Accountantsverslag 2022 WG.pdf

Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2023, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld.

▪

De commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (hierna Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat de gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag (nogmaals) onder uw aandacht: o De kadernota 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. o In de Kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan.

▪

De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven.

▪

De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. Uw college beschikt over een “Intern controleplan – Gemeente Edam-Volendam 2022” (hierna: intern controleplan). Het intern controleplan bevat belangrijke randvoorwaarden om in kalenderjaar 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot verslagjaar 2023. Wat ons in het Intern controleplan is opgevallen, is dat in het intern controleplan alle rechtmatigheidscriteria zijn opgenomen, dus ook rechtmatigheidscriteria die vallen buiten de kaders van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben het college geadviseerd om na te gaan of dit een bewust keuze is en anders de rechtmatigheidscriteria, in lijn met de kadernota, te beperken tot de rechtmatigheidscriteria die vallen binnen de kaders van de rechtmatigheids-verantwoording, zijnde het begrotingscriterium, het voorwaardecriterium en het misbruik & oneigenlijk

312020004.23.195 - 30

gebruik criterium. Hierbij kan over voorwaardecriterium overigens, net als bij de accountantscontrole, beperkt worden tot de aspecten recht, hoogte en duur. ▪

Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt.

Het is belangrijk dat op korte termijn de noodzakelijke vervolgstappen gezet worden. De belangrijkste treft u in de volgende tabel aan. Stappen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording 2023

(in concept) Gereed

Onderhanden

Voorbereiden besluitvorming gemeenteraad (verantwoordingsgrens, rapporteringsgrens en normenkader) Uitwerking rechtmatigheidscriteria en het actualiseren van een intern controleplan In kaart brengen relevante wet- en regelgeving en het doorvertalen naar een zichtbaar uitgewerkt toetsingskader Uitvoeren risicoanalyse inclusief risico’s ten aanzien van de financiële verslaggeving en rechtmatigheid (wat kan er misgaan en wat is de impact hiervan). Aanpassen van de verordeningen 212 en 213 Relevante beheersmaatregelen identificeren en kritisch beoordelen van de processen Bepalen van gegevensgerichte detailcontroles (afdekken restrisico) en actualiseren van werkprogramma’s.

312020004.23.195 - 31

5.

Overige aangelegenheden

312020004.23.195 - 32

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van Europese aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het financieel management en de directie van de gemeente Edam-Volendam, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken.

312020004.23.195 - 33

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude. Tot slot merken wij op dat het college inmiddels beschikt over een frauderisicoanalyse.

Fraude en continuïteit in de controleverklaring

Op 13 september 2021 publiceerde de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (“NBA”) een consultatiedocument waarin werd voorgesteld dat accountants verplicht worden om altijd in aparte secties over fraude en continuïteit te rapporteren in de controleverklaring. Met ingang van verslagjaar 2022 is deze verplichting al voor wettelijke controles, waar uw gemeente onder valt, van toepassing. Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Op 13 september 2021 publiceerde de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (“NBA”) een consultatiedocument waarin werd voorgesteld dat accountants verplicht worden om over fraude en continuïteit te rapporteren in de controleverklaring. In 2022 heeft de NBA de notitie ‘Frauderisicobeheersing: aanbevelingen voor bestuurders en toezichthouders’ uitgebracht. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de raad en het college, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude.

Van het bestuur, in uw geval zowel de raad als het college wordt daarom verwacht dat u frauderisico’s in kaart brengt en adequate maatregelen neemt om deze te beheersen. Omdat bij fraude sprake is van bewust handelen van personeel of management, is een goede frauderisicoanalyse ook in uw belang, ter voorkoming van daadwerkelijke fraude. Een door u zelf uitgevoerde frauderisicoanalyse vormt voor controlerend accountants ook het startpunt van hun werkzaamheden ten aanzien van frauderisco’s. Het college van burgemeester en wethouders beschikt inmiddels over een analyse van frauderisico’s waarbij ook beheersmaatregelen zijn benoemd die onderkende risico’s moeten mitigeren. Gelet op de mogelijke impact van fraudes die zich voor kunnen doen, vragen wij uw aandacht om de frauderisicoanalyse regelmatiger te actualiseren, het proces van actualiseren van de frauderisicoanalyse meer te dynamiseren en de onderkende risico’s meer expliciet te verbinden met de uit te voeren interne controlewerkzaamheden. Wij adviseren u daarnaast om bij onderkende risico’s de kans (dat een risico zich voordoet) en de impact (het mogelijke schadedrag) in te schatten, wat kan helpen bij het maken van keuzes om de risico’s te beheersen.

Uit onze werkzaamheden zijn, voor zover wij hebben kunnen vaststellen op basis van de verstrekte controle-informatie, overigens geen gevallen of vermoedens van fraude van materieel belang gebleken. 312020004.23.195 - 34

Continuïteit Een aanleiding voor het verplicht rapporteren over continuïteit is de toenemende behoefte aan transparante informatie over bijvoorbeeld organisatie-specifieke inzichten en langetermijnperspectieven. Omdat bij het opstellen van de jaarrekening wordt uitgegaan van de continuïteitsveronderstelling, is continuïteit ook een belangrijk aandachtspunt voor accountants bij de controle van de jaarrekening. Meer aandacht van de accountant voor continuïteitsrisico’s leidt er mogelijk toe dat organisaties vaker stilstaan bij hun continuïteitsveronderstelling, hierop acteren en er (uitgebreider) over rapporteren in het jaarverslag. De accountant kan hierop steunen en in de controleverklaring verwijzen naar de desbetreffende passages. Als sprake is van continuïteitsrisico’s, bent u verantwoordelijk voor het maken van een gedetailleerde beoordeling in hoeverre de organisatie haar continuïteit kan handhaven, inclusief een kasstroom- en/of convenantenprognose. De accountant beoordeelt deze plannen en maatregelen en evalueert de prognoses. Uiteraard hebben gemeente en andere decentrale overheden een bijzondere positie als het gaat om het aspect continuïteit. Wel dient er ook bij gemeenten, zij het in mindere mate, aandacht te zijn voor dit onderwerp, omdat deze verplichting geldt voor alle wettelijke controles.

Uit onze controlewerkzaamheden, waaronder het kennis nemen van de begroting 2023 – 2026 alsmede de financiële resultaten zoals deze blijken uit de financiële administratie tot het moment van afgifte van onze controleverklaring en het kennis nemen van de uitkomsten van het financieel toezicht regime door de Provincie Noord-Holland op basis van haar beoordeling van uw begroting zijn ons geen bijzonderheden gebleken. Wij verwijzen u verder naar de, verplicht in de controleverklaring opgenomen, passages omtrent fraude en continuïteit.

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Edam-Volendam in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:

312020004.23.195 - 35

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪

▪

Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants. Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen. Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen.

De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen. Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook overwegen de gemeenteraad of de accountantscommissie te raadplegen. Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.

De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Wij merken op dat er in het kader van onze controleopdracht geen sprake is geweest van een dergelijke bedreiging. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Publieke Sector Accountants, haar partners en haar medewerkers en de gemeente Edam-Volendam, die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.

312020004.23.195 - 36

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Publieke Sector Accountants, een bestuurder of interne toezichthouder van Publieke Sector Accountants of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeente Edam-Volendam of een bij de gemeente Edam-Volendam betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij zijn van mening dat de verstrekte en ontvangen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid gepast zijn en derhalve niet tot een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht hebben geleid. Volledigheidshalve merken wij op dat wij geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid hebben verstrekt/ontvangen die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben. Aanvullende dienstverlening Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen.

Aanvullende dienstverlening Subsidiecontrole van de financiële verantwoording van het project “Historische scheepswerf Botter+ op het Slobbeland in Volendam” Conclusie onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen Publieke Sector Accountants ingebed. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de gemeente Edam-Volendam in 2022 voldoende is gewaarborgd.

Controleverschillen

Aard van de fouten en onzekerheden (x € 1.000) Fouten

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Afwijkingen Europese aanbestedingsregels

€ 241.000

N.v.t.

Begrotingsonrechtmatigheid programma’s

€ 166.000

N.v.t.

Begrotingsonrechtmatigheid kredieten

€ 44.000

N.v.t.

Rechtmatigheidsfouten PGB’s Jeugdwet en Wmo

€ 15.000

€ 15.000

312020004.23.195 - 37

Verplichtingen en lasten niet volledig

€ 51.000

€ 51.000

Totaal fouten

€ 517.000

€ 51.000

Onzekerheden sociaal domein – PGB’s Jeugdwet en Wmo Onzekerheden sociaal domein – ZIN Jeugdwet Onzekerheden sociaal domein – ZIN Wmo

€ 214.000

N.v.t.

€ 716.000

N.v.t.

€ 420.000

N.v.t.

Verplichting onvoldoende onderbouwd

€ 70.000

€ 70.000

€ 1.420.000

€ 70.000

Onzekerheden

Totaal onzekerheden

Wij hebben van het college van burgemeester en wethouders een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het college van burgemeester en wethouders bevestigt dat de niet-gecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Daarnaast is in de jaarrekening een aantal correcties doorgevoerd naar aanleiding van onze controle. Uw organisatie beschikt over een overzicht van deze correcties.

Inzicht in onze tijdsbesteding

In het rapport “In het publieke belang” van de NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountant, zijn maatregelen opgenomen die de kwaliteit en onafhankelijkheid van de controlerend accountant moeten waarborgen of verbeteren. Op basis van één van de maatregelen rapporteren wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u. Hieronder treft u de opgave van onze tijdsbesteding aan, inclusief een inschatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole (waaronder het voeren van besprekingen en het archiveren van ons dossier).

Tekenend accountant Overige teamleden

Uren geraamd 116 636

Uren besteed 126 686

Het hogere aantal bestede uren wordt voor een belangrijk deel verklaard doordat het aantal SiSa-regelingen, waarover u met de jaarrekening 2022 verantwoording moet afleggen, significant is gestegen. Met onze brief d.d. 6 februari 2023 met kenmerk 312020004.23.063 inzake “Controle verantwoordingsoverzicht SiSa 2022” hebben wij u daarover geïnformeerd. In de “geraamde tijdsbesteding” zijn hiervoor minder uren geraamd.

312020004.23.195 - 38

Disclaimer en beperking in gebruik

Dit verslag is alleen bestemd voor de raad en het college van burgemeester en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt, op ons. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.

312020004.23.195 - 39

312020004.23.195 - 40