Brief SC MER d.d. 8 april

servicecentrum

MER

maasgouw echt-Susteren roerdalen

Aan de Raad van de gemeente Echt-Susteren Postbus 450 6100 AL Echt Echt, 8 april 2022

Afdeling/ team:

Concernstaf

Onderwerp:

P&C documenten SC-MER

Behandeld door:

Anne-Marie Rooskens

Geachte Gemeenteraad, Bijgevoegd treft u het pakket P&C documenten van SC-MER aan. Het betreft: 1. Concept jaarrekening 2021;, 2. Begrotingswijziging (BW) 2022-1; 3. Kadernota 2023 en Begroting 2023. De concept jaarrekening 2021 en de kadernota 2023 ontvangt u ter kennisgeving. Op de BW 2022-1 en de begroting 2023 kunt u uw zienswijzen naar voren brengen, conform artikel 35 WGR. In deze brief lichten we de P&C documenten toe.

1. Concept-jaarrekening 2021 Het SC-Mer heeft haar doe/stellingen, zoals vastgesteld in de Uitvoeringsplannen, gerealiseerd.

Zoals de jaarrekening laat zien heeft het se MER haar doelstellingen, zoals deze met elkaar zijn overeengekomen en vastgelegd in de Uitvoeringsplannen (UP's), gerealiseerd. Voor het jaar 2021 zijn de UP's vastgesteld voor de Omgevingsdienst (OD) en het Sociaal Domein (SD). Voor het jaar 2022 zijn daar de UP's Bedrijfsvoering aan toegevoegd. Het jaar 2021 is voor het SC MER een bijzonder jaar gebleken. Er werd wederom een groot beroep op de medewerkers gedaan. Nieuwe regelingen die betrekking hadden op het bestrijden van de coronacrisis moesten eigen worden gemaakt en vervolgens worden uitgevoerd. Dit alles om ervoor te zorgen dat onze inwoners, onze instellingen en onze bedrijven deze crisis zo goed mogelijk konden doorstaan. Niet alleen vergde dit een grote inzet voor de uitvoering van deze regelingen, ook de reguliere zorg ten aanzien werk, inkomen en maatschappelijke ondersteuning bleek het afgelopen jaar meer nodig te zijn geweest dan in de jaren daarvoor. Met alle corona beperkingen is daar vanuit het se MER zo goed als mogelijk invulling aan gegeven. In een onzekere periode voor onze inwoners, met een onvoorspelbaar virus, werden tevens onze handhavers extra ingezet om ervoor te zorgen dat de effecten van de pandemie zo beperkt mogelijk bleven. Deze inzet vergde veel van onze handhavers.

We zouden onze medewerkers tekort doen als we enkel de inzet betreffende corona zouden noemen. We willen u daarom ook de vele inzet voor alle reguliere taken noemen. Een inzet die erop gericht is om de drie gemeenten te ondersteunen bij de uitvoering van hun maatschappelijke opdrachten.

Pagina 1 van 1

MER

maasgouw echt-susteren roerdalen

Een tweetal ontwikkelingen van het afgelopen jaar willen wij echter ook nog nader benoemen. Het gaat dan om alle voorbereidingen die we hebben getroffen en aan het treffen zijn voor de. invoering van de Omgevingswet. Zoals al eerder genoemd in landelijke media, is dit de grootste na-oorlogse verandering voor de taken van de lokale overheid. Samen met de drie gemeenten wordt gekeken hoe we dit zo goed mogelijk kunnen oppakken, wat de effecten daarvan zijn en wat dit betekent voor de vier organisaties en voor de vier besturen. Ondanks het feit dat nog steeds niet duidelijk is wanneer deze wet van kracht wordt, wordt volop gewerkt om ervoor te zorgen dat we met vier organisaties klaar zijn voor deze wet. Gelijktijdig met deze belangrijke ontwikkelopgave, kenmerkte het afgelopen jaar zich ook door een enorme hausse aan vergunningsaanvragen. Vanwege het feit dat flexibele capaciteit niet altijd beschikbaar was (de markt is overvoerd met aanvragen voor vergunningsverleners), hebben we dit zoveel als mogelijk opgelost door onze medewerkers te vragen extra uren te maken, verlof te sparen en door het proces zo mogelijk nog efficiënter in te richten. De hausse aan vergunningsaanvragen heeft eveneens geleid tot een enorme stijging van de legesinkomsten.

Ten behoeve van de uitvoering van al deze taken werd eveneens een zwaar beroep gedaan op de ondersteuning van onze bedrijfsvoeringsteams. Ontwikkelingen die al eerder in gang zijn gezet, werden in 2021 doorgezet. Gelijktijdig werd er een sterk beroep gedaan om het thuiswerken mogelijk te maken. Zowel in 2020 als in 2021 bleek het mogelijk te zijn dat we vrijwel al onze taken, van de vier organisaties, konden uitvoeren vanuit onze thuiswerkplek. In 2021 is sterk gestuurd op de kwaliteit van de uitvoering van onze taken. Veel processen zijn onder de loep genomen en volgens de LEAN-methodiek opnieuw ingericht. Om de kwaliteit van onze dienstverlening te meten wordt zowel binnen de SD als de OD gebruik gemaakt van de NPSmethodiek. Hierbij wordt aan onze klanten gevraagd hoe de dienstverlening is ervaren en wat nodig is om deze naar een hoger niveau te brengen. Al deze reacties nemen we vervolgens mee om de dienstverlening verder te verbeteren. Het SC-MER retourneert totaal€ 207.988 aan de gemeenten.

De jaarrekening is in concept gereed. In onderstaande tabel zijn de gesaldeerde resultaten per programma aangegeven. De jaarrekening sluit met het saldo€ 0. Niet bestede middelen zijn voorafgaand aan vaststelling van het resultaat geretourneerd aan de deelnemende gemeenten. In totaal gaat het om C 207.988 uit de vier programma's en verdeeld over de drie gemeenten. Zie onderstaande tabel. Met BW 2022-1, die gelijktijdig met de jaarrekening aan de raden wordt verstuurd, wordt een deel van dit bedrag(€ 60.715) weer teruggevraagd aan de drie gemeenten. Het rapport van bevindingen van de accountant over de jaarrekening, is bij verzending nog niet gereed en zal worden nagezonden, zodat u daar alsnog kennis van kunt nemen. Deze accountantsverklaring zal eveneens deel uit maken van de vaststelling van de jaarrekening door het Algemeen Bestuur van het Servicecentrum MER.

Pagina 2 van 2

MER Resultaat 20210D Gemeente Maasgouw

Resultaat 2021 SD

€-6.715

Echt-Susteren

Resultaat 2021 BV

Resultaat 2021 B&O

maasgouw echt-susteren roerdalen

Totalen

€ 18.150

€ 27.676

€ 19.107

Verrekening € 58.218

€ 28.059

€ 37.024

€ 25.209

€ 90.292

Roerdalen

-

€ 18.068

€ 25.011

€ 16.399

€ 59.479

Totalen per programma

€ -6.175

€ 64.277

€ 89.711

€ 60.715

€ 207.988

De jaarrekening laat zien dat we continu scherp aan de wind zeilen. Telkenmale wordt een afweging gemaakt over de inzet van mensen en middelen. Hoe kunnen we onze processen zo efficiënt mogelijk inrichten, zonder dat we de menselijke maat uit het oog verliezen. In 2021 heeft dit geleid tot een positief jaarrekening resultaat. In 2021 is tevens de opgenomen taakstelling gerealiseerd.

2.

Begrotingswijziging 2022-1

Verwerking structurele en incidentele wijzigingen.

De begroting 2022 is in februari 2021 voorbereid en in juli 2021 vastgesteld. De BW 2022-1 omvat structurele en incidentele wijzigingen van de begroting 2022. Structurele wijzigingen begroting 2022: collectieve arbeidsovereenkomst (cao), software/asten, centralisatie belastingzaken, budget verzekeringen en licentiekosten veilig mailen.

Zoals aangekondigd bij BW 2021-3 zijn structurele meerlasten die samenhangen met de nieuwe cao en de aanpassing van de stelpost budget langdurig ziekteverzuim in BW 2022-1 verwerkt. De meerlasten bedragen in totaal€ 874.167. Hier staan stelposten tegenover in de gemeentelijke begrotingen. Daarnaast omvat het programma bedrijfsvoering nog structurele meerlasten als gevolg van het centraliseren van het contractmanagerschap belastingzaken in se MER, de stijgende software lasten en de aanpassing van het budget verzekeringen. Incidentele wijzigingen begroting 2022: Uitvoeringsprogramma's.

De BW 2022-1 bevat daarnaast incidentele wijzigingen voor de programma's Omgevingsdienst, Sociaal Domein en Bedrijfsvoering n.a.v. de door de gemeenten vastgestelde UP's met daarin de aanvullende dienstverlening en projecten. De kosten voor deze gevraagde extra dienstverlening worden met BW 2022-1 financieel vertaald in de begroting 2022 van het se MER. Dit is de eerste keer dat er een UP is vastgesteld voor de bedrijfsvoeringsonderdelen HRM, Financiën en Informatisering. In het UP Informatisering zijn meerdere projecten, waarvan de kosten(€ 617.800) niet zijn opgenomen in de reguliere begroting 2022. Deze projecten zijn in een aantal categorieën onder te verdelen, namelijk verbeteren dienstverlening, veiligheid en techniek. Hier worden deze categorieën verder toegelicht.

Pagina 3 van 3

MER

maa,gouw echt-susteren roerdalen

Verbeteren Dienstverlening heeft voornamelijk betrekking op de doorontwikkeling van het Zaakgericht Werken (ZGW). Een goede implementatie van het ZGW kan ervoor zorg dragen dat informatie ten behoeve van de dienstverlening snel en volledig beschikbaar is, zodat processen effectief en efficiënt kunnen verlopen. Tevens verbetert het de beschikbaarheid van de voor onze inwoners specifieke informatie. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken bij het aanvragen van vergunningen e.d. De budgetten voor het programma ZGW worden ondergebracht bij het SC MER, en komen dus terug in de BW 2022-1. Veiligheid heeft voornamelijk betrekking op het goed en effectief beveiligen van onze gegevensstructuur, onze processen en onze persoonsgegevens. De afgelopen jaren is gebleken dat in toenemende mate 'aanvallen' worden uitgevoerd op gemeentelijke digitale infrastructuren of dat getracht wordt persoonsgegevens te stelen. Projecten binnen het UP Informatisering die een bijdrage leveren aan het versterken van onze digitale veiligheid zijn multi factor authenticatie segmentatie netwerk en vervanging apparatuur firewalls. De projecten onder de noemer Techniek, zijn de projecten die zorgen dat onze infrastructuur en onze werkomgeving up to date blijft. Daarmee kunnen de medewerkers van onze vier organisaties hun werk effectief en efficiënt blijven doen.

Onderstaande tabel geeft de financiële samenvatting van deze BW, weergegeven per programma voor iedere gemeente. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen incidenteel en structureel.

Pagina 4 van 4

MER

maasgouw echt-susteren roerdalen

Incidentele en structurele bijdragen BW 2022-1 incidenteel Omgevingsdienst

structureel 99.556

€

484.109

Echt-Susteren

€ 455.743 €

108.497

€

564.240

Roerdalen

€

66.193

77.617

€

143.810

Totaal

€

285.670 €

1.192.159

384.553

€

906.489 € incidenteel

Sociaal domein

Bedrijfsvoering

Maasgouw

€

structureel 69.184

€

350.748

€ €

467.560

906.979 € 227.432 € incidenteel structureel

1.134.411 totaal

Echt-Susteren

€

369.718

€

97.842

€

255.697

€

60.406

Totaal

€

Maasgouw

€ €

Roerdalen

Totaal

totaal

€

281.564

Roerdalen

Echt-Susteren

Bestuur & Organisatie

totaal

€ €

Maasgouw

316.103

218.227

€

177.137

€

395.364

266.498

€

216.320

€

482.818

€ 158.608 € € 680.124 € 552.065 € incidenteel structureel

354.007

€

195.399

1.232.189 totaal

Maasgouw

€

7.533

€

7.533

Echt-Susteren

€ €

9.986

€ €

9.986

24.000 € structuree 1

24.000 totaal

1.089.167 €

3.582.759

Roerdalen

Totaal incidenteel Totaal programma's

€

2.493.592 €

6.481

6.481

De bovenstaande tabel laat zien dat de toename van de kosten gerelateerd is aan de extra taken die de gemeenten vragen aan het SC-MER en aan autonome ontwikkelingen (zoals de effecten van de nieuwe cao). Het Servicecentrum maakt, zoals eerder aangegeven, telkenmale de afweging hoe de extra taken zo efficiënt en effectief mogelijk worden uitgevoerd.

3.

Kadernota 2023 en Begroting 2023

De vastgestelde kadernota 2023 geeft de beleidsmatige en de financiële kaders voor de begroting 2023. Op basis van de kadernota is de begroting opgesteld. Begroting 2023 is jaarschijf 2023 van BW 2022-1. De begroting 2023 is voor wat betreft de totalen gelijk aan de jaarschijf 2023 van BW 2022-1. De bijdrage per gemeente verschilt echter. Dit heeft te maken met de kostenverdeelsleutel.

Pagina 5 van 5

MER

maasgouw echt-susreren roerdalen

Voor de programma's Sociaal Domein en de Omgevingsdienst is de kostenverdeelsleutel gebaseerd op de output van T-2. Als verdeelsleutel voor het programma Bedrijfsvoering hebben de gemeenten gekozen voor aantal gebruikersaccounts. Het aantal gebruikersaccounts geeft een goede indicatie van de producten en diensten die door bedrijfsvoering worden geleverd aan onze klanten. Het aantal accounts dat voor de kostenverdeling wordt gebruikt (T-1) is gewijzigd t.o.v. de aantal accounts dat gehanteerd is bij begroting 2022. Dit heeft te maken met instroom en uitstroom van medewerkers in de vier organisaties. In onderstaande tabel is weergegeven wat het verschil is tussen BW 2022-1/jaarschijf 2023 en de begroting 2023. De totalen zijn gelijk maar de verdeling tussen de gemeenten is gewijzigd. Verdeelsleutel 2020

BW 2022-1 jaarschijf 2023

Verdeelsleutel Begroting 2023 2021

Verschil bw 2022-1 jaarschijf 2023 t.o.v. begroting 2023

Maasgouw Bijdrage OD

0,3485 €

2.014.390

0,3682 €

2.128.260 €

113.870

Bijdrage SD Bijdrage BV Bijdrage BO

0,3042 € 0,3188 € 0,3139 €

0,2848 € 0,3400 € 0,3147 €

1.587.530 € 4.046.284 € 362.697 € 8.124.771 €

-108.139 193.526 373

€

1.695.669 3.852.758 362.324 7.925.141

Echt-Susteren Bijdrage OD

0,3798 €

2.195.309

0,3872 €

2.238.083 €

42.774

Bijdrage SD

0,4302 €

2.398.017

0,4488 €

2.501.697 €

103.680

Bijdrage BV Bijdrage BO Totaal

0,3876 € 0,4161 € €

4.704.988 201.921 9.500.235

0,3691 € 0,4155 € €

4.574.718 € 201.660 € 9.516.158 €

-130.270 -261

-156.644

Totaal

€

199.630

15.923

Roerdalen Bijdrage OD

0,2717 €

1.570.474

0,2446 €

1.413.830 €

Bijdrage SD

0,2656 €

1.480.505

0,2664 €

1.484.964 €

4.459

Bijdrage BV Bijdrage BO Totaal

0,2936 € 0,2700 €

0,2909 € 0,2698 €

€

3.449.742 131.041 6.631.762

€

3.386.486 € 130.929 € 6.416.209 €

-63.256 -112 -215.553

€

24.057.138

€

24.057.138 €

-

-----Totaal

"Scherp aan de wind zeilen". Om scherp aan de wind te blijven varen, heeft SC-MER samen met de drie gemeenten een benchmark uitgevoerd. SC MER heeft de benchmark in Ql van 2021 afgerond. Ook de gemeenten hebben in de loop van 2021 hun benchmark afgerond. Gezamenlijk wordt er betekenis gegeven aan de benchmarkresultaten van de vier organisaties en conclusies getrokken uit de bevindingen. Aan de hand van deze conclusies werken ze gericht verder samen aan de efficiency en effectiviteit van de bedrijfsvoering in de vier organisaties. Uit de eerste bevindingen komt naar voren dat het moeilijk is om harde cijfers en feiten te vergelijken maar analyse van indicatoren en trends wel mogelijk is.

Pagina 6 van 6

MER

maasgouw echt-susteren roerdalen

Dit laat onverlet dat een efficiënte en effectieve dienstverlening voorop staat. Dit blijkt al uit het feit dat ook voor 2023 de taakstelling is ingevuld.

4. Totaaloverzicht en historisch perspectief In onderstaand historisch overzicht worden de bijdragen van de gemeenten aan het SC MER van de afgelopen jaren weergegeven. Uit het totaaloverzicht blijkt dat de toename van de kosten voor de MER in de jaren 2018 - 2022 grotendeels gerelateerd is aan aanzienlijke aanvullende dienstverlening (vooral bij OD en SD) die het Servicecentrum MER voor de drie gemeenten uitvoert en cao-ontwikkelingen. Zoals ook blijkt uit de jaarrekening 2021 heeft dit ook geleid tot een enorme stijging aan legesinkomsten. Totaaloverzicht MER bijdragen 2018 2019 2020 2021 2022 2023

Maasgouw € 6.575.435 € 7.547.067 € 8.045.783 € 7.803.971 € 8.849.058 € 8.258.031

Echt-Susteren € 8.631.971 € 9.605.325 € 10.045.392 € 10.080.115 € 10.739.790 9.773.226 €

€ € € € € €

Roerdalen 5.677.258 6.483.759 6.502.303 6.670.977 7.252.346 6.604.382

€ € € € € €

Totaal 20.884.664 Jaarrekening 23.636.151 Jaarrekening 24.593.478 Jaarrekening 24.555.063 Jaarrekening 26.841.194 t/m BW 2022-1 24.635.639 primitieve begroting 2023

In 2023 zijn de bijdragen ruim 2 miljoen euro lager, aangezien er voor 2023 nog geen UP's zijn opgesteld (en dus ook niet financieel verwerkt). 5. Tot slot Voor de BW 2022-1 en de begroting 2023 kunt u bij ons uw zienswijzen naar voren brengen. Wij verzoeken u deze zienswijzen vóór 10 juni aan ons kenbaar te maken. Wij voegen de commentaren waarin de zienswijzen vervat zijn, bij de BW 2022-1 en begroting 2023 waarna deze al dan niet gewijzigd aangeboden worden aan het Algemeen Bestuur SC-MER. Het Algemeen Bestuur SC-MER zal de BW 2022-1 en begroting 2023 in de vergadering van 6 juli vaststellen. Vervolgens zullen wij u informeren over het genomen besluit en de stukken toesturen aan Gedeputeerde Staten.

Pagina 7 van 7

MER

maasgouw echt-Susteren roerdalen

Wanneer deze P&C documenten aanleiding geven tot behoefte aan nadere toelichting, dan zijn wij graag bereid die te verzorgen. Hoogachtend, Het Dagelijks Bestuur van Servicecentrum ME ,

E. van Mierlo

S. Strous

directeur

voorzitter

Bijlagen: Jaarrekening 2021 BW 2022-1 Kadernota 2023 Begroting 2023

Pagina 8 van 8