Accountantsverslag 2020 WG.PDF

Accountantsverslag 2020 Gemeente Edam-Volendam

Aan de raad van de gemeente Edam-Volendam Postbus 180 1130 AD VOLENDAM

Onderwerp Accountantsverslag 2020 Datum 27 mei 2021 Kenmerk 312020004.21.113

Geachte leden van de raad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2020 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Edam-Volendam is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 11 mei 2021 hebben wij een aantal controlebevindingen reeds besproken met uw Afdelingshoofd Bedrijfsvoering en uw Adviseur Planning & Control. Bij de jaarrekening 2020 hebben wij op 27 mei 2021 een goedkeurende controleverklaring afgegeven, zowel voor het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2020. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders.

Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (de was getekend-versie) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A. Booij RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag: Arie Booij

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2 2. Financiële positie en resultaat ................................................. 6 3. Bevindingen eindejaarscontrole ............................................. 12

Tel: 06 – 1509 2689

4. Interne beheersing ................................................................ 24

Remco Korhorn

5. Overige aangelegenheden ..................................................... 28

Tel: 06 – 1099 9195

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312020004.21.113 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 15 juli 2020 (kenmerk 312020004.20.225) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Edam-Volendam. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol WNT 2020. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2020 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 26 november 2020 vastgestelde “Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2020 van de gemeente Edam-Volendam”. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). In uw controleprotocol heeft u geen lagere marges vastgesteld. De bij onze controle van de jaarrekening 2020 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2020 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 947.000

€ 2.841.000

De gemeenteraad heeft in het accountantsprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op 5% van materialiteit, derhalve € 47.350.

312020004.21.113 - 2

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2020 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed.         

 

Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot fouten in voorgaande jaren. De waardering en risicoschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties (Broeckgouw en Blokwhere), inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over 2019 gerapporteerde onzekerheden. De beheersing van investeringskredieten. De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (over boekjaar 2021). Uw fiscale positie in het kader van de Vpb. De verantwoording en waardering van voorzieningen (vanwege schattingselementen). De status van (actuele) beheerplannen (geen voorzieningen voor onderhoud, maar bestemmingsreserves). Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeente. De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse.

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘belangrijke bevindingen’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw accountantsprotocol hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Op het programma 1 Bestuur en 6. Financiën en algemene balansmutaties, zijn in dekkingsmiddelen is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten). Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken voor een materiële zin rechtmatig bedrag van € 37.000 door in ons rechtmatigheidsoordeel. Daarnaast is sprake van fouten als gevolg van niet rechtmatig aanbestede contracten voor een bedrag van € 668.000.

Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, in materiële zin, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2020.

312020004.21.113 - 3

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Edam-Volendam. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het het BBV toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn.

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Edam-Volendam zijn uiteengezet in de jaarstukken 2020 in onderdeel “Grondslagen”. In de jaarrekening 2020 hebben zich ten opzichte van 2019 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van de Gemeente Edam-Volendam. Wij hebben het door het college toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Edam-Volendam een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2020 en het resultaat over 2020. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (vastgesteld door de gemeenteraad op 26 november 2020). Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312020004.21.113 - 4

Financiële positie en resultaat

312020004.21.113 - 5

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute en relatieve zin af

In het Bbv, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 3.418.000 nadelig. Per saldo is tussentijds € 1.251.000 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 2.167.000 nadelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. Eigen vermogen (in € 1.000)

2020

2019

Eigen vermogen per 1 januari

74.140

73.155

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 1.251

-/- 1.314

Gerealiseerd resultaat (-/- = nadelig)

-/- 2.167

2.299

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

-/- 3.418

985

70.722

74.140

Eigen vermogen per 31 december

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 54% van het balanstotaal (2019: 62% van het balanstotaal). In relatieve en absolute zin is het eigen vermogen gedaald in 2020. In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2020 Wij verwijzen u naar deze toelichting.

312020004.21.113 - 6

Resultaat 2020 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Edam-Volendam ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten

85.703

Totale lasten

89.121

Gerealiseerde saldo van baten en lasten

-/- 3.418

Af: stortingen in reserves

5.589

Bij: onttrekkingen aan reserves

6.840

Saldo mutaties reserves Gerealiseerd resultaat (nadelig)

1.251 -/- 2.167

De exploitatie over 2020 laat een nadelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 3.418.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) saldo van € 3.703.000 nadelig. Dit is een voordeel van € 285.000. Het gerealiseerde nadelig resultaat ad € 2.167.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Ons valt hierbij op dat in het jaarverslag bij de diverse programma’s in het onderdeel “Financiën” per product verschillen worden toegelicht van relatief beperkte omvang. Hoewel het informatieve karakter van deze toelichtingen waardevol kan zijn, maakt dit de jaarstukken omvangrijk en gedetailleerd. In het kader van het sturen op hoofdlijnen geven wij u in overweging om een rapporteringsgrens (bijvoorbeeld € 50.000) met het college af te spreken waarboven eventuele verschillen worden toegelicht.

312020004.21.113 - 7

Het nadelige exploitatieresultaat 2020 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het college van burgemeester en wethouders geeft aan dat het beschikbare weerstandsvermogen past binnen het kaders zoals dit door de raad is vastgesteld

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing) heeft het college bepaald op € 21.792.000. In 2019 bedroeg deze € 23.216.000. De beschikbare weerstandscapaciteit is derhalve ten opzichte van 2019 gedaald. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2020 tot een bedrag van € 8.598.000 (2019: € 8.714.000). Op basis van deze kwantificering is de weerstandsratio voor 2020 2,5 (2019: 2,7). Deze ratio is hoger, zo geeft het college aan, dan de gewenste ratio van 1,0 – 1,4 (bandbreedte) die de raad in de Nota weerstandsvermogen en risicomanagement heeft aangegeven. Ten opzichte van 2019 is sprake van een daling van de gekwantificeerde risico’s en een daling van de beschikbare weerstandcapaciteit. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312020004.21.113 - 8

Bevindingen eindejaarscontrole

312020004.21.113 - 9

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was voldoende, wij zullen het jaarrekeningtraject met de direct betrokken medewerkers evalueren

Bij de start van de controle waren de jaarstukken grotendeels gereed en waren de werkafspraken door uw medewerkers grotendeels afgerond. De onderbouwing van de jaarrekeningposten (opsteldossier) was over het algemeen van een meer dan acceptabel niveau. Zeker in het eerste jaar waarin wij samenwerken en dit grotendeels op afstand hebben moeten doen. Bij onze controle hebben wij tevens de volledige medewerking gekregen en hebben wij op een constructieve manier met uw organisatie en medewerkers samengewerkt. Wij zullen het jaarrekeningtraject op een later moment met uw college en medewerkers evalueren om samen scherp te krijgen waar nog (aan beide kanten) ruimte voor verbetering mogelijk is.

Ambitieniveau investeringsplanning lijkt hoog te zijn

In de jaarstukken is, in de toelichting op de balans, een overzicht van restantkredieten van lopende investeringen opgenomen. Van circa 250 kredieten (totaal beschikbaar gesteld € 68,6 miljoen) is aangegeven wat de cumulatieve bestedingen (ultimo 2020 € 32,1 miljoen) zijn. Per krediet is tevens aangegeven wat de bestedingsruimte nog is (restant krediet), of het krediet in 2020 wordt afgesloten en of sprake is geweest van kredietoverschrijdingen. Dit laatste heeft zich bij 4 kredieten voorgedaan (totale overschrijding € 36.000), waarvan € 22.000 doorwerkt in ons rechtmatigheidsoordeel. Op basis van onze beoordeling van de staat van kredieten stellen wij vast dat mogelijk sprake is van een zekere mate van “planningsoptimisme” waarbij de (politieke) ambities en de ambtelijke capaciteit niet op elkaar aansluiten. Veel kredieten staan al geruime tijd open en hebben vooralsnog een onderbesteding. Op basis van onze controle stellen wij vast dat er op relatief veel kredieten (nog) geen sprake is van uitgaven, terwijl in 2020 of eerder al wel lasten geraamd waren. Het lang open laten staan maakt de beheersing van uw investeringskredieten lastig en brengt een risico met zich mee dat kosten ten laste van kredieten worden gebracht, maar feitelijk betrekking hebben op een ander krediet. Overigens hebben wij op basis van onze controle geen aanwijzingen dat dit gebeurd is.

Daarnaast is het de vraag of, gelet op het lang open staan van kredieten en de voortgang van de realisatie, uw investeringsplanning (en daarmee de begroting) reëel is. Het stelselmatig niet realiseren van kredieten kan betekenen niet alleen dat uw planning niet gerealiseerd wordt, maar ook wordt in uw meerjarenbegroting (mogelijk) al wel rekening gehouden met kapitaallasten voor de geplande investeringen. In dat geval heeft dit effect op de bestedingsruimte in uw begroting. Wij adviseren u om de voortgang van de realisatie van uw investeringsplanning te monitoren en dit mee te wegen in het vaststellen van toekomstige investeringsplannen. Daarnaast adviseren wij u om (deel-)kredieten tijdig af te (blijven) sluiten.

312020004.21.113 - 12

Uw grondexploitaties zijn geactualiseerd

Een belangrijk risico dat wij onderkennen in het kader van de jaarrekeningcontrole is de waardering van de grondexploitaties. De grondexploitaties hebben ultimo 2020 een (netto) boekwaarde van circa € 8,1 mln. (voordelig) en zijn daarmee ten opzichte van 2019 circa € 0,5 mln. afgenomen. De afname van de boekwaarde (mutatie onderhanden werk) is het saldo van de gerealiseerde verkopen in 2020 en de gemaakte kosten in 2020 (inclusief tussentijdse winstneming). Omdat de waarde van de verkopen in 2020 hoger is dan de gemaakte kosten neemt de boekwaarde van de voorraad grond af (positieve ontwikkeling). De grootste mutaties zien we bij het complex Broeckgouw, wat momenteel nog volop in ontwikkeling is. De grondexploitatie is één van de posten die het meest gevoelig is voor de economische ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld een stagnerende vraag of dalende prijzen. Hierdoor kan het verwachte resultaat van een project (fors) afnemen of zelfs omslaan in een verwacht verlies, maar bij een voorspoedige realisatie van verkopen (voorlopen op plan) is juist weer sprake van een voordelig effect. Voor een nadere onderbouwing van de ontwikkelingen met betrekking tot de grondexploitaties verwijzen wij naar de paragraaf “Grondbeleid” in het jaarverslag. Daarin worden ontwikkelingen in de complexen, de prognoses voor de komende jaren en de mogelijke risico’s nader toegelicht.

De controle van de grondexploitatie vraagt veel aandacht, vanwege de (hoge mate van) schattingsonzekerheid die met de (waardering van de) jaarrekeningpost samenhangt. Wijzigingen in de uitgangspunten die bij het doorrekenen van grondexploitaties gehanteerd zijn veelal van (substantiële) invloed op de financiële uitkomst van de grondexploitatie. Ook hebben (op projectniveau) de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten, inclusief de timing daarvan, mogelijk invloed op de waardering. Op basis van onze controle brengen wij het volgende onder uw aandacht: Broeckgouw ontwikkelt zich positief De exploitatie Broeckgouw bevindt zich in een vergevorderde fase en zal naar verwachting van het college medio 2023 kunnen worden afgerond. Dit is één jaar later dan vorig jaar werd voorzien. Doordat de resterende looptijd steeds beperkter wordt, worden de restramingen harder. Ultimo 2019 was het verwachte eindresultaat (bron: jaarrekening 2019) € 12,7 miljoen (winst), waarvan tot en met 2019 € 6,9 miljoen als tussentijdse winst genomen is. Op basis van de actualisatie in de jaarrekening 2020 (herziening per 25 juni 2020) is de eindwaarde bijgesteld op € 12 miljoen (winst) en is in de jaarrekening voor een bedrag van € 534.000 aan tussentijdse winst genomen. De totale tussentijds genomen winst bedraagt daarmee € 7,4 miljoen.

In de begroting 2020 was een winst van € 1.000.000 voorzien. Overeenkomstig het Bbv en uw beleid en de genomen raadsbesluiten is deze voorziene winst toegevoegd aan de algemene reserve. Omdat de werkelijke winst € 0,5 miljoen bedraagt, is het rekeningresultaat voor een bedrag van € 0,5 miljoen (€ 1 miljoen -/- 0,5 miljoen) nadelig beïnvloed. Wij adviseren u uw beleid hieromtrent te heroverwegen, door bijvoorbeeld te besluiten dat het werkelijk gerealiseerde resultaat in de grondexploitatie in de reserves wordt verwerkt. Herrubricering verlies voorziening Blockwhere Voor het voormalige Blokwhere terrein is in 2018 een grondexploitatie opgesteld. Deze sloot met een verwacht verlies van € 0,3 mln. Voor dit verwachte verlies is in 2018 een voorziening van € 0,3 mln. gevormd. In 2020 is het project verder ontwikkeld, is de grond verkocht en is een start gemaakt met de bouw van sociale huurwoningen.

312020004.21.113 - 13

Het verloop van de boekwaarde kan als volgt worden weergegeven: 2019

2020

Boekwaarde 1-1

494

500

Ontwikkelkosten

6

109

Opbrengsten

536

Boekwaarde 31-12

500

73

Voorziening verwacht verlies

346

346

Balanswaarde 31-12

154

-273

De grondverkoop in 2020 heeft een positief effect op de boekwaarde, echter omdat het ingeschatte verlies naar de mening van het college niet afwijkt, is de voorziening gelijk gebleven (€ 346.000). Omdat de waarde van een grondexploitatie op basis van het Bbv niet “negatief” mag worden door het treffen van een verliesvoorziening, is aan de debetzijde van de balans een bedrag van € 73.000 in mindering gebracht op de boekwaarde en is het restant (€ 273.000) aan de creditzijde onder de voorzieningen gepresenteerd. Deze voorziening zal de komende jaren, naar rato van het jaarlijks gerealiseerde resultaat, ingezet worden als dekkingsmiddel. Grondexploitatie Kraaiennest en Oude Seinpaal vastgesteld In november 2020 heeft de raad de grondexploitaties voor de complexen Kraaiennest en Oude Seinpaal vastgesteld. In de jaarrekening 2020 worden deze derhalve voor het eerst gepresenteerd. De exploitatie Oude Seinpaal zal naar verwachting van het college kunnen worden afgesloten met een voordelig resultaat. Voor complex Kraaiennest wordt een nadelig saldo van € 55.000 verwacht, wat in de jaarrekening 2020 is voorzien. Een deel van de voorziening is in mindering gebracht op de boekwaarde van € 13.000. Het restant van het verwachte verlies (€ 42.000) is aan de creditzijde van de balans in de “voorziening waarde grondexploitaties” verantwoord.

Volwaardigheid vorderingen Onder de uitzettingen zijn vorderingen opgenomen op bijstandscliënten, op belastingdebiteuren en op overige natuurlijke personen. Op basis van de ouderdom van de openstaande vorderingen, schat het college jaarlijks de volwaardigheid van de vorderingen in. In onder druk als gevolg van de concept-jaarrekening waren de vorderingen als volgt gewaardeerd: Corona Soort vordering

Bruto waarde vorderingen

Voorziening voor oninbaarheid

Netto waarde vorderingen

Bijstandsvorderingen

629.000

432.000

197.000

Belastingvorderingen

478.000

46.000

432.000

Overige vorderingen

2.406.000

160.000

2.246.000 2.875.000 312020004.21.113 - 14

Deze wijze van het beoordelen van de volwaardigheid van openstaande vorderingen en daarmee de inschatting van de voorziening voor oninbaarheid, wordt ook wel de dynamische methode genoemd. Dit is in beginsel een prima basis voor het inschatten van de benodigde voorziening. Wat is dat geval echter wel van belang is, is dat “statisch” wordt getoetst of de inschatting die in gemaakt, valide is. Deze statische toets was bij het opstellen van de concept-jaarrekening te beperkt uitgevoerd. Op basis van de controle en interne beoordeling zijn de (overige) vorderingen met een bedrag van € 77.000 afgewaardeerd. voorzieningen herzien.

Beoordeel uw reservepositie

Op de balans is het eigen vermogen (bedragen x €1.000) als volgt verantwoord: 31-12-2019

31-12-2020

Algemene reserve

14.578

16.895

Bestemmingsreserves

57.263

55.994

Gerealiseerd resultaat

2.299

-2.167

Totaal

74.140

70.722

Het aantal bestemmingsreserves (46) is, in vergelijking tot andere gemeenten, omvangrijk. Ook zien we dat er op meerdere reserves geen of nauwelijks mutaties plaatsvinden. Ons is medegedeeld dat sommige reserve in het verleden zijn gevormd, omdat projecten waarvoor de raad geld beschikbaar had gesteld, niet of voor minder geld zijn uitgevoerd. Om de uitvoering alsnog mogelijk te maken heeft de raad besloten de niet uitgegeven gelden te reserveren. In het verlengde van de opmerking die wij bij de realisatie van investeringskredieten maakten, geldt naar onze mening ook hier dat sprake moet zijn van een realistisch ambitieniveau. Wij adviseren u om te onderzoeken of de reserves die gevormd zijn, naar uw verwachting in de nabije toekomst nog noodzakelijk zijn en zo ja, of dat in de omvang van de getroffen reserves zal zijn.

Covid-19 in de jaarrekening 2020

Het college gaat op diverse plekken in de jaarstukken in op de impact van Corona op de jaarstukken 2020. In de paragraaf “Gevolgen Corona-crisis jaarrekening 2020” wordt op een uitvoerige en informatieve wijze ingegaan op de gevolgen van Corona op de jaarstukken 2020. De paragraaf geen inzicht in de Corona-aanpak en de financiële gevolgen daarvan. Graag verwijzen wij u naar deze paragraaf. Ter dekking van (toekomstige) uitgaven als gevolg van Covid-19 die niet expliciet door het Rijk vergoed worden, is de bestemmingsreserve Coronafonds gevormd. De beschikbare middelen (vanuit het Rijk) zijn aan deze reserve toegevoegd en de reserve is/wordt aangewend voor uitgaven waar geen compensatie tegenover staat (deze zijn afzonderlijk door het college geadministreerd) en is ter dekking van gederfde inkomsten ( begrote inkomsten minus realisatie). Wij adviseren u te laten blijven informeren over de uitnutting van het Coronafonds. 312020004.21.113 - 15

Het periodiek actualiseren van beheerplannen is van belang ter onderbouwing van te treffen onderhoudsvoorzieningen

Voor de dekking van kosten van groot onderhoud aan de gemeentelijke kapitaalgoederen, beschikt uw gemeente over diverse bestemmingsreserves. Uw gemeente heeft geen (egalisatie) voorzieningen gevormd voor groot onderhoud aan de kapitaalgoederen (zoals bijvoorbeeld gebouwen, wegen, kunstwerken, riolering et cetera). In 2015 heeft de commissie BBV zich over de vraag gebogen (vraag 2015.001) of het wenselijk is dat bestemmingsreserves gevormd worden ter dekking (egalisatie) van toekomstige onderhoudslasten, in het geval een actueel beheerplan ontbreekt. De commissie BBV is van mening dat, als actuele beheerplannen ontbreken, niet kan worden onderbouwd wat de benodigde omvang van een voorziening moet zijn. Daarmee ontbreekt dan het inzicht in de mate waarin de doelstelling van egalisatie van lasten over meerdere begrotingsjaren wordt gerealiseerd. In dat geval, zo stelt de commissie BBV, wordt niet voldaan aan de vereisten om een voorziening voor groot onderhoud te vormen. In de praktijk blijkt bij veel gemeenten en gemeenschappelijke regelingen als alternatief dan een bestemmingsreserve gevormd te worden, zodat er dekkingsmiddelen zijn voor het uitvoeren van groot onderhoud. Dit is bij uw gemeente nu dus ook het geval (geweest).

Bij een bestemmingsreserve groot onderhoud wordt vanuit de verslaggevingsregels geen nadere onderbouwing afgedwongen inzake de omvang en afloop van de bestemmingsreserve (in tegenstelling tot voorzieningen). Het is hierbij aan de raad om de kaders en voorwaarden voor de bestemmingsreserve goed te omschrijven. Een bestemmingsreserve groot onderhoud kan echter, zo stelt de commissie BBV, nooit de functie van het egaliseren van onderhoudslasten over meerdere begrotingsjaren overnemen. Dit kan hooguit een tijdelijke situatie zijn gedurende de periode dat het beheerplan wordt geactualiseerd. Vanuit het oogpunt van risicobeheersing en inzicht in de financiële positie is het overigens welke systematiek ook wordt gekozen door de raad - aan te raden altijd zorg te dragen voor actuele beheerplannen. Wij adviseren u om de aanwezige beheerplannen regelmatig te actualiseren en te laten voldoen aan de vereisten van het BBV. Op basis van deze beheerplannen dienen (op basis van artikel 44 lid 1c van het BBV ) de bestemmingsreserves die gevormd zijn, dan weer omgezet te worden in voorzieningen. Daarmee realiseert een gelijkmatige verdeling van lasten over de komende begrotingsjaren en worden jaarlijkse (mogelijke) schommelingen in het resultaat opgevangen.

Uniformeer uw beleid ten aanzien van de pensioenverplichtingen

Op de balans is, overeenkomstig het Bbv, een voorziening gevormd om de toekomstige pensioenverplichtingen van (voormalig) wethouders te kunnen dekken. In 2020 is een bedrag van € 272.000 aan de voorziening toegevoegd in verband met de gedaalde rekenrente tot 0,082% (wettelijk bepaald). De voorziening heeft ultimo 2020 een saldo van € 2.850.000. Voor de (voormalig) wethouders van de “oude” gemeente Edam-Volendam is in de voorliggende periode op basis van één uniform beleid de pensioenverplichting opgebouwd. Jaarlijks laat het college de zogenoemde actuariële berekening van de toekomstige

312020004.21.113 - 16

pensioenverplichting actualiseren en wordt, op basis van deze berekening, de reeds getroffen voorziening aangepast. In 2020 heeft als gevolg van een gedaalde rekenrente daarom een aanvullende storting plaatsgevonden. Voor de voormalige wethouders van de voormalige gemeente Zeevang zijn de pensioenrechten op een deels andere wijze en wisselend voorzien. Zo zijn er zogenaamde Appa-plannen bij Loyalis afgesloten, zijn er pensioenverplichtingen onder gebracht bij het ASR Appa Fonds, is sprake geweest van waardeoverdracht en afkoop en is voor enkele voormalig wethouders de verplichting in de pensioenvoorziening opgenomen. Bij onze controle is gebleken dat het niet geheel duidelijk was voor welke personen nu welke voorzieningen zijn getroffen en of de getroffen voorzieningen voldoende zijn. Daarnaast is ook gebleken dat voor een aantal personen of de nabestaanden daarvan, mogelijk een te hoog bedrag in de voorziening zit of nog een participatie wordt aangehouden, omdat de betreffende wethouder inmiddels is overleden. Ter dekking van pensioenverplichtingen voormalig wethouders gemeente Zeevang houdt uw gemeente nog participaties aan bij ASR in het AKF Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers. Deze participaties hebben per 31-12-2020 een waarde van € 166.000.

Omdat jaarlijks geen afstemming tussen de waarde van de participaties en het benodigd pensioenkapitaal plaatsvindt, bestaat enige onzekerheid of de waarde van de participaties voldoende dekking bevat. Wij adviseren u om te onderzoeken of de pensioenverplichtingen die uw gemeente heeft voor alle belanghebbenden Appa, juist en volledig gewaardeerd zijn. Een jaarlijkse afstemming op basis van een geactualiseerde actuariële berekening kan u daarin ondersteunen. Daarnaast adviseren wij u om na te gaan of het zinvol is om één uniform beleid te voeren ten aanzien van de pensioenverplichtingen. Het onderzoeken of u de hiervoor genoemde participaties in het AKF Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers kunt verzilveren en de uitkering vervolgens kunt storten in de pensioenvoorziening, dient naar onze mening daarbij ook overwogen te worden.

Europese aanbestedingen: rechtmatigheidsfouten van in totaal € 668.000

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2020 is nageleefd. Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 5 dossiers de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Wij merken op dat de bevindingen grotendeels zijn geconstateerd door uw gemeente en voorkomen uit financiële beheershandelingen van voor 2020. De onrechtmatigheidsfout komt uit op een bedrag van € 668.000. Gelet op de omvang van dit bedrag heeft deze rechtmatigheidsfout geen effect op de strekking van de controleverklaring. De fouten hebben betrekking op contracten welke Europees aanbesteed hadden moeten worden, die (in voorgaande jaren) zijn aangegaan of uitgaven waar geen contract aan ten grondslag ligt, maar waar uw gemeente al geruime tijd leveringen en diensten afneemt van derden. De rechtmatigheid van aanbestedingen is nog niet voldoende preventief geborgd. Wel zien wij dat er belangrijke stappen gezet 312020004.21.113 - 17

worden, hetgeen ook resulteert in lagere fouten dan in voorgaande jaren het geval was. Het college dient in de huidige werkwijze achteraf (nog) vast te stellen of de inkopen rechtmatig zijn aanbesteed. Wij benadrukken de urgentie om het proces van Europese aanbesteding van diensten en leveringen strikter te borgen. Het gaat hierbij vooral om het in kaart brengen en tijdig uitzetten van acties op oudere - vaak stilzwijgend doorlopende - contracten met leveranciers en het nauwkeurig en reëel ramen van de verwachte contractprijs voordat het aanbestedingsproces wordt opgestart. Wat u hierin ook kan helpen, is dat u een gemeentebreed contractenregister invoert en daar daadwerkelijk ook mee gaat werken. Met een contractenregister houdt u zich op de lopende contracten en wanneer een contract weer moet worden aanbesteed. Wanneer preventie maatregelen zijn getroffen en ook werken, heeft u meer zekerheid op goede uitkomsten dan wanneer u moet blijven steunen op controles achteraf.

Gedurende het jaar stelt de gemeenraad meerdere begrotingswijzigingen vast. Deze begrotingswijzigingen worden vervolgens Begroting na wijziging: verwerkt in de financiële administratie en uiteindelijk de jaarstukken. Om de juistheid en volledigheid van de begrotingswijzigingen huidige wijze van vast te stellen, vragen wij uw gemeente elk jaar om een zogenaamde nulproef van de begroting. Dit betekent dat wij een overzicht vastlegging biedt willen ontvangen met alle mutaties op de primaire begroting die uiteindelijk leiden tot de begroting na wijziging. onvoldoende inzicht in juistheid begrotingsmutaties Op basis van de ontvangen nulproef constateren wij dat de medewerkers op de financiële afdelingen veel moeite hebben met het zichtbaar kunnen aansluiten van de verwerkte begrotingswijzigingen conform de nulproef met de onderliggende raadsbesluiten. gedurende het boekjaar Daarnaast constateren wij dat er geen zichtbare interne controle plaatsvindt op de juistheid van verwerkte begrotingswijzigingen.

Bij het aansluiten van de primaire begroting naar de definitieve begroting zijn binnen programma’s verschuivingen geconstateerd tussen baten en lasten en tevens een verschuiving tussen twee programma’s van in totaal € 15.000. Ook hebben wij begrepen dat er verschillen zijn ontstaan tussen de begrotingscijfers binnen de systemen Civision en Lias. Hoewel de verschuivingen in dit geval niet materieel zijn, wijst dit wel op een leemte in het proces en is sprake van een risico dat zich verschillen kunnen voordoen die wél materieel zijn. Wij adviseren daarom om de aansluitingen tussen verschillende systemen en de aansluiting van primair naar een tussentijdse stand, per begrotingswijziging zichtbaar vast te leggen, voordat deze worden aangeboden aan de Raad. Hiermee worden verschillen vóóraf geïdentificeerd en opgelost en wordt gewaarborgd dat de Raad alle mutaties autoriseert. Mocht de Raad bepaalde mutaties niet autoriseren, dient de aansluiting opnieuw vastgesteld te worden. Wij adviseren u daartoe om bij elk raadsvoorstel waarin een begrotingswijziging (financieel) is opgenomen een financiële bijlage toe te voegen met daarbij de financiële consequentie van het voorstel op de gehele begroting per programma. Vervolgens adviseren wij u om in het proces een vierogen- principe te creëren.

Tot slot geven wij u in overweging om tevens in het interne controleplan een interne controle op de juistheid van begrotingswijzigingen op te laten nemen.

312020004.21.113 - 18

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.

Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen – waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren – in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde.

Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeente € 90,5 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover € 89,1 miljoen aan werkelijke lasten in 2020. Dit is in totaal een onderschrijding van € 1,4 miljoen (1,5%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 86,8 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 85,7 miljoen aan werkelijke baten in 2020. In totaal gaat het om een onderrealisatie van baten van € 1,1 miljoen (1,3%). Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 3.4 miljoen nadelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij sprake is van een overschrijding van programma 1. Bestuur, 2. Publiek, Veiligheid en Juridische zaken en 6. Financiën en Algemene dekkingsmiddelen. Van de totale overschrijding ad € 656.000 werkt in totaal € 15.000 als fout mee in ons rechtmatigheidsoordeel.

312020004.21.113 - 19

Naast overschrijdingen van lasten per programma, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotings-rechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening en in het onderdeel “Analyse begrotingsrechtmatigheid”, waarin een analyse van de (begrotings)afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2020 is opgenomen. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze heeft zich in 2020 voor een totaalbedrag van € 22.000 voorgedaan. Deze afwijking weegt eveneens mee in ons rechtmatigheidsoordeel.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2020 van € 201.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in het Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2020 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2020 stelden wij wel vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren. In 2020 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2021 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2020 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de 312020004.21.113 - 20

verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2020 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Hierna treft u deze tabel aan. Nr.

Specifieke uitkering of overig

FIN B1

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek Regeling specifieke uitkering Reductie Energiegebruik Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB) Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeentedeel 2020 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) gemeentedeel 2020 Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

N.v.t.

Financiële omvang in euro's N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

BZK C1 OCW D8 SZW G2 SZW G3

SZW G4

SZW G4

SZW G4 SZW G4

Fout of onzekerheid

Toelichting fout/onzekerheid N.v.t.

312020004.21.113 - 21

SZW G4

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

VWS H4

Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozoaanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020) Regeling specifieke uitkering stimulering sport

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

VWS H8

Regeling Sportakkoord

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

SZW G4

SZW G4

Strekking controleverklaring rechtmatigheid: goedkeurend Strekking controleverklaring getrouwheid: goedkeurend

M&O-beleid (misbruik en oneigenlijk gebruik) inzake TOZO: geen formeel vastgesteld M&O- beleid

Sinds 1 maart 2020 is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) in werking getreden. Gemeenten hebben als taak deze regeling en het toezicht en handhaving op rechtmatig gebruik van de regeling uit te voeren. Op basis van onze controle hebben wij vastgesteld dat de uitkeringen voor Tozo levensonderhoud en de Tozo kapitaalverstrekkingen, in materiële zin, juist en rechtmatig zijn verstrekt. Net als bij andere uitkeringen is het van belang dat alleen mensen die daar recht op hebben Tozo ontvangen en dat misbruik en oneigenlijk gebruik wordt tegengegaan. Vanwege het urgente karakter van de regeling mocht u bij de aanvraag in eerste instantie uitgaan van de betrouwbaarheid van de informatieverstrekking, middels een ingevuld en ondertekend aanvraagformulier, door de aanvrager. Doordat er snel gehandeld diende te worden, vindt de interne controle op de rechtmatigheid voornamelijk achteraf plaats. Ook wordt achteraf vastgesteld of geen sprake is (geweest) van misbruik en oneigenlijk gebruik. De rechtmatigheidscontroles achteraf betreffen bijvoorbeeld dossiercontroles door middel van steekproeven, het afwikkelen van zogenaamde “IB-signalen” via de signaleringslijsten die u van het inlichtingenbureau ontvangt en het raadplegen van Suwinet..

Voor wat betreft het vaststellen of wel of geen sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik, is het van belang dat u specifiek beleid opstelt, op basis waarvan u naar de ontvangers van uitkeringen levensonderhoud en kapitaalverstrekkingen actief het nakomen van de inlichtingenplicht bevordert. Dit beleid is in uw gemeente aanwezig en wordt ook uitgevoerd, echter dit is (nog) niet formeel vastgesteld. Wij adviseren u om een dergelijk beleid (alsnog) vast te stellen. 312020004.21.113 - 22

Interne beheersing

312020004.21.113 - 23

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Naar aanleiding van de interim-controle een managementletter hebben uitgebracht. Voor een nadere duiding van onze opmerkingen en aanbevelingen uit de managementletter 2020 verwijzen wij daarnaar. Hieronder hebben wij de controle 2020 managementsamenvatting uit de managementletter opgenomen.

312020004.21.113 - 24

Rechtmatigheidsverantwoording 2021

Rechtmatigheidsverantwoording 2021 In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2021 het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Met deze verantwoording verklaart het college dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, rechtmatige tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder uw verordeningen. Deze verantwoording gaat onderdeel uitmaken van de jaarrekening van de gemeente en als zodanig object van onderzoek worden voor de accountant in zijn opdracht om een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening af te geven. De raad dient de materialiteits- en rapporteringsgrens te bepalen, mogelijk wel binnen een bepaalde wettelijke bandbreedte. De aanstaande wetswijziging (deze is nog steeds niet definitief vastgesteld door het ministerie) veroorzaakt dat de bewijslast om aan te tonen dat de gemeente primair in control is op gebied van financiële rechtmatigheid en getrouwheid wordt verlegd van de accountant naar het college. De intentie is dat de accountant hierbij als “vierde lijn” gaat functioneren. In dit verband is het van belang dat het zelfcontrolerend vermogen in de 1e, 2e en 3e lijn binnen uw mogelijkheden en ambities optimaal is ingeregeld en ook werkt.

In onze managementletter hebben wij daarom ook veel aandacht voor uw intern beheers instrumentarium gehad en met uw college meegedacht over de mogelijk verbeteringen die daarin aangebracht konden worden. Wij merken in de gesprekken die wij hierover voeren met uw college en uw betrokken medewerkers en de documenten die hieraan ten grondslag liggen, dat hier voldoende aandacht voor is binnen de organisatie. Een belangrijk document waarmee het college stuurt op de kwaliteitsverbetering van uw bedrijfsvoering is het intern controleplan. Dit plan wordt jaarlijks door het college geactualiseerd. Dit plan beweegt mee in uw ambities ten aanzien van de interne beheersing en is daarmee een dynamisch product. Naast het uitvoeren van de “reguliere” werkzaamheden worden ook speerpunten in het intern controleplan benoemd. Binnen uw gemeente is uw adviseur planning en control verantwoordelijk voor het uitvoeren van de verbijzonderde interne controle (VIC). Primair is de VIC gericht op de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving en de rechtmatigheid van de beheershandelingen (uitkomsten). Echter de VIC kan (en doet dat ook) een bijdrage leveren aan verbetering van de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen. Waar mogelijkheden tot verbetering zich voordoen worden deze ook door de VIC aangedragen.

Aandachtspunten die wij het college in onze managementletter hebben meegegeven zijn:  Beleg de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording breed in uw gemeentelijke organisatie.  Actualiseer jaarlijks alle (materiële) processen, doe dat tijdig en voer per proces een zichtbare lijncontrole uit.  Borg dat uw interne controle(-plan) “allesomvattend” is.  Voer interne controles tijdig en gedurende het jaar uit. Wij verwijzen u verder graag naar onze managementletter van 27 oktober 2020.

312020004.21.113 - 25

Geen integraal M&O-beleid In de kadernota rechtmatigheid (commissie BBV) doet de commissie BBV de aanbeveling om een overkoepelend beleidsstuk M&O op te stellen. Deze bevat naast de filosofie, algemene uitgangspunten en risicoanalyse ook maatregelen ter voorkoming en aanwezig

afdoening. Wanneer de accountant vaststelt dat het M&O-beleid (op onderdelen) niet actueel is en/of vaststelt dat de er geen M&O-beleid bestaat of het M&O-beleid feitelijk niet wordt nageleefd, rapporteert de accountant dat in het verslag van bevindingen. Dit weegt niet mee naar het oordeel van de accountant over de financiële rechtmatigheid. Binnen Edam-Volendam is een dergelijk beleid niet aanwezig. Derhalve rapporteren wij hierover in dit accountantsverslag.

312020004.21.113 - 26

Overige aangelegenheden

312020004.21.113 - 27

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van EU-aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het financieel management en de directie van de gemeente Edam-Volendam, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. 312020004.21.113 - 28

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude. Tot slot merken wij op dat het college nog niet beschikt over een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse.

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Edam-Volendam in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:  Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.  Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants.  Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.  Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.  De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

 Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen. 312020004.21.113 - 29