Stoplichtmodel managementletter voor raad Duiven

Status accountant

Proces Top 2 risico: Europese aanbestedingen

Bevinding en risico

Aanbeveling

Follow up 2022

Reactie eigen organisatie Door het ontbreken van zichtbare Wij adviseren u toe te zien op de Bij de jaarrekening 2021 zijn diverse Het contractregister is in opbouw. Er beheersingsmaatregelen en een tijdigheid, volledigheid en de juistheid fouten geconstateerd ten aanzien van is intern een opdracht verstrekt om signaleringsmiddel wordt het risico van de aanbestedingen door het aanbestedingen. Een deel daarvan het proces van contractbeheer te gelopen dat een aanbesteding niet of inrichten en gebruiken van een werkt ook door in de jaarrekening verbeteren. In het najaar van 2023 niet tijdig volgens de juiste spelregels contractenregister en een 2022. De controle op aanbestedingen zal er een voorstel tot verbetering wordt gedaan en is sprake van een aanbestedingskalender. Daarnaast over 2022 loopt nog. Het aan het MT worden verstrekt. Tevens onrechtmatigheid. adviseren wij u om goed vast te leggen contractenregister is inmiddels in vindt in samenwerking met de RID de waarom voor een bepaalde opbouw. Liemers afstemming plaats over aanbestedingsprocedure gekozen is. professinalisering van inkoop.

Top 2 risico: Prestatieleveringen

Het risico op onrechtmatige inkopen en uitstroom van middelen is aanwezig.

Wij hebben u geadviseerd te onderbouwen hoe de prestatie is vastgesteld en het controlebewijs te bewaren. Wij adviseren u een interne controle uit te voeren op de inkopen/prestatieleveringen.

Het registreren en betalen van Voor zover mogelijk zijn er facturen is georganiseerd. De verbeteringen doorgevoerd, vastleggingen van de prestaties nog daarnaast blijkt uit de door ons niet altijd. Hierin is dus nog een risico uitgevoerde steekproeven dat we in dat vastleggingen van prestaties voldoende mate de geleverde onvoldoende zijn. Ook hiervan is het prestatie (achteraf) kunnen risico afgenomen ten opzichte van het vaststellen. voorgaande jaar. Bij het opstellen van de jaarrekening Check gereedmelding is nu wordt gecontroleerd of voor ingebouwd in het proces. investeringen uit 2021 een afschrijvingslast is verantwoord in 2022. Voor activa die in 2022 wel worden afgeschreven, maar niet in 2021, wordt vastgesteld of dit terecht is.

Investeringen

Bij het aanmaken van activakaarten We adviseren u de tijdigheid van de wordt het jaar van activering start van de kapitaallasten te ingegeven. K2F start de kapitaallast controleren. automatisch in het jaar na activering. Kredieten moeten in K2F handmatig gereed gemeld worden. Deze actie ligt bij 1 persoon. Als een krediet gereed gemeld is starten de kapitaallasten in het volgende jaar. Er vindt geen controle plaats op tijdige gereed melding. Hierdoor een risico aanwezig dat kapitaallasten te laat starten. Als een investering vertraging oploopt en het jaar van activering niet wordt aangepast, bestaat het risico dat kapitaallasten te vroeg beginnen.

IT – rechten Central Station

De rechtenstructuur binnen Central We adviseren u de rechtenstructuur in De rechtenstructuur is niet aangepast. Aanbestedingsprocedure is afgerond. Station is onoverzichtelijk. Hierdoor is Central Station overzichtelijker te Momenteel loopt een aanbesteding Naar verwachting wordt het nieuwe het risico aanwezig dat medewerkers maken en vast te stellen dat iedereen voor een nieuw pakket voor het pakket per 16-10-23 in gebruik rechten hebben die ze niet moeten de juiste rechten heeft. Advies is om de sociaal domein. In dat pakket worden genomen. De opmerking is hebben en onrechtmatige functiescheiding ook bij cliënten in te de rechten opnieuw ingericht. meegenomen in de aanbesteding en verstrekkingen doen. Er is geen richten. De functiescheiding is ingericht. rechtenstructuur is nu zichtbaar functiescheiding bij het wijzigen van ingericht. bankrekeningnummers van cliënten in CS. Bij organisaties is deze functiescheiding er wel.

Status na opvolging

WMO/Jeugd prestatielevering

WMO, jeugd en bijzondere bijstand – ontbreken functiescheiding WMO/Jeugd – tijdigheid toekenning zorg

Bijzondere bijstand tarieven

WMO Vervoersvoorziening

WMO/Jeugd Berichtenverkeer/declaraties WMO/Jeugd

De gemeente Duiven is afhankelijk van Wij adviseren het College de controle een controleverklaring van de van de zorgaanbieders zodanig in te zorgorganisaties (Jeugd/WMO) om richten dat de gemeente zelfstandig vast te kunnen stellen of de vaststelt dat de zorg rechtmatig is ingekochte zorg juist en volledig wordt geleverd. verantwoord. Het moment van ontvangst hiervan bepaalt het moment van de afwikkeling van de jaarrekening. Het risico bestaat dat de betaalde zorg onrechtmatig is, omdat de prestatielevering niet aangetoond kan worden. De behandeling van aanvragen, het Wij adviseren u scheiding aan te toekennen van de beschikking en brengen tussen het in behandeling melding bij de zorgaanbieder ligt in nemen van een aanvraag en het één hand. Hierdoor is het risico toetsen en verstrekken van de aanwezig dat toekenningen onterecht beschikking. worden gedaan. Bij toekenning van zorg door een Wij adviseren u de verwerking van externe, moet dit wettelijk binnen 3 externe verwijzingen naar 3 dagen dagen verwerkt worden. In de praktijk terug te brengen. is dit 5 dagen.

Conform 2021 wordt achteraf een Dit was 1 van de top 3 risico's van steekproef uitgevoerd om de levering 2020. Door de extra controle op de van de zorg vast te stellen. De prestatielevering is het risico op volgende stap is het waarborgen dat onrechtmatigheden zodanig de controle op de prestatielevering in ingeperkt dat het risico uit de top 3 is het proces is belegd. Dit kan door verdwenen. Bij de jaarrekening 2021 periodiek door de medewerkers van en 2022 is de controle op het wijkteam de cliënten te laten prestatielevering naar wens verlopen bellen en navraag te doen over de en het risico in voldoende mate prestatielevering. afgedekt.

De collegiale toetsing voor WMO en De collegiale toetsing is in het proces Jeugd is ingevoerd. In het systeem opgenomen bij WMO en Jeugd. Bij wordt dit nog niet afgedwongen en is Bijzondere Bijstand vindt dit niet het daardoor nog niet altijd zichtbaar. plaats

Nieuwe bevinding 2021

Is onder de aandacht gebracht van de afdelingsmanager. Gezien de werkdruk en wachtlijsten was het gedurende een deel van 2022 en 2023 niet realisatisch om dit proces te versnellen.

De tarieven worden ingevoerd in Wij adviseren u (interne) controle uit Nog niet opgepakt Central Station. Er wordt geen te laten voeren op de juistheid van de controle uitgevoerd of de tarieven tarieven. juist zijn ingevoerd. Risico is dat tarieven onterecht worden aangepast en daardoor verkeerde tarieven worden gehanteerd. Per 1-1-2022 is een nieuw besluit Wij adviseren u vast te stellen in Nieuwe bevinding 2022 Vervoersvoorzieningen WMO van hoeverre de vervoersvoorzieningen in toepassing. De implementatie is 2022 terecht zijn toegekend conform echter pas eind 2022 doorgevoerd. het nieuwe besluit. Hierdoor zijn mogelijk onterecht vervoersvoorzieningen toegekend gedurende 2022. Door het systeem Central Station Wij adviseren u de monitoring van de Nog niet opgevolgd. wordt niet gecontroleerd of meer gedeclareerde zorg in het nieuwe gedeclareerd wordt dan de pakket geautomatiseerd te laten toegekende zorg. Dit moet handmatig plaatsvinden. Tot die tijd is het van worden gedaan. Doordat de belang dat dit handmatige proces beheersing van de uitgaven t.o.v. gecontroleerd wordt door een 2e toekenning een handmatig proces is persoon om fouten te voorkomen. (bijv. m.b.v. Excel) is dit foutgevoelig met als risico dat meer betaald wordt dan waar een cliënt recht op heeft.

Er heeft voor 2023 een interne controle plaatsgevonden op de juistheid van de tarieven. De tarieven zijn juist ingevoerd.

Er heeft een controle plaatsgevonden op de verstrekkingen gedurende de tussenliggende periode, hieruit is gebleken dat de omvang van onterecht geleverde voorzieningen beperkt was. In het nieuwe pakket dat in 2023 in gebruik wordt genomen vinden deze controles geautomatiseerd plaats.

Prestatielevering facturen RSR

De levering van hulpmiddelen door Wij adviseren u de prestatielevering RSR wordt bijgehouden in een portal. door iemand te laten controleren die De back office handelt de facturen af, toegang heeft tot de portal van RSR. maar heeft geen toegang tot de portal en kan dus niet vaststellen of het gefactureerde geleverd is. Hierdoor worden facturen mogelijk onterecht betaald.

Nieuwe bevinding 2022

De facturen worden incidenteel gecontroleerd en vergeleken met de verstrekte voorzieningen. Hier komen weinig fouten uit. Het is de bedoeling om in het nieuwe pakket de huurfacturen via het berichtenverkeer te laten lopen in de loop van 2024

Grondexploitaties

De nota grondbeleid van de gemeente Aangezien omstandigheden en Duiven is van 2008. wetgeving veranderen, adviseren wij een regelmatige aanpassing van de nota Grondbeleid.

Grondexploitaties – Geen interne controle

De planexploitaties worden 1 keer per Wij adviseren u een systeem van jaar door de planeconoom opgesteld. interne controle op te zetten voor de Hij maakt hiervoor gebruik van grondexploitaties door de interne informatie uit verschillende bronnen. controleur en met behulp van een Op de planexploitaties vindt geen externe deskundige. interne controle plaats. De voortgang van de baten en lasten worden periodiek beoordeeld. Door de afhankelijkheid van 1 persoon is er een kwetsbare situatie.

Nog geen actie op ondernomen. Deze Is onderhanden, wordt in het 1e wordt geactualiseerd bij invoering van kwartaal 2024 afgerond. Er is een de Omgevingswet. extern adviesbureau geselecteerd om het vernieuwd grondbeleid op te stellen. Door het vertrek van de Er zijn 2 planeconomen, zij planeconoom, worden deze controleren elkaar. Daarnaast vindt werkzaamheden door een externe er ook vanuit financiën een controle partij opgepakt. De toetsing van de plaats. werkzaamheden van de derde partij is nog niet ingevuld.

Grondexploitaties nacalculaties

Gedurende het jaar worden lasten in Wij adviseren u de uitgevoerde Er vindt beperkt analyse plaats, maar de grondexploitatie verwerkt en deelopdrachten na te calculeren en daar zijn geen vastleggingen van. jaarlijks worden de analyses uit te voeren door de complexberekeningen geactualiseerd. gerealiseerde lasten te vergelijken met Er is geen systeem van systematisch de begrote lasten. Voor het boekjaar nacalculeren als deelopdrachten zijn de werkelijk lasten en baten van de uitgevoerd. afgelopen periode te analyseren en af te zetten tegen de begroting en een analyseverslag maken.

Bezwaren en kwijtscheldingen functievermenging

Het behandelen van bezwaren en Wij adviseren u scheiding aan te kwijtscheldingen, het toekennen van brengen tussen het in behandeling de beschikking en de registratie liggen nemen van bezwaren en in één hand. De omvang van het kwijtscheldingen, registratie en het aantal bezwaren is overigens beperkt. toetsen en verstrekken van de beschikking.

Gedurende het jaar gaan er voortgangsrapportages worden bijgehouden per grex. Daarnaast zal er op deelopdrachten nacalculatie plaats vinden.

Bij bezwaren vindt collegiale toetsing We onderzoeken het opzetten van plaats, maar dit is niet zichtbaar. De een interne controle hierop. interne controle gaat hier werkzaamheden op verrichten.

Gemeentelijke belastingen -

Koppelingen OZB administratie met Wij adviseren u de aansluiting Is onderhanden. De controle wordt Er is functiescheiding tussen de financiële administratie Vanaf oktober zichtbaar vast te leggen en afwijkingen wel uitgevoerd, maar is niet zichtbaar. invoer en het accoderen van de WOZ 2018 is een automatische koppeling te verklaren. De aansluiting tussen het mutaties gemaakt tussen Gouw en K2F. Jaarlijks belastingpakket en de financiële De WOZ waardes worden zichtbaar wordt de aansluiting gecontroleerd. Mutaties WOZ waarde administratie wordt wel gemaakt. door een andere medewerker Wij adviseren u de WOZ mutaties gecontroleerd. Hierbij worden Mutaties WOZ waarde zichtbaar door een andere afwijlkingen gecontroleerd. WOZ mutaties worden binnen Gouw medewerker te laten toetsen. Wij taxatie en Gouw belastingen adviseren u daarnaast de controle van doorgevoerd. Alleen grote afwijkingen de WOZ waarde met de WOZ waarde met de WOZ waarde van vorig jaar van vorig jaar zichtbaar uit te voeren worden gecontroleerd. door een andere medewerker dan de medewerker die de WOZ waarde heeft aangepast en deze controle zichtbaar te maken.

Gemeentelijke belastingen – definitieve aanslag

Voordat de definitieve aanslagen Wij adviseren u de controle op de verstuurd worden, wordt vastgesteld proefkohier en de definitieve aanslag dat deze aansluiten met de zichtbaar te maken. proefkohier. Deze controle wordt niet zichtbaar vastgelegd. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat deze uitgevoerd is. De Waarderingskamer heeft Wij adviseren u de verschillen tussen geconstateerd dat er verschillen zijn de LV WOZ en de eigen administratie tussen de eigen administratie en de te analyseren en op te lossen en de landelijke voorziening WOZ. Deze impact op de opgelegde aanslagen te verschillen moet opgelost worden. bepalen. Risico van onjuist WOZ waardes is een te hoge of te lage belastingopbrengst.

De controle wordt uitgevoerd, maar wordt niet zichtbaar vastgelegd.

De IC heeft dit punt opgenomen in het IC plan voor 2024.

Nieuwe bevinding 2022

Er is in mei een onderzoek geweest van de waarderingskamer. De verschillen die hierbij geconstateerd zijn worden nu opgelost. Naar verwachting zal dit begin 2024 zijn afgerond.

Voor de inhuur boven schaal 7 wordt We adviseren u zoveel mogelijk het gebruik gemaakt van het DAS Werken DAS-systeem te gebruiken voor in Gelderland. Soms wordt echter ook aanbestedingen. Wij adviseren u ook rechtstreeks ingehuurd via een om het inhuurbeleid te formaliseren. uitzendbureau of direct zzp’ers. Door Wij adviseren u de registratie van het DAS systeem te gebruiken is het inhuur in een systeem bij te houden, risico op onrechtmatige waardoor de volledigheid beter aanbestedingen kleiner. Het beleid gewaarborgd kan worden. omtrent inhuur is niet formeel vastgelegd. Registratie van inhuur wordt in Excel bijgehouden. Volledigheid van dit bestand is niet gewaarborgd. Periodiek gesprekken met afdelingsmanagers o.b.v. waarvan ze het bestand vult. Het risico is dat niet alle inhuur en dus alle kosten in beeld zijn.

Nieuwe bevinding 2022

Er is een overzicht van de inhuur waarbij een aansluiting met de FA wordt gemaakt, daarnaast wordt de inhuur in het op te stellen voorstel tot verbetering van de aanbestedingen meegenomen.

Rapport Waarderingskamer

Inhuur personeel

IT - Superusers

Er zijn 3 superusers (2 Wij adviseren u om binnen het Onderhanden: Zal in 2023 worden afgewikkeld applicatiebeheerders en 1 consulent) financieel pakket K2F en het Voor K2F was dit reeds opgepakt. die alle rechten hebben binnen het salarissysteem een integrale analyse Voor het salarissysteem zijn de financieel pakket (K2F) en 2 uit te voeren en te controleren of de rechten binnen het pakket in beeld. superusers (salarisadministrateurs) medewerkers niet meer rechten De structuurwijziging is ook gebruikt binnen het salarispakket. De hebben dan wat wenselijk is uit hoofde om de rechten te beoordelen. Deze superusers zijn betrokken bij de van hun functie. Indien een beoordeling is onderhanden. De uitvoering van het proces en kunnen medewerker binnen een applicatiebeheerders van K2F loggen zichzelf rechten verstrekken. Mutaties gebruikersgroep is ingedeeld en in onder hun eigen naam en niet als van de superusers worden niet tussentijds aanvullende rollen en applicatiebeheerder. gecontroleerd. rechten krijgt die binnen een andere gebruikersgroep vallen, adviseren wij u te bewaken dat de medewerker geen rechten krijgt die kunnen leiden tot onrechtmatige transacties. Vanuit de interne controle de controle te verrichten op het juiste handelen van de superusers.

Informatievoorziening RID

Volgens de SLA tussen de gemeenten Advies is om te zorgen dat de Nog geen actie op ondernomen. Rapportages staan volgens RID in en de RID, ontvangt de gemeente voortgangsrapportages periodiek portal en zouden dus beschikbaar voortgangsrapportages. In de praktijk ontvangen worden. Daarnaast de moeten zijn. De vraag hiernaar staat worden deze niet allemaal ontvangen. aanbeveling om met de RID in overleg nog uit. Daarnaast heeft de gemeente niet te gaan over een ISAE 3402 type 2 zicht op alle relevante verklaring. werkzaamheden van de RID. Risico is dat onvoldoende zicht is op de juiste inrichting van de processen/activiteiten die bij de RID zijn ondergebracht. 1. Het proces van behandeling huur Wij adviseren u over 2018 en volgende De interne controle wordt ingezet om IC doet integrale controle op nieuwe aanvragen, het afsluiten van jaren: 4-ogen principe toe te passen. huurcontracten. contracten en versturen van de - Scheiding aan te brengen tussen het Aansluiting met de gemeentelijke opdrachtbrief aan team financiën voor in behandeling nemen van een OZBaanslagen wordt gemaakt bij de de facturering en goedkeuring van aanvraag en het afsluiten van het jaarrekening. De buitendienst komt creditnota’s ligt in één hand. contract. bij de panden langs en heeft 2. Structurele verhuur van panden die - Zichtbare aansluiting te maken tussen signaalfunctie.

Er wordt gewerkt met in bezit zijn van de gemeente Duiven alle panden die in bezit zijn en het standaard contracten. Deze zijn zijn in kaart gebracht en door middel kadaster. Op basis van deze juridisch getoetst van een opdrachtbrief ingelezen in overzichten en de (contractuele) K2F. afspraken periodiek de realisatie te 3. De basis voor de facturering is de vergelijken met de werkelijkheid en opdrachtbrief. Er zijn onduidelijkheden verschillen verklaren. over juiste toepassing van het btw - Leegstandscontroles uit te voeren. regime. - Een standaardmodel 4. Huurovereenkomsten worden per huurovereenkomst op te stellen. situatie opgesteld. Bij de gemeente Duiven is een huurprijzenbeleid aanwezig.

Huuropbrengsten (2018)

Huuropbrengsten

De indexaties van de huurprijzen We adviseren om de indexaties van Alle indexaties worden nu per 1 worden op verschillende momenten in huurprijzen op een vast moment in het januari gedaan. In alle nieuwe het jaar gedaan, afhankelijk van de jaar te doen. Hierdoor is dit contracten is dit ook opgenomen. ingangsdatum van het contract. makkelijker te bewaken. Hierdoor is het risico aanwezig dat indexaties niet tijdig of niet juist worden doorgevoerd.

Bij het overgrote deel van de huurcontracten is dit inmiddels gebeurd. In een incidenteel geval was dit vanwege de contractuele afspraken nog niet mogelijk. Financien doet integrale toets op nieuwe contracten

Leerlingenvervoer – functievermenging (2018)

Binnen het proces van Wij adviseren u scheiding aan te De consulenten controleren elkaar. leerlingenvervoer is geen brengen tussen het in behandeling Door personele wijzigingen is dit niet functiescheiding tussen het in nemen van een aanvraag en het altijd gebeurd. behandelingen nemen van een toetsen en verstrekken van de aanvraag en het verstrekken van de beschikking. beschikking. Hierdoor is het risico aanwezig dat vervoer onterecht wordt toegekend. Binnen het subsidieproces worden de Wij adviseren: Nieuwe bevinding aanvragen behandeld, geregistreerd - het subsidiebeleid te formaliseren en en wordt de beschikking afgegeven centraal te beleggen binnen de door 1 persoon. Daarnaast wordt bij organisatie. beoordeling van de subsidie geen - de subsidieverordening te updaten gebruik gemaakt van checklisten. naar de huidige actualiteit / werkwijze. Binnen de gemeenten is ook geen - centrale registratie van de status uniforme werkwijze. Het risico is dat subsidies (onder eigendom van besluiten onterecht worden genomen proceseigenaar subsidies) en dat niet terug te herleiden is, hoe - scheiding aan te brengen tussen het tot het besluit is gekomen. in behandeling nemen van aanvragen, het toetsen en verstrekken van de beschikking en het vaststellen van de beschikking.

- gebruik te maken van checklisten ten behoeve van volledigheid subsidie aanvraag / aanvraag tot vaststelling - de toetspunten waarop een subsidie wordt verstrekt / vastgelegd zichtbaar vast te leggen. - de tijdigheid van beschikkingen en vaststellingen te controleren. Wanneer een besluittermijn dreigt te worden overschreden adviseren wij gebruik te maken van de verlengingsoptie. Deze moet formeel worden aangevraagd bij het college.

Is onder de aandacht gebracht bij de afdeling, prioriteit laag vanwege beperkt risico

Subsidieproces

De constateringen bij de jaarrekening betreffen vooral formele fouten (te laat ontvangen aanvragen, te laat verstuurde beschikkingen). Dit leidt niet zozeer tot financiele risico's. Tegelijkertijd zien we wel degelijk verbetermogelijkheden, dit wordt mede veroorzaakt doordat het beleid en de uitvoeringsregels niet altijd duidelijk zijn. In Duiven zal nog een evaluatie plaatsvinden.