Jaarrekening 2022
Tekst van het document
Jaarstukken Servicecentrum MER 2022
DEFINITIEF CONCEPT DB: 5 april 2023 AB: 5 juli 2023
Inhoud 1.
Inleiding............................................................................................................................................ 4
2. Rekeningsaldo 2022 ............................................................................................................................. 6 3.
4.
5.
Programma Omgevingsdienst.......................................................................................................... 8 3.1
Inleiding ..................................................................................................................................... 8
3.2
Wat wilden we bereiken?.......................................................................................................... 8
3.3
Wat hebben we daarvoor gedaan? ........................................................................................... 9
3.4
Wat heeft het gekost? ............................................................................................................. 15
Programma Sociaal Domein........................................................................................................... 17 4.1
Inleiding ................................................................................................................................... 17
4.2
Wat wilden we bereiken?........................................................................................................ 17
4.3
Wat hebben we daarvoor gedaan? ......................................................................................... 18
4.4
Wat heeft het gekost? ............................................................................................................. 21
Programma Bedrijfsvoering ........................................................................................................... 23 5.1
Inleiding ................................................................................................................................... 23
5.2
Wat wilden we bereiken?........................................................................................................ 23
5.2.1 HRM ......................................................................................................................................... 23 5.2.2 Informatisering ........................................................................................................................ 25 5.2.3 Financiën.................................................................................................................................... 26 5.3
Wat hebben we daarvoor gedaan? ......................................................................................... 27
5.3.1 HRM ....................................................................................................................................... 27 5.3.2 Informatisering ...................................................................................................................... 27 5.3.3 Financiën ................................................................................................................................ 28 5.4 6.
7.
Wat heeft het gekost? ............................................................................................................. 29
Programma Bestuur & Organisatie ................................................................................................ 31 6.1
Inleiding ................................................................................................................................... 31
6.2
Wat wilden we bereiken?........................................................................................................ 31
6.3
Wat hebben we daarvoor gedaan? ......................................................................................... 32
6.4
Wat heeft het gekost? ............................................................................................................. 33
Paragrafen...................................................................................................................................... 34 7.1
Inleiding ................................................................................................................................... 34
7.2
Bedrijfsvoering Inleiding .......................................................................................................... 34
7.3
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer ................................................................... 37
7.4
Financiële kengetallen ............................................................................................................. 43
7.5
Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ................................................................................. 44 2
8.
9.
7.6
Paragraaf financiering ............................................................................................................. 44
7.7
Verbonden partijen ................................................................................................................. 46
Jaarrekening 2022 .......................................................................................................................... 47 8.1
Waarderingsgrondslagen en resultaatbepaling ...................................................................... 47
8.2
Balans ...................................................................................................................................... 49
8.3
Toelichting Balans.................................................................................................................... 51
Rekening van baten en lasten ........................................................................................................ 55 9.1
begrotingsrechtmatigheid ....................................................................................................... 56
10. Wet Normering Topinkomens ....................................................................................................... 57 11. Bijlage: Taakvelden ........................................................................................................................ 59
3
1. Inleiding Samenwerkingspartners Het bestuurlijke doel; verzorgen van de beste dienstverlening tegen aanvaardbare kosten aan onze inwoners, bedrijven en instellingen in 2025 stond ook in het jaar 2022 centraal. Het gaat hierbij om versterking op het gebied van de K’s; Kostenefficiency, Kwetsbaarheid, Kwaliteit en Klantgerichtheid. Het is steeds duidelijker dat dit doel alleen kan worden bereikt, wanneer we verder invulling geven aan het versterken van de relaties met onze partners. Servicecentrum MER heeft een trekkersrol bij het aangaan van gezamenlijke opgaven van de vier MER organisaties. Hierbij geldt “Samen wat kan en alleen lokaal wat moet.” Bij steeds meer opgaven van alle vier de organisaties wordt samen opgetrokken vanuit een gezamenlijk belang. Zo is vanaf 2022 de Gezamenlijke Lange Termijn agenda geïntroduceerd. Het samenwerken met de MER- gemeenten op belangrijke dossiers, blijkt een randvoorwaarde om goed invulling te kunnen geven aan de K’s en om de beste dienstverlening tegen aanvaardbare kosten te verzorgen. Aan deze samenwerking wordt op verschillende niveaus geïnvesteerd. In onze uitvoeringsprogramma’s zijn de resultaten van Servicecentrum MER geconcretiseerd. Om sturing te kunnen geven aan de kwaliteit van onze dienstverlening zijn uitvoeringsprogramma’s opgesteld voor al onze teams.
Aan de totstandkoming van deze programma’s is intensieve afstemming met de gemeenten voorafgegaan. Over deze programma’s wordt periodiek gerapporteerd. Het SC-MER retourneert € 884.313 aan gemeenten De jaarrekening 2022 sluit af met een saldo van € 0. Het positieve resultaat voorafgaand aan de opmaak van de jaarrekening bedraagt € 884.313. De belangrijkste oorzaken hiervoor zijn; de krappe arbeidsmarkt en de lagere ICT- lasten. Ook in 2022 heeft Servicecentrum MER te maken gehad met een krappe arbeidsmarkt. Het was moeilijk om geschikt personeel te vinden en er was een behoorlijk verloop van personeel. Toch heeft Servicecentrum MER invulling kunnen gegeven aan de Uitvoeringsprogramma’s. Er is gewerkt met werkervaringsplaatsen, stagiaires, en werkzaamheden zijn anders georganiseerd. Mede door wereldwijde chiptekorten is de levering en facturatie van vaste werkplekken, toebehoren en datacenter apparatuur in 2022 vertraagd. Deze apparatuur is daardoor later in de lopende leasecontracten ondergebracht.
Omgevingsdienst De werkzaamheden van de Omgevingsdienst bestaan enerzijds uit de uitvoering van wettelijke taken; vergunningverlening, toezicht en handhaving en anderzijds uit het uitvoeren van projecten die specifiek gewenst worden door de drie gemeenten zoals aanpak onrechtmatige bewoning recreatiewoningen, implementatie Omgevingswet, aanpak Ondermijning en ondersteuning vanuit de OD in de opgave rondom de energietransitie. Sociaal Domein Het Sociaal Domein voert voor de MER- gemeenten alle taken uit op het gebied van; Participatie, de Wet maatschappelijke ondersteuning, het Bijstandsbesluit zelfstandigen en enkele aanverwante
4
wetten en regelingen. Naast deze zogenaamde basisdienstverlening is er sprake van aanvullende dienstverlening in de vorm van extra taken en projecten. Met ingang van 2022 zijn er enkele structurele taken bijgekomen, zoals; de Wet Inburgering en de regelingen voor Beschermd wonen en Maatschappelijke opvang. Behoudens deze nieuwe wettelijke taken was ook 2022 weer een jaar van extra tijdelijke regelingen. Deze keer waren dat met name de regeling Energietoeslag en het verstrekken van leefgeld aan de ontheemden uit Oekraïne. 2022 was daarmee echt een jaar waarin er veel gevraagd werd op het vlak van inzet en een flexibele houding. Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering was ook in 2022 een belangrijk aandachtspunt. Onder bedrijfsvoering vallen de taken; HRM, Financiën, Informatisering voor Maasgouw, Echt-Susteren, Roerdalen en SC-MER. Bedrijfsvoering heeft grote invloed op het functioneren van de 4 MER-organisaties en rechtstreeks invloed op de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Bedrijfsvoering van SC-MER kan enkel kwaliteit leveren en kostenefficiënt zijn wanneer de processen, de producten en diensten zoveel mogelijk worden gestandaardiseerd voor de 4 MER-organisaties en wanneer de drie gemeenten kennis en kunde op het gebied van bedrijfsvoering zoveel mogelijk concentreren in SC-MER. De ontwikkeling naar uniformering en standaardisering is in 2022 verder doorgezet.
Het SC-MER pakt hierbij steeds meer de regie door initiërend op de inhoud en sturend op het proces te zijn. Inhoud en opbouw jaarrekening 2021 Deze jaarrekening is opgesteld conform de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten (BBV), de financiële verordening en de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr). De bijdragen zijn verdeeld volgens “de met de deelnemende gemeenten overeengekomen” kostenverdeelsleutels. In hoofdstuk 2 wordt het rekeningsaldo en de verrekening van het resultaat gepresenteerd. In de hoofdstukken 3, 4, 5 en 6 komen de programma’s Omgevingsdienst, Sociaal Domein, Bedrijfsvoering en Bestuur & Organisatie aan bod. In hoofdstuk 7 presenteren we de verplichte Paragrafen; Bedrijfsvoering, Weerstandsvermogen en Risicobeheer, Onderhoud kapitaalgoederen en Financiering.
5
2. Rekeningsaldo 2022 De jaarrekening 2022 sluit af met een saldo van € 0. In de Gemeenschappelijke Regeling is vanaf 2019 opgenomen dat alvorens het rekeningresultaat wordt bepaald, zal in geval van een verwacht positief resultaat, een her-calculatie plaatsvinden van de bij de deelnemende gemeenten in rekening gebrachte bedragen opdat zij niet meer dan de werkelijke na-calculatorische kostprijs in rekening gebracht krijgen en er geen positief resultaat ontstaat (art. 23, lid 5). Het voorlopig resultaat is in onderstaande tabel gespecificeerd.
Resultaat 2022 Resultaat 2022 Resultaat 2022 Resultaat 2022 Gemeente OD SD BV B&O Totalen Maasgouw € -47.380 € -119.413 € -158.082 € -6.853 € -331.728 Echt-Susteren € -51.635 € -100.934 € -192.201 € -9.084 € -353.854 Roerdalen € -36.937 € -10.327 € -145.572 € -5.895 € -198.731 Totalen per programma € -135.952 € -230.674 € -495.855 € -21.832 € -884.313 Algemeen Binnen het SC MER is sprake van een overmatig verlofsaldo, deels veroorzaakt door de coronapandemie (maar ook voorheen al aan de orde); het BBV geeft aan dat hiervoor een financiële verplichting / voorziening moet worden opgenomen. Hiervoor is enkele jaren geleden een voorziening ‘overmatige verlofsaldi’ gevormd. Daarnaast is ook nieuw als gevolg van de aanpassing van de cao de mogelijkheid tot verlofsparen. Deze omzetting van verlof in spaarverlof vraagt echter wel een actieve handeling van de medewerker. Ten behoeve van het verlofsparen is bij deze jaarrekening een voorziening verlofsparen gevormd. Voor een uitgebreide toelichting op beide voorzieningen wordt verwezen naar hoofdstuk 8. Omgevingsdienst (OD) Het voorlopige resultaat van het programma Omgevingsdienst is € 135.952 voordelig. Per saldo heeft de OD meer dan de volledige productie voor de drie MER-gemeenten kunnen realiseren, een en ander binnen de beschikbaar gestelde primaire en additionele middelen. De oorzaak hiervoor is meerledig.
Het is vooral een gevolg van sterke sturing op de kosten van inhuur, het inzetten van werkervaringsplekken en stagiaires, de herverdeling van werk binnen de OD en meevallers aan de inkomstenkant. Daarnaast is de voor de 2e helft van 2022 voorziene explosieve toename in de klantvraag enigszins achtergebleven. Sociaal Domein (SD) Het voorlopige resultaat van het programma Sociaal Domein is € 230.674 voordelig. Alle reguliere taken en projecten zijn door het Sociaal Domein conform planning en kwaliteits- en dienstverleningsnormen gerealiseerd. De oorzaak van de lagere lasten is hoofdzakelijk gelegen in de krappe arbeidsmarkt en het verloop van personeel. Zowel voor reguliere werkzaamheden als voor projecten is het lastig gebleken om geschikt personeel te vinden. Dit betekent dat we vacatures deels niet en/of pas later hebben kunnen invullen en dat nieuwe (onervaren) mensen zijn ingestroomd in het begin van de salarisschaal. 6
Daarnaast was er ook sprake van startende inhuurkrachten met geen of weinig ervaring waarvoor lagere tarieven worden gerekend. Al met al dus toch wel behoorlijk lagere kosten dan eerst geraamd. Door een beperkte beschikbaarheid aan de kant van de softwareleverancier heeft de start van het project snelbalie / burgerportaal vertraging opgelopen. Dit heeft erin geresulteerd dat slecht een klein deel van de begrote projectkosten is uitgegeven. Het niet benutte deel groot € 31.875 zal bij begrotingswijziging 2023-2 opnieuw gevraagd worden ter afronding van dit project. Bedrijfsvoering (BV) Het voorlopige resultaat van het programma Bedrijfsvoering is € 495.855 voordelig. Dit wordt met name veroorzaakt door lagere lasten bij Informatisering budgetten, UP Informatisering en het project snelbalie / burgerportaal. De niet benutte middelen rondom dit project (€ 50.000) en afronding OOMproject (€ 20.000) zullen bij begrotingswijziging 2023-2 opnieuw gevraagd worden. Bestuur en Organisatie Het voorlopige resultaat van het programma Bestuur en Organisatie is € 21.832. Het voorlopige voordelig resultaat wordt vooral veroorzaak doordat projectkosten aanpassing gemeenschappelijke regeling SC MER (diverse uitgaven) voor een deel in 2023 terecht komen. Deze zullen bij de begrotingswijziging opnieuw gevraagd worden ter afronding van dit project.
Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de programma’s in hoofdstuk 3, 4, 5, en 6.
7
3. Programma Omgevingsdienst 3.1
Inleiding
Sinds september 2013 verricht het team Omgevingsdienst (OD) voor de deelnemende gemeenten de vergunningverlenende, toezichthoudende en handhavende (VTH-)taken op het taakveld omgevingsrecht. Daartoe wordt intensief samengewerkt met de andere gemeenten in Noord Limburg onder de vlag van de Regionale Uitvoeringsdienst Limburg Noord (RUD LN). Deze netwerksamenwerking leidt tot een hogere kwaliteit en kostenreductie.
3.2
Wat wilden we bereiken?
De kwaliteit van de leefomgeving in de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen behouden en waar mogelijk verbeteren. De overlast in deze gemeenten beperken en de veiligheid waarborgen. We willen voldoen aan de (landelijke vereiste) kwaliteit en de afspraken die we met de gemeenten hebben gemaakt over klantgerichtheid en kostenreductie. En dat allemaal vanuit een organisatie die door haar schaalgrootte (nagenoeg) voldoet aan de vigerende landelijke kwaliteitscriteria en – met de achtervang van de RUD LN – voldoende robuust georganiseerd is en daarmee minder kwetsbaar is op het personele, financiële en kwalitatieve vlak. Kwaliteit Kwaliteit manifesteert zich op verschillende manieren, bijvoorbeeld door; een goed gestroomlijnd en efficiënt werkproces, de inhoudelijke kwaliteit van de producten (bijvoorbeeld Heldere Taal) en de tevredenheid van de klant zowel intern, als extern. Kwaliteit blijkt ook uit het aantal (on)gegronde bezwaar- en beroepsprocedures. Door de samenwerking tussen de OD en de netwerk-RUD voldoen de gemeenten aan de landelijke kwaliteitscriteria op het gebied van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). Hierdoor zijn de gemeenten in staat de gewenste kwaliteit, robuustheid (= kwetsbaarheidsvermindering) en continuïteit te leveren.
Klantgerichtheid Realisatie van de dienstverleningsafspraken en uitgangspunten is één van de primaire taken van de OD. Bij klantgerichtheid staan de klantprocessen centraal. Een klantvraag dient zoveel mogelijk integraal te worden benaderd; de vraag wordt meteen vanuit de verschillende beleidsvelden bekeken en beoordeeld. Het is van belang de klantvraag binnen de daarvoor afgesproken dienstverleningsnormen af te handelen, tegen een zo hoog mogelijke kwaliteit en met vaste contactpersonen binnen de organisatie. Investeren in klantgerichtheid is een continu verbeterproces, mede gebaseerd op het structureel uitvoeren van de NPS, de door de OD gehanteerde klanttevredenheidsmeting. De ontwikkelingen in het kader van de Omgevingswet en het realiseren van een nog betere dienstverlening (dichterbij voor onze burgers en bedrijven) staan daarbij centraal. Kostenreductie (efficiency) De visie – de wijze waarop de missie van de Omgevingsdienst wordt gerealiseerd – luidt: “De Omgevingsdienst is een moderne overheidsorganisatie die resultaten boekt en kosten bespaart door te investeren in haar professionals, die met plezier (samen)werken en ontwikkelen”. De Omgevingsdienst had ook in 2022 weer de uitdaging binnen de aan haar beschikbaar gestelde middelen te blijven.
8
Het doel was om ook in 2022 inkomsten uit werkzaamheden voor partners binnen de RUD Limburg Noord en inkomsten uit de RUD-Academie (die grotendeels draait op de inbreng van docenten van de Omgevingsdienst) te genereren ten behoeve van het realiseren van de afgesproken kostenreductie. Couleur locale Hoewel het overgrote deel van de werkzaamheden van de OD voortkomt uit wettelijk verplichte taken en daarmee uniform is voor de drie gemeenten, is er ruimte voor specifieke lokale wensen. Alle MER-gemeenten hebben additionele middelen beschikbaar gesteld in verband met specifieke lokale projecten. Uiteindelijk worden de kosten voor deze extra werkzaamheden op basis van inzet van werkelijke uren afgerekend. Kwetsbaarheid Een belangrijk doel voor de OD bij de uitvoering van de taken vormt kwetsbaarheidsvermindering. Dit wordt bereikt door in te zetten op de netwerksamenwerking binnen de RUD LN en door te investeren in het opleiden en specialiseren van eigen medewerkers. Voor het omgevingsrecht gelden zeer specifieke landelijke eisen, die worden gesteld aan de kwaliteit van het personeel. Deze landelijke kwaliteitseisen zijn vooral gericht op het verminderen van kwetsbaarheid binnen VTH-organisaties, bijvoorbeeld door minimale ‘vlieguren’ voor te schrijven aan uitvoerende medewerkers bij vergunningverlening, toezicht en handhaving.
Voor het opvangen van capaciteitstekorten is daarnaast van belang dat er voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar is vanuit de markt, op het moment dat de OD zelf noch de partners binnen de RUD LN die capaciteit kunnen leveren.
3.3
Wat hebben we daarvoor gedaan?
De uit te voeren werkzaamheden zijn in overleg met de deelnemende gemeenten opgenomen in het Uitvoeringsprogramma 2022 (UP). Over dit UP 2022 is gerapporteerd aan de hand van drie kwartaalrapportages (dashboards) en een Jaarverslag (kwartaal 1 t/m 4). De werkzaamheden bestaan enerzijds uit de uitvoering van wettelijke taken; vergunningverlening, toezicht en handhaving en anderzijds uit het uitvoeren van projecten die specifiek gewenst worden door de drie gemeenten zoals aanpak onrechtmatige bewoning recreatiewoningen, implementatie Omgevingswet, aanpak Ondermijning en ondersteuning vanuit de OD in de opgave rondom de energietransitie. Vanwege de toegenomen vraag naar dienstverlening is de begroting op basis van het UP 2022 bijgesteld met BW 2022-1. In begrotingswijziging 2022-1 zijn de bedragen in verband met de in het UP 2022 geraamde aanvullende dienstverlening verwerkt. Voor Maasgouw bedroeg dit € 384.553, voor Echt-Susteren € 455.743 en voor Roerdalen € 66.193. In begrotingswijziging 2022-2/2023-1 is door de OD nog eens € 400.000 aan additionele financiering gevraagd aan de gemeenten in verband met het verwachte extra (personele) kosten, die onder andere een gevolg waren van de hogere klantvraag, de arbeidsmarktkrapte (hogere inhuurtarieven) en de extra inspanningen met betrekking tot de voorbereidingen op de komst van de Omgevingswet.
De gevraagde extra financiële bijdrage bedroeg voor Maasgouw € 145.600, Echt-Susteren € 155.200 en Roerdalen € 99.200. Ten opzichte van de raming/planning in het UP 2022 heeft de OD bijna 2% meer productie-uren geleverd. Dat wil zeggen dat er ongeveer 1,5 fte (per saldo over de drie gemeenten) meer werk verzet is dan in het UP was berekend. Dit verschil is een uitkomst van ‘plussen’ en ‘minnen’. Daar waar het aantal APV-vergunningen en ook (in de gemeenten Echt-Susteren en Roerdalen) de projecturen niet volledig werden gerealiseerd – deels omdat het specifieke project minder uren vergde, deels vanwege 9
keuzes die door de gemeenten zijn gemaakt – werden deze weggevallen uren gecompenseerd door de extra benodigde uren bij vergunningverlening, juridische werkzaamheden en afhandeling klacht/meldingen. Het beeld is per gemeente redelijk vergelijkbaar. Maasgouw zit qua werkelijke productie over 2022 het verst boven de UP-raming (102,2%). Voor Echt-Susteren is door de OD 101,6% van de geraamde uren gerealiseerd en voor Roerdalen is dat 101,4%. In deze resultaten zijn de bestede uren aan projecten meegenomen. Exclusief de specifieke UP-projecten (met andere woorden: qua reguliere taken) is de productie ten opzichte van de UP-raming 103,0% voor Maasgouw, 102,7% voor EchtSusteren en 99,4% voor Roerdalen. In het kader van de eindafrekening UP 2022 ontvangen Maasgouw (€ 86.984) en Echt-Susteren (€ 84.992) voor deze grotere afname dan geraamd nog een (debet)factuur, Roerdalen ontvangt een creditfactuur (€ 11.039) in verband met lagere afname dan geraamd. Na bovengenoemde verrekening van de output 2022 resteert een jaarrekeningoverschot van € 135.952 Voor een toelichting hierop wordt verwezen naar paragraaf 2.4 (‘Wat heeft het gekost?’).
Tabel: Prestatie-indicatoren Vergunningen Omschrijving Aantal omgevingsvergunningen en -meldingen (bouwen/ro/aanleg/uitweg/ milieu/brandveiligheid/ kap/monumenten) Aantal APV-vergunningen en – meldingen Opbrengst leges (totale raming begrotingen moedergemeenten) Bezwaar en beroep
Aantal klantcontacten
Raming 2022 Totaal: 1469 Van rechtswege verleend: 0
Realisatie 2022 Totaal: 1448 (= 99% van UP-raming) Van rechtswege: 8
1359
1195 (= 88% van UP-raming)
€ 1.462.800
€ 3.164.225 (= 216% van de UP-raming)
Bezwaar: 82
Bezwaar: 118 (= 144% van UP-raming) Beroep: 43 (= 123%) Voorl. Voorz.: 9 (= 75%) Ongegrond: 92% 13.020 (= 93% van de UP-raming)
Beroep: 35 Voorl. Voorz.: 12 Ongegrond: 95% 14.000
Tabel: Prestatie-indicatoren Toezicht en handhaving Omschrijving Aantal WOB-verzoeken Aantal handhavingsverzoeken Aantal juridische handhaving (dwangsom/bestuursdwang) Aantal brandveiligheid controles Aantal Evenementencontroles Aantal Bedrijven controles Aantal meldingen (bouwen & milieu, BOA’s)
Raming 2022 15 42 96 60 57 297 2688
Realisatie 2022 30 (= 200%) 42 (= 100%) 82 (= 85%) 102 (= 170%) 58 (= 102%) 297 (= 100%) 2574 (= 96%)
Kwaliteit Kwaliteit is een breed begrip. Vanuit de wetgeving geredeneerd (de wet VTH) voldoet de Omgevingsdienst aan de landelijke kwaliteitscriteria. Slechts voor een beperkt aantal specialismen valt de OD terug op de RUD-samenwerking. Het leveren van bestuurlijke kwaliteit betekent voor de OD het zorgdragen voor bestuurlijke nabijheid. Dit betekent dat de colleges jaarlijks via het UP bepalen wat de OD doet. De resultaten worden vier maal per jaar besproken met de bestuurders aan 10
de hand van de kwartaaldashboards. Ook in 2022 heeft deze bestuurlijke terugkoppeling plaatsgevonden. De bestuurders zijn op de hoogte gehouden van de vorderingen in de uitvoering van de UP-afspraken. Kwaliteit betekent ook naast ‘De juiste dingen goed doen’ ook ‘Doen wat je zegt’. Net als de afgelopen jaren is het UP 2022 conform de door de bestuurders vastgestelde planning gerealiseerd; en zelfs op onderdelen (veel) meer dan geraamd/gepland. Maar kwaliteit is méér dan alleen het nakomen van prestatieafspraken. Kwaliteit zit ook in het goed organiseren van werkprocessen en in de inhoud van de te leveren producten. De OD werkt volgens het principe van ‘continu verbeteren’. Daartoe wordt een breed scala aan verbeterinstrumenten ingezet. Belangrijke ontwikkeling op het gebied van kwaliteit is de aanschaf en implementatie van het nieuwe softwarepakket RxMission. In 2022 is veel tijd gaan zitten in de voorbereiding op de ingebruikname van deze nieuwe applicatie. Ingebruikname is weliswaar pas voorzien voor juni 2023, maar als gevolg van de omvang van deze opgave, de afhankelijkheid van de door de leverancier geleverde ondersteuning en de complexiteit van de provincie-brede aanpak van dit grootschalige ICTproject is veel tijd nodig voor de implementatie van dit softwarepakket.
Dit project heeft grote impact op de urenbesteding van onder andere applicatiebeheerders, key-users en kwaliteitsmedewerkers van de OD. De mate waarin de nieuwe werkprocessen in de aanloop naar de Omgevingswet goed worden georganiseerd binnen deze nieuwe applicatie, is mede bepalend voor de kwaliteit van dienstverlening aan onze burgers en bedrijven. Andere projecten en ontwikkelingen waaraan – mede vanuit het kwaliteitsteam van de OD – in 2022 is gewerkt, zijn de ontwikkeling van MER-brede stuurinfo/dashboard, de (inmiddels tijdelijke stopgezette) implementatie van zaakgericht werken (ZGW), de verbetering van het div-proces (archiefopvragingen van klanten), het lean-traject met betrekking tot het bezwaarproces, de herinrichting van het telefoniekanaal, het oppakken van de acties volgend uit de WPG-audit en de inzet ten behoeve van de MER-breed georganiseerde OOM-meting. Tabel: Prestatie-indicatoren Kwaliteit Omschrijving
Raming 2022
Realisatie 2022
Voldoen aan landelijke kwaliteitscriteria (zgn. ‘Atsma-eisen’)
95%
95%
Klanttevredenheid bij vergunningverlening (NPS)
7,2
7,0 (2021: 7,2)
Waarvan absolute onvoldoendes (lager dan een 6)
11%
16% (2021: 11%)
Percentage ongegrond verklaarde bezwaar- en beroepzaken
95%
92% (2020: 90%)
Toelichting op scores in tabel: Uitvoering landelijk beleid conform kwaliteitscriteria Landelijk zijn er kwaliteitscriteria opgesteld die het fundament vormen voor een adequate uitvoering van de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving van het Omgevingsrecht. De raden van de deelnemende gemeenten hebben deze Kwaliteitsverordening inmiddels met de verordening kwaliteit VTH vastgesteld. De kwaliteitscriteria gaan over kritieke massa, proces en inhoud. De criteria voor kritieke massa geven een ondergrens van het aantal medewerkers en hun deskundigheid, die nodig is 11
om activiteiten in continuïteit te kunnen uitvoeren. In de UP ’s is per deskundigheidsgebied met deze ondergrens rekening gehouden. Met het oog op de kwaliteitseisen ten aanzien van het opleidingsniveau van medewerkers, investeert de OD al vanaf de start in de ontwikkeling van haar medewerkers. Daar waar de OD niet zelfstandig kan voldoen, wordt de samenwerking gezocht met partners van de RUD Limburg-Noord. De OD voldoet voor 95% aan de landelijke kwaliteitseisen. Op enkele kleine onderdelen voldoet de OD (nog) niet. Dit zijn weloverwogen keuzes. Zo is een enkele specialistische taak (bijvoorbeeld luchtkwaliteit of afvalwater) niet (volledig) aanwezig omdat hiervoor onvoldoende werk voorhanden is. Indien nodig wordt deze expertise binnen de RUD Limburg Noord gehaald. Er zijn ook landelijke procescriteria geformuleerd, waaraan gemeenten - en dus ook onze OD moeten voldoen. In 2015 is in samenwerking met de RUD partners, een traject gestart dat er voor zorgt dat vanaf 2017 iedere partner voldoet aan de procescriteria. Ook hier geldt dat de OD grotendeels voldoet aan die eisen. Zo is er een jaarlijkse Uitvoeringsprogramma, worden de prestaties continu gemonitord en wordt er jaarlijks een Jaarverslag opgesteld.
Het ontbreekt slechts aan een actueel VTH-Beleidsplan voor een deel van de taken; voor de milieutaken (de zogenoemde basistaken, die onder de reikwijdte van de RUD-samenwerking vallen) is er inmiddels (december 2022) een Beleidskader vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de RUD LN. Meting klanttevredenheid Op de vraag aan burgers en bedrijven: “Hoe waardeert u de klantgerichtheid op een schaal van 1 tot 10?” scoorde de OD in 2022 een 7,0 (2021: 7,2). Een cijfer dat iets lager is uitgevallen dan in 2021 (7,2). In het licht van de zeer hoge productie en daarmee gepaard gaande druk op de kwantiteit en kwaliteit van de OD (met name de langere doorlooptijden van omgevingsvergunning-procedures), is dit evenwel een prima rapportcijfer. Een cijfer dat bovendien ruim een half punt hoger ligt dan landelijke klanttevredenheidscijfers. Echter, de opgehaalde informatie is voor de OD belangrijker dan het cijfer. Met die input van onze burgers en bedrijven werkt de OD verder aan verbetering van haar dienstverlening. In 2022 is wederom het absolute aantal onvoldoendes gegeven door klanten opgenomen op het dashboard. Gebleken is dat gemiddeld 16% van de klanten een onvoldoende geeft voor de verstrekte dienstverlening. Vorig jaar was dat 11%. Het landelijke gemiddelde ligt op 33%.
Percentage ongegrond verklaarde bezwaren/beroepen Van de besluiten binnen de OD komt 96% zonder bezwaar of beroep tot stand (was in 2021 95%). Als wel bezwaar wordt gemaakt of beroep wordt ingesteld, blijkt 92% ongegrond (was in 2021 90%). Dit is een cumulatief opgebouwd cijfer vanaf 2017. Het cijfer is goed, fluctuaties in het percentage kunnen ontstaan bij een of enkele door de rechter gegrond verklaarde procedures. Klantgerichtheid De afgelopen jaren is door de OD in samenwerking met de andere afdelingen van het SC MER en de gemeenten gewerkt aan de verbetering van de dienstverlening. Dit gebeurt onder regie van de MERbrede klankbordgroep dienstverlening, van waaruit projecten worden geïnitieerd en afstemming wordt gezocht tussen SC MER en gemeenten. Voor de OD stond de voorbereiding op de aankomende Omgevingswet – en de daarmee gepaard gaande ontwikkelingen in de wijze van dienstverlening – natuurlijk centraal. Daarbij wordt bijvoorbeeld het ‘grijze gebied’ verkend tussen toetsen aan regels aan de ene kant en een meer adviserende rol van de OD aan de andere kant. Er is – in samenwerking tussen de drie gemeenten en de OD – gewerkt aan een nieuw initiatievenproces, waarbij onze burgers en bedrijven optimaal kunnen worden gefaciliteerd. Daarnaast is gewerkt aan verbetering van de e-dienstverlening en de herinrichting van het telefoniekanaal.
Ook is voortdurend aandacht voor verbetering van de kwaliteit van de correspondentie met onze klanten, onder meer door te investeren in het ‘heldere taal proof’ maken van onze standaard briefsjablonen. 12
Voor burgers en bedrijven bepaalt kwaliteit de mate van klantgerichtheid. Het MER-OD dashboard bevat klantgerichtheid indicatoren. Zo is het percentage van rechtswege verleende vergunningen een belangrijke kwaliteitsindicator voor klantgerichtheid: in 2022 is 99,4% (2021: 99,2%) van de vergunningen binnen de wettelijke termijn verleend (MER-breed 8 van rechtswege verleende vergunningen). De norm om binnen 24 uur een vraag van burgers of bedrijven te beantwoorden, is ook in 2021 weer grotendeels gehaald, zelfs nog iets beter dan in 2020 (89% t.o.v. 86%). Van de categorieën moeilijke (ook wel specialistische) en complexe vragen wordt 75% respectievelijk 86% binnen de gestelde norm beantwoord. Dit was in 2020 77% respectievelijk 86%, vergelijkbaar dus. Voor de backoffice-vragen (de klantvragen die niet door onze specialisten dienstverlening kunnen worden beantwoord, ongeveer 30% van alle klantvragen) geldt dat deze in 75% van de gevallen binnen 5 werkdagen worden afgehandeld. Tabel: Prestatie-indicatoren Klantgerichtheid
Kosten De Omgevingsdienst is er ook in 2022 weer in geslaagd binnen de aan haar beschikbaar gestelde middelen te blijven. Ook de beschikbaar gestelde budgetten voor de extra klantvraag en de door de gemeenten additioneel gevraagde dienstverlening (projecten, lokale accenten) zijn afdoende gebleken om de extra werkzaamheden uit te kunnen voeren. Ook in 2022 hebben inkomsten uit werkzaamheden voor partners binnen de RUD Limburg Noord (specifiek op de taakvelden milieutoezicht, asbest toezicht en energie) en inkomsten uit de RUDAcademie (die grotendeels draait op de inbreng van docenten van de Omgevingsdienst) bijgedragen aan het resultaat. Couleur locale Enkele projecten zijn door de gemeenten in de loop van 2022 geschrapt of doorgeschoven naar 2023. Per saldo zijn de projecturen per gemeente geheel of grotendeels gerealiseerd. Daar waar projecten niet of niet geheel zijn gerealiseerd, zijn de uren zoveel mogelijk gebruikt voor het opvangen van andere, niet voorziene werkzaamheden (Omgevingswet, RxMission). Deze uren zijn ook in dat geval per gemeente bijgehouden en worden bijgevolg per gemeente verrekend in het kader van de eindafrekening Uitvoeringsprogramma 2022 en jaarrekeningresultaat. Kwetsbaarheid De OD heeft ook in 2022 voortdurend oog gehad voor het reduceren van haar kwetsbaarheid.
De OD voldoet grotendeels aan de landelijke kwaliteitscriteria, als gevolg waarvan voor het uitvoeren van de meeste taken ook deskundigheid aanwezig is. Daar waar er in 2022 werkzaamheden aan de orde waren waarvoor de benodigde deskundigheid niet aanwezig was, is een beroep gedaan op de 13
beschikbare deskundigheid binnen de RUD LN, dan wel is de deskundigheid ingehuurd vanuit de markt (extra capaciteit voor vergunningverlening, specialistisch advies, toezicht en juridische werkzaamheden). Ook de inhoudelijke deskundigheid van medewerkers wordt voortdurend gemonitord. De OD heeft ook in 2022 wederom veel geïnvesteerd in het opleiden van medewerkers. Ook hebben in 2022 nog afrondende acties plaatsgevonden naar aanleiding van het in RUD-verband georganiseerde traject met betrekking tot de actualisatie van de zogenoemde EVP-metingen. Dit traject zag op het meten van de aanwezige specialistische deskundigheden en benodigde vlieguren van medewerkers. Daar waar de uitkomst van deze deskundigheidsmeting aanleiding vormt voor de scholing van een medewerker, wordt dit meegenomen in het individuele ontwikkeltraject van die medewerker. Daar waar nodig worden in dat kader specifieke opleidingen toegevoegd aan het opleidingsprogramma van de RUD-academie. Kwetsbaarheid heeft zich in 2022 vooral gemanifesteerd binnen de taakonderdelen ‘vergunningverlening bouwen’ en ‘specialistisch advies’ (met name geluid). Als gevolg van de aanhoudende economische activiteit binnen de bouwsector was het vinden van gekwalificeerd personeel in dit vakgebied een grote uitdaging.
Onder meer door herverdeling van werk en inzet van werkervaringsplekken (in het kader van binden en boeien van jonge, talentvolle medewerkers) is het de OD gelukt om de effecten van deze arbeidsmarktkrapte zoveel mogelijk te beperken. Ook is de OD gestart met een omslag in de werving van vast personeel. Nu de mist rondom de effecten van de Omgevingswet en Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen langzaam optrekt, kunnen op onderdelen verantwoorde keuzes gemaakt worden met betrekking tot het in dienst nemen van personeel, daar waar in de afgelopen jaren veelal de keuze viel op inhuur vanwege het risico op frictiekosten.
14
3.4 Wat heeft het gekost? OMGEVINGSDIENST Primitieve begroting 2022 LASTEN Vergunningen
Toezicht & Handhaving
Personeel
Doorbelasting
Verschil raming/realisatie
Omgevingscommissie Externe adviseurs Inhuur flexibele schil Proceskosten
30.000 50.000 494.761 10.000
30.000 50.000 2.500.000 10.000
23.435 53.681 2.187.318 12.759
6.565 -3.681 312.682 -2.759
Totaal lasten vergunningen
584.761
2.590.000
2.277.193
312.807
Autokosten/lease auto's Afschrijving auto's
42.000 9.138
42.000 9.138
49.207 9.138
-7.207 -
Totaal lasten T&H
51.138
51.138
58.345
-7.207
Kosten personeel Overige personeelskosten Stelpost langdurig ziekteverzuim Post onvoorzien
4.852.064 276.737 212.281 50.000
4.701.265 276.737 -
5.012.576 314.790
-311.311 -38.053
Totaal lasten personeel
5.391.082
4.978.002
5.327.366
-349.364
Doorbelasting bedrijfsvoering
1.435.709
1.551.216
1.551.216
-
Totaal doorbelasting
1.435.709
1.551.216
1.551.216
-
7.462.690 €
9.170.356 €
9.214.120 €
-43.764
1.918.019 2.090.283 1.495.339
2.017.575 2.198.780 1.572.956
1.970.195 2.147.145 1.536.019
-47.380 -51.635 -36.937
TOTAAL LASTEN OD BATEN Bijdrage gemeenten
Begroting 2022 na wijziging Realisatie 2022
€
Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen
Doorbelasting
Doorbelasting Maasgouw Doorbelasting Echt-Susteren Doorbelasting Roerdalen
500.345 545.282 390.082
540.599 589.152 421.465
540.599 589.152 421.465
-
Overige
Inkomsten detachering Inkomsten RUD / Acad.
100.000
100.000
118.862
18.862
Totaal
7.039.350
7.440.527
7.323.437
-117.090
Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen
51.800 58.800 39.400
581.953 669.743 204.793
778.657 693.200 145.486
196.704 23.457 -59.307
Totaal
150.000
1.456.489
1.617.343
160.854
Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen
171.490 70.048 31.802
171.490 70.048 31.802
171.490 70.048 31.802
-
Totaal
273.340
273.340
273.340
0
9.214.120
€
43.764
-
€
-
UP
Bijdrage VVGB
TOTAAL BATEN OD
€
7.462.690 €
9.170.356 €
SALDO VAN BATEN EN LASTEN OD
€
-
€
-
€
-
€
-
€
RESULTAATBESTEMMING GEREALISEERD RESULTAAT
€
-
€
-
15
Toelichting op de baten en lasten Inhuur flexibele schil / loonkosten Per saldo heeft de OD meer dan de volledige productie voor de drie MER-gemeenten kunnen realiseren, een en ander binnen de beschikbaar gestelde primaire en additionele middelen. Ten opzichte van de raming/planning in het UP 2022 heeft de OD bijna 2% meer productie-uren geleverd. Dit verschil is een uitkomst van ‘plussen’ en ‘minnen’. Daar waar het aantal APV-vergunningen en ook (in de gemeenten Echt-Susteren en Roerdalen) de projecturen niet volledig werden gerealiseerd – deels omdat het specifieke project minder uren vergde, deels vanwege keuzes die door de gemeenten zijn gemaakt – werden deze weggevallen uren gecompenseerd door de extra benodigde uren bij vergunningverlening, juridische werkzaamheden en afhandeling klacht/meldingen. Het voorlopige resultaat van de OD betreft een overschot van € 135.952. De oorzaak hiervoor is meerledig. Het is vooral een gevolg van de sterke sturing op de kosten van inhuur, het inzetten – daar waar verantwoord – van werkervaringsplekken en stagiaires, de herverdeling van werk binnen de OD en drie meevallers aan de inkomstenkant (aanzienlijke meerproductie UP (ruim € 160.000), meer uren geleverd aan de RUD dan geraamd en een subsidie van de provincie voor de inzet van onze boa’s).
Daarnaast is de voor de 2e helft van 2022 voorziene explosieve toename in de klantvraag enigszins achtergebleven. Nog steeds beduidend hoger dan geraamd in het UP 2022 over de hele breedte van het OD-taakveld, maar minder hoog dan werd verwacht op grond van de situatie eind Q2. Dit kan onder meer te maken hebben met het in het najaar bekend geworden uitstel van de Omgevingswet, waardoor de verwachte extra piek in het aantal aanvragen omgevingsvergunning is uitgebleven. Toelichting op het resultaat Het voorlopige resultaat van het programma Omgevingsdienst was € 135.952 voordelig. Op grond van de ‘gemeenschappelijke regeling’ is de gemeentelijke bijdrage verlaagd zodat het eindresultaat uitkomt op 0.
€ € € €
Bijdrage 2022 OD % 1.918.019 2.090.283 1.495.339 5.503.641
Resultaat OD 34,85% € 47.379 37,98% € 51.635 27,17% € 36.938 100,00% € 135.952
16
4. Programma Sociaal Domein 4.1
Inleiding
Het team Sociaal Domein voert voor de MER- gemeenten alle taken uit op het gebied van Participatie, de Wet maatschappelijke ondersteuning, het Bijstandsbesluit zelfstandigen en enkele aanverwante wetten en regelingen. Naast deze zogenaamde basisdienstverlening is er sprake van aanvullende dienstverlening in de vorm van extra taken en projecten. Met ingang van 2022 zijn er enkele structurele taken bijgekomen, zoals de Wet Inburgering en de regelingen voor Beschermd wonen en Maatschappelijke opvang. Behoudens deze nieuwe wettelijke taken was ook 2022 weer een jaar van extra tijdelijke regelingen. Deze keer waren dat met name de regeling Energietoeslag en het verstrekken van leefgeld aan de ontheemden uit Oekraïne. 2022 was daarmee echt een jaar waarin er veel gevraagd werd op het vlak van inzet en een flexibele houding van iedereen! Daarnaast was 2022 voor team Sociaal Domein ook een jaar waarin we hebben gemerkt dat er sprake is van een krappe arbeidsmarkt. Enerzijds heel positief op het vlak van het begeleiden van uitkeringsgerechtigden naar werk, anderzijds heel frustrerend op het vlak van het invullen van vacatures en het inhuren van ervaren medewerkers voor vervanging bij ziekte en voor projecten.
4.2
Wat wilden we bereiken?
Kwaliteit We verlenen kwalitatief goede service op het gebied van zorg, ondersteuning en participatie zodat de gemeenten hun ambities op dit terrein kunnen realiseren. Hiermee wordt door het Sociaal Domein een bijdrage geleverd aan het bereiken van de volgende maatschappelijke effecten van de gemeenten: De zelfredzaamheid van burgers vergroten; Voorzien in een laagdrempelige en toegankelijke zorg; De participatie verhogen; Geïndiceerde voorzieningen zoveel mogelijk te transformeren naar laagdrempelige ondersteuning en eigen kracht van burger en samenleving. We verbeteren de kwaliteit van dienstverlening door: Actief deel te nemen aan casus overleggen met ketenpartners; Door middel van klantgesprekken de klantsituatie optimaal in beeld brengen en daarmee de beste producten te kunnen leveren die bijdragen aan de ondersteuningsvraag; Het oppakken van de verbeterpunten uit de klanttevredenheidsonderzoeken; Kwaliteitsmanagement en hiermee bij te dragen aan een verhoogde doelmatigheid en rechtmatigheid.
Klantgerichtheid We gaan uit van de eigen kracht, verantwoordelijkheid en keuzemogelijkheden van onze klanten/ 17
inwoners. Uitgangspunt in onze dienstverlening is het leveren van maatwerk en een integrale klantbenadering. Belangrijk hierbij is dat we toegankelijk en dichtbij de klant georganiseerd zijn, onder meer door de klant thuis te bezoeken en door het werken in Sociale Wijkteams. Klantmanagers werken gebiedsgericht (per gemeente) en we hebben vaste aanspreekpunt voor de inwoner. Meer dan voorheen wordt de leefwereld van de klant als uitgangspunt genomen en niet de systeemwereld. We kijken naar de behoefte van de klant en zorgen voor praktische oplossingen. Wij doen dit vanuit de principes van positieve gezondheid en de omgekeerde toets, die wij geïncorporeerd hebben in onze uitvoeringspraktijk. We vragen onze klanten gericht wat zij vinden van onze dienstverlening alsook welke verbeterpunten zij zien. Voor deze meting van de klanttevredenheid gebruiken we de NPS-methodiek. Kostenreductie (efficiency) Om te komen tot een goede transformatie waar de klant optimaal wordt geholpen is het belangrijk om dit met processen uit te voeren die efficiënt zijn ingericht. We blijven daarmee actief op zoek naar de juiste balans tussen de beschikbare capaciteit van de afdeling en de hoeveelheid uit te voeren taken en werkzaamheden.
Daarbij worden medewerkers flexibel ingezet en blijven we streven naar verdere automatisering van ondersteunende processen zoals we dat ook met het zaakgericht werken hebben gedaan. Couleur locale Door middel van projecten wordt invulling gegeven aan de specifieke wensen van elke gemeente, de zogenaamde Couleur Locale. Binnen elk project zijn afspraken gemaakt over de te leveren resultaten en de bijbehorende kosten. Kwetsbaarheid Het samenbrengen van werkzaamheden binnen het SC-MER en de wijze waarop we de werkprocessen hebben ingericht, vermindert de kwetsbaarheid en borgt de continuïteit van de dienstverlening. Als uitvoeringsorganisatie zijn wij inmiddels goed toegerust om reguliere en tijdelijke taken goed aan te kunnen, zelfs wanneer de implementatie en uitvoering van landelijke regelingen heel snel opgepakt moet worden!
4.3
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Basisdienstverlening conform Uitvoeringsprogramma Alle reguliere taken, zoals opgenomen in het Uitvoeringsprogramma 2022, zijn door het Sociaal Domein conform planning en kwaliteits- en dienstverleningsnormen gerealiseerd. D.m.v. kwartaalrapportages is gerapporteerd over de realisatie en resultaten. De volgende taken en regelingen zijn in 2022 voor de deelnemende gemeente uitgevoerd: WMO: het toekennen van voorzieningen en het adviseren van burgers; Participatiewet: het toekennen van uitkeringen en het begeleiden naar werk; Ioaw / Ioaz: het toekennen van uitkeringen; Bbz regeling: het toekennen van bedrijfskredieten en uitkeringen; Minimabeleid: het toekennen van bijzondere bijstand en van de minimaregelingen; Wet Inburgering: het uitvoeren van inburgeringstrajecten en de begeleiding naar werk; Beschermd wonen en Maatschappelijke opvang: het uitvoeren van de toegang beschermd wonen en maatschappelijke opvang; Wet kinderopvang: het afgeven van sociaal medische indicaties; 18
Gehandicaptenparkeerkaarten; En voor de gemeente Echt-Susteren en Roerdalen: Regeling leerlingenvervoer.
Aanvullende dienstverlening Sociaal Domein heeft voor de gemeenten ook een aantal projecten uitgevoerd. Deze projecten zijn als aanvullende dienstverlening opgenomen in het Uitvoeringsprogramma 2022 en zijn allemaal binnen de financiële kaders, conform planning én naar tevredenheid van de gemeenten gerealiseerd. Uitgevoerde projecten in 2022: Voor alle drie gemeenten: Inzet t.b.v. Werkgeversservicepunt Inzet t.b.v. Sociale Wijkteams Deelname aan de benchmark Werk en Inkomen en de benchmark Statushouders Deelname ESF Uitvoering Tozo, onderdeel terugbetaling uitkeringen en bedrijfskredieten Uitvoering Energietoeslag 2022 Uitvoering Leefgeld Oekraïne Voor de gemeente Maasgouw: project participatie statushouders Voor de gemeente Echt-Susteren: Uitvoering mantelzorgcompliment, kindpakket Voor de gemeente Roerdalen: Ondermijning, workshops participatieverklaring, registratie en toezicht op kinderopvanglocaties mantelzorgwaardering, energietoeslag 120-150% Kwaliteitsverbeteringen Sociaal Domein streeft naar continu verbeteren van kwaliteit, professionaliteit, efficiency en vooral dienstverlening aan burgers. Om dit te stimuleren en realiseren zetten we gericht in op training en scholing conform ons Opleidingsplan én op intervisie en toetsing van rapporten, brieven en besluiten.
Ook de borging van efficiency is een doorlopend proces en structureel geborgd binnen het Sociaal Domein, met name door het werken met verbeterteams. Het optimaliseren van onze processen en systemen en het creëren van meer klantwaarde staan daarbij voorop. Hiermee is een cultuur gecreëerd waarbij Sociaal Domein gericht is op continu verbeteren. E-dienstverlening Om de dienstverlening voor onze burgers en de efficiency en kwaliteit van onze processen verder te verbeteren, is gestart met het project e-dienstverlening. Voor de burger betekent dit meer en gemakkelijker inzicht in zijn dossier en de status van zijn aanvragen, alsook het tijd- en plaats onafhankelijk kunnen indienen van aanvragen voor (bijzondere) bijstand en andere regelingen. De met e-formulieren opgedane ervaring heeft ons geleerd dat klanten dit waarderen en er in ruime mate (een bereik van 90 %) gebruik van maken. Door een beperkte beschikbaarheid aan de kant van de softwareleverancier heeft de start van het project helaas vertraging opgelopen. Van het onderdeel Burgerportaal (nu Mijn Inkomen) is de voorbereiding eind 2022 afgerond en vindt de livegang in het voorjaar van 2023 plaats. Voor het onderdeel Snelbalie vindt oplevering in de eerste helft van 2023 19
plaats. De voor het project benodigde extra middelen zijn in 2022 slechts deels ingezet. De resterende / nog niet benutte middelen worden teruggegeven bij de jaarrekening 2022 en vervolgens teruggevraagd aan de gemeenten bij BW 2023-2. Nieuwe wettelijke taken Sociaal Domein heeft in 2022 voor de MER-gemeenten enkele nieuwe taken uitgevoerd, namelijk de Inburgeringswet, Beschermd wonen en Maatschappelijke opvang. Dit zijn structurele taken waarvan voor 2022 is afgesproken dat er eerst ervaring mee wordt opgedaan alvorens ze tot het reguliere takenpakket van het Servicecentrum gaan behoren. Dit heeft geleid tot een analyse over wat er in onze uitvoeringspraktijk nodig is om deze taken op een efficiënte en adequate manier te kunnen uitvoeren. Nieuwe tijdelijke regelingen Energietoeslag De energieprijzen zijn in heel Europa enorm gestegen. Hier heeft dus iedereen in 2022 mee te maken gehad, maar met name voor huishoudens met een lager inkomen leverde dit financiële problemen op. Voor deze doelgroep is door de Rijksoverheid een tijdelijke uitkering in het leven geroepen in de vorm van een eenmalige energietoeslag. Sociaal Domein heeft deze regeling voor de MER-gemeenten uitgevoerd. Er zijn over het hele jaar in totaal 3.947 aanvragen ingediend (dit is inclusief aanvullende regeling energietoeslag Roerdalen 120-150%), duidelijk meer dan eerst verwacht.
Het project Energietoeslag was niet opgenomen in het UP 2022. Leefgeld Oekraïne Net als in de rest van Nederland hebben ook de MER-gemeenten in 2022 veel moeite gedaan om de ontheemden uit Oekraïne op te vangen en tijdelijk te huisvesten. Na het realiseren van een opvangplek zorgt Sociaal Domein voor de verstrekking van leefgeld en een toelage voor voedsel, kleding en andere persoonlijke uitgaven. Voor ontheemden in een particuliere opvangplek is er ook een wooncomponent betaald. Er zijn over 2022 in totaal 171 aanvragen, 95 heronderzoeken (voornamelijk wijzigingen m.b.t. inkomen uit arbeid) en 67 beëindigingen voor ontheemden afgehandeld. Ook dit project was nog niet opgenomen in het UP 2022. De uitvoeringskosten voor beide projecten / regelingen zijn meegenomen in begrotingswijziging BW 2022-2. Ontwikkeling sturingsinformatie nieuwe taken In 2022 is de sturingsinformatie om meer inzicht te geven in onze bedrijfsvoering verder doorontwikkeld, met name ook voor wat de nieuwe taakvelden betreft. Ook voor deze nieuwe taken zijn de gegevens inmiddels opgenomen in onze kwartaalrapportages. Dit geeft een beter inzicht in de realisatiecijfers versus eerdere ramingen van het uitvoeringsprogramma. Data gedreven analyse en sturing maakt dat we beter en sneller kunnen inspelen op tendensen zoals een gewijzigde vraag binnen een van de taakvelden.
20
4.4
Wat heeft het gekost? Primitieve Begroting 2022 na Verschil begroting 2022 wijziging Realisatie 2022 raming/realisatie
SOCIAAL DOMEIN LASTEN Sociaal domein
Kosten Personeel UP SD 2022 Totaal
5.100.911
5.562.168 244.952 5.807.120
5.316.185 244.952 5.561.137
245.983 245.983
-
982.415 37.400 1.019.815
807.747 5.525 813.272
174.668 31.875 206.543
5.100.911
Projecten
Kosten personeel / inhuur Projectkosten snelbalie burgerportaal Totaal
Overig
Overige personeelskosten Kosten overig Implementatiebudget stelpost langdurig ziekteverzuim stelpost onvoorzien
271.071 60.000 97.251 206.613 50.000
271.071 60.000 97.251 -
283.744 57.205 101.340 -
-12.673 2.795 -4.089 -
Totaal
684.935
428.322
442.289
-13.967
Doorbelasting bedrijfsvoering
1.360.932
1.470.423
1.470.423
-
Totaal Overig
1.360.932
1.470.423
1.470.423
0
7.146.778 €
8.725.680 €
8.287.121 €
438.559
1.642.889 2.323.375 1.434.422
1.782.756 2.521.173 1.556.541
1.663.343 2.420.239 1.546.214
-119.413 -100.934 -10.327
TOTAAL LASTEN SD BATEN Bijdrage gemeenten
€
Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen
Doorbelasting Bedrijfsvoering
Doorbelasting Maasgouw Doorbelasting Echt-Susteren Doorbelasting Roerdalen
413.996 585.472 361.464
447.303 632.575 390.545
447.303 632.575 390.545
-
Projecten
BBZ Roerdalen Uitvoering TOZO (M,E,R) Bijdrage WSP (M,E,R) Deelname benchmark Statushouders (M,E,R) Deelname benchmark Werk & Inkomen Sociale wijkteams Maasgouw Sociale wijkteams Echt-Susteren Sociale wijkteams Roerdalen ESF (M,E,R,) Ondermijning Roerdalen Participatie Statushouders Maasgouw Kinderopvang Roerdalen Uitvoering kindpakket Echt-Susteren Mantelzorgcompliment Echt-Susteren Mantelzorgcompliment Roerdalen Participatieverklaring Roerdalen Geluksbudget Roerdalen Inburgering (M,E,R) Beschermd wonen (M,E,R) Energietoeslag (M,E,R) Leefgeld Oekraïne (M,E,R) Energietoeslag Roerdalen 120%-150%
20.000 56.160 112.500
20.000 77.760 118.275 4.460 8.530 56.772 75.696 63.869 18.765 55.000 89.000 19.440 1.688 6.750 3.038 4.860 9.855 353.447 57.582 250.000 100.000
20.000 45.000 118.275 4.460 8.537 56.772 75.696 63.869 2.500 47.500 52.125 15.000 1.688 6.750 3.038 4.860 310.751 57.582 205.000 70.000 17.500
-32.760 7 -1 -16.265 -7.500 -36.875 -4.440 -9.855 -42.696 -45.000 -30.000 17.500
8.287.121 €
-438.559
63.750 72.000 60.750
TOTAAL BATEN SD
€
7.146.778 €
8.725.680 €
SALDO VAN BATEN EN LASTEN SD
€
- €
- €
€
- €
- €
-
€
-
- €
-
RESULTAATBESTEMMING GEREALISEERD RESULTAAT
21
Toelichting op de baten en lasten Personele lasten / inhuur De personele lasten zijn € 245.983 lager dan begroot. De oorzaak van de lagere lasten is hoofdzakelijk gelegen in de krappe arbeidsmarkt en het verloop van personeel. Zowel voor reguliere werkzaamheden als voor projecten is het lastig gebleken om geschikt personeel te vinden. Dit betekent dat we vacatures deels niet en/of pas later hebben kunnen invullen en dat nieuwe (onervaren) mensen zijn ingestroomd in het begin van de salarisschaal. Daarnaast was er ook sprake van startende inhuurkrachten met geen of weinig ervaring waarvoor lagere tarieven worden gerekend. Al met al dus toch wel behoorlijk lagere kosten dan eerst geraamd. Het project Tozo is ook onderdeel van het budget personeel. Ook bij dit project is in 2022 een langere periode geweest waarin er geen inhuurkracht beschikbaar was voor deze opdracht. De personele lasten van Tozo zijn daarom € 32.760 lager dan begroot. Snelbalie / burgerportaal Door een beperkte beschikbaarheid aan de kant van de softwareleverancier heeft de start van het project vertraging opgelopen. Dit heeft erin geresulteerd dat van de begrote projectkosten (€ 37.400) slechts € 5.525 is uitgegeven. Het niet benutte deel groot € 31.875 zal bij BW 2023-2 opnieuw gevraagd worden ter afronding van dit project.
Projecten De uitgaven voor de diverse projecten vallen in totaliteit € 174.668 lager uit dan begroot. Alle projecten zijn afgerekend op basis van de werkelijke kosten. Zoals al is vermeld is het ook bij de projecten lastig gebleken om geschikt personeel te vinden. Vacatures zijn deels niet en/of pas later ingevuld en er is gewerkt met onervaren inhuurkrachten waarvoor lagere tarieven worden gerekend. Toelichting op het resultaat Het voorlopige resultaat van het programma Sociaal Domein is € 230.673 voordelig. Op grond van de afspraken rondom de ‘gemeenschappelijke regeling’ wordt de gemeentelijke bijdrage verlaagd zodat het eindresultaat uitkomt op 0. Bijdrage 2022 SD Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Totaal
€ € € €
% 1.642.889 2.323.375 1.434.422 5.400.686
30,42% € 43,02% € 26,56% € 100,00% €
Resultaat SD 70.171 99.236 61.267 230.673
22
5. Programma Bedrijfsvoering 5.1
Inleiding
Bedrijfsvoering van SC-MER kan enkel kwaliteit leveren en kostenefficiënt zijn wanneer de processen, de producten en diensten zoveel mogelijk worden gestandaardiseerd voor de 4 MER-organisaties en wanneer de drie gemeenten kennis en kunde op het gebied van bedrijfsvoering zoveel mogelijk centraliseren in SC-MER. SC-MER heeft de opdracht om de regie te nemen door initiërend op de inhoud en sturend op het proces te zijn. In onderstaande tabel is tot uitdrukking gebracht dat “initiërend op inhoud en sturend op proces” betekent dat Bedrijfsvoering zich daarmee onderscheidt van de Omgevingsdienst en het Sociaal Domein. Het inhoudelijke bedrijfsvoeringsbeleid wordt door de vier organisaties gezamenlijk bepaald. SC-MER voert hierin de regierol initiërend vanuit de inhoud, sturend op het proces. Sociaal Domein en Omgevingsdienst
Bedrijfsvoering
Inhoudelijk beleid
Primaat gemeente, SC MER adviserend
Primaat SC-MER, gemeente toetsend
Rol SC-MER
Primair uitvoerend
Beleid én uitvoering
Verhouding
Partners in samenwerking
Samenwerking met regie vanuit SC-MER
5.2
Wat wilden we bereiken? 5.2.1 HRM
Binnen het taakveld HRM willen we kostenefficiëntie, klantgerichte en kwalitatieve hoogwaardige service verlenen. Die ambities hebben betrekking op het uitbrengen van advies, het voeren van een correcte en volledige personeels- en salarisadministratie, ondersteuning op het gebied HRM en het verder brengen van de organisaties naar aantrekkelijk en modern werkgeverschap. Het uitbrengen van advies willen we steeds verder professionaliseren zodat het resultaat van de advisering is dat de klant (of partner) een kwalitatief toepasbaar antwoord of advies heeft op de vraag. Denk hierbij aan organisatieontwikkeling, arbeidsvoorwaarden, toepassing HRinstrumentarium, processen arbeidsongeschiktheid, werving & selectie en medezeggenschap. Met het initiëren van beleid voor de vier organisaties hebben we een start gemaakt. Dat wordt in 2023 verder tot ontwikkeling gebracht. Met het voeren van een juiste, tijdige en volledige personeels- en salarisadministratie willen we voldoen aan de wet- en regelgeving die hierop van toepassing is en deze informatie in toenemende mate omzetten in managementinformatie. Vanuit ondersteuning HRM dragen we zorg voor een juiste uitvoering van wetgeving, de CAO, lokaal beleid en specifieke wensen.
Daarnaast draagt ondersteuning zorg voor een volledige en juiste aanlevering van de verzuimadministratie, afhandeling van verzuimprocessen, afhandeling van wervings- en selectieprocedures en draagt het bij aan de P&C cyclus (bijvoorbeeld WNT, begroting van loonkosten, formatiebeheer en interne controle). 23
Tot slot zorgt functioneel beheer HRM voor een kwalitatief goede inrichting van de personeels- en salaris applicaties, zodanig dat die inhoudelijk voldoen aan de wettelijke eisen en lokale regelingen en de HR processen optimaal worden ondersteund vanuit de applicaties. Samengevat wilden we in 2022 voldoen aan de professionele kwaliteit in advisering, beleidsinitiatie, administratie en ondersteuning die de 4 organisaties van ons mogen verwachten. Kwaliteit Kwaliteit uit zich voor HRM op diverse manieren, bijvoorbeeld door een kwalitatief goed en efficiënt proces salarisadministratie, de inhoudelijke kwaliteit van producten en diensten, anticiperen op de actualiteit en de tevredenheid van de klant. We hebben in 2022 wederom geïnvesteerd in de ontwikkeling van de medewerkers. Denk hierbij aan cursussen m.b.t. (fiscale) regelgeving, cao ontwikkelingen, verzuimmanagement, de rechtspositie van bestuurders en raadsleden. Daarnaast zijn we gestart met een teamontwikkelprogramma om, mede door inzet van teamcoaching, vorm te geven aan de toekomstige inrichting en werkwijze van het team. Klantgerichtheid De dienstverlening vanuit HRM staat in het teken van de klant. Daarom hebben we in ook 2022 fors geïnvesteerd in verbinding en relatie, hebben we wensen opgehaald en ontwikkelingen van dichtbij georganiseerd.