Advies van werkgeverscie aan raad.docx

advies Aan

: de raad

Van

: De voorzitter van de werkgeverscommissie

Datum

: 16 mei 2023

Betreft

: Verstevigen toekomstbestendigheid van de griffie voor de komende jaren

Geachte leden van de raad, Op grond van de verordening op de werkgeverscommissie is, na de mededeling van de griffier dat zij de functie per 1 juni aanstaande gaat verlaten, door de werkgeverscommissie de procedure opgestart voor werving van een nieuwe griffier. In het document inzake de voordracht van de kandidaat treft u daartoe het verslag van bevindingen alsmede de relevante daarop betrekking hebbende informatie aan. In dit voorstel komt de griffieformatie aan de orde. Gedurende het wervingsproces is gebleken dat er ook voor de functie van griffier een zeer krappe arbeidsmarkt is. Daardoor zijn in de werkgeverscommissie onderling en in de selectiecommissie met de beoogde kandidaat die alleen beschikbaar is voor een fulltime functie, gesprekken gestart inzake het werk en de positionering van de griffie in een breder perspectief om de verbinding tussen raad en inwoners te versterken met ondersteuning door een meer toekomstbestendige griffie. In een nadere verkenning met de raad en de werkgeverscommissie inzake prioriteiten kan richting worden gegeven aan de werkzaamheden van de griffie naar de toekomst. Een uitwerking hiervan kan worden gerealiseerd met een visie op de positionering en werkzaamheden van de griffie ter ondersteuning van het raadswerk in een meerjarig griffieplan, dat jaarlijks gemonitord zal worden.

Het griffieplan dient zo als sturingsinstrument voor de raad via de werkgeverscommissie. Daartoe wordt voor de functie griffier een uitbreiding van 10 uur formatie voorgesteld. Daarnaast is er nu al sprake van spanning op de formatie griffieondersteuning waartoe reeds een paar maanden geleden door de griffier het signaal aan de werkgeverscommissie is afgegeven. Dat signaal wordt serieus genomen en is in dit voorstel verwerkt. Vooralsnog wordt nu 4 uur uitbreiding van de formatie griffiemedewerker voorgesteld. Overige uitbreiding van ondersteuning wordt bezien bij het op te stellen griffieplan. Er is een aantal argumenten waarom wij het verantwoord vinden een extra investering te doen in een meer toekomstbestendige griffie voor de komende jaren.  De huidige formatie van de griffie is destijds bepaald bij de fusie. Sindsdien is de werkdruk gestegen door een toename van gemeentelijke taken (en dus agendapunten), een groei van de ambtelijke organisatie, uitbreiding van het aantal fracties van 7 naar 9 en daarmee gepaard gaande groei van (steun-)fractieleden, alsmede forse een toename van het aantal raadsvragen





Kijkend naar de ambities in het collegeprogramma, de toekomstige groei van de organisatie en de doorgaande decentralisatie van allerhande taken van Rijk naar gemeenten, verwachten we ook de komende jaren een gestage groei van de ondersteuning die de griffie moet leveren. Uitbreiding van de griffie biedt kansen om enkele thema’s op te pakken waar nu minder gelegenheid voor is, zoals het ontwikkelen van nieuwe vormen van participatie om raad en inwoners en meer in het bijzonder jongeren dichter bij elkaar te brengen; vanuit het raadsperspectief een actievere bijdrage leveren aan de training van de vele nieuwe jonge medewerkers in de organisatie; actieve sturing op regionale ontwikkelingen en vormen van regionale samenwerking

Indien uw raad instemt met het voorliggende besluit en met de voordracht van de nieuwe griffier, zal de werkgeverscommissie aan de nieuwe griffier vragen om voor eind 2023 een griffieplan 2024-2025 op te stellen, waarin beschreven wordt welke ontwikkelingen onze griffie zal doen om meer toekomstbestendig te zijn. In dat griffieplan wordt meteen aangegeven hoeveel van de extra uren (naar verwachting tot 8/week) nodig zijn voor griffie-ondersteuning. De werkgeverscommissie zal o.b.v. het griffieplan besluiten hoeveel uitbreiding van uren griffie-ondersteuning toegestaan wordt. Het uitbreiden van de formatie van de functie van griffier van 26 naar 36 uur per week kost € 30.000 per jaar. Het uitbreiden van de functie griffiemedewerker van 16 naar 20 uur kost € 8.000. Ruimte bieden om de capaciteit t.b.v. de ondersteunende functies op de griffie te verruimen met 8 uur/ week kost 16.000 / jaar. Dit besluit leidt tot een structurele verlaging van het saldo begroting van tenminste € 30.000 en maximaal € 54.000. Dit wordt verwerkt in de Winternota.

De kosten voor de extra uren formatie lijken relatief hoog, maar zijn beperkt als we dit afzetten tegen het opnieuw voeren van een wervingsprocedure en tegelijkertijd het inhuren van een interim griffier (1520k/maand) en zijn beperkt als we dit afzetten tegen de groei van de organisatie als gevolg van de overheveling en uitbreiding van gemeentelijke taken. Dit voorstel is besproken in de werkgeverscommissie van 16 mei 2023 en wordt met die goedkeuring ter besluitvorming voorgelegd aan uw raad. Resumerend stellen wij u voor: 1. In te stemmen met het aanvullen van de formatie griffier van 26 uur per week naar een fulltime functie van 36 uur per week en het aanvullen van de formatie griffiemedewerker met 4 uur van 16 naar 20 uur. 2. In te stemmen met het bieden van ruimte voor een uitbreiding van de capaciteit van griffieondersteuning met naar verwachting 8 uur per week, afhankelijk van het nieuw op te stellen griffieplan 2024 - 2025, wat najaar 2023 door de werkgeverscommissie wordt vastgesteld.