Vragen DOED - 24 mei 2022 - Jaarstukken en MJB SALD met antwoorden.docx

Politieke avond- 24 mei 2022 - technische vragen Eric Klappers / B3.6 Jaarrekening en begroting SALD:

TIP [t] technisch [i] informatief [p] politiek B3.6

1b. Raadsvoorstel Jaarstukken 2021 en conceptmeerjarenbegroting 2023-2026 SALD.docx

In paragraaf 1.2 wordt verwezen naar 39.642,- extra kosten voor een noodzakelijke edepot projectleider. Op de meerjaren begroting is deze post voor dit jaar en de komende 2 jaren terug te vinden met vergelijkbare kosten. Er wordt verwezen naar te behalen efficiëntie voordelen. Vraag: Welke structurele efficiëntie voordelen worden behaald met het project e-depot en wat is hiervan de (verwachte) impact op de meerjaren begroting? [i] Antwoord: De efficiëncyvoordelen waaraan in paragraaf 1.2 wordt gerefereerd hebben vooral betrekking op het invoeren van het e-depot. Door hiervoor bijvoorbeeld één projectleider aan te wijzen die het project voor alle bij het SALD aangesloten gemeenten begeleidt, behaalt het SALD efficiëncyvoordelen. Het is immers niet efficiënt om voor iedere gemeente apart een projectleider aan te wijzen. Tijdens het gehele aansluittraject zal op vergelijkbare manier gezocht worden naar de gemene deler tussen gemeenten, zodat er geen dubbel werk uitgevoerd hoeft te worden. Omdat gemeente Duiven en gemeente Westervoort samenwerken in de GR 1Stroom zullen hier zelfs nog extra efficiëncyvoordelen behaald worden. De uitgangspunten voor die gemeenten zijn namelijk identiek. Deze voordelen zorgen voor lagere kosten.

De precieze impact op de begroting is op dit moment nog niet bekend, doordat eerst onderzocht moet worden in hoeverre onderdelen in gezamenlijkheid opgepakt kunnen worden. De efficiëncyvoordelen van het e-depot als geheel zitten hem vooral in het feit dat de gemeenten steeds meer digitaal werken. Hierdoor is het grootste gedeelte van de informatie die overgedragen moet worden aan het streekarchivariaat ook digitaal. Wanneer de gemeenten deze informatie bij het SALD niet zouden kunnen opslaan in een e-depot, zou alles geprint en analoog gearchiveerd moeten worden. Dit is uiteraard enorm veel werk. Los van het feit dat deze werkwijze ook om andere redenen niet wenselijk is, brengt niet aansluiten bij een e-depot daardoor op termijn flink hogere kosten met zich mee. Een logisch gevolg van in toenemende mate digitaal archiveren is daarnaast dat er minder analoog zal worden gearchiveerd. De beheerkosten verplaatsen zich van het analoge archief naar het digitale archief. Het voordeel van een digitaal archief is dat het eenvoudiger te ontsluiten is voor burgers en andere belangstellenden.

B3.6 6. 201561790 - Accountantsverslag 2021 Stolwijk Kelderman.pdf In sectie 3.4 wordt bij interne beheersing aangegeven dat de adviezen van voorgaande jaren niet zijn opgevolgd t.a.v. 1. de mandaat regeling, 2. bestelling goederen en 3. diensten Zevenaar. Vraag: Wat is de reden dat de adviezen van de accountant van voorgaande jaren voor het verbeteren van de administratieve organisatie niet worden opgevolgd? Wat zijn de risico’s en hoe zijn deze afgewogen? [p] Antwoord: Het antwoord op deze vraag wordt door het SALD later deze week gegeven, omdat het wat uitzoekwerk behoeft. Hier alvast een beknopt voorlopig antwoord: 1. Mandaatregeling Door de gemeente Zevenaar wordt aan een mandaatregeling gewerkt. 2. Bestelling goederen Het betrof een factuur die het SALD van KPN ontvangt (€43,00 per maand). Deze bleek niet op het juiste huisnummer te staan (nummer 2 in plaats van 4) en hij stond op naam van Alex Koster, de streekarchivaris. Dit wordt gecorrigeerd door het SALD. 3. Diensten Zevenaar De gemeente Zevenaar is op dit moment bezig om een dienstverleningsovereenkomst op te stellen om deze dienstverlening te regelen.