Toelichting Bijlage 13 Communicatieplan.

25 februari 2021

Communicatieplan Energiepark Groensebos Samenvatting gevoerde communicatie In de voorafgaande fase van dit project zijn in Pijler 3 Maatschappelijk Draagvlak verschillende communicatiemiddelen aangekaart. Ook staan hier de doelgroepen genoemd welke reeds al gebaseerd zijn op de stakeholdersanalyse welke aangehouden worden in de verdere strategische communicatie planning. Dit plan zal per uitgezette actie een statusupdate geven en eventueel aanvullende acties uitzetten. Hierbij komen de volgende onderwerpen aan bod: 1. Communicatie kanalen & status 2. Visualisatie 3. Samenvatting voortzetting 4. Planning 5. Voortzetting 6. Conclusie draagvlak

1. Communicatie kanalen & status

In het vorige plan zijn er verschillende communicatiekanalen geïntroduceerd: a. Website (contactformulier) b. E-mail c. Digitale nieuwsbrief d. Brieven huis aan huis e. Persberichten of Lokale Media f. Openbare informatie- en inloopbijeenkomsten g. Persoonlijke gesprekken

a. Projectwebsite inclusief contactformulier De projectwebsite https://zonnepark-groensebos.nl/ is sinds zaterdag 9 januari 2020 in de lucht voor het faciliteren van de inschrijvingen voor de digitale informatieavonden en eventueel inschrijven voor de nieuwsbrief. Ook het contact formulier is te gebruiken waarmee direct het communicatieteam wordt ingelicht. Inhoudelijk heeft de website op 20 januari aan het eind van de digitale infoavond een update gekregen. Toen is de eerste inhoudelijke informatie over het project geplaatst en is begonnen om de FAQ pagina vorm te geven met vragen waarvan verwacht word dat deze vaak gesteld zullen gaan worden.

1

b. E-mail Via email is het team te bereiken op info@energiepark-groensebos.nl en zal gebruikt worden als laagdrempelige instap voor gemakkelijke communicatie. Een vertrouwde manier van communiceren die voor zowel het versturen van informatie als het ontvangen van vragen zal dienen. Alle in- en uitgestuurde mails worden gedocumenteerd in een communicatiedossier. Er zal naar gestreefd worden om binnen twee dagen te reageren op mails, afhankelijk van de desbetreffende inhoud en beschikbaarheid van informatie van het projectteam.

c. Digitale nieuwsbrief Op de website zal het email systeem Mailchimp geïmplementeerd worden voor het veilig verzamelen van bezoekersgegevens volgens de AVG-wetgeving. Via de pagina nieuwsbrief kunnen bezoekers het email adres achterlaten. Het achterlaten van een email adres, voornaam en achternaam is hier verplicht. Telefoonnummer en adres zijn opties, deze informatie is wel van belang wanneer verder contact met geïnteresseerden gelegd moet worden betreffende de participatiemogelijkheden. Aangemelde personen kunnen zichzelf op elk moment uitschrijven via de website of de mails die zij ontvangen. Via dit email systeem zal men periodiek (afhankelijk van in instroom en kwaliteit van de vragen) op de hoogte gehouden worden van ontwikkelingen betreffende het project en zal een selectie van de vragen die door andere omwonenden zijn gesteld getoond worden met de antwoorden daarop. Denk hierbij aan feitelijke informatie over zonneparken, vragen over natuur of ecologie, inpassings- en participatiemogelijkheden. Zo laten de initiatiefnemers zien actief te zijn in het beantwoorden van publieke vragen en transparant te handelen in het beantwoorden daarvan. Het monitoren van dit systeem en het uitwerken van de segmentatie en eventuele automatisering zal door het communicatieteam uitgevoerd worden. Op 19 januari 2021 kent het systeem een totaal van 13 contacten.

De contacten in het aanmeldsysteem voor de digitale informatieavond zal hiermee nog gesynchroniseerd moeten worden. Op 19 januari 2021 is er ook naar deze contacten een mail uitgestuurd met een reminder voor de informatieavond op 20 januari 2021.

d. Brieven huis aan huis Door middel van geadresseerde brieven zullen de omwonenden worden benaderd met een introductie van het project, en uitnodiging voor het deelnemen aan de informatieavond. Voor het uitsturen van deze brieven is uitgegaan van de verspreiding zoals deze te zien is op de foto binnen de groene radius (bijlage 1). Dit is een radius van 1000 meter rondom de projectranden en 1500 meter rondom het projectcentrum. Binnen deze straal vallen 57 adressen welke allemaal aangeschreven zijn per brief met datum 16 januari 2021.

2

Mocht er op een later moment een presentatie van het definitieve ontwerp plaatsvinden, dan zullen deze mensen opnieuw een brief ontvangen met de uitnodiging. Waar nodig zullen ook persoonlijke brieven verstuurd worden voor personen welke aangeven niet online actief te zijn. De telefoongesprekken met de direct omwonenden zullen dit snel uitwijzen.

e. Persberichten of Lokale Media Persberichten betreffende de ontwikkelingen van Energiepark Groensebos worden via lokale media bekend gemaakt. Hiervoor diende het lokale huis-aan-huis blad ’t Waekblaad. Wegens de corona periode hebben ze aangegeven geen edities in januari uit te brengen. Daarom is er op de korte termijn voor de eerste advertenties geschakeld met Dagblad de Limburger. Alle aankondigingen voor openbare infoavonden zullen ook via deze weg bekend gemaakt worden. Op 9 januari en op 16 januari hebben er advertenties in deze krant gestaan als aankondiging voor de digitale informatieavond en voor het verzamelen van email adressen van geïnteresseerden.

f. Openbare informatie- en inloopbijeenkomsten Alle plannen zullen aan de buurt kenbaar gemaakt worden via digitale informatieavonden, waar mogelijk persoonlijk wanneer de corona maatregelen dit toestaan. Tijdens deze avonden zijn er aanwezigen van; - Coöperatie Groensebos - Energie Coöperatie Echt-Susteren “Echt Duurzaam” - NaGa Solar - Pouderoyen Tonnaer - Gemeente Echt-Susteren De eerste inloopavond heeft plaatsgevonden op 20 januari 2021. Tijdens deze avond zijn er een totaal van 43 aanmeldingen geweest, waarvan 38 mensen hebben deelgenomen. Verschillende belanghebbenden hebben een tiental vragen gesteld over onderwerpen als participatie, locatie, ontwerp en gemeentelijke procedures.

g. Persoonlijke gesprekken Bij aanvang van het project is er samen met de coöperaties en het communicatieteam van NaGa Solar in kaart gebracht welke eigenaren percelen hebben aangrenzend aan dit project, alsmede welke bewoners zich in de nabijheid van de projectlocatie bevinden. Met deze personen is voor de eerste infoavond een contactpoging gedaan om ieder op de hoogte te stellen van de datum van het bewonersoverleg en vooraf in kaart te brengen welke vragen de omwonenden hebben.

3

Tijdens de persoonlijke gesprekken zullen ook de personen welke aangegeven hebben niet in het bezit te zijn van een email adres, per brief worden aangeschreven met eventuele andere contactgegevens mocht men toch betrokken willen worden bij het project buiten de beschikbare digitale bewonersavonden.

2. Visualisatie

Ter visualisatie zijn er plattegronden klaargemaakt van het energiepark welke via de beschikbare onlinekanalen hun weg vinden naar de omgeving. Verder zijn er eerste ontwerpen gemaakte welke klaarstaan als eerste indruk van het educatiecentrum.

3. Samenvatting voortzetting -

Week 4, 5 & 6 Januari - Februari Februari Kwartaal 1 en 2 Kwartaal 2 Doorlopend

Verwerken vragen Vormen gebiedsraad Uitnodigingen en presentatie definitief ontwerp Afstemming met gebiedsraad Participatie brochure Updates via website en nieuwsbrief

4. Planning a. Persoonlijk en online verwerken van vragen tijdens webinar 20 januari Week 4, 5 & 6 Alle vragen welke ingestuurd zijn tijdens de webinar op 20 januari, zowel in de chat als in het vragen tabblad zullen opnieuw verwerkt worden. Het overgrote gedeelte van de vragen welke gesteld zijn, zijn tijdens de webinar reeds behandeld. Om zeker te stellen dat alle vragen ook naar verwachting zijn behandeld, zal elke persoon die vragen heeft gesteld tijdens deze webinar een mail ontvangen met de door hem/haar gestelde vragen en daarop een uitgeschreven antwoord. Wanneer hieruit blijkt dat specifieke onderwerpen niet geheel naar verwachting of duidelijk zijn beantwoord zal dit via mail of telefonisch alsnog nader verklaard worden. Met de onderwerpen welke tijdens deze webinar zijn aangekaart zal een update uitgevoerd worden van de FAQ (veelgestelde vragen) pagina op de project website. Zo is hier te allen tijde

4

een overzicht te vinden van verschillende onderwerpen voor nieuw instromende belanghebbenden.

b. Vormen gebiedsraad Januari – Februari 2021 Waar in de voorgaande acties met name de focus lag op het bekend maken van het initiatief en verzamelen van feedback van verschillende omwonenden en stakeholders, ligt in de komende periode – naast het voortzetten van deze taken- de focus op het vormen van de vier gebiedsraden welke de stemmen vanuit de buurt moeten representeren. Voor deze gebiedsraden zijn reeds een aantal personen persoonlijk benaderd, echter dienen alle geïnteresseerden een gelijke kans te krijgen voor het deelnemen aan deze gebiedsraad binnen een onderwerp waarin zij hun stem willen laten horen. Hiervoor zal door middel van de nieuwsbrief een oproep gedaan worden aan alle personen welke zich ingeschreven hebben voor de nieuwsbrief of reeds deel hebben genomen aan de webinar, zich te melden wanneer men interesse heeft in het deelnemen aan de gebiedsraad. Een onderbouwend schrijven in deze nieuwsbrief zal in week 4 worden uitgestuurd, waarin het doel en de toepassing van deze gebiedsraad verder bekend gemaakt zal worden. Via email kan men de wens tot deelname hiervoor bekend maken. Afhankelijk van het aantal aanmeldingen zal door de coöperaties een representatieve raad gevormd worden. Meer over de inzet van de gebiedsraad is te lezen in het participatieplan.

c. Uitnodiging via mail; presentatie definitief ontwerp Februari 2021 Alle personen welke reeds ingeschreven staan voor onze nieuwsbrief, eerder met ons in contact zijn geweest of de voorgaande webinar bezocht hebben zullen per mail op de hoogte gesteld worden van de exacte datum en tijd van deze presentatie. Ook op de website zal een nieuw formulier geplaatst worden waarmee men zich in kan schrijven voor de webinar op een nog te bepalen datum.

d. Uitnodiging via geadresseerde brief; presentatie definitief ontwerp Februari 2021 Om iedereen op de hoogte te stellen zal er ditmaal ook opnieuw gebruik gemaakt worden ven een geadresseerde brief welke wordt uitgestuurd binnen hetzelfde gebied als de brief welke verstuurd is als aankondiging van het eerste webinar. Dit betreft een totaal van 57 adressen binnen een straal van 1 km rondom de projectradius zoals in Bijlage 1 getoond. Verder zullen ook eventuele personen welke eerder bij ons bekend hebben gemaakt niet in het bezit te zijn

5

van een email adres opnieuw aangeschreven worden, wanneer ze niet hebben aangegeven verder telefonisch contact te wensen.

e. Advertentie ’t Waekblaad/limburger of via; presentatie definitief ontwerp Februari 2021 Parallel aan het uitsturen van de geadresseerde brieven, zal er ook uiterlijk het weekend voorafgaande aan de informatieavond een advertentie verschijnen in lokale media. Welk kanaal hiervoor gekozen zal worden (’t Waekblaad, Via of de Limburger) is afhankelijk van de beschikbaarheid van advertentieruimte en het verspreiden van huis-aan-huis bladen zoals eerder ook al afwijkend bleek te wezen. Zo veel mogelijk bewoners willen we bereiken met het bericht over het definitief ontwerp, op deze wijze hebben alle geïnteresseerden de kans om duidelijk ingelicht te worden over de plannen en kunnen er nog eventuele vragen gesteld worden over het verdere verloop van het proces.

f. Digitale informatiesessie; Aankondiging definitief ontwerp 22 Februari 2021 Naar aanleiding van d ereacties van de LKM-commissie op het landschapsplan heeft op 22 februari de tweede bewonerspresentatie plaatsgevonden. Tijdens deze presentatie zijn alle details van het ontwerp nader verklaard en zijn waar nodig ook de keuzes genuanceerd uitgelegd wanneer dit voor sommige bewoners, perceel eigenaren of andere stakeholders kritische punten waren. De Gemeente Echt-Susteren heeft de verdere vervolgstappen van het proces rondom de vergunning uitgelegd.

g. Procesdoorloop met gebiedsraad Eerste & tweede kwartaal Wanneer de minimale bezetting voor elk van de groepen van de gebiedsraad is ingevuld zullen de inzichten van deze verschillende gebiedsraden overwogen worden en toepassingsmogelijkheden verder besproken worden (digitaal). Dit zal verder gehoor geven aan de stemmen vanuit de buurt tot exacte invulling van directe omgeving, natuur-inclusiviteit en landschap, recreatie, educatie en financiële participatie.

6

Energiepark Groensebos BV zal jaarlijks een bijdrage geven aan een zogenaamd gebiedsfonds c.q. kwaliteitsfonds. Door de gemeente Echt-Susteren zal dit fonds, in samenwerking met de beide energiecoöperaties, in de loop van 2022 verder worden uitgewerkt en vorm krijgen. De samenwerking met deze gebiedsraad zal doorlopen tijdens de verdere voortgang van processen bij de gemeente en het verkrijgen van de benodigde vergunningen. Ook hierna zal de invloed van deze gebiedsraad voort worden gezet in het afstemmen van bouwwerkzaamheden en exacte invulling van aspecten zoals het educatiecentrum.

h. Updates website en nieuwsbrief Doorlopend Het updaten van de website zal gebeuren wanneer er aanpassingen aan het ontwerp zijn of er nieuwe informatie te delen is. Ook is de verwachting dat vragen en opmerkingen sporadisch binnen zullen blijven komen. De vragen en de daarbij horende antwoorden zullen net zoals voorheen verwerkt worden op de website. Wanneer er aanpassingen of updates zijn welke voor het grote publiek van belang kunnen zijn zullen deze updates via de nieuwsbrief naar buiten gebracht worden. Denk daarbij ook aan updates over het vergunningstraject.

i. Participatie brochure Tweede kwartaal Verdere financiële participatiemogelijkheden worden door Energie Coöperatie Echt-Susteren “Echt Duurzaam” gecommuniceerd. In samenwerking met de energiecoöperatie verwachten wij eerst een duidelijke brochure op te kunnen stellen met uitleg over de mogelijkheden welke de coöperatie aan zal gaan bieden aan haar (potentiële) leden. Het animo van de buurt tot deelname zal hier een beslissende factor zijn in het organiseren van een eventuele infoavond. Anderzijds kan er ook gekozen worden voor één-op-één opvolging en informatieverstrekking. In eerste instantie zal Energiecoöperatie Echt-Susteren Energie (ESE) van start met het werven van participanten door middel van het uitsturen van deze brochure binnen voorheen toegepaste gebied van 1 km, hierna volgen overige delen van de gemeente of participatiegebieden. ESE heeft duidelijk aangegeven dat participatie van direct omwonenden voorrang heeft op bewoners verder af. Door de brochure in fases te verspreiden zal iedereen op de hoogte gesteld worden en kan er gemeten worden hoe groot de betrokkenheid van de buurt is bij het participeren in dit plan. Wederom zal er op de website een nieuwe pagina ingericht worden welke alle participatieaspecten omvat. Zo kan ook digitaal teruggevonden worden wat de mogelijkheden zijn, samen met een link naar de website van de energiecoöperatie.

7

5. Voortzetting

Een groot gedeelte van de communicatiestrategie is afhankelijk van de reacties van omwonenden op de uiteindelijke keuze in het ontwerp en het verloop van het vergunningentraject. In ieder geval zal het communicatieteam het persoonlijk contact wat met de omwonenden is gelegd in stand houden en zo transparant mogelijk in informatie te kunnen blijven voorzien.

6. Conclusie draagvlak

Al met al lijken er op dit moment geen discussiepunten in het ontwerp afgehandeld te moeten worden. Dit is grotendeels gebaseerd op de reacties uit beide webinars. Met personen welke enige vorm van weerstand of onduidelijkheid hebben getoond zal persoonlijk contact en nadere toelichting moeten concluderen wat de beweegredenen van deze stakeholders zijn en hoe hier strategisch door het projectteam mee omgegaan kan worden. Een overgroot gedeelte van de ingestuurde vragen laat voornamelijk interesse zien in de gemeentelijke procedures en de mogelijkheden of invulling van financiële participatie. De vraag naar deze participatie zal verder gemeten worden na het uitsturen van de brochures welke hier meer inzicht in zullen verstrekken.

8

Bijlage 1

9