Raadsvoorstel archiefverordening

i

DeGemeenteraad Echt - Susteren

Raadsvoorstel Datum raadsverg. : Agendapunt : Zaak - documentnummer : Datum B&W- verg. :

Z23/ 154276 - D - 190555 dinsdag 9 januari 2024

Portefeuillehouder ( s) :

H.E.J.M. Meuwissen

donderdag 7 maart 2024

Onderwerp Actualisatie archiefverordening

Samenvatting

Naar aanleiding van het programma "Verbeterplan Informatiebeheer" en de daar onderliggende diverse toezicht- rapportages met betrekking tot het archief- en informatiebeheer zijn de archiefverordeningen van de 4 MER organisaties geactualiseerd en geharmoniseerd.

Voorstel De Arch iefverordening Gemeente Echt - Susteren 2024 vast to stellen.

Inleiding Een van de verbeterpunten uit het "Verbeterplan Informatiebeheer" is het actualiseren van de archiefverordening. Tijdens de laatste KPI -Audits ( horizontaal toezicht) , welke zijn uitgevoerd eind 2021 / begin 2022, is geconstateerd dat de archiefverordening actualisatie behoeft.

Inhoudelijke toelichting Op basis van deze constatering is de afgelopen periode gewerkt aan een actualisatie van de archiefverordening waarbij direct ook is gekeken naar harmonisatie van de verschillende archiefverordeningen van de vier MER organisaties. Achtergrond van deze harmonisatie is naast het feit dat Servicecentrum MER voor de vier MER organisaties het archief- en informatiebeheer uitvoert en daarmee een uniforme werkwijze gewenst is vanuit de dagelijkse gang van zaken ook de wens om op het vlak van archief - en informatiebeheer waar mogelijk to harmoniseren.

Financiele toelichting

Met dit voorstel zijn geen financiele consequenties gemoeid gezien het feit dat het om een actualisatie en harmonisatie gaat van de archiefverordening. De daaruit voortvloeiende werkzaamheden zijn, conform Dienstverleningsovereenkomst Archief- en Informatiebeheer, reeds ondergebracht bij Servicecentrum MER.

Juridische toelichting Met het vaststellen van de geactualiseerde archiefverordening voldoet de gemeente aan de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995.

Duurzaamheid / Cittaslow Het archief van de gemeente Echt - Susteren bevat de administratie en historie van de gemeente en haar rechtsvoorgangers. Het zorgvuldig beheren van deze informatie met respect voor de historische waarde past binnen het Cittaslow gedachtegoed en doet met name recht aan de Cittaslow kernwaarde ( cultuur ) historie vernieuwen met respect voor het bestaande. :

Pagina 1 van 2 - D - 190555

D.eGemeenteraad -

Echt Susteren

Risico's Indien ervoor gekozen wordt om niet in to stemmen met dit voorstel wordt de archiefverordening niet geactualiseerd en bestaat de kans dat de provincie en of de archiefinspecteur bij de verschillende inspectierondes opmerkingen / kanttekeningen plaatsen bij de geldende arch iefverordening.

Burgerparticipatie Niet van toepassing.

Bijgevoegde stukken Raadsbesluit.

Ter inzage liggende stukken

Archiefverordening Echt - Susteren 2019. Burgemeester en wethouders van Echt - Susteren,

secretaris

oo q er

Pagina 2 van 2 - D - 190555