(oud) Accountantsverslag 2018 gemeente Duiven.pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag 2018
Gemeente Duiven 17 september 2019
Aan de raad van de gemeente Duiven Dorpsplein 1 6931 CZ Duiven Doetinchem, 17 september 2019
Inleiding
Geachte raadsleden, Wij hebben de jaarrekening 2018 van uw organisatie gecontroleerd. In dit verslag zijn de belangrijkste resultaten van onze controle weergegeven. Graag lichten wij dit verslag en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader aan u toe. Het doel van dit verslag is u te informeren over onze bevindingen. Tevens hebben wij aanbevelingen opgenomen. U heeft aan ons voor de controle van de jaarrekening 2018 een drietal aandachtspunten meegegeven. Hierover rapporteren wij in dit verslag. Wij hebben dit verslag in concept besproken met het ambtelijke financieel management, de portefeuillehouder Financiën en met de auditcommissie. Hun reactie is hierin – voorzover relevant verwerkt. Dit verslag is uitsluitend voor u bestemd en is niet bestemd om voor andere doeleinden te worden gebruikt. Tot slot willen wij onze dank uitspreken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze controlewerkzaamheden is verleend. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman
w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA
Inhoudsopgave 1. Samenvatting en kernpunten 2. Onderbouwing oordeel
5. Jaarrekening Financiële positie
3. Aandachtspunten Raad
Kwaliteit verslaggeving
Bevindingen
6. SiSa
4. Interne beheersing Als u dit verslag digitaal leest, kunt u door te klikken op de blokken gelijk naar dat onderdeel springen. Als u op het logo onderaan de pagina klikt komt u weer terug op deze pagina.
Algemeen
Processen
7. Onze verantwoordelijkheid
8. Afsluiting
1. Samenvatting en kernpunten
1. Samenvatting en kernpunten U heeft ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2018 van uw gemeente te controleren. Wij hebben een interimcontrole en balanscontrole uitgevoerd. Wij informeren u over onze bevindingen en aanbevelingen. Algemene beheersing 2018 was het eerste jaar van de fusie van Westervoort en Duiven in 1Stroom. Er is een audit commissie en is er een interne controle functionaris, maar zij kunnen door de achterstanden nog niet de rol vervullen die ze willen. Een normenkader en controleprotocol zijn vastgesteld. Ook is de financiële verordening geactualiseerd en zijn de procedures voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming ingericht.
Beheersing processen De financiële administraties van de 2 gemeenten en van de GR 1Stroom zijn gevoerd door 1Stroom. Uit onze controle is gebleken dat er het gehele jaar achterstanden waren in de verwerking van inkoopfacturen, waren de procedures voor de WMO en de Jeugdzorg nog niet voldoende op orde, zijn er gedurende het jaar onvoldoende interne controlemaatregelen getroffen en is de organisatie maar beperkt toegekomen aan het uitvoeren van verbijzonderde interne controles. Het gevolg hiervan was dat er gedurende het gehele jaar geen actueel beeld was van de financiële situatie en dat de financiële afwikkeling en de daarmee samenhangende interne en externe controlewerkzaamheden intensief en uitgebreid waren. Er zijn zowel intern als extern veel extra werkzaamheden uitgevoerd om een accountantsoordeel te kunnen verstrekken.
Onderdeel
Conclusie
Onderdeel
Conclusie
Oordeel Getrouwheid:
Beperking
Financiële positie
Matig
Oordeel Rechtmatigheid:
Beperking
SiSa
Geen bijzonderheden
Kwaliteit jaarverslaggeving
Slecht
WNT (wet normering Topinkomens)
Adequaat verantwoord
Belangrijkste bevindingen getrouwheid Ø De boekhouding over 2018 is niet zodanig geweest dat wij voldoende zekerheid hebben kunnen verkrijgen om een goedkeurende verklaring te kunnen geven. Derhalve zijn er mogelijk nog andere fouten die wij niet hebben geconstateerd. Derhalve zijn er na controle resterende onzekerheden die wij niet kunnen kwantificeren en op PM hebben gezet. Ø Voor de WMO en Jeugd resteert een onzekerheid van circa € 0,5 miljoen inzake de leveringen van de zorgaanbieders en voor de PGB WMO en Jeugd circa € 0,4 miljoen; Ø Daarnaast hebben wij positieve fouten ten bedrage van € 404.000 en negatieve fouten ten bedrage € 360.000. Het tekort na accountantscontrole is derhalve € 44.000 lager dan verantwoord. Belangrijkste bevindingen rechtmatigheid Ø Voor de WMO en Jeugd resteert een onzekerheid van circa € 0,5 miljoen inzake de leveringen van de zorgaanbieders; Ø Voor de PGB WMO en Jeugd resteert een onzekerheid van circa € 0,4 miljoen inzake de leveringen van de zorgaanbieders; Ø Voor aankopen ten bedrage van circa € 0,3 miljoen is gebleken dat de Europese aanbestedingsregels niet juist zijn toegepast; Ø De investeringskredieten zijn met € 97.000 overschreden
5
2. Onderbouwing oordeel
2. Onderbouwing oordeel Niet gecorrigeerde controleverschillen Omschrijving - Uitgaven zorgaanbieders - Persoonsgebonden budgetten - Overschrijding krediet - Europese aanbestedingen - Te lage afschrijvingen - Nieuweling hogere winst - Toerekening uren grondexpl. - Voorziening belastingdebiteuren - Overige vorderingen - Uitkeringsdebiteuren te hoog - Voorziening riool te hoog - Afschrijvingstermijnen - Afschrijvingen op kleine investeringen - Waardering Vitaal Centrum - Doelgroepenvervoer - Leges/verstrekte subsidies - Schuld zorgaanbieders - Terugbetaling huwelijken - Onzekerheid debetbedragen Totaal fouten getrouwheid - Kwalitatieve aspecten Totaal Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%) Goedkeuringstolerantie voor
Getrouwheid Fouten
Onzekerheden
Rechtmatigheid Fouten
514.000 365.000
Onzekerheden 514.000 365.000
97.000 313.000 -69.000 75.000 690.000
690.000
-110.000
Onze controleverklaring heeft twee oordelen. Wij zijn voornemens voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid een verklaring met beperking te verstrekken. Dit komt zowel door de omvang van de geconstateerde en niet geconstateerde fouten, als door de omvang van de onzekerheden in de controle. De fouten in het saldo van baten en lasten bevindt zich rekening houdend met niet ontdekte verschillen - boven de 1% maar onder de 3%. De onzekerheden in de controle bevinden zich tussen de 3% en 10%. Dit geldt zowel voor de getrouwheid als de rechtmatigheid.
PM -96.000 127.000 PM
Niet gecorrigeerde controleverschillen Met de financiële functionarissen hebben wij onze controlebevindingen besproken. Naar aanleiding hiervan zijn aanpassingen in de jaarrekening verwerkt, maar niet alle.
PM 46.000 -50.000 PM 156.000 -35.000
Hiernaast hebben wij een overzicht opgenomen van de niet in de jaarrekening 2018 verwerkte controleverschillen en resterende onzekerheden. Met u hebben wij een afspraak gemaakt welke afwijkingen wij in dit verslag vermelden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen groter dan € 31.750 aan u te rapporteren. 938.000
938.000 764.000
44.000+PM
Controleverklaring bij de jaarrekening
PM 2.507.000 + PM
635.000
1.174.000
Op de volgende pagina is een toelichting opgenomen op deze posten.
PM 2.507.000 + PM
635.000 1.905.000
1.905.000
7
Toelichting fouten en onzekerheden - 1 Onzekerheden WMO en Jeugdbeleid
De SVB toetst echter niet of de prestaties zijn geleverd. Hiervoor dient de gemeente aanvullende controles te verrichten. Voor 2018 zijn deze controles niet uitgevoerd.
Zorguitgaven De lasten voor de uitbestede diensten van uw gemeente voor de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en voor de Jeugdwet kunnen als volgt worden gespecificeerd:
Het totale bedrag aan PGB voor de WMO en de Jeugdzorg van in totaal € 365.000 merken wij daarom als onzeker aan.
Zorg in natura, WMO begeleiding en Jeugdzorg
€ 8.819.000
Wij hebben het College geadviseerd voor de WMO en Jeugdzorg over 2019 aanvullende interne controles uit te gaan voeren, zodat de rechtmatigheid hiervan kan worden vastgesteld.
Persoonsgebonden budgetten SVB
€
365.000
Eigen bijdrage CAK
231.000 -/-
De eigen bijdragen voor de WMO en de Jeugdzorg worden door het CAK op de cliënten verhaald. De rechtmatigheid van dit bedrag kunnen we om reden van privacy niet controleren en is toegelicht in de jaarrekening 2018.
Eigen bijdragen CAK
€
Totaal
€ 9.024.000
Voor een bedrag van circa € 8,3 miljoen voor de uitgaven aan zorgorganisaties voor de WMO en voor de jeugdzorg zijn goedkeurende controleverklaringen van hun accountants ontvangen, voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de lasten. Voor het resterende deel van de uitgaven aan zorgorganisaties van € 514.000 hebben wij geen controleverklaring ontvangen omdat deze van relatief geringe omvang zijn. Persoonsgebonden budgetten
Onrechtmatigheid Europese aanbestedingen Wij hebben gecontroleerd of de aanbestedingen zijn verricht binnen de Europese aanbestedingsregels. Bij 6 aankopen ten bedrage van € 331.000 blijkt dat de Europese aanbestedingsregels niet juist zijn toegepast.
Fouten in de jaarrekening 2018 Naar aanleiding van de controle van de 2e versie van de jaarrekening 2018 zijn de in de lijst met controleverschillen opgenomen bedragen nog niet in de jaarrekening 2018 verwerkt. Dit betreft een controleverschil van per saldo € 44.000 aan baten. Wij hebben deze toegelicht onder de getrouwheidsbevindingen in dit verslag.
Uw gemeente heeft van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) een brief ontvangen waarin is aangegeven dat de verstrekte persoonsgebonden budgetten bij de Jeugdwet 92% én bij de Wmo 91% rechtmatig is. Dit betekent dat mogelijk sprake is van een onrechtmatigheid van 8% voor de Jeugdwet respectievelijk 9% voor de Wmo.
8
Toelichting fouten en onzekerheden - 2 Kwalitatieve beperkingen in de verantwoording
2019
2018
Tijdens de uitvoering van de jaarrekeningcontrole 2018 in augustus 2019 hebben wij achterstanden in de boekhouding gezien en lopen de saldi op de tussenrekeningen op.
De administratieve organisatie over 2018 is mede vanwege de ambtelijke fusie niet op orde geweest. Er zijn gedurende het jaar te veel fouten in de boekhouding gemaakt. Ook waren fouten verkeerd gecorrigeerd. Na aanvullende interne en externe controlewerkzaamheden zijn hiervoor correctieboekingen gemaakt. Daarnaast hebben wij niet altijd kunnen vaststellen dat aan inkopen prestatieleveringen ten grondslag liggen. Voor 84% van het totaalbedrag van de 75 geselecteerde facturen is dat wel gelukt of is dat aannemelijk te maken, voor 16% niet. Voor deze 16% betreft het kosten die passen binnen de bedrijfsvoering van de gemeente, maar waarbij wij niet de prestatie kunnen vaststellen. Overigens wil dit niet zeggen dat deze 16% fout is. Ook is het moeilijk de volledigheid van de verplichtingen te controleren omdat basisregistraties hiervoor ontbreken. Wij hebben hiervoor controles in de boekhouding van 2019 uitgevoerd om zoveel mogelijk fouten te herstellen. Ook zijn er onzekerheden en onjuistheden met betrekking tot de toepassing van de BTW/BCF percentages, waardoor er onzekerheden zijn in de juistheid van de lasten en van de aangiften die zijn gedaan. Vanwege deze situatie in 2018 zijn er - ondanks al onze (extra) verrichte controlewerkzaamheden - resterende risico’s op fouten in de jaarrekening 2018 die wij mogelijk niet hebben onderkend of hebben kunnen onderkennen.
Daarom kunnen wij geen goedkeurend oordeel verstrekken, zowel niet voor de getrouwheid als voor de rechtmatigheid.
Wij dringen erop aan dat zo snel mogelijk acties ondernomen om de administratie up to date te maken en voor 2019 op te schonen, teneinde goed in beeld te krijgen welk resultaat over 2019 kan worden verwacht. In de jaarrekening verwerkte controleverschillen Voordat de eerste versie van de jaarrekening 2018 is opgesteld is intern een integrale analyse gedaan op de kosten, waaruit tevens dubbele betalingen zijn gezien, die inmiddels zijn verhaald op de crediteuren. Naar aanleiding van aanvullende interne controles én onze werkzaamheden zijn correcties is de jaarrekening 2018 aangebracht ter grootte van per saldo € 539.000 negatief. Deze bestonden met name uit nagekomen kosten en afrekeningen, dubbele facturen en verschuivingen van kosten tussen gemeenten/1Stroom. Kwaliteit jaarverslaggeving Bij onze controle van de jaarstukken hebben wij gezien dat vereiste toelichtingen op basis van de BBV ontbreken. In de jaarstukken zaten daarnaast inconsistenties in de tekstuele alsmede de cijfermatige toelichtingen. Na onze controle zijn deze onjuistheden in de jaarstukken verwerkt. Wij adviseren om intern de volledigheid van de vereiste toelichtingen op basis van het BBV in de jaarstukken vast te stellen en om tevens de jaarstukken intern kritisch op onjuistheden en inconsistenties te beoordelen voordat deze definitief wordt.
9
3. Aandachtspunten
3. Aandachtspunten Raad Van de gemeenteraad hebben wij een aantal aandachtspunten, de zogenaamde speerpunten, meegekregen voor onze controle. Hieronder rapporteren wij over de bevindingen die hieruit naar voren zijn gekomen.
Uw vragen
Onze bevindingen
Worden de lasten aan de juiste organisatie toegerekend? Hoe wordt voorkomen dat er geschoven wordt met kosten tussen 1stroom, Duiven en Westervoort?
Uiteindelijk grotendeels wel. Zowel intern als door ons is de juistheid van de toerekening van de lasten extra gecontroleerd. Een aantal foute boekingen is hersteld voordat de jaarrekening 2018 is opgesteld. Wij hebben enkele resterende kleinere verschuivingen gezien die niet van materieel belang waren. Er zijn voldoende functiescheidingen binnen het inkoopproces. Soms gaan inkopen buiten dit proces om en dan zijn er risico’s. Daarnaast is er een separate verbijzonderde interne controle uitgevoerd op de juiste verantwoording van kosten.
Hoe is het beleid en de uitvoering voor wat betreft de verstrekkingen in het kader van de WMO? Hoe wordt voorkomen dat onnodig verstrekkingen worden gedaan (procedureel)? Voorbeeld dat genoemd werd is dat er bij een bejaardentehuis 40 scootmobielen aan de oplader hangen … De vraag is gericht op rechtmatigheid en efficiëntie. Zijn blockchain technieken toepasbaar voor de controle op de Wmo en Jeugd lasten?
Het beleid vergelijkbaar met andere gemeenten. De beleidsregels zijn gericht op het individu. Toekenningen vinden plaats op basis van de regels van dat individu. Er wordt dus geen rekening gehouden met collectieve voorzieningen.
Ja natuurlijk. Maar dit is niet de oplossing voor de problemen in het sociaal domein. Blockchain kan vooral het proces vereenvoudigen en efficiënter maken mits de juiste software wordt gebruikt.
11
4. Interne beheersing
Algemene beheersing
4. Interne beheersing Algemene beheersing Wij hebben in het kader van onze controle-opdracht een interimcontrole uitgevoerd. Tijdens onze interimcontrole controleren wij de interne beheersing binnen uw organisatie. Hierbij onderscheiden wij de algemene beheersing en de beheersing van processen. In dit hoofdstuk gaan wij nader in op de algemene beheersing en in het volgende hoofdstuk op de beheersing van processen.
Act Check
Plan Do
Voor een effectieve interne beheersing zijn een aantal meer algemene beheersmaatregelen noodzakelijk, zoals verordeningen en beleid, de zogenaamde hard controls. Voor een goede werking van deze maatregelen zijn echter ook soft controls nodig, zoals, wat is de cultuur, leiderschapsstijl, hoe gaat de organisatie om met nieuwe risico’s. Deze aspecten nemen wij mee in de beoordeling van uw gemeente. In dit hoofdstuk brengen wij de sterke punten uit de algemene beheersing en de ontwikkelpunten onder uw aandacht. Wij beogen hierin niet volledig te zijn, maar benoemen die zaken, die ons opvallen c.q. waarmee uw gemeente reeds bezig is.
14
Samenvatting algemene beheersing Bij onze interimcontrole hebben wij de algemene beheersing van uw organisatie beoordeeld. In onderstaande tabellen geven wij de door ons onderkende sterke en ontwikkelpunten weer, zoals wij die bij de interimcontrole zijn geconstateerd.
Sterke punten 2018 •
Er is een auditcommissie en er is een interne controlefunctionaris en controller
•
Er zijn een financiële verordening, een normenkader en een controleprotocol
•
De AVG procedures zijn opgezet
Ontwikkelpunten 2018 •
Fraude en integriteitsmaatregelen aanscherpen
•
Achterstanden in de financiële administratie inlopen
•
De financiële basis op orde hebben en houden
•
Achterstanden in de interne controle inlopen
•
De processen in 2019 optimaliseren
•
De interne controle verder uitbouwen richting een rechtmatigheidsverantwoording
•
De controlefunctie versterken
•
Juridische control inrichten
15
Beheersing processen
Beheersing processen
Wij hebben in het kader van onze controle-opdracht een interimcontrole uitgevoerd. Hierbij hebben wij de administratieve organisatie en interne beheersing van de belangrijkste processen, voor zover van belang voor onze jaarrekeningcontrole, beoordeeld. De werkzaamheden hebben zich primair gericht op de onderbouwing van de controleverklaring bij de jaarrekening. Wij beoordelen in hoeverre de interne organisatie de risico's op fouten in de jaarrekening en rechtmatigheid afdekt. Vervolgens bepalen wij het effect hiervan op de gegevensgerichte werkzaamheden, die wij tijdens de jaarrekeningcontrole uitvoeren. Daarnaast signaleren wij vanuit de controle verbeter- c.q. adviespunten ten aanzien van de verdere ontwikkeling van de interne beheersing. Onze bevindingen en aanbevelingen hierover hebben wij in januari 2018 aan het College gerapporteerd. Onze belangrijkste aanbevelingen voor wat betreft de algemene besturing en beheersing van de processen zijn in dit hoofdstuk opgenomen, alsmede de wijze waarop wij met de geconstateerde bevindingen zijn omgegaan bij onze balanscontrole.
17
Samenvatting beheersing processen (1/3) In onderstaande tabel geven wij een samenvatting van de aanbevelingen weer ter verbetering van de interne beheersing van uw organisatie. De onderstaande aanbevelingen hebben een HOOG belang.
Proces
Herkomst
Aanbevelingen met een HOOG belang
Automatisering
2018
Het beter beheersen van de toegangsbeveiliging binnen K2F en het salarissysteem Het verbeteren van het wachtwoordenbeleid en –beheer Het verder verbeteren van de back-up en recovery procedures
Aanbesteden
2018
De interne controle op de juistheid van de wijze van aanbesteden preventief inrichten
Inkopen
2018
Het aanspreken van de budgethouders op hun verantwoordelijkheid en een kritische en integere houding bij het autoriseren van inkoopfacturen Het uitvoeren van een aanvullend fraudeonderzoek De prestatiecontrole goed te documenteren Facturen altijd juist te laten adresseren Een goede interne controle uit te voeren op een juiste boeking op de juiste organisatie De achterstanden in de verwerking van inkoopfacturen snel in de lopen Het verbeteren van de controle van de prestaties en de documentatie hiervan Het verbeteren van de juiste toerekening van kosten aan de juiste organisatie
Betalingen
2018
De controle op de bankrekeningnummers te verbeteren De controle op de juistheid van de betaallijst te verbeteren De betalingen in het systeem beveiligen zodanig dat facturen alleen betaald kunnen worden als deze zijn geautoriseerd door de prestatieakkoord verklaarder en de budgethouder
Grondexploitaties
2018
De interne controle op de planexploitaties in te richten en uit te voeren Nacalculaties en analyses voor de deelprojecten in de grondexploitatie te maken Een juiste berekening te maken van de grondexploitatie van de gemeente Duiven 18
Samenvatting beheersing processen (2/3) In onderstaande tabel geven wij een samenvatting van de aanbevelingen weer ter verbetering van de interne beheersing van uw organisatie. De onderstaande aanbevelingen hebben een HOOG belang.
Proces
Herkomst
Aanbevelingen met een HOOG belang
WMO en Jeugd
2018
De interne controle op de processen WMO en Jeugd verder uit te breiden, zodanig dat de afhankelijkheid van externe partijen er niet meer is.
Belastingen, heffingen en leges
2018
De interne controle van de WOZ mutaties te organiseren Een goede afwijkingenanalyse te maken van de belastingbaten Een extra controle op de ledigingen uit te voeren aan de hand van bezwarenoverzichten Een functiescheiding aan te brengen bij de toekenning van verminderingen en kwijtscheldingen van belastingen en heffingen Het zichtbaar maken van verrichte controles van de proefkohieren De controle op de tarieven en de opgelegde tarieven te verbeteren
Begrotingsbeheer
2018
Het aanbrengen van begrotingen en begrotingswijzigingen in het financiële systeem goed te organiseren en te controleren
Memoriaalboekingen
2018
De memoriaalboekingen doorlopende te nummeren om de controle te vereenvoudigen De controle op de juistheid van de memoriaalboekingen vast te leggen
Subsidieverstrekkingen
2018
Functiescheidingen aan te brengen in de subsidieverlening Expliciet de juistheid van de verantwoording van subsidielasten te controleren
Leerlingenvervoer
2018
Het aanbrengen van een functiescheiding bij het opstellen en verstrekken van de beschikking De prestaties zichtbaar te controleren De afrekeningen over 2016 en 2017 af te wikkelen
19
Samenvatting beheersing processen (3/3) In onderstaande tabel geven wij een samenvatting van de aanbevelingen weer ter verbetering van de interne beheersing van uw organisatie. De onderstaande aanbevelingen hebben een HOOG belang.
Proces
Herkomst
Aanbevelingen met een HOOG belang
Huren
2018
De interne controles binnen het proces in te richten Een aansluiting te maken tussen het vaste activa register en de baten voor verhuur Leegstandscontroles uit te voeren Het huurprijzenbeleid voor Duiven op te stellen BTW toepassing goed te regelen Raadsbesluiten te laten nemen als kosteloos wordt verhuurd
BTW/BCF
2018
De juistheid vast te stellen over de toepassing van de BTW en BCF. Dit wordt door een extern bureau binnenkort uitgevoerd.
Investeringen/kredieten
2018
Tussentijds aan de Raad te rapporteren over (potentiele) kredietoverschrijdingen
20
Aanvullende controlemaatregelen – 1/6 Tijdens onze interimcontrole hebben wij een aantal bevindingen gedaan. In de managementletter zijn de bevindingen en aanbevelingen beschreven. In deze paragraaf geven wij per bevinding weer, welke aanvullende werkzaamheden wij hebben verricht en wat de bevindingen zijn die hieruit naar voren zijn gekomen.
Proces
Risico
Werkzaamheden en bevindingen
Automatisering
Dat er ongeautoriseerde financiële mutaties worden aangebracht.
Wij hebben onze controle zoveel als mogelijk buiten de financiële systemen om uitgevoerd. We hebben wel gebruik gemaakt van de lijsten die uit de systemen voortkomen. Deze hebben we gecontroleerd op betrouwbaarheid. Wij hebben geadviseerd (preventieve) IT controles te toetsen.
Inkopen – Europese aanbestedingen
Dat de gevolgde inkoopprocedure niet juist is bij inkopen boven de Europese aanbestedingsgrens.
Op basis van de analyse van de inkopen in de jaren 2015-2018 hebben wij per leverancier de inkoopprocedure van inkopen boven de grens van Europese aanbestedingen gecontroleerd. Tevens hebben wij een steekproef uitgevoerd op kleinere aankopen om de volledigheid vast te stellen. 5 aanbestedingen waren niet rechtmatig aanbesteed. Zie hiervoor de lijst met controleverschillen. Wij hebben geadviseerd om aanbestedingen aan de voorkant beter te beheersen.
Inkopen - prestaties
Er worden betalingen gedaan zonder dat hier prestaties voor de gemeente aan ten grondslag liggen.
Wij hebben een steekproef uitgevoerd op de geleverde prestaties. Het was moeilijk om de juistheid van de prestatielevering vast te stellen. Voor 59 facturen hebben wij de prestatie vast kunnen stellen. Voor 16 van de 75 geselecteerde facturen ter waarde van € 744.000 hebben wij niet kunnen vaststellen dat hieraan een levering ten grondslag ligt, maar dat dat wel waarschijnlijk is. Het is noodzakelijk voor alle aankopen de bewijsstukken van ontvangst (digitaal) te bewaren. 21
Aanvullende controlemaatregelen – 2/6 Tijdens onze interimcontrole hebben wij een aantal bevindingen gedaan. In de managementletter zijn de bevindingen en aanbevelingen beschreven. In deze paragraaf geven wij per bevinding weer, welke aanvullende werkzaamheden wij hebben verricht en wat de bevindingen zijn die hieruit naar voren zijn gekomen.
Proces
Risico
Werkzaamheden en bevindingen
Inkopen – adressering factuur
Facturen zijn onjuist geadresseerd of op een verkeerde eenheid geboekt. Tevens frauderisico, fiscale risico’s en het risico van boeken op meerdere entiteiten.
Wij hebben voor 75 facturen vastgesteld dat deze juist zijn verantwoord. IC-medewerkers hebben de facturen integraal gecontroleerd op een juiste boeking en op een juiste betaling. Naar aanleiding hiervan zijn aanpassingen gedaan, waardoor uit de steekproef geen verschillen meer bleken. De procedure is overigens dat 2 functionarissen tekenen voor de juistheid van de factuur, de 1 voor de prestatie en de ander voor akkoord ten laste van het budget. Tevens hebben wij vastgesteld welke facturen door de medewerker van 1Stroom die heeft gefraudeerd voor prestatie zijn geaccordeerd. Hierin zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. Wij hebben geadviseerd alle contracten op de goede eenheid te zetten en geen verkeerde adressering van facturen te accepteren.
Inkopen - codering
Facturen zijn op een onjuist programma verantwoord
De interne controleur en wij hebben voor 75 facturen vastgesteld dat deze op het juiste programma zijn verantwoord. De budgethouders hebben integraal gecontroleerd op de juistheid van de boekingen. Wij adviseren ook over 2019 door de interne controle medewerkster de juistheid van de codering door middel van een steekproef te controleren. 22
Aanvullende controlemaatregelen – 3/6 Tijdens onze interimcontrole hebben wij een aantal bevindingen gedaan. In de managementletter zijn de bevindingen en aanbevelingen beschreven. In deze paragraaf geven wij per bevinding weer, welke aanvullende werkzaamheden wij hebben verricht en wat de bevindingen zijn die hieruit naar voren zijn gekomen.
Proces
Risico
Werkzaamheden en bevindingen
Betalingen
Betalingen worden niet rechtmatig gedaan.
Aan de hand van data-analyse heeft een ingehuurde interne controleur en hebben wij vastgesteld dat de betalingen rechtmatig zijn verricht. Uit deze werkzaamheden is gebleken dat er dubbele betalingen waren die zijn gecorrigeerd. Hiervoor zijn vorderingen op de leveranciers ingesteld. Wij dringen er op aan geen rechtstreekse betalingen in het bankpakket te verrichten.
Grondexploitatie
De berekening is in handen van 1 functionaris. Er is geen interne controle.
Er zijn 9 grondexploitaties. Wij hebben de uitgangspunten en de onderbouwingen van de verwachte baten en lasten integraal gecontroleerd. Hieruit zijn geen onjuistheden gebleken. Door een onafhankelijke persoon is er een interne controle uitgevoerd. Wij hebben geadviseerd om het werkprogramma en de uitkomsten van de werkzaamheden vast te leggen.
WMO en jeugd
Er is onvoldoende zicht op de geleverde prestaties en daarvoor in rekening gebrachte kosten van zorgaanbieders.
Bij onze controle hebben wij voorzover beschikbaar gesteund op de verklaringen van zorgaanbieders. De organisatie heeft geen aanvullende controlemaatregelen genomen op het zelfstandig vaststellen van de prestaties van de kleine zorgaanbieders waarvoor geen controleverklaringen zijn ontvangen en ook niet voor de persoonsgebonden budgetten. Wij hebben geadviseerd de prestatielevering te controleren van 2019.
23
Aanvullende controlemaatregelen – 4/6 Tijdens onze interimcontrole hebben wij een aantal bevindingen gedaan. In de managementletter zijn de bevindingen en aanbevelingen beschreven. In deze paragraaf geven wij per bevinding weer, welke aanvullende werkzaamheden wij hebben verricht en wat de bevindingen zijn die hieruit naar voren zijn gekomen.
Proces
Risico
Werkzaamheden en bevindingen
Belastingen, heffingen en leges
Belastingen, heffingen en leges zijn niet juist en volledig.
Wij hebben intensieve cijferbeoordelingen verricht en hebben specifieke controles uitgevoerd voor wat betreft de juistheid van de tarieven en de volledigheid van de aanslagen. Hierin hebben wij geen onregelmatigheden of resterende onzekerheden aangetroffen.
Begrotingsbeheer
Dat begrotingswijzigingen niet juist of volledig zijn verwerkt.
Wij hebben de door de Raad vastgestelde begrotingswijzigingen onderzocht op een juiste verwerking. In het financiële systeem zijn andere begrotingsbedragen opgenomen dan die door de Raad zijn vastgesteld. In de jaarrekening zijn de door de Raad vastgestelde begrotingscijfers verantwoord en zijn de verschillen toegelicht. Wij hebben geadviseerd gedurende het jaar de juistheid en volledigheid van de begrotingsmutaties goed te controleren.
Memoriaalboekingen
Op foute boekingen.
Er zijn in 2018 te veel correctie- en andere boekingen in de financiële administratie geboekt. De correcties zijn het gevolg geweest van de onjuiste verwerking van facturen. Wij hebben de memoriaalboekingen integraal gecontroleerd op een juiste verwerking en hebben hierin geen onregelmatigheden aangetroffen. Wij hebben geadviseerd een extra controle op de boekingen uit te voeren over 2019.
Subsidieverstrekkingen
De afwikkeling van subsidies gebeurt niet conform het proces.
Het verloop van de primitieve begroting naar de definitieve begroting is integraal aangesloten met raadsbesluiten. Hieruit zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen. 24
Aanvullende controlemaatregelen – 5/6 Tijdens onze interimcontrole hebben wij een aantal bevindingen gedaan. In de managementletter zijn de bevindingen en aanbevelingen beschreven. In deze paragraaf geven wij per bevinding weer, welke aanvullende werkzaamheden wij hebben verricht en wat de bevindingen zijn die hieruit naar voren zijn gekomen.
Proces
Risico
Werkzaamheden en bevindingen
Subsidieverstrekkingen
De uitgaande subsidies zijn niet tijdig en volledig afgewikkeld.
De afrekeningen over 2016 en 2017 zijn grotendeels gedaan. Er is wel diverse keren afgeweken van de termijnen voor de aanvraag en afhandeling van de aanvraag én bij de afwikkeling van de subsidies. Wij hebben geadviseerd de behandeling van aanvragen en de afwikkeling van de subsidies over 2018 en 2019 binnen de daartoe gestelde termijnen te doen. Tevens hebben wij geadviseerd om een 2e functionaris mee te laten kijken met de rechtmatigheid van de afwikkeling en eventuele afwijkingen goed te documenteren.
Doelgroepenvervoer
De afrekeningen over 2016 en 2017 zijn niet gebeurd en de prestaties zijn niet vastgesteld.
Inmiddels zijn de jaarrekeningen over de jaren 2016-2018 ontvangen van de regio en is de financiële afwikkeling per gemeente hierin opgenomen. Er is een discussie met de provincie over de verdeling tussen de gemeente.
Huren
De huren zijn niet juist en volledig geïnd.
De volledigheid van de verhuurde objecten en huuropbrengsten over 2018 zijn intern gecontroleerd en door ons akkoord bevonden. Hieruit zijn geen bijzonderheden voortgekomen.
25
Aanvullende controlemaatregelen – 6/6 Tijdens onze interimcontrole hebben wij een aantal bevindingen gedaan. In de managementletter zijn de bevindingen en aanbevelingen beschreven. In deze paragraaf geven wij per bevinding weer, welke aanvullende werkzaamheden wij hebben verricht en wat de bevindingen zijn die hieruit naar voren zijn gekomen.
Proces
Risico
Werkzaamheden en bevindingen
BTW/BCF
De BTW en BCF zijn niet juist verwerkt.
Een fiscaal specialist heeft een onderzoek verricht naar de juiste toepassing van BCF en BTW percentages. Hieruit is gebleken dat er in de percentages enkele minimale afwijkingen waren en in de juistheid van de boekingen afwijkingen met een beperkte invloed waren. Wij hebben geadviseerd ook met terugwerkende kracht de juistheid van het gebruik van de BCF en BTW percentages en boekingen van de kosten over 2019 te controleren en aan te passen.
Investeringskredieten
Kredieten worden overschreden.
Wij hebben de rechtmatigheid en juistheid van de kredieten gecontroleerd en hebben vastgesteld dat 9 kredieten zijn overschreden voor een bedrag van € 97.000. Wij hebben geadviseerd gedurende het jaar de voortgang van de aanwending van de kredieten goed te monitoren en bij overschrijdingen extra krediet aan te vragen.
26
5. Jaarrekening
Financiële positie
Saldo van baten en lasten Na verwerking van de reservemutaties is het resultaat € 1,3 miljoen negatief tegenover € 0,7 miljoen begroot. Het grootste nadeel komt voort uit het sociaal domein, waarin een nadeel zit van circa € 2,3 miljoen. De belangrijkste afwijkingen zijn in de jaarrekening per programma toegelicht. Financiële positie en weerstandsvermogen Het eigen vermogen van uw gemeente bedraagt per jaareinde € 32,4 miljoen, waarvan € 13,7 miljoen beschikbaar is in de algemene reserve. Dit bedrag is inclusief het resultaat over 2018 waarover u nog een besluit moet nemen. Uw gemeente beschikt volgens de door de organisatie gemaakte berekeningen over voldoende weerstandsvermogen. De beschikbare incidentele weerstandscapaciteit bedraagt € 13,7 miljoen, tegenover een gemiddeld ingeschat risico van afgerond € 9,7 miljoen. Het ingeschatte risico is de benodigde weerstandscapaciteit. De ratio komt daarmee uit op 1,4. De ondergrens is 1,0. Er is dus voldoende weerstandsvermogen om de onderkende risico’s te ondervangen. Schuldpositie Uw gemeente heeft per 31 december 2018 voor een bedrag van € 18 miljoen aan leningen opgenomen. De schuldpositie per inwoner bedraagt circa € 700. Dit is onder de schuldpositie van de gemiddelde Nederlandse gemeente, circa € 2.000 (o.b.v. 2017). De netto schuldquote bedraagt 63% en is daarmee goed.
28
Kwaliteit jaarverslaggeving Kwaliteit van de jaarstukken
Jaarverslag en paragrafen
De jaarstukken bestaan uit 3 onderdelen: De programma’s, de paragrafen en de jaarrekening.
Het jaarverslag en de paragrafen voldoen aan de minimale eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen deze stukken en de jaarrekening 2018.
Wij vinden de structuur van de jaarstukken duidelijk. De gemeente Duiven heeft 3 inhoudelijke programma’s. De kwaliteit van de toelichtingen en de Verloop van de controle paragrafen is overwegend voldoende, maar er ontbreekt soms informatie Het proces van het opstellen van de jaarrekening is over het boekjaar 2018 en de teksten zijn uitgebreid. Voorts zitten er slordigheden in zodanig gepland om aan de Raad de gecontroleerde jaarrekening in juli de jaarstukken. 2019 voor te kunnen leggen. Dit schema is niet gehaald vanwege de achterstanden en de hoeveelheid aan fouten en onzekerheden in de Wij hebben het College geadviseerd de jaarstukken te comprimeren om de leesbaarheid te vergroten. Dit kan onder meer door in de paragrafen boekhouding. Hierdoor zijn er enorm veel extra werkzaamheden verricht en zijn er aanvullende interne en externe controlemaatregelen uitgevoerd om in de programma’s alleen samenvattende informatie op te nemen. uiteindelijk een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en de rechtmatigheid. Naleving van de verslaggevingsregels Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. Hierin hebben wij geen belangrijke afwijkingen vastgesteld. Wel hebben wij wat kleinere afwijkingen gezien. Deze hebben wij doorgegeven aan de financiële medewerkers.
Wij evalueren de controle over 2018 en overleggen met de organisatie om het jaarrekeningtraject 2019 efficiënter en effectiever te maken.
29
Bevindingen getrouwheid - 1 Schattingen - 1 Het opstellen van de jaarrekening vereist dat de organisatie oordelen vormt De bouwgrondexploitaties zijn overigens niet door de Raad vastgesteld, wat en schattingen maakt, die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen wel moet. en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen en van baten en Het College heeft aangegeven dit gelijktijdig met het vaststellen van de lasten. De schattingen en hiermee verbonden veronderstellingen zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden en verschillende andere factoren jaarrekening 2018 te laten doen. die, gegeven de omstandigheden, als redelijk worden beschouwd. Voor de berekeningen zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. Een goed inzicht in de jaarrekening vraagt kennis van de gemaakte • voor kostenstijgingen: 2,03% voor inbrengwaardes en 3% voor schattingen. overige kosten • voor batenstijgingen 0% Deze lichten wij hier kort toe: • de rente: 1,4% • de disconteringsvoet 2% Grondexploitatie De uitgangspunten voor kosten- en batenstijgingen zijn aanvaardbaar en deze In de balans is een bedrag voor voorraden geactiveerd ten bedrage van € 22,8 miljoen. Dit betreffen 9 complexen, waarvan 4 bedrijventerreinen en sluiten aan bij de macro- economische ontwikkelingen. 5 woningcomplexen.
Dit bedrag kan als volgt worden gespecificeerd: De rente is berekend op basis van de leningenportefeuille. De gehanteerde disconteringsvoet is wettelijk voorgeschreven. Saldo bestede baten en lasten gronden € 27,6 miljoen Voorziening voor verwachte verliezen
€- 4,8 miljoen
De geschatte baten en lasten en de fasering zijn intern onderbouwd.
Netto investering in gronden
€ 22,8 miljoen
Wij adviseren ook vanuit interne controle jaarlijks een toets te laten uitvoeren op de juistheid en volledigheid van de bouwgrondexploitaties door een van de planeconoom onafhankelijke functionaris.
De exploitatierekeningen van de grondexploitaties zijn opgesteld door de planeconoom en zijn gebaseerd op de cijfers zoals deze in 2017 door het bureau STEC zijn aangegeven, rekening houdende met actuele ontwikkelingen. Door een onafhankelijke persoon is er een interne controle uitgevoerd. Deze zijn vervolgens door ons gecontroleerd.
30
Bevindingen getrouwheid - 2 Schattingen - 2 Grondexploitatie vervolg
Toerekening van personeelskosten aan complexen
Winstneming complex Nieuweling
Aan de complexen is in 2018 voor een bedrag van € 690.000 aan personeelskosten toegerekend. In de complexen was € 535.000 begroot. In de begroting was € 690.000 begroot.
Bij het bedrijventerrein Nieuweling is € 75.000 te weinig winst genomen in 2018 omdat renterisico’s in de winstneming zijn betrokken, wat niet mag. Dit bedrag is als fout in het overzicht controleverschillen meegenomen.
Er is € 155.000 meer aan personeelskosten toegerekend dan begroot, met name aan de complexen Seingraaf en Westrenen. De reden daarvan is dat de ingeschatte urenbesteding over 2018 vergelijkbaar was met 2016 en 2017. Wij kunnen de omvang van een mogelijk fout derhalve niet berekenen en hebben het volledige bedrag als onzekerheid opgenomen in het overzicht controleverschillen. Urentoerekening moet gebeuren op basis van werkelijke kosten. Aangezien er geen urenregistratie heeft plaatsgevonden is dit niet gebeurd. Ook om fiscale redenen is dit noodzakelijk. Wij adviseren u om de omvang van de doorbelasting van de uren aan de diverse projecten te evalueren vanwege de aflopende projecten in de grondexploitatie. Het is dus noodzakelijk om de werkelijke uren die zijn gemaakt op grondexploitatiecomplexen vast te leggen, zodat een nauwkeurig toerekening kan worden gemaakt. Dit geldt overigens ook voor ander projecten, bijvoorbeeld subsidieprojecten.
31
Bevindingen getrouwheid - 3 Schattingen - 3 Vorderingen en debiteuren Voorziening voor dubieuze debiteuren Uw gemeente heeft op 31 december 2018 in totaal voor een bedrag van € 6,1 miljoen vorderingen en debiteuren over 2018 openstaan. Hiervan is € 0,5 miljoen voorzien. Hiervan heeft ruim € 0,4 miljoen betrekking op bijstandsvorderingen en € 70.000 aan belastingdebiteuren. Verder betreffen het belastingvorderingen, vorderingen op openbare lichamen en enkele andere vorderingen. In 2018 zijn ontvangsten soms op tussenrekeningen geboekt of niet met de oorspronkelijke vorderingen verrekend. Tevens hebben we gezien dat vorderingen gedurende het jaar blijven openstaan, zonder dat opgelet wordt op een tijdige inning. Hierdoor is het debiteurenbeheer niet efficiënt geweest. Ten tijde van onze controle waren vorderingen ten bedrage van ruim € 627.000 nog niet ontvangen en hiervoor is per die datum ook geen voorziening gevormd. Dit bedrag is opgebouwd belastingvorderingen over 2013 tot en met 2018 voor € 357.000 en voor € 270.000 overige vorderingen. Op basis van onze inschatting zou een extra voorziening voor belastingdebiteuren van € 110.000 wat ons betreft beter passend zijn. Dit bedrag hebben wij als nadelig controleverschil meegenomen. Voor de risico’s op de overige openstaande overige vorderingen ontbreekt informatie.
Deze hebben wij derhalve als PM meegenomen in de controleverschillen. Wij adviseren u het debiteurenbeheer stringent te voeren. Uitkeringsdebiteuren
De werkelijke voorziening zoals deze in de balans staat bedraagt bijna € 8,3 miljoen. Het verschil ten bedrage van € 2,4 miljoen betreft voor een groot deel het later dan verwacht volgens het watertakenplan uitvoeren van investeringen. Wij adviseren jaarlijks een nacalculatie op te stellen omtrent de voortgang van het watertakenplan en de verschillen te analyseren en eventuele resultaten hiervan te verwerken. Tevens is onterecht btw toegevoegd aan de rioolvoorziening voor een bedrag van € 127.000. De voorziening is derhalve € 127.000 te hoog. Dit bedrag hebben wij als positief controleverschil aangemerkt. Het is belangrijk het onderhoudsplan jaarlijks te actualiseren en aan te laten sluiten met de voorziening. Afwikkeling WMO en Jeugdzorg met zorgleveranciers Van de meeste zorgleveranciers zijn productieverantwoordingen ontvangen met daarbij een controleverklaring van hun accountant. Op basis van deze verantwoordingen zou de schuld aan de zorgleveranciers in totaal € 156.000 lager zijn. Dit bedrag is niet in de jaarrekening verwerkt. Wij zijn in onze controle uitgegaan van de gecertificeerde informatiestroom.
Dit wordt nog nader door de organisatie in overleg met de zorgleveranciers De uitkeringsdebiteuren zijn voor circa € 96.000 te hoog gewaardeerd. De oorzaak uitgezocht en de resultaten hiervan worden in 2019 verwerkt. Hieruit kunnen voorhiervan is dat vergeten is in de boekhouding dit bedrag te actualiseren. Het bedrag of nadelen voortkomen. is als nadelig controleverschil meegenomen. Voorziening voor riolering Er is een watertakenplan. In dit plan is een berekening opgenomen van de investeringen in het riool en de daaruit voortvloeiende afschrijvings- en rentelasten. Tevens is hierin een raming opgenomen van de baten uit de rioolheffing op burgers en bedrijven. Ter egalisatie van de jaarlijkse kosten voor de riolering is in het plan een raming opgenomen van de verwachte voorziening voor de riolering in de komende jaren. De voorziening voor de riolering bedraagt per 31 december 2018 volgens het watertakenplan € 5,9 miljoen.
32
Bevindingen getrouwheid - 4 Vennootschapsbelasting Vanaf 2016 is de gemeente vennootschapsbelastingplichtig. Samen met de fiscaal adviseur is de gemeente met de belastingdienst in overleg over de belastingplicht voor de vennootschapsbelasting. Over 2016 en 2017 zijn nihilaangiftes voor de vennootschapsbelasting ingediend.
Overigens zijn de nieuwe afschrijvingstermijnen in de grondslagen toegelicht, maar niet overal toegepast omdat deze pas vanaf 2018 effect hebben. Deze nota voldoet niet aan de wettelijke vereisten omdat het niet mogelijk is om verschillende afschrijvingspercentages en –methodes te hanteren voor gelijksoortige activa. Als de nieuwe percentages worden gehanteerd op de investeringen van voor 2017 dan zouden de afschrijvingslasten hoger of lager kunnen zijn en hiervoor hebben wij een PM post opgenomen. Op basis van onze controlewerkzaamheden zal dit geen belangrijke afwijkingen veroorzaken.
Voor 2018 is uitstel van aangifte aangevraagd en verkregen. De verwachting van het College is dat ook over deze jaren geen belasting behoeft te worden betaald. Er is intern nog geen berekening gemaakt voor de aangifte over 2018. Ook over 2018 wordt een nihilaangifte verwacht. Wij hebben het College geadviseerd de nota aan te passen en deze van toepassing te maken op alle investeringen die in het verleden zijn gedaan. Er is overigens nog geen duidelijkheid over de toepassing van de vennootschapsbelasting voor overheden. De kans dat uw gemeente geen Daarnaast is er een rekenkundige fout gemaakt in de berekening van de vennootschapsbelasting verschuldigd is over de afgelopen 3 jaren (2016-2018) afschrijvingskosten wat een nadelige correctie opleverde van € 69.000. is hoog. In de jaarrekening is geen belastinglast opgenomen. Waardering Vitaal Centrum Omdat er van de belastingdienst nog geen uitsluitsel is ontvangen blijven er onzekerheden over de vennootschapsbelasting bestaan. Voor de waardering van het Vitaal Centrum is een taxatierapport door een waarderingsspecialist opgesteld. Deze is gebruikt voor de bepaling van de Vaste activa waarde. In de boeken staat de waarde € 46.000 te laag. Dit verschil hebben wij als voordelig controleverschil meegenomen.
Afschrijvingen Bewaking aanwezigheid vaste activa Uw gemeente heeft per 31 december 2018 een bedrag van € 28,9 miljoen aan vaste activa in de boeken staan. Dit betreffen met name wegen, riolering en Uw organisatie doet investeringen in bedrijfsmiddelen. Als deze door de gebouwen, waaronder het gemeentehuis. Het College heeft in 2017 een leveranciers zijn geleverd worden deze ergens in de organisatie neergezet of nieuwe nota Activerings- en afschrijvingsbeleid vastgesteld en heeft deze ter aan het personeel verstrekt. kennisname aan u voorgelegd. De ingangsdatum voor deze nota is 1 januari 2017. In deze nota zijn alleen voor nieuwe investeringen per activasoort Wij adviseren periodiek de aanwezigheid van de activa te controleren. nieuwe afschrijvingspercentages en/of een andere afschrijvingsmethode bepaald.
33
Bevindingen getrouwheid - 5 Financiële afwikkeling doelgroepenvervoer
Openstaande debet- en creditbedragen
In de boeken staan debetbedragen van in totaal € 938.000. Dit bedrag is niet geanalyseerd. Dit kunnen ontvangsten zijn die nog moeten worden gesaldeerd met schulden of zijn echte vorderingen die nog moeten worden In deze jaarrekeningen zijn de afrekeningen opgenomen voor uw gemeente. getraceerd. Hieruit blijken de volgende posities: Over de volledige post bestaat onzekerheid over de inbaarheid en of de 2016 € 44.000 vordering vordering echt is. Over de jaren 2016, 2017 en 2018 heeft uw gemeente jaarrekeningen ontvangen van de regio Arnhem Nijmegen vervoersorganisatie.
2017
€ 55.000 vordering
Het volledige bedrag hebben wij als onzekerheid aangemerkt.
2018
€ 50.000 schuld
Verwerking facturen leveranciers
Totaal
€ 49.000 vordering
In 2018 zijn facturen van leveranciers soms op de verkeerde entiteit geboekt of zijn deze laat ingeboekt. Hierdoor waren er gedurende 2018 In de jaarrekening 2018 van uw gemeente is een vordering opgenomen van achterstanden in de boekhouding. Door een aanvullende extra interne € 99.000 en is daarmee € 50.000 lager dan volgens de jaarrekeningen van de controle én naar aanleiding van onze controle zijn deze fouten gecorrigeerd. regio. Dit bedrag is als nadelig controleverschil opgenomen. Wij adviseren u gedurende 2019 zo spoedig mogelijk een extra controle te Omtrent de afrekening van het leerlingenvervoer zijn overigens discussies doen op de juiste verwerking van inkoopfacturen. met de provincie vanwege de wijze van verdeling over de gemeenten.
34
Bevindingen getrouwheid - 6 Volledigheid verantwoording leges omgevingsvergunningen en burgerzaken
Derhalve is er moeilijk inzage te verkrijgen in de volledigheid van de verplichtingen, zowel voor wat betreft de schulden de balans als de niet uit de balans blijkende verplichtingen.
De sub administratie omgevingsvergunningen en burgerzaken is circa € 82.000 hoger dan het verantwoorde saldo in de jaarrekening. Dit verschil is intern niet geanalyseerd. Dit moet nog worden uitgezocht. Wij verwachten Derhalve kunnen wij niet met zekerheid zeggen dat alle verplichtingen zijn opgenomen. Wij hebben hiervoor een PM post in het overzicht van geen verschillen met de jaarrekening 2018, maar hebben controleverschillen opgenomen. voorzichtigheidshalve wel een PM verschil meegenomen in de controleverschillen. Wij hebben het College geadviseerd de inzake in de contracten en Wij adviseren om periodiek de aansluiting tussen de subadministratie en de verplichtingen te verbeteren. Het goed inrichten en handhaven van het beschikbare contractenregister kan hierbij helpen. financiële administratie vast te stellen en verschillen te analyseren. Verstrekte subsidies
Terugbetalingsverplichting huwelijken
Uw gemeente heeft subsidies aan verenigingen en instellingen verstrekt. Hiervan is een subadministratie bijgehouden. Er is geen aansluiting tussen de jaarrekening (de boekhouding) en deze subadministratie. De oorzaken hiervan zijn dat de subsidies op diverse plekken in de boekhouding zijn opgenomen.
Recentelijk is in de media naar voren gekomen dat de gemeente Duiven onterecht kosten in rekening heeft gebracht voor het voltrekken van kosteloze huwelijken. Op basis van een eerste inventarisatie is de terugbetalingsverplichting op € 35.000 ingeschat.
Volledigheid verplichtingen
Dit bedrag is als nadelig controleverschil opgenomen.
Uw gemeente maakt afspraken met leveranciers door middel van contracten. Deze worden in principe afgesloten door de budgethouders en door het College getekend. Wij hebben gezien dat contracten overal in de organisatie liggen, dat deze er soms moeten zijn maar niet vindbaar zijn en dat deze soms op de verkeerde entiteit te naam zijn gesteld.
35
Bevindingen rechtmatigheid - 1 Bij de controle van de rechtmatigheid beoordelen wij of de lasten en baten en de balansmutaties juist, tijdig, volledig én met de geldende wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader in overeenstemming zijn geweest. Wij hebben de baten en lasten en de balansmutaties over 2018 gecontroleerd op rechtmatigheid.
Begrotingscriterium De Raad heeft besloten met 3 inhoudelijke en 3 financiële ‘programma’s’ te werken. Dit geeft een overzichtelijk beeld van de resultaten. U heeft het College toestemming gegeven om binnen de bandbreedtes van de beleidsregels, die u heeft samengesteld, te opereren. Het College legt verantwoording af over de besteding op de programma’s. Wij hebben gecontroleerd of de begrotingsregels door het College zijn nageleefd. Bevindingen
Programma ( * € 1.000)
Lasten Begroting
Lasten 2018
Over ( + ) Tekort ( /- )
Bestuur
4.900
4.555
345
Maatschappij
32.744
34.990
-2.246
Omgeving
14.383
13.052
1.331
Algemene dekkingsmiddelen
1.666
790
876
Overhead
7.370
7.502
-132
Mutaties reserves
2.252
2.985
-733
63.315
63.874
-559
Totaal lasten
Bij 3 programma’s zijn de lasten binnen de begroting gebleven en daarmee zijn deze lasten rechtmatig geweest. Bij de andere 3 programma’s is in de jaarrekening toegelicht of deze hogere lasten gecompenseerd worden door hogere baten zijn, of de overschrijding een gevolg is van een open einde regeling en of de extra lasten binnen het beleid passen. Wij hebben gezien dat voor deze overschrijdingen aan deze eisen voldaan is en daarmee is de overschrijding niet als controleverschil aangemerkt. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de mutaties in de reserves overeenkomstig raadsbesluiten zijn verwerkt. Voor 9 investeringen zijn voor de kredieten voor een bedrag van € 97.000 overschreden. 36
Bevindingen rechtmatigheid - 2 Voorwaarden criterium
WMO en Jeugd
Wij hebben vastgesteld of de financiële beheershandelingen zijn verricht in overeenstemming met het door u vastgestelde normenkader voor het jaar 2018. Onze belangrijkste bevindingen worden hieronder toegelicht:
Voor een bedrag van in totaal bijna € 514.000 hebben wij niet kunnen vaststellen dat deze uitgaven rechtmatig zijn geweest. Uw gemeente heeft gebruik gemaakt van de controleverklaringen van de accountants van zorgorganisaties om de rechtmatigheid vast te kunnen stellen. Daarnaast zijn er - beperkt - deelwaarnemingen genomen om ook zelfstandig een oordeel over de rechtmatigheid te kunnen vormen.
Aanbestedingen
Op basis van een inkoopanalyse hebben wij de rechtmatigheid van de Wij hebben geadviseerd om de controle van de rechtmatigheid van de aanbestedingen gecontroleerd. Hieruit is gebleken dat 6 aanbestedingen zorguitgaven voor de WMO en de Jeugdzorg zodanig in te richten dat uw met een waarde van € 331.000 niet conform de Europese regels zijn gemeente hierover zelfstandig een oordeel kan geven. aanbesteed. Dit betreft met name inhuur van personeel. Deze contracten zijn vanaf 1 april 2016 aan nieuwe regels gebonden die nog niet overal zijn Om de rechtmatigheid vast te stellen van de persoonsgebonden budgetten zijn geen extra controlewerkzaamheden uitgevoerd. toegepast. Wij hebben het College geadviseerd om de budgethouders en de inkopers beter de regels te laten toepassen, mede aan de hand van kennisdeling. Tevens adviseren wij u de budgethouders te faciliteren met een contractenregister, zodat zij zelf een betere bewaking kunnen uitvoeren op de naleving van de aanbestedingsregels. Participatiewet Op basis van onze controle is gebleken dat de bijstandsuitkeringen rechtmatig zijn verstrekt.
Wij adviseren u deze in 2019 wel te doen, waarmee de onzekerheid voor de onrechtmatigheid kan worden beperkt. Schatkistbankieren Het drempelbedrag voor het zelf aanhouden van liquide middelen is niet overschreden.
Misbruik en oneigenlijk gebruik
Wij hebben vastgesteld dat de lasten, baten en balansmutaties niet De GR Sociale Dienst de Liemers verzorgt de bijstandsdienstverlening voor tegenstrijdig zijn geweest met de regels voor misbruik en oneigenlijk onder meer uw gemeente. Wij maken gebruik van de verantwoordings- en gebruik. controle informatie die door de GR wordt aangeleverd aan uw gemeente.
37
6. SiSa
SiSa Wij hebben als onderdeel van onze controle de SiSa bijlagen gecontroleerd. De controle is uitgevoerd zoals is opgenomen in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2018 d.d. 10 januari 2019.
Strekking controleverklaring rechtmatigheid
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid
Goedkeurend
In de onderstaande (voorgeschreven) tabel rapporteren we onze bevindingen.
Nr.
Specifieke uitkering of overig
Fout of onzekerheid Financiële Toelichting fout/onzekerheid omvang in euro's Geen n.v.t. n.v.t.
F1
Uitkoopregeling
G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2018
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G2A
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_totaal 2017
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeentedeel 2018
Geen
n.v.t.
n.v.t.
G3A
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_totaal 2018
Geen
n.v.t.
n.v.t.
Deze tabel dient u samen met de overige verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten voor 15 juli 2019 bij het CBS aan te leveren, wat uw gemeente heeft gedaan.
39
7. Onze verantwoordelijkheid
Onze verantwoordelijkheid Onze opdracht
Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging.
De jaarrekening 2018 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het College. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2018 gecontroleerd.
In 2018 is binnen de GR1stroom een fraude geconstateerd. Naar aanleiding hiervan heeft een fraudeonderzoeksbureau een nader onderzoek uitgevoerd. De conclusie hiervan was dat een werknemer voor een bedrag van bijna € 40.000 binnen de personeelsvereniging heeft gefraudeerd gedurende de periode 20132018. Wij hebben specifieke werkzaamheden verricht voor de gemeente Duiven en wij hebben geen verdere onregelmatigheden voor uw gemeente vastgesteld.
Onderdeel van de jaarrekening is de SiSa bijlage. Met deze bijlage legt het College verantwoording over de besteding van Rijksbijdragen af aan het Rijk.
Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor Er is een vordering ingesteld tegen de frauderende voormalige ambtenaar die de accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole heeft aangegeven het bedrag inclusief de gemaakte onderzoekskosten in de komende 10 jaar terug te betalen. decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 413 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. Overigens zijn naar aanleiding van deze fraude belangrijke fraudepreventiemaatregelen genomen om een dergelijke situatie in de toekomst te voorkomen. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 377.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 1.131.000 (3% van de lasten). Voor SiSa en voor de Wet Normering Topinkomens Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd. materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Onze onafhankelijkheid Beperking gebruik Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk dat wij onafhankelijk zijn.
De voor uw organisatie in 2018 door ons verrichte diensten passen binnen de Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor het organisatie. Er zijn geen andere zaken die in strijd zijn met de college en de Raad. Het is zonder voorafgaande toestemming niet toegestaan om onafhankelijkheidsregels. dit accountantsverslag te publiceren. Dit geldt ook voor de publicatie op uw website. Fraude De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het college. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het College. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.
41
8. Afsluiting
Afsluiting
Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman
w.g. dhr. R.H. Gosselink - Wolbrink RA
43