis van 9-maandrapportage Doel is om geen begrotingsonrechtmatigheden te krijgen
23-36
Rondvraag
De fracties willen meer grip op de Gemeenschappelijke Regelingen. Gemeenten moeten bezuinigen, maar de GR niet. De raad wil meer inzicht in de taken en de kosten van de GR. Gevraagd wordt een opzet te maken welke taken de GR voor de gemeente uitvoert, welk bedrag hieraan hangt, welke taken wettelijk verplicht zijn en op welke taken de raad kan sturen.
Datum ter kennisname raad: 14 december 2023. de commissiegriffier,
Het voorstel is geagendeerd in het raadsplein van 14 december 2023.
Het voorstel is geagendeerd in het raadsplein van 14 december 2023.
Toegezegd wordt dat een opzet wordt gemaakt.
Datum vaststelling in de commissie: 6 februari 2024 de voorzitter,
2