Accountantsverslag 2023 WG

Accountantsverslag 2023 Gemeente Edam-Volendam

Aan de gemeenteraad van de gemeente Edam-Volendam Postbus 180 1130 AD VOLENDAM

Geachte leden van de raad,

Onderwerp Accountantsverslag 2023

Bij de jaarrekening 2023 hebben wij op 19 juni 2024 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Vanaf 2023 ziet ons oordeel uitsluitend toe op het aspect getrouwheid en niet meer op het aspect rechtmatigheid. De rechtmatigheid is door de gemeente Edam-Volendam zelf gecontroleerd en verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording welke onderdeel is van de jaarrekening 2023. Ons oordeel bij de jaarrekening 2023 ziet daarom ook toe op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Datum 19 juni 2024 Kenmerk 312020004.24.367

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Edam-Volendam is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 2 juli 2024 bespreken wij onze controlebevindingen met de auditcommissie.

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2023. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de raad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (de was getekend-versie) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

Was getekend: A. Booij RA ValidSigned door A. Booij RA op 19-06-2024 Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag: Arie Booij 06 – 1509 2689 abooij@psa-ra.nl Remco Korhorn 06 – 1099 9195 rkorhorn@psa-ra.nl

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2 2. Financiële positie en resultaat ................................................. 7 3. Bevindingen eindejaarscontrole ............................................. 11 4. Interne beheersing ................................................................ 24 5. Overige aangelegenheden ..................................................... 26 6. Verplichte tabel SiSa .............................................................. 30

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312020004.24.367 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging d.d. 14 augustus 2023 en kenmerk 312020004.23.351 heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Edam-Volendam. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van onze controle. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol 2023-2026 gemeente Edam-Volendam zoals vastgesteld door de raad op 23 november 2023 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2023 vallen.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben sluit aan op het controleprotocol. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). In uw controleprotocol heeft u geen lagere marges vastgesteld. De bij onze controle van de jaarrekening 2023 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve: Bron: Jaarstukken 2023 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten € 1.202.000

Onzekerheden € 3.606.000

De raad heeft in het accountantsprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 50.000.

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de controle van de jaarrekening 2023 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. De onderkende risico’s en aandachtspunten voor 2023 zijn: ▪ ▪

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De voortgang van de investeringsplanning en de beheersing van investeringskredieten. 312020004.24.367 - 2

▪ ▪

▪ ▪ ▪

▪ ▪

▪

De status van de onderhoudsplannen voor wegen, gemeentelijke eigendommen, civiele kunstwerken en buitensport in relatie tot het treffen van voorzieningen voor onderhoud hieraan. De voortgang en status van uw lopende grondexploitaties: • Broeckgouw, gelet op de inschatting van de nog te maken kosten ultimo 2022 ad € 6,8 miljoen in relatie tot de boekwaarde ultimo 2022 van € 7,2 miljoen voordelig. • De mogelijke impact van prijsontwikkelingen op verwachte resultaten; • Ontwikkeling van nieuwe grondexploitaties. Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot (doorlopende) fouten in voorgaande jaren (2022 € 241.000). Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over boekjaar 2022 gerapporteerde onzekerheden ad € 1.350.000 rondom de prestatielevering Wmo en Jeugd. Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor de gemeente Edam-Volendam. Wij hebben op dit moment geen indicaties dat dit zich heeft voorgedaan. De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle.

De implementatie van het nieuwe financieel pakket vanaf boekjaar 2024. De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse.

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft het college voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door het college ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

Uw rechtmatigheidsverantwoording

In de jaarrekening 2023 legt het college voor het eerst verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria die niet expliciet blijken uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting, verordeningen en met de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader voor de financiële rechtmatigheid zoals vastgesteld door de raad op 23 november 2023. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

312020004.24.367 - 3

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 3.606.000. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan dat niet rechtmatig heeft gehandeld. De onrechtmatigheden hebben betrekking op: ▪ ▪

Afwijkingen begrotingscriterium: € 17.750.000. Hiervan kwalificeert € 188.000 als acceptabel Afwijkingen voorwaardencriterium: € 188.000. Deze bevinding komt overeen met de bevindingen die uit uw eigen interne controles voortkomen. Deze is van goed niveau.

In hoofdstuk 3 gaan wij nader op de rechtmatigheidsverantwoording in.

De baten en lasten, alsmede balansmutaties, zijn in materiële zin rechtmatig

Op basis van uw controleprotocol hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente met betrekking tot de specifieke uitkeringen gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Uw gemeente voert 24 regelingen met betrekking tot specifieke uitkeringen uit. Deze zijn verantwoord via de SiSa-bijlage in uw jaarrekening.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Edam-Volendam. Daarnaast vereisen zij van het college het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn.

Onze conclusie is dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2023.

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Edam-Volendam zijn uiteengezet in de jaarstukken 2023 in onderdeel “Grondslagen”, bestaande uit de “Grondslagen voor de waardering” en de “Grondslagen voor de resultaatbepaling”. In de jaarrekening 2023 heeft zich ten opzichte van 2022 één wijziging voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen. Deze wijziging heeft betrekking op de kaders die van toepassing zijn op de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf het verslagjaar 2023 voor het eerst in de jaarrekening is opgenomen. Verder is geen sprake van wijzigingen in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die van invloed zijn op de baten en lasten en/of de financiële positie van de gemeente Edam-Volendam. Wij hebben het door het college toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving

312020004.24.367 - 4

beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 van de gemeente Edam-Volendam een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2023 en van het vermogen op 31 december 2023 in overeenstemming met het BBV. Daarnaast zijn wij van mening dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft van de rechtmatigheid van het door haar gevoerde financieel beheer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de raad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter van de raad en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312020004.24.367 - 5

2.

Financiële positie en resultaat

312020004.24.367 - 6

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in relatieve zin iets af, maar stijgt in absolute zin

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten 2023 bedraagt € 3.160.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 2.094.000 aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijk gerealiseerd resultaat over 2023 € 1.066.000 voordelig bedraagt. Dit gerealiseerd resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. Eigen vermogen (in € 1.000)

2023

2022

2021

2020

2019

Eigen vermogen per 1 januari

76.533

72.031

70.722

74.140

73.155

Tussentijdse resultaatbestemming

2.094

573

-/- 1.457

-/- 1.251

-/- 1.314

Gerealiseerd resultaat (-/- = nadelig)

1.066

3.929

2.766

-/- 2.167

2.299

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

3.160

4.502

1.309

-/- 3.418

985

Eigen vermogen per 31 december

79.694

76.533

72.031

70.722

74.140

NB: door afronding op € 1.000 kunnen geringe afrondingsverschillen of afwijkingen van de jaarstukken ontstaan.

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw raad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 45% van het balanstotaal (2022: 49% van het balanstotaal) en daarmee in relatieve zin iets gedaald. In absolute zin is het eigen vermogen toegenomen in 2023. In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2023. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

312020004.24.367 - 7

Toevoeging aan bestemmingsreserve Budgetoverheveling was niet nodig geweest Uw gemeente heeft via specifieke uitkeringen extra geld van het Rijk ontvangen in het kader van Duurzaamheid. Omdat het de verwachting van het college was dat het extra geld niet volledig in 2023 zou worden besteed, is in de Winternota 2023 voorgesteld om een bedrag van € 548.000 via de bestemmingsreserve Budgetoverheveling over te hevelen naar 2024. Met het vaststellen van de Winternota 2023 heeft de raad hier vervolgens toe besloten en heeft het college dit besluit ook verwerkt. In de bestemmingsreserve Budgetoverheveling is derhalve een bedrag van € 548.000 beschikbaar voor 2024 en verder ter dekking van duurzaamheidsuitgaven. Omdat de specifieke uitkeringen die u van het Rijk heeft ontvangen ook onder de “Vooruit ontvangen middelen van het Rijk met een specifiek bestedingsdoel” zijn opgenomen als een nog te besteden bedrag, had het overhevelingsbesluit niet genomen hoeven te worden. Het geld was (en is) immers onder de overlopende passiva beschikbaar. Wij hebben begrepen dat in 2024 deze boeking met de zomernota 2024 weer ongedaan gemaakt wordt, waarmee in 2024 een bedrag van € 548.000 weer besteedbaar is.

Resultaat 2023 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Edam-Volendam ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan dan wel onttrekkingen uit reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerd resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten (inclusief overhead)

111.126

Totale lasten (inclusief overhead en vennootschapsbelasting)

107.966

Gerealiseerde saldo van baten en lasten

3.160

Af: toevoegingen aan reserves

12.273

Bij: onttrekkingen uit reserves

10.179

Saldo mutaties reserves Gerealiseerd resultaat (voordelig)

-/- 2.094 1.066

312020004.24.367 - 8

De exploitatie over 2023 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten (resultaat vóór reservemutaties) van € 3.160.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) saldo van € 1.239.000 voordelig. Dit is een voordeel van € 1.921.000. Het voordelig gerealiseerd resultaat van € 1.066.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het gerealiseerd resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Het voordelige exploitatieresultaat 2023 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het college van burgemeester en wethouders geeft aan dat het beschikbare weerstandsvermogen past binnen het kaders zoals dit door de raad is vastgesteld

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”) heeft het college bepaald op €25.694.000. In 2022 bedroeg deze €25.640.000. De beschikbare weerstandscapaciteit is derhalve ten opzichte van 2022 gestegen. In de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” heeft het college van burgemeester en wethouders een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2023 tot een bedrag van €7.804.000 (2022: €10.222.000). Op basis van deze kwantificering is de weerstandsratio voor 2023 3,3 (2022: 2,5). Deze ratio is hoger, zo geeft het college aan, dan de gewenste ratio van 1,0 – 1,4 (bandbreedte) die de raad in de “Nota weerstandsvermogen en risicomanagement” heeft aangegeven. Ten opzichte van 2022 is sprake van een daling van de gekwantificeerde risico’s en een stijging van de beschikbare weerstandcapaciteit. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312020004.24.367 - 9

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312020004.24.367 - 10

3. Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening

Tot en met het boekjaar 2022 hebben wij als accountant een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening gegeven. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het jaar 2023 is dit gewijzigd en geven wij uitsluitend nog een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening. Het college neemt vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en verantwoord zich daarmee over de rechtmatigheid van het gevoerde financieel beheer. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening wordt opgenomen, valt deze ook onder ons getrouwheidsoordeel. Welke kaders gelden voor uw rechtmatigheidsverantwoording? Verantwoordings- en rapporteringsgrens: Met het vaststellen van de financiële verordening op 12 oktober 2023 heeft uw raad in artikel 10 lid 2 bepaald dat de verantwoordingsgrens is vastgesteld op 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Voor 2023 is dat een bedrag van (afgerond) € 3.606.000. De rapportagegrens (wanneer geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden toegelicht) is opgenomen in artikel 10 lid 3 van de financiële verordening en vastgesteld op € 50.000.

Wanneer fouten en onduidelijkheden de verantwoordingsgrens niet overschrijden, is – in materiële zin - sprake van rechtmatig handelen door het college en zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand gekomen. Wanneer fouten en onduidelijkheden de verantwoordingsgrens wel overschrijden, dan worden deze in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het college in de paragraaf bedrijfsvoering. Normenkader: Het college heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht. Dit normenkader is door uw raad vastgesteld op 23 november 2023. Het normenkader is van belang voor de interne controle (en verantwoording) met betrekking tot de drie rechtmatigheidscriteria die van belang zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hierop gaan wij hierna in. Begrotingscriterium: Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft.

In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting. 312020004.24.367 - 11

In beginsel gelden voor de evaluatie van begrotingsafwijkingen de volgende criteria: 1. 2. 3. 4.

5.

Overschrijdingen van lasten op programma's (of indien van toepassing een ander door de raad vastgesteld autorisatieniveau) zijn onrechtmatig; Overschrijdingen op investeringsbudgetten (kredieten) zijn onrechtmatig; Ongeautoriseerde reservemutaties (wat overigens ook getrouwheidsfouten zijn die in de jaarrekening kunnen worden aangepast) zijn onrechtmatig; Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld (dit hangt af van de intern vastgelegde spelregels in bijvoorbeeld de financiële verordening art. 212 Gemeentewet over de planning & controlcyclus, budgetafwijkingen, budgetoverheveling etc.) zijn onrechtmatig; Onderschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) van afgesloten kredieten, die niet tijdig zijn gemeld aan de raad, zijn onrechtmatig.

Bij categorie 4 en 5 hoeft het overigens niet zo te zijn dat alle afwijkingen onrechtmatig zijn. Wanneer u bijvoorbeeld in uw beleid heeft geregeld dat afwijkingen kleiner dan een bepaald bedrag op een vooraf gedefinieerd autorisatieniveau niet tussentijds gemeld hoeven te worden, dan tellen deze afwijkingen niet mee bij het bepalen van de begrotingsafwijkingen. De raad en het college kunnen dus nadere afspraken maken in welke situatie lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel wat betekent dat het college deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering). In artikel 12 van de financiële verordening zijn hiervoor de volgende bepalingen opgenomen: ▪ Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd (artikel 12 lid 3); ▪ Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties (artikel 12 lid 4): a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b.

Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. ▪ Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering (artikel 12 lid 5).

312020004.24.367 - 12

Voorwaardencriterium Uw gemeente stelt via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het BBV geeft voor eigen kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke. Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening en heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In het Controleprotocol 2023-2026 zoals vastgesteld door de raad op 23 november 2023 is (in lijn met voorgaande jaren) een beperking aangebracht in de reikwijdte van het voorwaardencriterium, namelijk dat deze zich beperkt tot de aspecten recht, hoogte en duur. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen.

Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaats vinden naar de opzet van de interne organisatie. Toelichting in paragraaf bedrijfsvoering In artikel 10 lid 3 van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering fouten of onduidelijkheden groter dan de rapporteringsgrens, zijnde € 50.000, dienen te worden toegelicht. Uw rechtsmatigheidsverantwoording 2023 De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening op pagina 197 en 198. Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model. Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat het college niet rechtmatig gehandeld heeft, omdat de totale rechtmatigheidsafwijkingen € 17.938.000 bedragen. Deze afwijking is als volgt bepaald: Totaal begrotingsonrechtmatigheden (€ 17.750.000 waarvan € 188.000 als acceptabel kwalificeert) In totaliteit is sprake van begrotingsafwijkingen van € 17.750.000. Deze afwijking heeft het college, terecht, meegewogen in haar oordeel. Van dit bedrag kwalificeert, op basis van afspraken die tussen uw raad en het college zijn gemaakt, een bedrag van in totaal € 188.000 als “acceptabel. Daarom resteert een “netto-begrotingsafwijking” van € 17.562.000.

Tot en met 2022 zouden de begrotingsonrechtmatigheden voor de bedragen onder 1, 2 en 3 door de accountant worden meegewogen in het rechtmatigheidsoordeel met aftrek van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1, 2 en 3) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. Het rechtmatigheidsoordeel van de accountant zou voor 2023 dan ook goedkeurend geweest zijn. Het rechtmatigheidsoordeel voor 2023 door het college is dus uitgebreider door de onderdelen 4 en 5 ten opzichte van de situatie tot en met 2022.

312020004.24.367 - 13

De totale begrotingsonrechtmatigheid, inclusief het deel wat als “acceptabel” kwalificeert, is als volgt bepaald: Overschrijdingen van lasten op programma's Overschrijdingen op investeringsbudgetten Ongeautoriseerde reservemutaties Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld Onderschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) van afgesloten kredieten, die niet tijdig zijn gemeld aan de raad Totaal begrotingsafwijkingen Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1, 2 en 3) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid.

€ 1.414.000 € 334.000 €0 € 13.259.000

Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden welke als “niet acceptabel” kwalificeert.

€ 17.562.000

€ 2.743.000 € 17.750.000 € 188.000

Afwijkingen voorwaardencriterium (€ 188.000) Wij hebben vastgesteld dat het college het normenkader heeft toegepast om tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering te komen. Bij de interne controle, welke van een goed niveau is, is vastgesteld dat voor een bedrag van € 188.000 niet is voldaan aan de voorwaarden voor Europese aanbestedingen. Bevindingen M&O-criterium (€ 0) Vanuit zowel de interne controlewerkzaamheden (vanuit onder andere de verbijzonderde interne controles) als onze controlewerkzaamheden zijn geen indicaties gebleken dat sprake is geweest van misbruik dan wel oneigenlijk gebruik. Daarom geen sprake van daadwerkelijke afwijkingen die mee moeten worden genomen in ons oordeel dan wel bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording (en is toelichting in paragraaf bedrijfsvoering terecht). Ons oordeel bij uw rechtmatigheidsverantwoording Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door de raad hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouw beeld geeft. De jaarrekening (rechtmatigheidsverantwoording) en het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering) bevat alle voorgeschreven informatie. Alle verplichte onderdelen zijn toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

312020004.24.367 - 14

Welke adviezen geven wij u mee voor 2024 en verder? Naar aanleiding van de controle van de rechtmatigheidsverantwoording 2023, willen wij u voor 2024 en verder de volgende adviezen meegeven: ▪ Stel tijdig, wat ons betreft zo vroeg mogelijk, maar in ieder geval in de eerste helft van het kalenderjaar een intern controleplan op. ▪ Voer het interne controleplan overeenkomstig uw planning uit. Wellicht ten overvloede willen wij vermelden dat het interne controleplan, op basis van artikel 30 uit uw financiële verordening, ook gericht moet zijn op de controle van de getrouwheid van het financieel beheer. ▪ Stel ruimschoots voordat de jaarrekeningcontrole gaat starten, een integrale rapportage van de interne controle uitkomsten op. Deze dient immers als onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. ▪ Overleg in welke mate de criteria die nu gelden om begrotingsafwijkingen als acceptabel te kwalificeren, voldoende duidelijk en passend zijn voor uw organisatie en stel deze, wanneer u dat nodig acht, bij.

Het college heeft de activaadministratie opgeschoond

Met ingang van het verslagjaar 2024 wordt de financiële administratie in een nieuw financieel pakket gevoerd. Daarnaast is het de bedoeling van het college om vanaf het verslagjaar 2024 de kosten van groot onderhoud aan uw kapitaalgoederen weer te gaan dekken uit onderhoudsvoorzieningen. Op dit laatste gaan wij verderop in ons rapport nog in. De overgang van een nieuw pakket en het benodigde inzicht in de kapitaalgoederen waar sprake is van toekomstig onderhoud, maakte het noodzakelijk voor het college om de activa-administratie in 2023 nader te beoordelen. Hieruit is gebleken dat een aantal posten niet juist gerubriceerd was ofwel niet dienstbaar meer was aan de bedrijfsvoering, waardoor een afboeking van de boekwaarde noodzakelijk was. De belangrijkste mutaties zijn: ▪ ▪

Een herrubricering voor een bedrag van € 16,8 miljoen van de overige materiële vaste activa naar de bedrijfsgebouwen, omdat gebleken is dat panden ten onrechte onder deze laatste categorie waren opgenomen; Desinvesteringen voor een bedrag van € 1,4 miljoen als gevolg van afboekingen van boekwaarden voor een totaalbedrag van € 0,8 miljoen, waaronder de Botterschool (€ 544.000), de buiten gebruik gestelde vervoermiddelen (€ 292.000) en de overheveling van geactiveerde kosten naar de grondexploitatie (Maria Goretti, € 600.000).

Wij verwijzen u verder naar de toelichting op de balans waar het college hier nader op in gaat.

312020004.24.367 - 15

Aanleg glasvezelnetwerk heeft mogelijk gevolgen voor afschrijvingstermijn kabelnetwerk (CAI)

Op de balans is onder de materiële vaste activa per 31 december 2023 de investeringen uit voorgaande jaren in het kabelnetwerk (CAI) voor een bedrag van circa € 926.000 opgenomen. In de komende jaren is het de bedoeling dat in de gemeente één glasvezelnetwerk wordt aangelegd. In dit verband is de GEV B.V. (Glasvezel Edam-Volendam) opgericht. In de GEV B.V. wordt het glasvezelnetwerk, inclusief het beheer en onderhoud, ondergebracht. In 2024 zal meer duidelijkheid komen over de voortgang van het aanleggen van het glasvezelnetwerk en de ingebruikname daarvan. Het moment van ingebruikname is van belang omdat de resterende boekwaarde van het kabelnetwerk dan over de resterende gebruiksduur moet worden afgeschreven. Het college heeft aangegeven dat hiermee rekening is gehouden in uw begroting van de komende jaren.

Uw grondexploitaties zijn geactualiseerd – het verwachte resultaat is verslechterd

De boekwaarde van het onderhanden werk is in 2023 met € 5.401.000 toegenomen tot € 2.586.000 negatief. Een negatieve boekwaarde betekent dat sprake is (geweest) van opbrengsten die hoger zijn geweest dan de gemaakte kosten. De ontwikkeling van de boekwaarde per complex is als volgt: (in €’s)

1-1-2023

31-12-2023

Broeckgouw

-/- 7.263.000

-/- 2.963.000

Maria Goretti Kraaiennest Oude Seinpaal

0 -/- 43.000 -/- 681.000

629.000 0 -/- 252.000

-/- 7.987.000

-/- 2.586.000

Totaal

De waardering van elke grondexploitatie afzonderlijk, is afhankelijk van het verwachte exploitatieresultaat. Deze worden jaarlijks door het college geactualiseerd. Wanneer sprake is van een, naar verwachting, winstgevende exploitatie, dan behoeft geen voorziening getroffen te worden. Is het exploitatieresultaat naar verwachting nadelig, dan moet een voorziening worden gevormd. Bij de thans lopende exploitaties heeft het college ingeschat dat geen sprake is van verwachte nadelige resultaten, waardoor voorzieningen niet noodzakelijk zijn. In de paragraaf Grondbeleid en in toelichting op de balans geeft het college per lopende exploitatie inzicht in de mutaties 2023. Wij verwijzen u daarnaar. De belangrijkste bevindingen en adviezen die wij u mee willen geven zijn: Broeckgouw zal naar verwachting in 2024 worden afgerond De exploitatie Broeckgouw bevindt zich in een vergevorderde fase en zal naar verwachting van het college in 2024 kunnen worden afgerond. Dit is iets later dan vorig jaar werd voorzien door de latere oplevering van woningen in fase 6 en fase 9&10, waardoor de aanleg van het landschapspark later kon worden opgestart dan gepland en omdat de aanleg van de ontsluitingsweg later kon worden opgepakt, omdat deze afhankelijk was van de reconstructie van de Julianaweg welke in de tijd is uitgelopen.

312020004.24.367 - 16

Omdat de resterende looptijd steeds beperkter wordt, worden de restramingen harder. Op basis van de actualisatie van de grondexploitatie kon in 2023, net als in voorgaande jaren het geval was, een tussentijdse winst genomen worden. Over het jaar 2023 bedroeg deze € 2,4 miljoen. Op basis van de meest recente actualisatie van de grondexploitatie is de eindwaarde bijgesteld op € 12,5 miljoen (winst). Hiervan is tot en met 2023 een bedrag van € 12,1 miljoen aan tussentijdse winst genomen. Voor zover het college momenteel kan overzien, hebben eventuele risico’s geen grote gevolgen voor de winstgevendheid van de grondexploitatie. De boekwaarde van Broeckgouw bedraagt per 31-12-2023 € 2,9 miljoen voordelig (negatief). Gelet op de inschatting van de per saldo nog te maken kosten van € 2,5 miljoen, zal naar verwachting van het college de “resterende” eindwaarde € 0,4 miljoen voordelig bedragen. De per saldo nog te maken kosten van € 2,5 miljoen zijn daarmee voor een belangrijk deel bepalend voor het uiteindelijke resultaat. Omdat sprake is van een korte resterende loopduur en omdat al diverse verplichtingen zijn aangegaan, is het risico op forse waardeveranderingen gedurende de resterende looptijd van de exploitatie, volgens het college gering.

Maria Goretti De grondexploitatie Maria Goretti is in 2023 geopend, waarbij in 2023 voornamelijk kosten vanuit de vaste activa zijn ingebracht in de grondexploitatie (totaal circa € 830.000) en de gemaakte kosten 2023 ad € 25.000 zijn toegerekend. Daarnaast is een bijdrage in de exploitatie van de Woningbouwvereniging ad € 225.000 in mindering gebracht. Bij het openen van de grondexploitatie ging het college uit van een voordelig resultaat van circa € 182.500. Bij het opstellen van de jaarrekening 2023 heeft het college dit bijgesteld tot circa € 202.000 voordeling. In 2024 zal een actualisatie van de grondexploitatie door het college worden opgesteld. Dan zal blijken of de ramingen voor de nog te maken kosten ad € 1.009.000 en nog te realiseren opbrengsten ad € 1.840.000 moeten worden bijgesteld. Gelet op de relatief korte looptijd van de exploitatie heeft het college vooralsnog ingeschat dat geen sprake is van waarderingsrisico’s. Kraaiennest is afgesloten in 2023 De exploitatie Kraaiennest is afgesloten in 2023, waarbij het resterende voordelige resultaat van € 12.000 circa € 3.000 lager is uitgevallen dan het college in 2022 had berekend. Tussentijdse winstneming Oude Seinpaal Gelet op de voortgang van de exploitatie heeft het college ook in 2023 weer een tussentijdse winst kunnen nemen. Deze bedroeg € 107.000.

Na deze winstneming bedraagt de boekwaarde per 31 december 2023 € 252.000 voordeling (negatief). Op basis van de actualisatie van grondexploitatie verwacht het college dat, na afsluiting in 2024, het resterende voordelige saldo circa € 82.000 zal bedragen. Het uiteindelijke resultaat is vooral afhankelijk van de nog te maken kosten in 2024, welke zijn ingeschat op € 170.000. Omdat de resterende looptijd gering is, schat het college in dat de impact van mogelijke prijsstijgingen ten aanzien van de nog te maken kosten, gering is. Ten opzichte van het oorspronkelijk verwachte resultaat, wat in 2020 was ingeschat op € 84.000 voordelig, valt het uiteindelijke resultaat dus positiever uit.

312020004.24.367 - 17

Uniformering beleid voorziening pensioenverplichtingen (gewezen) wethouders nog niet gerealiseerd

In voorgaande jaren hebben wij u geadviseerd om één uniform beleid toe te passen en jaarlijks alle toekomstige pensioenverplichtingen van (voormalig) wethouders te onderbouwen middels een actuariële berekening. In 2023 is het, vanwege personeelsgebrek, niet gelukt dit op te pakken. Op de balans is overeenkomstig het BBV een voorziening gevormd om de toekomstige pensioenverplichtingen van (voormalig) wethouders te kunnen dekken. In 2023 is een bedrag van € 57.000 aangewend als gevolg van in 2023 uitbetaalde pensioenen en € 173.000 vrijgevallen onder andere door de gestegen rekenrente van 2,472% naar 3,16% (wettelijk bepaald). Bij deze verplichtingen is tevens rekening gehouden met de indexatie van 3,03% per 1-1-2024 zoals door het ABP bekend is gemaakt. De voorziening heeft ultimo 2023 een saldo van € 2.161.000 en is bedoeld voor voormalige wethouders van de “oude” gemeente Edam-Volendam en de voormalige wethouders van de “huidige” gemeente Edam-Volendam (na de fusie). Voor de voormalig wethouders van de oude gemeente Zeevang heeft u het pensioenrisico belegd in het APPA-fonds van ASR. Hierin is ultimo 2023 een bedrag van € 130.000 opgenomen.

Omdat het college niet beschikt over actuele actuariële berekeningen voor de wethouders van de voormalige gemeente Zeevang, is niet duidelijk of het gereserveerde bedrag van € 130.000 toereikend is om de toekomstige verplichtingen te kunnen dekken dan wel dat dit bedrag mogelijk te hoog is. Ons is medegedeeld dat het college in 2024 wil komen tot uniformering van het beleid. Wij adviseren u dit te volgen.

Voorziening gemeentelijk rioleringsplan aangewend in 2023

Op de balans is onder de voorzieningen de voorziening gemeentelijk rioleringsplan opgenomen. Deze voorziening heeft ultimo 2023 een saldo van € 7.857.000 en is daarmee ten opzichte van 2022 met € 1.003.000 afgenomen. De voorziening is opgenomen onder de “Voorzieningen voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is”. Het jaarlijks resultaat op het product riolering wordt toegevoegd (overschot) of onttrokken (tekort) aan de voorziening, waardoor eventueel overtollige middelen beschikbaar blijven (gesloten systeem) voor het beheer aan het rioolstelsel. In voorgaande jaren constateerden wij dat stelselmatig sprake was van een overschot op het product riolering en dat daarom de voorziening in omvang toenam. In 2023 is hierin verandering gekomen. In de volgende tabel (bedragen x € 1.000) hebben wij het verloop van de afgelopen jaren weergegeven: Jaar Stand Stand voorziening 1-1 Toevoegingen Onttrekkingen voorziening 31-12 boekjaar boekjaar 2017 6.174 550 6.724 2018

6.724

631

-

7.355

2019

7.355

653

-

8.008

2020

8.008

580

-

8.588

2021

8.588

203

-

8.791

2022 2023

8.791 8.860

87

18 1.003

8.860 7.857 312020004.24.367 - 18

In de Notitie Lokale heffingen (april 2021) heeft de Commissie BBV een stellige uitspraak gedaan dat er extracomptabel moet worden aangetoond dat de middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is binnen een redelijke termijn worden ingezet ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd. Het college heeft de afgelopen periode onderzoek gedaan naar het oplopen van de voorziening en beoordeeld of het beschikbare saldo de komende jaren ingezet zal worden voor het beheer aan uw rioolstelsel. Naar verwachting van het college zal het beschikbare saldo de komende jaren blijven afnemen, omdat een aantal grotere projecten zal worden gerealiseerd en het uw planning is om vanaf verslagjaar 2024 een nieuw gemeentelijk rioleringsplan te hebben, waarin rekening wordt gehouden met het beschikbare saldo. Wij adviseren u dit te blijven monitoren en vast te stellen dat het beschikbare saldo de komende jaren daadwerkelijk ingezet zal worden voor het beheer aan uw rioolstelsel.

Het college zal in 2024 voorzieningen voor groot onderhoud gaan vormen

In de jaarrekening 2023 zijn diverse bestemmingsreserves voor groot onderhoud aan uw kapitaalgoederen opgenomen. De reden hiervan is dat u tot en met 2023 niet beschikte over beheerplannen die voldoen aan de vereisten zoals opgenomen in het BBV om een voorziening voor groot onderhoud te vormen. Het college is in 2023 bezig geweest met het opstellen van beheerplannen. Deze beheerplannen en de meerjarige financiële vertaling voldoen naar de mening van het college aan de eisen van het BBV, zodat ook inderdaad een voorziening voor groot meerjarig onderhoud getroffen kan gaan worden vanaf 2024. Bij het vaststellen van de begroting 2024 is door u onder andere het volgende aangenomen (via een amendement): ▪ ▪

De in de begroting 2024 en verder op pagina 90 voorgestelde en toegelichte bezuinigingsmaatregelen "Indexatie lasten beheerplannen van 4% naar 2%" uit de begroting te verwijderen t/m 2025. De maatregel "Gemeentelijke eigendommen temporiseren" zoals opgenomen in de raadsinformatiebrief van 27 september 2023 onder nummer 4.2.5 op te nemen in de begroting 2024 voor het jaar 2024.

Door het verlagen van de indexatie voor twee jaar in plaats van de volledig vier jaar én door het onderhoud aan gemeentelijke eigendommen temporiseren, wordt afgeweken van het BBV. Immers, door het aangenomen amendement wordt niet langer de best mogelijke inschatting van uw college verwerkt en is geen sprake meer van gelijkmatig verdeelde lasten over de komende jaren. Dit is een belangrijke voorwaarde voor het treffen van een kostenegalisatievoorziening. Wanneer het raadsbesluit toch wordt verwerkt, zal sprake zijn van een fout in uw jaarrekening, omdat de voorziening te laag gewaardeerd zal zijn. Via de managementletter hebben wij geadviseerd uw besluit te heroverwegen en de begroting in overeenstemming te brengen met de voorwaarden voor kostenegalisatievoorzieningen. Wij hebben begrepen dat via de Voorjaarsnota 2024 zal worden voorgesteld het eerder genomen raadsbesluit terug te draaien, waardoor weer wordt voldaan aan het BBV. Wij adviseren u dit voorstel te volgen.

312020004.24.367 - 19

Regeling Vervroegde Uittreding (RVU) kan financiële effecten hebben

In 2024 heeft er een wijziging van de voor een deel van uw medewerkers geldende CAO Gemeenten plaatsgevonden. Hierin is de Regeling Vervroegde Uittreding (RVU) opgenomen. Deze houdt in dat medewerkers die 41 jaar hebben gewerkt voor een bij het ABP aangesloten werkgever, waarvan de laatste 10 jaar in de gemeentesector, per 31 december 2023 recht hebben op een RVU, mits zij maximaal 2 jaar voor hun AOW-gerechtigde leeftijd zitten. Momenteel heeft niemand bij uw gemeente nog van deze regeling gebruikt gemaakt. In de praktijk zien we dat dit middel inmiddels sporadisch wel ingezet wordt. Per medewerker die aangeeft van de regeling gebruik te willen maken, dient u direct een voorziening te vormen voor de toekomstige RVU-uitkeringen. Per persoon kan het dan om aanzienlijke bedragen gaan (van ruim € 50.000). Wij adviseren u dan ook goed te volgen of er medewerkers potentieel gebruik van de regeling kunnen gaan maken.

Toename saldo ontvangen bedragen met specifiek bestedingsdoel

Uw gemeente heeft diverse subsidies ontvangen of toegekend gekregen in de afgelopen jaren, zowel vanuit het Rijk (deels verantwoord via de SiSa-bijlage) als vanuit de Provincie Noord-Holland. De nog te besteden middelen zijn op de balans onder de overlopende passiva (ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel) opgenomen. In de afgelopen jaren is het saldo van de nog te besteden middelen steeds wat toegenomen. Ultimo 2023 staat een bedrag van € 14,9 miljoen aan ontvangen, maar nog te besteden voorschotbedragen open (2022: € 7,6 miljoen). Het oplopend saldo wordt enerzijds verklaard door nieuwe (SiSa-)regelingen. Met onze brief van 12 maart 2024 hebben wij u hier reeds over geïnformeerd. Bij uw gemeente is sprake van 8 nieuwe regelingen in 2023. Daarnaast neemt het saldo toe door aanvullend ontvangen voorschotbedragen in 2023 voor regelingen waar u ook reeds eerder voorschotten voor ontvangen heeft, zoals bijvoorbeeld de SiSa-regeling A16 Opvang ontheemden Oekraïne. Wat opvalt is dat er inmiddels voor diverse projecten of regelingen voorschotbedragen zijn ontvangen, maar waar (nog) geen sprake is van bestedingen. Hoewel daar momenteel geen indicaties voor zijn, kan het natuurlijk voorkomen dat u, vanwege geen of onderbestedingen of het verstrijken van deadlines, bedragen moet terug betalen.

Het financiële risico voor de jaarrekening is daarbij overigens beperkt, omdat bij geen van deze regelingen en projecten al een subsidiebate is verantwoord. Als er al sprake is van een ontvangen voorschot, dan is deze verantwoord onder de kortlopende schulden. Wij adviseren u gemeente om de inkomende subsidiestromen in kaart te brengen, deze subsidies te beleggen bij een verantwoordelijk dossierbeheerder en een intern controleur, en besluiten te nemen of en wanneer projecten kunnen worden uitgevoerd. Waar nodig en mogelijk kan dan uitstel aangevraagd worden, en verkleint u het risico dat subsidies in zijn geheel terugbetaald moeten worden.

312020004.24.367 - 20

Onzekerheden sociaal domein – prestatielevering niet vastgesteld

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo ZIN en Jeugdwet ZIN zijn geleverd, moet op twee manieren worden vastgesteld, namelijk: ▪

Enerzijds via de productieverantwoordingen van de zorginstelling die zijn voorzien van een controleverklaring met goedkeurend oordeel van de accountant van de zorginstellingen. Zorginstellingen zijn op basis van het “Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2023” verplicht bij productieverantwoordingen boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling toe te voegen. De accountant stelt bij de controle onder andere vast dat de zorg is geleverd.

▪

Anderzijds door bij productieverantwoordingen zonder controleverklaring, of in die gevallen waar geen goedkeurende controleverklaring is verstrekt, het college van burgemeester en wethouders aanvullende controles uit te laten voeren om vast te stellen dat de prestaties zijn geleverd. Dit kan bijvoorbeeld door middels een telefonische enquête vast te stellen dat de cliënt de zorg heeft ontvangen.

Over 2023 is in totaal € 497.000 aan bestedingen in het kader van de Wmo ZIN en in totaal € 768.000 aan bestedingen in het kader van Jeugdwet ZIN niet voorzien van een productieverantwoording met (goedkeurende) controleverklaring van de accountant van de zorginstelling of zijn geen aanvullende controles uitgevoerd om vast te stellen dat de prestaties zijn geleverd. Wij hebben deze bestedingen daarom als onzeker aangemerkt. Deze cumulatieve onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.

Onzekerheden Pgb’s (Wmo en Jeugdwet)

Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en de Jeugdwet is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. Uw gemeente kent de Pgb’s toe voor jeugdzorg en Wmo. De Pgb-bestedingen zijn door uw gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2023 verstrekt vanwege diverse rechtmatigheidsafwijkingen. De SVB beoordeelt een deel van de bestedingen ten laste van de pgb-budgetten als onrechtmatig. Dit betekent voor uw gemeente voor de Jeugd pgb’s een meest waarschijnlijke fout van € 5.223 en voor Wmo pgb’s € 4.715. De Auditdienst SVB controleert niet de prestatielevering die ten grondslag dient te liggen aan de Pgb's, omdat de SVB niet op prestatielevering toetst. Daarom dient de gemeente zelfstandig onderzoek naar de prestatielevering uit te voeren, bijvoorbeeld aan de hand van de BADO-notitie "PGB-verantwoording/controle door gemeenten" d.d. 13 maart 2018, om vast te stellen dat er daadwerkelijk prestaties aan de Pgb's ten grondslag liggen. Uw college heeft een dergelijk onderzoek naar de prestatielevering van de Pgb's niet uitgevoerd. Op basis hiervan hebben wij de gehele massa aan Pgb’s (€ 508.000, waarvan € 9.000 toeziet op afrekening 2022) als onzeker gekwalificeerd.

Dit betekent overigens niet dat wij fouten hebben geconstateerd.

312020004.24.367 - 21

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) regelt de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, en stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Bij wet is vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2023 van € 223.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Ook dienen de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNTverantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in de Regeling Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren. In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht.

De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2023 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2023 stelden wij wel vast dat geen sprake was van een sluitende interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren. Wel was de oplevering van de achterliggende documentatie van voldoende niveau. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2024 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2023 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken, voor een periode van tenminste zeven jaar. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

312020004.24.367 - 22

4.

Interne beheersing

312020004.24.367 - 23

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij de managementletter 2023 d.d. 9 februari 2024 met kenmerk 312020004.23.503 uitgebracht. Voor een nadere duiding van onze opmerkingen en aanbevelingen uit deze managementletter controle 2023 verwijzen wij daarnaar. Hieronder hebben wij de managementsamenvatting uit de managementletter opgenomen.

312020004.24.367 - 24

5.

Overige aangelegenheden

312020004.24.367 - 25

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die het college heeft opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording ten aanzien van het naleven van regelgeving met betrekking tot Europese aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het financieel management en de directie van de gemeente Edam-Volendam, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken.

312020004.24.367 - 26

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2023 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude. Tot slot merken wij op dat het college inmiddels beschikt over een frauderisicoanalyse.

Bevestiging onafhankelijkheid

De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen Publieke Sector Accountants ingebed. In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de raad. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij gemeente Edam-Volendam in 2023 voldoende is gewaarborgd en bevestigen wij dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Edam-Volendam in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast.