(oud) Accountantsverslag 2019 gemeente Duiven.pdf

Accountantsverslag Gemeente Duiven

Concept 25 juni 2020

Aan de raad van de gemeente Duiven Koning Willem-Alexanderplein 1 6921 ES Duiven

Inleiding

Doetinchem, 25 juni 2020 klantnummer/xx/xx Geachte raad, Wij hebben de jaarrekening 2019 van uw gemeente gecontroleerd. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van onze bevindingen en aanbevelingen vanuit onze controle onder uw aandacht. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Wij geven hierbij een controleverklaring. U heeft aan ons voor de controle van de jaarrekening 2019 een aantal aandachtspunten meegegeven. Hierover rapporteren wij in dit verslag. Daarnaast besteden wij aandacht aan de jaarrekening zelf en aan de interne beheersing. Wij hebben de inhoud van het concept accountantsverslag afgestemd met de portefeuillehouder Financiën en een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie. Wij hebben het concept verslag op 25 juni 2020 met de audit commissie besproken. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

Dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

2

Inhoudsopgave

Waar bent u naar op zoek?

1. Kernpunten

2. Overzicht bevindingen

3. Aandachtspunten Raad en overige aandachtspunten

(onderbouwing oordeel)

4. Jaarrekening

5. Interne beheersing

(Financiële positie – Kwaliteit jaarstukken – RechtmatigheidOverige bevindingen )

( Algemeen – processen – Richting de rechtmatigheidsverantwoording )

7. Onze verantwoordelijkheid

8. Afsluiting

3

6. Sisa

Wij hebben de jaarrekening 2019 van uw gemeente gecontroleerd. Wij informeren u in dit verslag over de bevindingen uit onze controle. De hoofdzaken hebben wij hier opgenomen. Verklaring met beperking De geconstateerde onzekerheden overstijgen de materialiteit van 3%. Hierdoor zijn we voornemens een oordeel met beperking af te geven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.

Onzekerheden sociaal domein Met de decentralisatie van de WMO en de Jeugdwet is uw gemeente voor de controle op de uitgaven in het sociaal domein voor een groot deel afhankelijk van de zorgleveranciers. Van de uitgaven is een bedrag van € 1,9 miljoen (2018: € 0,5 miljoen) als onzeker aangemerkt, omdat de getrouwheid en rechtmatigheid hiervan niet of niet voldoende kon worden vastgesteld. Overigens zijn voor een bedrag van circa € 1,4 miljoen wel goedkeurende controleverklaringen van de 3 grootste zorgleveranciers ontvangen, maar heeft de accountant een hogere materialiteitsgrens gebruikt dan die voor de jaarrekeningcontrole van uw gemeente. Hierdoor kunnen we hiervan geen gebruik maken voor ons oordeel, omdat er geen prestatiecontroles zijn verricht. Voor de persoonsgebonden budgetten bent u afhankelijk van de Sociale Verzekeringsbank. Uw gemeente heeft niet zelf de voor voldoende zekerheid noodzakelijke aanvullende controles uitgevoerd, waardoor wij een bedrag van € 0,3 miljoen (2018: € 0,4 miljoen) als onzeker hebben moeten aanmerken.

Als uw gemeente aanvullende prestatiecontroles zou hebben uitgevoerd dan zou de onzekerheid mogelijk binnen de grenzen van de materialiteit zijn geweest. Rechtmatigheidsfouten Bij de controle van de aanbestedingen is geconstateerd dat 2 aanbestedingen voor een totaalbedrag van € 0,4 miljoen onrechtmatig zijn geweest. Daarnaast zijn kredieten met € 63.000 onrechtmatig overschreden. Getrouwheid Voor de getrouwheid zijn de door de gemeente zelf en door ons geconstateerde fouten in de jaarstukken verwerkt. Rioolvoorziening niet meer actueel De rioolvoorziening bedraagt eind 2019 circa € 9,7 miljoen. Het Watertakenplan uit 2017 geeft € 5,4 miljoen aan. De afwijking is met name ontstaan doordat investeringen zijn doorgeschoven. De voorziening is gevormd op basis van de geldende tarieven voor de rioolheffing. Omdat dit beklemde middelen zijn, mag de voorziening niet vrijvallen. Aandacht voor sturing Er is aandacht nodig voor een betere beheersing van de resultaten gedurende het jaar. Kwaliteit van verslaggeving vraagt om aandacht

4

1. Kernpunten Verbetering administratie Over 2018 was de administratie niet bij, waren niet alle balansposten uitgezocht en zijn de jaarstukken te laat gereedgekomen. Inmiddels is de boekhouding bij, zijn alle balansposten uitgezocht en kunnen de jaarstukken tijdig worden ingediend. Gevolgen Corona virus De huidige situatie rondom Corona is buitengewoon. Nederland heeft momenteel ingrijpende maatregelen genomen om de ziekte te beheersen. Het is ook niet denkbeeldig dat in de komende periode maatregelen worden verlengd of dat nieuwe maatregelen worden genomen. Deze maatregelen hebben ook grote impact en financiële gevolgen voor veel organisaties en op uw gemeente. Momenteel wordt thuis gewerkt en gaan veel activiteiten niet of beperkt door. Er is nog veel onzekerheid en de effecten zijn nog niet bekend. In het programmaverslag is hier nader op ingegaan in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. In de jaarrekening is een toelichting opgenomen over de onzekerheden en effecten van het corona-virus op uw gemeente. In onze controleverklaring verwijzen wij hiernaar.

Onderstaand hebben wij een overzicht opgenomen van de niet in de jaarrekening 2019 verwerkte controleverschillen en de resterende onzekerheden. Met u hebben wij een afspraak gemaakt, welke afwijkingen wij in dit verslag vermelden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen groter dan € 30.000 aan u te rapporteren.

Getrouwheid Omschrijving

Fouten €

Onzekerheden €

Rechtmatigheid Fouten €

Onzekerheden €

Uitgaven zorgaanbieders WMO en Jeugd Persoonsgebonden budgetten (SVB) Overschrijding investeringskrediet Onrechtmatige aanbestedingen

1.908.000

1.908.000

336.000

336.000

Totaal

2.244.000

Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%) Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)

373.000

665.000

2.244.000

665.000 1.995.000

Controleverklaring jaarrekening De resterende onzekerheden overstijgen de goedkeuringstolerantie van 3%, zoals deze met u zijn afgesproken en leiden daarom tot een oordeel met beperking voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. SiSa en WNT Bij de controle van de Sisa-bijlage en de WNTverantwoording zijn geen afwijkingen geconstateerd die van invloed zijn op de strekking van ons oordeel.

63.000

436.000

Verwijzing

2. Onderbouwing oordeel

1.995.000

5

Jaarstukken Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening.

Hieronder hebben wij antwoorden op de 3 door de audit commissie gestelde vragen gegeven.

3. Aandachtspunten raad

Proces

Vragen

Bevindingen

Algemeen

Zitten we op de goede weg?

In 2019 is het project ‘Basis op orde’ gestart. Dit project loopt eind 2020 af. De administratie heeft zich in 2019 ontwikkeld en was eind 2019 zo goed als bij. Tijdens het opstellen van de jaarrekening bleek dat er nog te veel fouten in de boekhouding waren. Hiervoor zijn correcties gemaakt. De fouten zijn in de boekhouding en in de jaarrekening hersteld. Ook zijn facturen in het proces soms niet getekend door 2 functionarissen. Dit is achteraf wel gebeurd. Daarnaast zijn er ook dubbele betalingen gedaan. Deze zijn in beeld en worden teruggevorderd. In 2019 was onvoldoende capaciteit aanwezig om interne controles uit te voeren op de processen. Daarom hebben wij gedurende het jaar samen met de interne controle medewerker en de financiële administratie diverse controlewerkzaamheden uitgevoerd om dit te ondervangen. Hiermee zijn we reeds in september 2019 gestart.

De tussenrekeningen die vorig jaar nog niet volledig in beeld waren, zijn ook uitgezocht. De correcties zijn ook in de jaarstukken verwerkt. De jaarstukken waren circa 3 maanden eerder gereed dan voorgaand jaar. Voorzieningen

Zijn de voorzieningen voldoende?

De uitgangspunten voor het vormen van een voorziening zijn vastgelegd in de nota reserves en voorzieningen. Het beleid met betrekking tot reserves en voorzieningen wordt 1x per 4 jaar voorgelegd aan de raad. Daarnaast wordt het verloop van de voorzieningen in de jaarrekening en begroting opgenomen.

6

Hieronder hebben wij antwoorden op de 3 door de audit commissie gestelde vragen gegeven.

3. Aandachtspunten raad

Proces

Vragen

Bevindingen

Voorzieningen

Zijn de voorzieningen voldoende?

Voorzover noodzakelijk zijn de voorzieningen voor risico’s, verplichtingen en verliezen in de jaarrekening opgenomen. Voor de riolering en het onderhoud van gemeentelijke gebouwen en wegen zijn egalisatievoorzieningen gevormd. De voorziening riolering is niet geactualiseerd en met name door uitgestelde investeringen hoger dan het watertakenplan uit 2017. Een aantal ‘voorzieningen’ worden in mindering gebracht op de activa. De voorzieningen voor bijstandsdebiteuren, lokale heffingen, en overige debiteuren zijn volgens ons juist bepaald. De verliesvoorzieningen voor de grondexploitaties zijn reëel.

Activawaardering

Zitten er nog risico’s in de balans?

Op basis van de controlewerkzaamheden die we verricht hebben, zien wij de nog de volgende risico’s: • Het risico dat de werkelijke waarde van de panden lager is dan de boekwaarde. • Een mogelijke recessie als gevolg van het coronavirus, is een risico voor de grondexploitaties. Dit kan tot minder verkopen leiden. In de huidige grondexploitaties ziet wel een grote winstpotentie, wat als kans kan worden gezien. Verder zien wij geen specifieke balansrisico’s.

7

4. Jaarrekening

De financiële situatie is voldoende

Financiële positie

Kwaliteit jaarstukken

Begrotingsrechtmatigheid

Overige bevindingen

8

De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat 2019 en de financiële positie van uw gemeente op 31 december 2019.

Financiële positie

Saldo van baten en lasten € 2,6 miljoen negatief reserve. De ondergrens van het algemene reserve is Het saldo van de lasten en baten over het jaar 2019 voor 2019 op € 8,4 miljoen bepaald en voor 2020 bedraagt € 2,6 miljoen negatief tegenover begroot € wordt deze verhoogd naar € 10,3 miljoen. Rekening 6,6 miljoen negatief, voor verwerking van de houdend met het negatief resultaat van € 2,8 miljoen reservemutaties. na bestemming, komt de algemene reserve onder de Na verwerking van de reservemutaties is het resultaat ondergrens van € 10,3 miljoen. € 2,8 miljoen negatief tegenover € 0 begroot. Uw gemeente beschikt volgens de door de gemeente Op basis van de primitieve begroting was het gemaakte berekeningen op dit moment over verwachte resultaat € 0,7 miljoen negatief. Op basis voldoende weerstandsvermogen, zowel incidenteel van de voorjaars- en najaarsnota is dit bijgesteld als structureel. De ratio is 1,77 en wordt naar respectievelijk € 3,0 miljoen negatief en € 5,6 geclassificeerd als ‘ruim voldoende’. miljoen negatief. De begroting na wijziging bedraagt € 6,6 miljoen negatief, zoals reeds aangegeven. De schuldpositie is afgenomen Uw gemeente heeft per 31 december 2019 voor een Uit bovenstaande blijkt dat het voorspellend bedrag van € 36,4 miljoen (2018: € 39,6 miljoen) aan vermogen van de gemeente beperkt is. De leningen opgenomen.

De schuldpositie per inwoner controlerende rol van de raad wordt hierdoor bedraagt daarmee € 1.560. Dit is op dat moment bemoeilijkt. onder de schuldpositie van de gemiddelde Nederlandse gemeente van circa € 2.000. De belangrijkste afwijkingen zijn per programma toegelicht. Het tekort wordt met name veroorzaakt De netto schuldquote bedraagt 49% en is daarmee door de stijgende kosten voor de WMO en Jeugd. ruim voldoende.

100%

Financiële positie en weerstandsvermogen voldoende De solvabiliteit is in 2019 verslechterd ten opzichte Het eigen vermogen van uw gemeente bedraagt per van 2018. Deze is 29% (2018: 31%) en ligt onder het jaareinde € 29,7 miljoen (2018: € 32,4 miljoen), streefpercentage van 35%. waarvan € 12,4 miljoen beschikbaar is in de algemene 9

99%

98% 97% 96% 95% baten 2018

baten 2019

Structureel

lasten 2018

lasten 2019

Incidenteel

13.700.000 12.400.000 9.700.000 7.000.000

WEERSTANDSVERMOGEN

2018

RISICO'S

2019

Bij onze controle hebben wij de informatiewaarde, leesbaarheid en naleving wettelijke vereisten van de jaarstukken beoordeeld.

Kwaliteit van de jaarstukken

Kwaliteit jaarstukken

Wij adviseren na het opstellen van de jaarstukken een week speelruimte te nemen voor een goede check op de jaarstukken en de naleving van de BBV regels.

De jaarstukken bestaan uit 3 onderdelen: De programma’s, de paragrafen en de jaarrekening.

Verloop van de controle

Uw gemeente kent 3 inhoudelijke programma’s. Wij vinden de structuur van de jaarstukken duidelijk. De kwaliteit van de toelichtingen is onvoldoende.

Het proces van het opstellen van de jaarrekening is over het boekjaar 2019 zodanig gepland om aan de raad de gecontroleerde jaarrekening in juli 2020 voor te kunnen leggen. Dit zou zo’n 2 maanden eerder zijn dan voorgaand jaar.

In veel gevallen ontbreekt de reden of oorzaak van een voor- of nadeel. De verklaringen beperken zich regelmatig tot ‘hoger of lager dan begroot’. Ook hebben wij slordigheden in de stukken aangetroffen. Wij hebben geadviseerd de budgetbeheersing, boekhouding en het inzicht in de totstandkoming van de begroting en de jaarstukken te verbeteren. Hierdoor zullen de toelichtingen in de jaarrekening 2020 van betere kwaliteit zijn. Jaarverslag en paragrafen Het jaarverslag en de paragrafen voldoen aan de minimale eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen deze stukken en de jaarrekening 2019.

Dit is gelukt en er is hard gewerkt aan het herstellen van de resterende fouten in de boekhouding en aan het uitzoeken en het onderbouwen van de posten in de jaarrekening. Er is circa 1 maand vertraging geweest in het controleproces. Bij aanvang van onze controle was het balansdossier niet volledig. Veel documenten hebben wij tijdens het controleproces ontvangen. Daarnaast waren er veel correcties op de cijfers en teksten en zaten er veel slordigheden in de jaarstukken. Met name in de SiSa-bijlage en de overige vorderingen en schulden hebben we te veel fouten geconstateerd. Deze zijn overigens allemaal gecorrigeerd. Wij hebben afgesproken om 2020 zo snel mogelijk samen op te starten teneinde weer een kwaliteits- en tijdswinst voor het kalenderjaar 2020 te realiseren.

Naleving van de verslaggevingsregels Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. In de eerste conceptjaarrekening bleken te veel tekortkomingen. Deze zijn in de voorliggende jaarstukken opgelost.

10

Bij de controle van de rechtmatigheid gaan wij na of de lasten en baten en de balansmutaties juist, tijdig, volledig én met de geldende wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader in overeenstemming zijn geweest. Wij hebben de baten en lasten en de balansmutaties over 2019 gecontroleerd op rechtmatigheid. Begrotingscriterium De raad heeft besloten met 3 inhoudelijke programma’s te werken. Dit geeft een overzichtelijk beeld van de resultaten. U heeft het college toestemming gegeven om binnen de bandbreedtes van de beleidsregels, die u heeft samengesteld, te opereren. Het college legt verantwoording af over de besteding op de programma’s. Wij hebben gecontroleerd of de begrotingsregels door het college zijn nageleefd. Bevindingen: Bij het programma Omgeving en bij de algemene dekkingsmiddelen is de begroting overschreden. De oorzaak van de overschrijdingen was aanvankelijk niet voldoende toegelicht. Na onze controle is deze toelichting aangepast en is deze aanvaardbaar.

Wij vragen voor 2020 specifieke aandacht voor een voldoende onderbouwing van de begrotingsoverschrijdingen, zodat de raad een goed oordeel kan vormen.

Programma (*€ 1.000)

Wij hebben voor de begrotingsoverschrijdingen vastgesteld dat:

Bestuur Maatschappij

-de hogere lasten gecompenseerd zijn door hogere baten en/of dat; - de overschrijding een gevolg is van een open einde regeling en/of dat; - de extra lasten binnen het beleid passen.

Omgeving Algemene dekkingsmiddelen

Daarnaast is bij 11 investeringskredieten sprake van overschrijdingen voor een totaal van € 63.000. Dit bedrag hebben wij als begrotingsonrechtmatigheid aangemerkt, omdat hiervoor niet tijdig een aanvullende krediet is aangevraagd.

Overhead Onvoorzien Totaal

11

Begrotingsrechtmatigheid

Lasten Begroting

Passend binnen begroting

Lasten 2019

5.815

5.787

P

36.422

36.164

P

12.095

14.367

O

732

871

O

8.716

8.176

P

0

0

P

63.780

65.365

De belangrijkste bevindingen inzake de getrouwheid hebben wij onder de kernpunten gerapporteerd. Hier informeren wij u over de overige bevindingen.

Boekhouding bij, interne controle in ontwikkeling

Overige bevindingen (1/5)

In 2019 is het project ‘Basis op orde’ gestart. Dit project loopt eind 2020 af.

andere factoren die, gegeven de omstandigheden, als redelijk worden beschouwd. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. Een goed inzicht in de jaarrekening vraagt kennis van de gemaakte schattingen.

De administratie heeft zich in 2019 ontwikkeld en was eind 2019 zo goed als bij.

Deze lichten wij hier kort toe:

Tijdens het opstellen van de jaarrekening bleek dat er nog te veel fouten in de boekhouding waren. Hiervoor zijn correcties gemaakt. De fouten zijn in de boekhouding en in de jaarrekening hersteld. Ook zijn facturen in het proces soms niet getekend door 2 functionarissen. Dit is achteraf wel gebeurd. Daarnaast zijn er ook dubbele betalingen gedaan. Deze zijn in beeld en worden teruggevorderd.

1) Grondexploitatie

In 2019 was onvoldoende capaciteit aanwezig om interne controles uit te voeren op de processen. Daarom hebben wij gedurende het jaar samen met de interne controle medewerker en de financiële administratie diverse controlewerkzaamheden uitgevoerd om dit te ondervangen. Hiermee zijn we reeds in september 2019 gestart. De tussenrekeningen die vorig jaar nog niet volledig in beeld waren, zijn ook uitgezocht. De correcties zijn ook in de jaarstukken verwerkt,

Uw gemeente heeft 8 grondexploitaties. Voor de berekening van de verwachte resultaten in de actieve grondexploitaties heeft uw college uitgangspunten geformuleerd. Wij vinden deze uitgangspunten acceptabel en consistent aan voorgaande jaren. Er zijn 5 exploitaties met een verwacht verlies van in totaal € 6,0 miljoen. Hiervoor is een verliesvoorziening getroffen. In 2019 is deze verliesvoorziening met € 1,3 miljoen toegenomen. De berekening hiervan is gebaseerd op de bestedingen en op de verwachte baten en lasten. Wij vinden dat de schattingen deugdelijk zijn onderbouwd op basis van reële inschattingen en uitgangspunten. Op 3 andere projecten is in 2019 een bedrag van € 3,4 miljoen als winst verantwoord - op basis van de vereiste percentage of completion methode. Dit houdt in dat winsten naar rato van de voortgang van de werkzaamheden zijn verantwoord.

De jaarstukken waren circa 2 maanden eerder gereed dan voorgaand jaar.

Schattingen De opstelling van de jaarrekening vereist, dat de gemeente oordelen vormt en schattingen maakt, die van invloed zijn op de toepassing van de grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en de verplichtingen en van de baten en lasten. De schattingen en de hiermee verbonden veronderstellingen zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden en verschillende 12

Alle projecten zullen op basis van de huidige verwachtingen en veronderstellingen tussen 2020 en 2028 worden afgerond. De resterende winstverwachting na aftrek van specifieke risico’s is € 8,7 miljoen.

De belangrijkste bevindingen inzake de getrouwheid hebben wij onder de kernpunten gerapporteerd. Hier informeren wij u over de overige bevindingen.

2) Voorziening riolering Aan de voorziening riolering ligt een Watertakenplan uit 2017 ten grondslag. In dit plan zijn de verwachte onderhoudskosten en vervangingsinvesteringen voor de komende jaren opgenomen. De werkelijke kosten van onderhoud en de kapitaallasten voor de vervangingsinvesteringen zijn fors lager dan die zijn opgenomen is in het plan. De opbrengst vanuit rioolheffing ligt wel in lijn met het plan. Hierdoor neemt de voorziening jaarlijks fors toe. De voorziening is ultimo 2019 € 9,7 miljoen (2018: € 8,3 miljoen), terwijl de stand volgens het plan € 5,4 miljoen is. De voorziening is niet geactualiseerd. Vervanging van riolering wordt veelal gecombineerd met de wegvernieuwing. In 2020 wordt hiervoor ook een integraal plan opgesteld. Tevens zal de voorziening worden geactualiseerd. Daarbij wordt ook vastgesteld in hoeverre de dotatie aan de voorziening verlaagd kan worden.

Overige bevindingen (2/5)

SDL ingeschat. De gemeente zelf heeft deze niet getoetst aan de werkelijke inbaarheidspercentages. Wij adviseren deze jaarlijks te toetsen aan de verwachte werkelijkheid. Materiële vaste activa

In 2019 is een integrale analyse van de afschrijvingen in voorgaande boekjaren gemaakt om aansluiting te krijgen met de nota activerings- en afschrijvingsbeleid. Dit heeft geleid tot een eenmalig voordeel op de afschrijvingen van € 45.000. Wij adviseren om in de nota een hardheidsclausule op te nemen om in voorkomende gevallen op basis van de gebruiksduur af te kunnen wijken van de nota. Grondexploitaties

Wij hechten een groot belang aan de actualisatie van deze onderhoudsplannen en de daarmee verband houdende voorzieningen.

In 2019 is € 683.000 aan uren verantwoord op de grondexploitaties. De uren zijn per kwartaal verantwoord en zijn geautoriseerd.

3) Bijstandsdebiteuren

Wij hebben u geadviseerd de uren op dag-/weekbasis te verantwoorden en te laten autoriseren door de projectleider. Wij hebben begrepen dat dit inmiddels wordt toegepast. Tevens adviseren wij u de uren te voorzien van een omschrijving om zo betere analyses te kunnen maken.

Voor bijstandsdebiteuren staat per ultimo 2019 € 820.000 open. Hiervoor is een voorziening gevormd van € 490.000. In eerste instantie was 45% van het uitstaande saldo voorzien. Dit percentage is echter onder de bandbreedte, welke een minimum van 60% kent. De voorziening is daarom verhoogd met € 123.000 en is nu 60%. De inbaarheidspercentages voor sociale zekerheid worden door de GR

13

De belangrijkste bevindingen inzake de getrouwheid hebben wij onder de kernpunten gerapporteerd. Hier informeren wij u over de overige bevindingen.

Het uurtarief dat gehanteerd wordt is gebaseerd op de begroting terwijl dit op basis van het werkelijke uurtarief zou moeten volgens de regels. Dit geldt ook voor de opslag voor indirecte kosten van 40%. Wij hebben zelf een berekening gemaakt op basis van de werkelijke kosten. Hierbij hebben wij geen materiële afwijking geconstateerd.

BTW

Wij adviseren u jaarlijks een nacalculatie op te stellen op basis van de werkelijke kosten en het uurtarief en de opslag hierop aan te passen.

Liquide middelen

Overige bevindingen (3/5)

Een extern bureau is ingeschakeld om de juiste btw toepassing over 2018 en 2019 te onderzoeken. De organisatie heeft aangegeven indien noodzakelijk een suppletie in te dienen.

De grondprijzenbrief 2020 en de uitgangspunten voor de grondexploitatie zijn door het college gelijktijdig met de jaarrekeningcontrole vastgesteld. De uitgangspunten en grondprijzen zijn bepalend voor de actualisatie van de grondexploitaties zoals in de jaarrekening verantwoord.

Er zijn in 2019 205 betalingen buiten de batch om gedaan aan verschillende crediteuren. Over het jaar heen zien we een dalende lijn in het aantal betalingen buiten de batch om. Wij adviseren u om het aantal betalingen buiten de batch om te verminderen.

Wij adviseren u de grondprijzenbrief en de uitgangspunten vast te stellen voor aanvang van de jaarrekeningcontrole. Vennootschapsbelasting Voor de vennootschapsbelasting is door de belastingadviseur een concept berekening gemaakt, waaruit blijkt dat over 2019 geen vennootschapsbelasting verschuldigd is. De tussentijdse winsten hebben geen invloed op de fiscale winst.

De gemeente beschikt over 9 bankrekeningen, waarvan 7 bij de BNG, 1 bij de Rabobank en 1 bij de ING. Bij de ING rekening zijn 4 functionarissen onbeperkt bevoegd voor het verrichten van betalingen. Wij adviseren het aantal bankrekeningen zoveel mogelijk te beperken en de procuratiebevoegdheden te actualiseren. Een actie is in gang gezet. Europese aanbestedingen We hebben onrechtmatigheden geconstateerd in 2 aanbestedingen voor een totaalbedrag van € 372.000. Vorig jaar waren dit er 5, waarvan 1 aanbesteding dit jaar wederom onrechtmatig is.

Het compensabele verlies bedraagt overigens € 620.000.

14

De belangrijkste bevindingen inzake de getrouwheid hebben wij onder de kernpunten gerapporteerd. Hier informeren wij u over de overige bevindingen.

Overige bevindingen (4/5)

WMO en Jeugd

Dubbele betalingen

Voor de prestatieleveringen is uw gemeente voor de zorg in natura afhankelijk van de productieverantwoordingen en controleverklaringen van de zorgleveranciers. De totale controleonzekerheid die hieruit voortkomt bedraagt € 1,9 miljoen (2018: € 0,5 miljoen).

Bij een controle door de gemeente is vastgesteld dat 26 facturen voor een bedrag van € 115.000 dubbel in de boekhouding zijn verwerkt en betaald. Deze dubbele betalingen zijn deels terugontvangen en het restant is in terugvordering.

Dit bedrag is als volgt opgebouwd:

Ons advies is hiervoor te overwegen een verplichtingenadministratie met bestelmodule te gaan voeren. Factuurcontrole In 2019 zijn 43 facturen niet door 2 verschillende functionarissen geautoriseerd. Voor 34 facturen zijn deze achteraf alsnog geautoriseerd door de juiste functionarissen. Van het restant is 1 factuur van de gemeente zelf voor gemeentelijke belastingen en de overige 8 facturen zijn qua omvang klein.

Ons advies is het 4 ogen principe door het systeem te laten afdwingen. Inmiddels is hierop actie ondernomen en is dit in het systeem geborgd. Prestatieleveringen Voor de persoonsgebonden budgetten geldt dat de Sociale Verzekeringsbank (SVB) dit uitvoert. De prestatielevering wordt niet gecontroleerd door de SVB. Wel controleert de accountant van de SVB overigens de juistheid en rechtmatigheid van de verstrekkingen. Door de gemeente worden geen aanvullende controles uitgevoerd. De totale lasten over 2019 ten bedrage van € 336.000 zijn daarom als controleonzekerheid meegenomen.

15

We hebben een steekproef van 113 facturen uitgevoerd om de prestatielevering te controleren. Van alle facturen is de prestatielevering door de gemeente aangetoond. Ons advies is alle bewijzen van leveringen digitaal te documenteren bijvoorbeeld bij de facturen.

De belangrijkste bevindingen inzake de getrouwheid hebben wij onder de kernpunten gerapporteerd. Hier informeren wij u over de overige bevindingen.

Overige bevindingen (5/5)

Subsidieverstrekkingen

Doelgroepenvervoer

Bij de controle van de subsidieverstrekkingen en –vaststellingen hebben we een aantal formele onrechtmatigheden vastgesteld. Deze tellen niet mee voor ons oordeel.

In de verordening leerlingenvervoer is bepaald dat bij primair onderwijs voor de dichtstbijzijnde voor de leerling toegankelijke school moet worden gekozen. Er is geen overzicht aanwezig welke scholen dit zijn.

• • • •

We adviseren u deze lijst op te stellen en hier zichtbaar op te toetsen bij de toekenning.

Bij 5 subsidieaanvragen is de aanvraag te laat ingediend Bij 3 subsidieaanvragen zijn niet alle benodigde documenten aanwezig Bij 5 subsidieaanvragen is de beschikking niet tijdig afgegeven Bij 1 subsidievaststelling is de beschikking niet tijdig afgegeven

Lasten verbonden partijen

Ons advies is de subsidieaanvragen en –beschikkingen tijdig af te wikkelen en het dossier te completeren. Afvalstoffenheffingen De inwoners betalen afvalstoffenheffingen per lediging van een container. Het aantal ledigingen wordt geregistreerd door de afvalverwerker. De gemeente gaat voor de aanslagoplegging uit van deze registratie, maar heeft geen zekerheid bij de betrouwbaarheid van deze registratie. Risico is dat te veel ledigingen in rekening worden gebracht. Aangezien het bedrag per lediging beperkt is, schatten we het risico als laag in. Ons advies is eens in de 3 jaar een controleverklaring bij de opgave te vragen.

16

De gemeente betaalt bijdragen aan diverse verbonden partijen. Om vast te stellen of deze bijdrage daadwerkelijk door deze partijen zijn besteed, zijn hierbij definitieve jaarstukken en controleverklaringen nodig. Van BVO DRAN waren deze er (nog) niet. We adviseren u afspraken te maken over een tijdige aanlevering van de jaarstukken en deze afspraken te monitoren.

Als onderdeel van de controle van de jaarrekening hebben wij een interimcontrole uitgevoerd. Over de bevindingen en aanbevelingen hebben wij in de managementletter gerapporteerd. Samenvatting managementletter 2019 Bij de interimcontrole over 2019 hebben wij de wij de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Naar aanleiding van de interimcontrole hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen in de managementletter d.d. 21 januari 2020 aan het college gerapporteerd. Ons beeld van de algemene beheersing in 2019 1Stroom en uw gemeenten bevinden zich in een fase van herstel van de interne beheersing. Er zijn nog stappen te gaan om de interne beheersing op orde te krijgen. De eerste stap die wordt gezet is het in de basis op orde krijgen van de financiële administratie en de processen. De eerste verbeteringen zijn zichtbaar. De achterstanden zijn ingelopen. Ook is er aandacht voor de verbetering van de processen. Ook hierin zijn enkele verbeteringen en uniformeringen aangebracht. Wij zien dat de organisatie al stappen heeft gezet en verbeteringen zijn zichtbaar. Er is echter nog veel werk te doen om helemaal bij te zijn en de processen volledig op orde te hebben. Wij denken dat 2020 hiervoor nodig zal zijn. Dit legt een groot beslag op de afdeling Financiën.

Incidentele taken moeten naast de reguliere werkzaamheden worden uitgevoerd. Er zijn veel veranderprojecten opgezet. Dat vraagt niet alleen om open te staan en mee te doen met de veranderingen, maar vraagt ook om alle hands aan dek en om veel energie en daadkracht, flexibiliteit en creativiteit. Aan interne

17

5. Interne beheersing

controlewerkzaamheden over 2019 is nog niet of nauwelijks toegekomen. Het ontwikkelen en uitvoeren hiervan is voor 2020 een uitdaging. Richting de rechtmatigheidsverantwoording Over het jaar 2021 ligt er de uitdaging dat het college in de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording opstelt voor de raad. Het college geeft daarin aan dat zij heeft gehandeld binnen de wet- en regelgeving van de financiële rechtmatigheidsvereisten. Het oordeel van de accountant zal vanaf dat jaar alleen een getrouwheidsoordeel zijn, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de totale controle van de jaarstukken. Hoewel er nog onzekerheden zijn over de precieze invulling, vormt een goede interne controle de basis voor het kunnen verstrekken van de rechtmatigheidsverantwoording. Het is aan het college om dit adequaat in te richten. Hiertoe moet nog een aantal stappen worden gezet. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording worden de verantwoordelijkheden rondom de rechtmatigheid duidelijk belegd. De raad stelt de kaders vast, het college voert uit en legt hierover verantwoording af aan de raad. De accountant controleert deze verantwoording.

Wij gaan op korte termijn met u, het college en het ambtelijk management in gesprek om deze rechtmatigheid verantwoording voor te bereiden. Dit vraagt om een projectmatige aanpak met een bijbehorende investering in tijd. Aan u wordt gevraagd een beslissing te nemen over de diepgang van de rechtmatigheid verantwoording. Wij zullen u hierover nader in de auditcommissie informeren.

Interne beheersing

Opvolging bevindingen interimcontrole

Risico’s interne beheersing

3. Bewijsvoering prestatielevering

In de managementletter hebben wij per proces aangegeven welke risico’s niet (geheel) worden afgedekt door interne beheersingsmaatregelen. Om voldoende controlezekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als gevolg van het ontbreken van deze (voldoende) maatregelen afwijkingen bevat, hebben wij aanvullende gegevenswerkzaamheden moeten verrichten om deze risico’s te verlagen. Hieronder geven wij voor de top 3 van onze bevindingen kort weer welke werkzaamheden zijn uitgevoerd met welke resultaten:

De prestatie akkoord verklaarder (PAV-er) toetst de prestatielevering en geeft hiervoor in de financiële administratie een goedkeuring. Een bewijs van controle wordt uit praktische overwegingen niet altijd bewaard. Dit is een bewuste keuze. Hierdoor bestaat er een risico op onrechtmatige inkopen en uitstroom van middelen of dat de prestatie moeilijk kan worden vastgesteld. Uit de steekproefcontrole die wij samen met de organisatie hebben uitgevoerd hebben wij vastgesteld dat aan alle inkoopfacturen daadwerkelijke leveringen ten grondslag liggen.

1. Europese aanbestedingsregels niet naleven Er is een kans op het onrechtmatig aanbesteden omdat niet alle inkoopcontracten vastliggen en niet voldoende preventief bewaakt wordt op het juist aanbesteden. Uit de inkoopanalyse en de onze controlewerkzaamheden is gebleken dat de aanbestedingen niet allemaal rechtmatig zijn geweest. 2. Afhankelijkheid zorginstellingen WMO/Jeugd

IT omgeving Ingevolge art 393, lid 4 BW2 dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan.

U heeft ervoor gekozen voor de rechtmatigheid van de zorg te steunen op de controleverklaringen van de zorgorganisaties. Voor het tijdspad van de jaarstukken en het oordeel bent u afhankelijk van de aanlevering van de verklaringen van de zorgaanbieders.

Wij hebben de automatiseringsomgeving uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole gecontroleerd. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Voor onze controle steunen we voor een beperkte mate op de automatiseringsomgeving van uw gemeente.

Bij de WMO is bij 14 van de 30 aanvragen de beschikking niet binnen 2 weken afgegeven. Daarnaast hebben we nog een aantal andere formele fouten geconstateerd. U heeft alleen gebruik gemaakt van de controleverklaringen van de accountants van de zorgleveranciers en niet zelf aanvullende werkzaamheden verricht. Hierdoor zijn de onzekerheden in de controle nog groot.

18

Wij hebben als onderdeel van onze controle de SiSa bijlagen gecontroleerd. De controle is uitgevoerd zoals is opgenomen in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2019 d.d. 10 januari 2020.

6. SiSa

In de onderstaande (voorgeschreven) tabel rapporteren we onze bevindingen. Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro's

Toelichting fout/onzekerheid

Regeling Reductie Energieverbruik

Geen

n.v.t.

n.v.t.

D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

Geen

n.v.t.

n.v.t.

F1

Regeling aankoop woningen onder een hoogspanningsverbinding

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2019

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G2A

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_totaal 2018

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeentedeel 2019

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G3A

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_totaal 2018

Geen

n.v.t.

n.v.t.

H4

Specifieke uitkering Sport

Geen

n.v.t.

n.v.t.

Nr.

Specifieke uitkering of overig

C1

Deze tabel dient u samen met de overige verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten voor 15 juli 2020 bij het CBS aan te leveren. 19

Strekking controleverklaring rechtmatigheid

Beperking

Strekking controleverklaring getrouwheid

Beperking

Wij hebben onze controle overeenkomstig de opdracht uitgevoerd en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

7. Onze verantwoordelijkheid

Onze opdracht

Fraude

De jaarrekening 2019 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het College. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd.

De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het college. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

Onderdeel van de jaarrekening is de SiSa bijlage. Met deze bijlage legt het College verantwoording over de besteding van Rijksbijdragen af aan het Rijk. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor de accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 665.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 1.995.000 (3% van de lasten). Voor SiSa en voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd. Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. De voor uw gemeente in 2019 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw gemeente. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.

20

Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Inzicht urenbesteding Vanuit het programma ‘In het publiek belang’ van de NBA dienen wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u te rapporteren. Voor uw inzicht verstrekken wij onderstaand een opgave van de tijdsbesteding (inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole). Uren Tekenend accountant

100

Overige teamleden

1.100

Tenslotte Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door de raad, op de website van uw gemeente, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Dit is pas toegestaan na ongewijzigde vaststelling van de jaarstukken door de raad.

Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

Dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

8. Afsluiting

Toegevoegde waarde

die bijdraagt aan uw duurzame succes

Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw gemeente. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.

Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl