Controleprotocol 2021

Controleprotocol 2021 accountantscontrole

Document: Versie: Status: Datum: Organisatie: Team: Auteur: Bijlagen:

Controleprotocol 2021 accountantscontrole 1.0 Accountantscommissie 3 november 2021 Gemeente Echt-Susteren Innovatie Ontwikkeling & Control T. J.A. Zillekens 2

Inhoud 1.

Inleiding

3

2.

Samenvatting

3

3.

In control statement

3

4.

Besluitvormingsproces

4

5.

Formeel kader voor de controle

5

6.

Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties

5

6.1. 6.2.

Goedkeuringstoleranties Rapporteringtoleranties

5 6

7.

Rechtmatigheid en aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria

6

8.

Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing

7

8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6.

De naleving van wettelijke kaders De naleving van de volgende kaders De naleving van de overige interne regelgeving Bepalingen zonder financiële gevolgen Wet Normering Topinkomens Verordeningen 2021

7 7 8 8 8 9

9.

Inwerkingtreding

9

Bijlage 1: modeltekst rechtmatigheidsverantwoording en toelichting daarop

10

Bijlage 2: begrippenlijst

11

-1-

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

-2-

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

1. Inleiding Artikel 213 van de gemeentewet (GW) schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst zoals bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant moet de gemeenteraad duidelijk aangeven welke wet- en regelgeving op het gebied van het financiële beheer, onderwerp van de rechtmatigheidscontrole is. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) wordt onderscheid gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheid op het gebied van de accountantscontrole. Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden (externe regelgeving) en van de gemeente zelf (verordeningen, zie www.overheid.nl). De gemeenteraad moet voorafgaand aan de werkzaamheden van de accountant voor de controle op de jaarrekening 2021 hier een besluit over nemen.

De controle van de jaarrekening 2021 vindt plaats in de maanden maart en/of april 2022. De interim controle vindt plaats in oktober 2021.

2. Samenvatting Van elke overheid mag worden verwacht dat zij rechtmatig met haar middelen omgaat. De controleverklaring bij de jaarrekening van gemeenten bevat zowel een oordeel over de financiële getrouwheid én de rechtmatigheid. De gemeenteraad heeft in het huidige duale stelsel naast de volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol ook uitdrukkelijk een controlerende rol. De raad wordt hierbij ondersteund door een externe accountant. Met het controleprotocol 2021 bepaalt de gemeenteraad binnen welke kaders de accountant zijn controle moet uitvoeren. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om een jaarrekening op te stellen, vervolgens is het de verantwoordelijkheid van de externe accountant om deze jaarrekening te controleren en hierbij een controleverklaring af te geven. Op basis van de controletolerantie en de rapportagetolerantie wordt de diepgang van de accountantscontrole en de uitgebreidheid van de rapportage bepaald. Gemeenteraden mogen de controletolerantie scherper vaststellen dan de in het BADO 1) opgenomen minimumeisen. Voorgesteld wordt om de standaard toleranties voor de controle van en de rapportage over de jaarrekening 2021 van toepassing te verklaren.

3. In control statement Met ingang van het verslagjaar 2022 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten en colleges van gedeputeerde staten van provincies en dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in verslagjaar 2022 mogelijk te maken zijn wetsaanpassingen noodzakelijk in de Financiële Verhoudingswet, de Gemeentewet en de Provinciewet, maar ook in lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst moet door gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen opgenomen wor1

) Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden

-3-

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

den in de jaarrekening, op het moment dat de wetgeving is aangepast. De standaardtests en een toelichting hierop is bijgevoegd als bijlage bij dit controleprotocol. De commissie BADO heeft op 20 maart 2020 een Notitie rechtmatigheidsverantwoording uitgebracht. Dit is een handreiking die ten doel heeft helderheid te scheppen over de gevolgen die de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft voor decentrale overheden en voor accountants. Er worden in de notitie nadrukkelijk geen voorschriften gegeven, waaraan decentrale overheden en accountants zich moeten houden. Het betreft dus geen regelgeving, maar voorlichting. Met ingang van het verslagjaar 2022 ziet de accountantscontrole toe op de getrouwheid van de jaarrekening en de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de controleverklaring voor de decentrale overheden volgens artikel 75, lid 2 BBV. De laatst gepubliceerde kadernota is de kadernota rechtmatigheid 2018. De kadernota rechtmatigheid wordt door de commissie BBV geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding voor geven. Voor de jaarrekening 2021 is hier aanleiding toe omdat het wetstraject, waarin het afgeven van een verantwoording over de rechtmatigheid bij decentrale overheden wordt geregeld, nog in behandeling is.

Met ingang van de begroting 2022 wordt dan de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (‘college’) voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording van rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Deze kadernota vormt de brug tussen de kadernota rechtmatigheid uit 2018 en de kadernota rechtmatigheid 2022. Een aantal onderdelen van de versie 2022 staan los van de behandeling van bovengenoemd wetsvoorstel. De commissie BBV heeft besloten dat deze onderdelen als addendum op de kadernota rechtmatigheid 2018 worden gepubliceerd. Dat is in augustus 2021 gebeurd.

4. Besluitvormingsproces De gemeenteraad is opdrachtgever aan de externe accountant. Op 13 december 2018 heeft de gemeenteraad de opdracht voor de wettelijke controle (inclusief Sisa) voor de jaren 2019 tot en met 2022 te gunnen aan BDO Audit & Assurance B.V. en deze laatste aan te wijzen als accountant belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de bij de controle van de jaarrekening 2021 te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties en het daarbij te hanteren normenkader. De gemeenteraad wordt hierbij ondersteund door de accountantscommissie. Binnen de gemeente Echt-Susteren bestaat deze uit een drietal raadsleden. De accountantscommissie heeft volgens de verordening op de accountantscommissie Echt-Susteren 2014, vier vaste adviseurs: de accountant, de portefeuillehouder financiën, de raadsgriffier en de teamleider financiën. Het secretariaat van de commissie berust bij de griffier. Vanwege het feit dat per 1 juli 2017 delen van bedrijfsvoering, waaronder team financiën, is ondergebracht binnen de Gemeenschappelijke regeling Servicecentrum MER, wordt om praktische redenen de rol van teamleider financiën, ingevuld door één van de business controllers van de gemeente.

Vanaf 1 januari 2022 is de functienaam business controller gewijzigd in adviseur planning en control. De verordening op de accountantscommissie moet hier nog op aangepast worden. Daarnaast is het wenselijk dat een vertegenwoordiger van het Servicecentrum MER, die als contactpersoon fungeert met de accountant, aanschuift als adviseur. Het functioneren van de accountantscommissie is gericht op de bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. Overleg en afstemming van de verschillende controleactiviteiten binnen de gemeente (raad, accountantscommissie, rekenkamer en college van burgemeester en wethouders) -4-

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

is vanuit een oogpunt van doelmatigheid en transparantie gewenst. Uitgangspunt daarbij is dat overleg en afstemming plaatsvindt met behoud van ieders eigen verantwoordelijkheid.

5. Formeel kader voor de controle Hieronder wordt het formele kader voor de accountantscontrole weergegeven. De verordeningen ex artikelen 212 en 213 uit de Gemeentewet (GW) staan hierbij centraal. In de verordening over de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 212 GW) regelt een gemeente het gemeentelijke financiële beleid, het financiële beheer en de financiële organisatie zodanig dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. In de verordening over de controle op het financieel beheer en de financiële organisatie (ex artikel 213 GW) worden de regels voor de accountantscontrole zo vastgelegd dat de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de financiële organisatie is gewaarborgd.

De accountantscontrole richt zich op het afgeven van een oordeel over:  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;  de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording;  de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Aan de hand van het Controleprotocol 2021 wordt de controle-opdracht aan de externe accountant nader geconcretiseerd. Het Controleprotocol 2021 is gebaseerd op de Kadernota Rechtmatigheid 2018 zoals deze op 31 oktober 2018 door de Commissie BBV 2) is gepubliceerd, aangevuld met het addendum dat in augustus 2021 is gepubliceerd. In paragraaf 3 van dit controleprotocol is dit toegelicht. De Kadernota rechtmatigheid 2018 en het addendum kadernota rechtmatigheid 2021 zijn ter inzage gelegd voor de gemeenteraad. Het bij de controle 2021 te hanteren normenkader (zijnde een overzicht van geldende regelgeving) is terug te vinden op www.overheid.nl.

6. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties De raad kan verschillende toleranties hanteren gericht op de goedkeuring van de jaarrekening en de rapportage hierover. Wellicht ten overvloede wordt opgemerkt dat de externe accountant aan de raad en college altijd datgene rapporteert wat door hem vanuit zijn professionele opvatting relevant wordt geacht. 6.1. Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie wordt als volgt gedefinieerd: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.

2

) Besluit Begroting en Verantwoording

-5-

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

De minimumeisen zoals opgenomen in het BADO zijn: Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie GoedBeperking Oordeelontkeurend houding Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Afkeurend

≤ 1%

> 1% < 3%

-

≥ 3%

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

-

Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Op basis van resultaten en bevindingen uit het verleden en kennis van de huidige stand van zaken is er geen aanleiding de genoemde percentages aan te passen. Naast deze kwantitatieve benadering hanteert de accountant ook een kwalitatieve beoordeling (professional judgement) op basis van de professionele opvattingen van de accountant. Voor het jaar 2021 worden geen afwijkende controletoleranties toegepast. De controletoleranties zoals genoemd in het BADO zijn van toepassing. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Het financiële volume van de begroting 2021 van de gemeente Echt-Susteren bedraagt afgerond € 77.073.000. Dit betekent dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 771.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 2.312.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet aantast. De doelstelling van SISA 3) is het verminderen van verantwoording- en controlelasten voor gemeenten en provincies. Bovenstaande goedkeuringstoleranties zijn eveneens van toepassing op de SISA bijlage bij de jaarrekening. De controleverklaring is gericht op de jaarrekening inclusief de SISA bijlage. 6.2.

Rapporteringtoleranties Naast de goedkeuringstoleranties wordt een rapporteringtolerantie onderkend. Deze wordt als volgt gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt daarom in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Op deze manier kunnen ook constateringen welke voor het goedkeuringsoordeel van de accountant niet van belang zijn wel onder de aandacht van de raad worden gebracht. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien. Voor de controle van de jaarrekening 2021 wordt net als in voorgaande jaren voorgesteld om de rapporteringtolerantie te stellen op € 50.000. Dit wil derhalve zeggen dat afwijkingen ten opzichte van de begroting die meer bedragen dan € 50.000, zowel inkomsten als uitgaven en zowel over- als onderschrijdingen, toegelicht moeten worden.

7. Rechtmatigheid en aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria In het kader van de rechtmatigheidcontrole worden 9 rechtmatigheidcriteria onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringcriterium het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium.

3

) Single Audit en Single Information

-6-

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financiële beheer is aanvullend op de Kadernota 2018 het volgende nog van belang. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Op basis van raadsvoorstellen is het mogelijk om de begroting aan te passen, het beleidsinhoudelijke aspect staat hierbij voorop. Echt-Susteren kent de systematiek dat, indien van toepassing, bij besluitvorming gelijktijdig de begrotingswijziging geacht wordt, vastgesteld te zijn. Hiermee wordt autorisatie gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Aanvullend op de Kadernota 2018 wordt de volgende begrotingsafwijking onderkend: Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kan de volgende “soort” begrotingsafwijkingen worden onderkend:

Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en waarvoor geen voorstel tot begrotingsaanpassing is ingediend.

Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel

Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel

X

Kostenoverschrijdingen die passen binnen het gemeentelijke beleid, kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten en kostenoverschrijdingen bij openeinde regelingen worden door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven betrokken. Voorwaarde is wel dat deze kostenoverschrijdingen dan goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening aan moet geven dat ze nog moeten worden geautoriseerd, aan de orde stellen.

8. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2021 is limitatief gericht op: 8.1. De naleving van wettelijke kaders De wetgeving van toepassing voor de gemeente Echt-Susteren. Dit uitsluitend voor zover deze financiele beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. 8.2. De naleving van de volgende kaders Deze kaders zijn een nadere verplichte invulling van wettelijke bepalingen.  De programmabegroting 2021 zoals vastgesteld door de raad op 4 november 2020. Begrotingsoverschrijdingen worden behandeld zoals onder 6 en/of 7 is vermeld;  De financiële verordening gemeente Echt-Susteren 2017 ex artikel 212 Gemeentewet (raadsbesluit d.d. 22 februari 2017);  De controleverordening gemeente Echt-Susteren 2013 ex artikel 213 Gemeentewet (raadsbesluit d.d. 27 juni 2013);

-7-

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

8.3. De naleving van de overige interne regelgeving De overige kaders zijn opgenomen in Interne regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij de gemeente Echt-Susteren (www.overheid.nl). Wat betreft de productieverantwoording door zorgaanbieders is het landelijk controleprotocol van toepassing. 8.4. Bepalingen zonder financiële gevolgen Op basis van een inventarisatie is onderzocht aan welke specifieke bepalingen per regelgeving de raad geen financiële gevolgen wil verbinden. Deze bepalingen beïnvloeden daarom het oordeel van de accountant niet. Vooruitontvangen en vooruitbetaalde bedragen uitsluiten van rechtmatigheid. Vooruitontvangen en vooruitbetaalde bedragen worden uitgezonderd omdat facturen vooraf of achteraf ontvangen worden. Hierop heeft de gemeente zelf geen zeggenschap of controle, maar deze posten kunnen de geraamde budgetten verstoren. De gemeente opteert er daarom voor om deze in het juiste dienstjaar te verantwoorden. Besluiten vanwege de coronacrisis Door de coronacrisis heeft het college een aantal besluiten moeten nemen om bij te dragen aan de continuïteit van onder meer zorgaanbieders, verenigingen, ondernemers en maatschappelijke partners. Door de spoed zijn deze besluiten niet vooraf aan de gemeenteraad voorgelegd. De raad is hierover wel achteraf geïnformeerd door raadsinformatiebrieven en de beide bestuursrapportages 2021.

De genomen besluiten zijn als volgt: - Compensatie ouderbijdrage deelname peuterprogramma en/of kinderopvang SMI (besluit van 2 maart 2021); - Lokale steunmaatregelen corona (30 maart 2021); - Financiële tegemoetkoming leerlingenvervoer (besluit van 1 juni 2021); - De pachten voor de in kermis zijn gehalveerd (besluit 7 september 2021); - Kwijtschelding huur binnensportaccommodaties Menswel sport (besluit 7 september 2021); - Gemeentelijke belastingen: in overleg met BsGW is een ruimhartig beleid gevoerd wat betreft het toepassen van uitstel van betaling en betalingsregelingen. Dit is een afwijking van het reguliere invorderingsbeleid. Naast deze corona-besluiten wordt nog het volgende voorgesteld: Uitsluiting voor wat betreft de medische verwijzing: Voor de Jeugdhulp geldt de wettelijke eis dat het recht op zorg ontstaat op basis van een verwijzing door een indicerend orgaan of medisch specialist. Omdat de gemeente niet zelf over deze informatie beschikt, ziet zij af van de controle op de aanwezigheid van medische verwijzingen.

Via het vaststellen van dit controleprotocol 2021 besluit de gemeenteraad: - geen financiële gevolgen te verbinden aan deze genomen besluiten; - dat deze besluiten het oordeel van de accountant niet beïnvloeden; - dat onrechtmatigheden veroorzaakt door corona als rechtmatig aangemerkt worden mits hierover een collegebesluit is genomen dat als een toepassing van de hardheidsclausule wordt beschouwd; - dat ermee ingestemd wordt dat de gemeente afziet op de controle van medische verwijzingen. 8.5. Wet Normering Topinkomens Ten slotte wordt in dit controleprotocol aandacht besteed aan de Wet Normering Topinkomens (WNT). De WNT schrijft voor dat gemeentelijke topinkomens, voor zover dit hoger is dan het inkomen van de Minister, opgenomen moeten worden in de jaarrekening. Echt-Susteren kent geen dergelijke inkomens.

-8-

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

8.6. Verordeningen 2021 Het controleprotocol 2021 omvat alle door de raad vastgestelde gemeentelijke verordeningen die betrekking hebben op het jaar 2021. Ook vallen alle wijzigingen van interne en externe wetgeving die zich voordoen in 2021 en betrekking hebben op 2021 onder de reikwijdte. Deze worden alsnog meegenomen voor de rechtmatigheidscontrole. De gemeentelijke verordeningen zijn terug te vinden op www.overheid.nl.

9. Inwerkingtreding Dit protocol treedt in werking op 1 januari 2021 en is van toepassing op de jaarrekening 2021.

-9-

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

Bijlage 1 Modeltekst rechtmatigheidsverklaring Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op XX XXX 202X vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt x% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € x. Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties (niet) rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

De geconstateerde afwijkingen betreffen ¹): In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen. ¹) De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de Kadernota Rechtmatigheid) worden alleen vermeld indien de door de gemeenteraad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden.

- 10 -

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

Bijlage 2: Begrippenlijst -

-

-

-

-

-

-

-

Afwijkingen: Fouten en onduidelijkheden Bado: Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Zier hiervoor de volgende link: https://wetten.overheid.nl/BWBR0015524/2017-12-09 BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Zier hiervoor de volgende link: https://wetten.overheid.nl/BWBR0014606/2019-07-01 Commissie BADO: De commissie BADO brengt richtinggevende notities uit met een nadruk op de hoe-vraag en de interpretatie van bestaande wet- en regelgeving, voor wat betreft knelpunten en gezamenlijke oplossingen die raken aan de bedrijfsvoering en de accountantscontrole van decentrale overheden. Zie hiervoor de volgende link: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financiengemeenten-enprovincies/bedrijfsvoering-en-audits-gemeenten-en-provincies Commissie BBV: In het BBV is opgenomen dat er een commissie is met als taak om zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. Zier hiervoor de volgende link: https://www.commissiebbv.nl/cms/view/57979281/commissieleden Controleverklaring: In de controleverklaring geeft de accountant zijn/haar oordeel weer over de getrouwheid van de jaarrekening. Bij gemeenten geldt nu nog als bijzonderheid dat de accountant in zijn verklaring ook een oordeel geeft over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties die in deze jaarrekening zijn vermeld.

Dat wordt anders na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en wordt het oordeel beperkt tot de getrouwheid. Zier hiervoor: https://www.nba.nl/globalassets/themas/thema-publiekesector/ controleverklaringenverklaard/nba_brochure_controleverklaringen_decentrale_overheden_juni_2016.pdf Fouten: Rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd. Getrouwheid: Een oordeel van de accountant over of de informatie juist en toereikend/volledig is. Voorts geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrek. En ten slotte of het bij de volksvertegenwoordigers en de burger (gebruikers van de verantwoording) geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten. In Control Statement: Hierin gaat het College van B&W in op het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement)processen alsmede ICTsystemen. Dit heeft een bredere strekking dan de rechtmatigheidsverantwoording. Materialiteit: Informatie is materieel of heeft een materieel belang, als deze informatie invloed kan hebben op de besluitvorming van de gebruiker van die informatie. Gebruikers zijn bijvoorbeeld raadsleden of burgers. Er zijn twee zaken waarvoor de accountant de materialiteit gebruikt.

Het is allereerst de basis voor de diepgang van door de accountant uit te voeren werkzaamheden. Vervolgens is het bepalend voor het oordeel van de accountant over de jaarrekening. Voor de controle van een gemeente zijn de normen uit het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) leidend, voor de uiteindelijke conclusie of iets materieel is en wat hiervan de gevolgen zijn voor de strekking van de controleverklaring. Normenkader: Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving, waaronder die van de betreffende gemeente (zoals verordeningen). De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheershandelingen. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar opnieuw vastgesteld. Zie hiervoor: https://www.commissiebbv.nl/cms/view/57979239/rechtmatigheid Onduidelijkheden: Indien het College van B&W in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. Onzekerheden: De onzekerheden zijn te splitsen in onzekerheden in de verantwoording en in de controle. De onzekerheden in de verantwoording betreffen veelal schattingen, interpretaties en toekomstgevolgen.

Bij de rechtmatigheidsverantwoording van het College van B&W kan het ook gaan om zaken die het College van B&W eenvoudig niet weet of kan vaststellen. Onzekerheden in de controle komen vaak voort uit ontoereikend uitgevoerde maatregelen van interne beheersing waardoor er onvoldoende controle-informatie beschikbaar is. - 11 -

Controleprotocol 2020 accountantscontrole

-

-

-

Rechtmatigheidsverantwoording: de rechtmatigheidsverantwoording wordt een nieuw onderdeel in de jaarrekening, waarin het College van B&W vanaf het verslagjaar 2021 aangeeft of er rechtmatigheidsfouten en –onzekerheden waren. Verantwoordingsgrens: de grens waarboven het College van B&W afwijkingen moet melden aan de gemeenteraad. De gemeenteraad stelt deze verantwoordingsgrens vast met een maximum van 3% van de totale lasten. Verbijzonderde interne controle: er is sprake van een verbijzondering van de interne controle, indien binnen de gemeente extra gelet wordt op de rechtmatigheid, bovenop en ook voortbouwend op de interne controles die reeds uitgevoerd worden in de (eerste) lijn. Zie hiervoor de volgende link: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financiengemeenten-en-provincies/documenten/ rapporten/2019/02/14/de-verbijzonderde-internecontrole-bij-decentrale-overheden

- 12 -

Controleprotocol 2020 accountantscontrole