Toelichting financiële situatie 2023-2026

Toelichting MSN financiële situatie 2023 - 2026 Het jaar 2023 kende een aantal successen: De toekenning en start van het Interreg VI project Buitenrijden in Grenspark MSN, de Transparcnet Meeting en de afronding van de projecten Regie Natuurbrand en Transitie Nationaal Park de Meinweg. Helaas zijn er ook een aantal tegenslagen, zowel inhoudelijk als financieel. Helaas was het door terugtrekking van beoogde partners noodzakelijk het ingediende Interreg VI project Natuurbrandmanagement, waarin we veel energie geïnvesteerd hadden. (In 2024 wordt een nieuwe aanvraag voorbereid onder Lead-partnerschap van de VRLN.) De individuele tegenslagen (1-6) worden hieronder los van elkaar beschreven en toegelicht. Gelukkig zijn er ook twee kleine meevallers (7,8) en is de vernieuwing van de website uitgesteld (9). Het financieel overzicht van 2023 laat vervolgens het negatief resultaat zien. Het secretariaat heeft verschillende acties opgepakt om de huidige situatie het hoofd te bieden, met bijbehorende voorstellen. - Besparen op kosten - Projectinkomsten vergroten - Dekking door Limburg/NRW/deelnemers (gemeenten en NPSN) Vervolgens wordt de prognose voor het jaar 2024 toegelicht en de begroting voor 2025 voorgesteld.

Tegenvallers in 2023 1. Stijgende kosten door inflatie De afgelopen jaren hebben een hoge inflatie gekend. Deze inflatie was nog niet bekend bij het opstellen van de begroting 2023. Bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2023-26 is weliswaar een marge voor langzaam stijgende overheadkosten opgenomen, nu blijkt dat deze kosten in 2023 al meer zijn dan begroot. Het gaat met name om personeelskosten, huur en bedrijfsvoering (de accountantskosten worden apart toegelicht onder punt 2). Feiten:  Tot 2021 zijn de licht stijgende overheadkosten binnen de marge gebleven of gecompenseerd door extra projectinkomsten of besparingen  In 2021 is besloten tot een verhoging van de jaarlijkse overheadkosten om de prijsstijgingen in het verleden te compenseren  In 2021 kon de huidige inflatiegolf niet worden voorzien  De meerjarenbegroting 2023-2026 is vastgesteld tijdens het AB in juni 2021 en kent jaarlijkse overheadkosten van € 240.000

1

2. Stijgende kosten accountant De regels voor de accountantscontrole zijn strenger geworden. Dit vraagt meer inspanning van de accountant bij de controle. Provincie Limburg verlangde voor de afrekening van subsidieperiode 2019-22 een extra accountantsverklaring. Daarnaast zijn de tarieven meegegroeid met de inflatie. (N.B. ook voor het project Regie Natuurbrand verlangde Provincie Limburg een accountantsverklaring. Deze is meegerekend in de projectkosten en dus niet met accountantskosten.) Feiten:  Totale accountantskosten 2023: € 25.880

3. Nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen (wet GR): eenmalige kosten door herziening van statuten Door een herziening van de Wet GR is Grenspark MSN gedwongen haar statuten te herzien. Hiervoor wordt een juridisch bureau in de arm genomen dat alle GR’s in provincie Limburg ondersteund in de aanpassingen aan de wet GR Feiten:  De kosten van deze noodzakelijke ondersteuning bedragen (inclusief kantoorkosten en BTW) €12.705  Omdat vertalingen naar Duits niet in het standaardpakket zitten komt hier nog eens € 4.029 bij (3170 + kantoorkosten + BTW = € 4.029,49)  Totaal €16.734

4. Fout in toerekening van projectinkomsten Regie Natuurbrand (provincie Limburg) Door een administratieve fout zijn er voor € 30.000 te veel inkomsten van dit project geboekt in 2021. Feiten:  Looptijd project 2020-2023  Totaal inkomsten MSN € 80.000  Projectresultaat in werkelijkheid in 2023: € 5.179  Projectresultaat in jaarrekening in 2023: € -24.821

5. Project Natuurbrandmanagement wordt niet toegekend In de begroting 2023 wordt op inkomsten uit dit project gerekend. Nadat de subsidieaanvraag in mei 2023 is ingediend trekken 2 partners zich terug waardoor ook de aanvraag moet worden teruggetrokken. De projectvoorbereiding heeft zowel voor als na deze terugtrekking extra inspanningen gevergd. Slechts een klein deel van deze inspanningen (jan-apr) wordt gedekt uit het project Regie Natuurbrand Feiten:  Verwachte inkomsten 2023: 20.000  Gerealiseerde kosten 2023: -2.040 2

 

(Gerealiseerde kosten 2024: -1800) (Mogelijke inkomsten 2024 7.500 bij toekenning in oktober 2024. Bij toekenning kan direct een aandeel in de voorbereidingskosten geclaimd worden)

6. Minder inkomsten Buitenrijden in MSN De verwachting voor dit project was 30.000 in 2023. Dit is uitgekomen op 26.315 in 2023. 7. Extra projectinkomsten Transparcnet (meevaller) In 2023 heeft grenspark MSN de jaarlijkse bijeenkomst van Transboundary Parks georganiseerd. Het financieel resultaat was 2.350). 8. Extra projectinkomsten project Transitie Nationaal Park de Meinweg (meevaller) In het project Transitie Nationaal park de Meinweg ontstond de mogelijkheid extra taken uit te voeren. Hierdoor zijn in totaal netto 17.820 inkomsten gegenereerd (7.820 meer dan begroot.) 9. Uitstel website leidt tot besparing in 2023 en 2024 Door de vernieuwing van de website uit te stellen naar 2025 is 11.290 bespaard op de begrootte kosten voor 2023.

Resultaat 2023 Onderstaande tabel 1 laat het resultaat 2023 zien.

3

Maatregelen Mogelijke besparingen 1. Besparing op personeelskosten Er is geen perspectief op besparing. MSN volgt personeelsbeleid gemeente Roermond en CAO-ambtenaren. In januari 2024 zijn loonkosten nog eens 5% gestegen. Beide medewerkers hebben een contract voor onbepaalde tijd. Mogelijk zijn er mogelijkheden of efficiënter te werken, deze worden hieronder besproken bij projectinkomsten.

2. Besparing op Accountants Er zijn 4 aspecten die de Accountantskosten zouden kunnen verlagen: a. Een ander kantoor met lagere tarieven om de jaarrekening op te stellen b. Salarisadministratie bij een ander kantoor c. Jaarrekening en accountantsverklaring niet langer in NL en D, maar enkel in NL met een korte interne D vertaling d. Kiezen voor een minder zware accountantsverklaring Bovenstaande mogelijkheden zijn onderzocht door: a. huidige accountant om een gunstiger voorstel te vragen b. Offerte aanvraag bij 2 andere accountants Voorstel: Jaarrekening en accountantsverklaring enkel in NL met interne D toelichting Kiezen voor een eenvoudige accountantsverklaring Kiezen voor nieuwe boekhouding/accountant

3. Besparing op financieel administratieve ondersteuning Vanaf 2023 is gebruik gemaakt van een detacheringsbureau Lean HR. MSN koopt ondersteuning in per gewerkt uur op basis van een kortlopend minimaal contract voor 8 uur per week. Er is na afloop van contract geen verplichting. Ziekte-uren en andere risico’s zijn voor rekening van Lean HR. (Via deze constructie wordt ook ondersteuning beschikbaar gesteld aan Ons WCL tegen daadwerkelijke kosten.) De uurkosten in deze constructie zijn relatief hoog maar er zijn geen langdurige verplichtingen, geen bijkomende kosten en geen risico’s. Schommelingen in noodzakelijke ondersteuning kunnen opgevangen worden. Deze constructie heeft een houdbaarheid tot eind 2025. NB. Financieel administratieve ondersteuning voor de Interreg VI projecten kan in deze projecten verrekend worden.

4

Alternatieven zijn - Doorgaan in huidige constructie - Uren beperken door verhogen efficiëntie met ondersteunende software zoals boekhoudprogramma - Ondersteuning in dienst nemen. Lagere kosten, grotere verplichtingen en risico Deze alternatieven zijn nog niet onderzocht. Voorstel: Voorlopig (2024 en 2025) huidige constructie voortzetten Onderzoek naar mogelijke vergroting efficiëntie met ondersteunende software

4. Besparing op huur kantoor MSN huurt kantoorruimte in Office Hotel Nero. Naast MSN zit Ons WCL waarmee veel praktisch wordt samengewerkt. Besparingen wegen niet op tegen verhuiskosten en verlies praktische samenwerking.

5. ICT en Website MSN maakt gebruik van RORO IT, een klein bedrijf gericht op kleinere ondernemers en organisaties. RORO is 2 jaar geleden uitgekozen na een vergelijking met enkele andere aanbieders. Service is goed, flexibel en betrouwbaar. Geen perspectief op besparingen De website is zwaar gedateerd. In 2024 moesten noodmaatregelen uitgevoerd worden om deze in de lucht te kunnen houden. Vernieuwingsplannen zijn als enkele jaren uitgesteld ivm tijdgebrek of geldgebrek. Vernieuwing kan niet veel langer meer uitgesteld worden. De enige manier om bij deze vernieuwing kosten te besparen is de inhoud van de website aanzienlijk te beperken Voorstel: MSN blijft bij RORO voor ondersteuning IT Voorstel voor vernieuwing website op AB juni 2025

Perspectief 2024 en 2025 Met inachtneming van bovenstaande besparingsmogelijkheden is de prognose voor de komende jaren als hieronder beschreven.

Prognose 2024 In 2024 is met een zekere projectinkomsten te rekenen van € 45.000. De verwachting is dat hier nog 5.000 bij komt van het Interreg VI project Natuurbrandmanagement (NBM) (Bij toekenning in oktober kan direct 7.500 afgeroepen worden, minus onkosten van 1.800 is 5.700. Voor het project kennisontwikkeling Natuurbrand (KNB, financiering LNV en MLV) ligt 800.000 aan financiering gereed maar is er nog geen overeenkomst met beoogde partners.

5

Verwacht worden hier inkomsten van 9.000. Projectinkomsten zijn daardoor 60.000 (conform doelstelling). Zonder de incidentele uitgaven van 2023, met de hierboven uitgevoerde besparingen maar wel met de doorgaande prijsstijgingen door inflatie is de verwachting dat de overheaduitgaven in 2024 op 252.000 uitkomen (in plaats van de begrootte 240.000).

Begroting 2025 Voor 2025 zijn inkomsten van 30.000 zeker. Een realistische inschatting van inkomsten uit NBM en KNB is respectievelijk 18.000 en 16.000 (NBM moet nog toegekend worden, voor KNB moet overeenstemming met partners bereikt worden). Totale inkomsten van 64.000 Ook in 2025 zullen de overheadkosten naar verwachting opnieuw stijgen, zodat deze uitkomen op 264.000.

Begroting 2026 Het is de verwachting dat ook in 2026 de overheadkosten stijgen en uitkomen op 276.000. Hiermee wordt de prognose 2024 en begroting 2025, 2026 zoals weergegeven in tabel 2.

6

Inkomsten De inkomsten van MSN zijn van oudsher verdeeld in 4 gelijke delen: 25% Provincie Limburg 25% Land NRW 25% deelnemers (gemeenten en NPSN) 25% projectinkomsten De bijdragen van NRW en Limburg worden per periode van 4 jaar aangevraagd en toegekend. De huidige periode loopt van 2023 tot en met 2026. Eind 2025 moet opnieuw aangevraagd worden voor 2027 t/m 2030. De 25% bijdrage van deelnemers wordt evenlijk verdeeld over D en NL deelnemers. NPSN betaald 12,5% en 12,5% wordt verdeeld over de NL gemeenten, naar rato van inwonertal en oppervlakte. Zie bijlage 2 voor verdeelsleutel.

Projectinkomsten De projectinkomsten zijn variabel. Het kan meezitten en het kan tegenzitten. Als lead-partner draagt MSN ook vaak het risico op uitlopende kosten. Het aandeel inkomsten uit projecten kan moeilijk structureel vergroot worden omdat er met name in de projectacquisitie veel onbetaalde uren gaan zitten. Daarnaast zijn er veel uren nodig voor de vaste taken van MSN. Mogelijk kan tijd te bespaard worden op vaste onderdelen zoals voorbereiden AB/DB vergaderingen, plannen van vergaderingen, notulen, Jaarverslag en vertalingen. Dit werkt mogelijk zelfs kwaliteitsverhogend. Bespaarde tijd kan dan effectief worden ingezet voor acquisitie en projectuitvoering. Met de huidige bezetting is het uitdagend maar realistisch om te rekenen op inkomsten van 60.000. Om tegenvallers op te kunnen vangen wordt een reserve nagestreefd van 50.000. Voorstel: Verkennen van (betaalde) software om effectiever te werken: - Betaalde vertaalprogramma’s - Betaalde planningshulp-websites - Gremien Infosystem NPSN - Boekhoudprogramma’s Verkennen van compacter jaarverslag met pilot 2024 in D en NL Doelstelling projectinkomsten blijft 60.000 per jaar

Inflatiecorrectie Gezien de stijgende kosten ontkomen we er niet aan de partners te verzoeken een extra bijdrage te doen voor de jaren 2024, 25 en 26. In aanmerking genomen dat er voor 2023 geen correctie mogelijk is, is er voor de daaropvolgende jaren steeds correctie nodig ter hoogte van 12.000 in 2024, 24.000 in 2025 en 36.000 in 2026.

7

Eenmalige aanvulling tekort Een ander onderdeel van het tekort van 2023 wordt niet veroorzaakt door inflatie maar door een samenloop van eenmalige tegenvallers. Het is noodzakelijk het eenmalige tekort van bedrag aanpassen. 60.000 aan te vullen (volgens vaste verdeelsleutel). De genoemde extra bijdragen zijn weergegeven in Tabel 3. Een overzicht van beoogde extra bijdragen verdeeld over de partners is opgenomen in bijlage 2.

8