Opvolging ML 2020.pdf

Proces Investeringen

Bevinding en risico Bij het aanmaken van activakaarten wordt het jaar van activering in het financiële systeem ingevoerd. K2 Finance start de kapitaallast automatisch in het jaar na activering. Kredieten moeten in K2F handmatig gereed gemeld worden. Deze actie ligt bij 1 persoon. Als een krediet gereed gemeld is starten de kapitaallasten in het volgende jaar. Er vindt geen controle plaats op tijdige gereedmelding. Hierdoor is een risico aanwezig dat kapitaallasten te laat starten. Als een investering vertraging oploopt en het jaar van activering niet wordt aangepast, bestaat het risico dat kapitaallasten te vroeg beginnen.

Huuropbrengsten

Treasury

De indexaties van de huurprijzen worden op verschillende momenten in het jaar gedaan, afhankelijk van de ingangsdatum van het contract. Hierdoor is het risico aanwezig dat indexaties niet tijdig of niet juist worden doorgevoerd. Volgens de interne procedure moet bij het aantrekken van kort geld bij 2 banken een offerte worden opgevraagd. Bij het aantrekken van kort geld is in 2020 alleen een offerte bij de BNG opgevraagd, omdat de organisatie nog niet bekend is bij de Nederlandse Waterschapsbank

Aanbeveling We adviseren u de tijdigheid van de start van de kapitaallasten te controleren.

We adviseren om de indexaties van huurprijzen op een vast moment in het jaar te doen. Hierdoor is dit makkelijker te bewaken. We adviseren u 1Stroom aan te melden bij de NWB zodat deze bank ook offertes uit kan brengen en daarmee voldaan wordt aan de interne procedure.

Follow up 2020 Nieuwe aanbeveling 2020

Opvolging 4e kwartaal: afspraken over achtervang in proces loopt, 2 maal per jaar gaat de controle opgepakt worden tav parameters nieuwe/lopende investeringen.

Nieuwe aanbeveling 2020

Intern nog afstemmen over hoe/wel/niet opvolgen advies

Nieuwe aanbeveling 2020

Opgepakt en ingebed in proces

Personeel (2018)

De twee salarisadministrateurs geven mutaties door aan het salarisverwerkingsbureau en controleren de verwerking. De salarisadministrateurs kunnen rollen en

Daarnaast adviseren wij u interne controle te laten uitvoeren op de personeelsdeclaraties.

Personeel (2018)

Binnen de salarisadministratie worden de ingevoerde mutaties door Gereed een andere medewerker gecontroleerd. Binnen de salarisadministratie worden Gereed de ingevoerde mutaties door een andere medewerker

Wij adviseren u binnen het financieel pakket K2F en het Er zijn 3 superusers (2 applicatiebeheerders en 1 salarissysteem een integrale consulent) die alle rechten hebben binnen het analyse uit te voeren en te financieel pakket (K2F) en 2 superusers controleren of de medewerkers (salarisadministrateurs) binnen het niet meer rechten hebben dan wat salarispakket. wenselijk is uit hoofde van hun functie.

Voor K2F was dit reeds opgepakt. Voor het salarissysteem zijn de Gereed rechten binnen het pakket in beeld.

De superusers zijn betrokken bij de uitvoering van het proces en kunnen zichzelf rechten verstrekken.

Indien een medewerker binnen een gebruikersgroep is ingedeeld en tussentijds aanvullende rollen en rechten krijgt die binnen een andere gebruikersgroep vallen, adviseren wij u te bewaken dat de medewerker geen rechten krijgt die kunnen leiden tot onrechtmatige transacties.

Voor K2F was dit reeds opgepakt. Voor het salarissysteem zijn de Gereed rechten binnen het pakket in beeld.

Mutaties van de superusers worden niet gecontroleerd.

Vanuit de interne controle de De logging van wijzigingen in controle te verrichten op het juiste de rechten moet nog Q4 2021 handelen van de superusers. gecontroleerd worden.

IT Superusers

IT Superusers

Wij adviseren u collegiale toetsing op de salarismutaties in te richten en deze controle zichtbaar vast te leggen.

Rollen en rechten in geautomatiseerde systemen worden toegekend of geblokkeerd door de applicatiebeheerders.

In verband met de achterstanden in de IT - Toegangsrechten administratie en de functiewisselingen is in 2018 besloten om aanvullende rollen en rechten tijdelijk toe te kennen aan medewerkers om processen efficiënter te laten verlopen. De toegang tot het netwerk wordt voor het tijdelijk personeel automatisch geblokkeerd door het invoeren van de uitdienstdatum bij de RID. Voor het personeel met een vast contract is de RID en applicatiebeheer afhankelijk van meldingen vanbuit de teamregisseurs

IT – Wijzigen van wachtwoorden

De complexiteit van het wachtwoord in Key2Financiën is beperkt en tevens is de wijzigingsfrequentie laag. Hierdoor is er een verhoogd risico op onrechtmatige toegang tot systemen en onrechtmatige/ ongeautoriseerde boekingen.

Wij adviseren maandelijks de juiste en tijdige afmelding van vaste medewerkers zichtbaar te Er is een checklist On- en Off controleren met de uit dienst lijst boarding opgesteld en in Gereed uit het salarispakket. Volgens de gebruik genomen. huidige werkwijze zijn de applicatiebeheerders sterk afhankelijk van de input van de teamregisseurs.

Voor de jaarrekeningcontrole is Aanbeveling wordt het belangrijk de totale loonlijst te overgenomen eind 2021. controleren en te laten autoriseren door de directie

Gereed

Er is een checklist On- en Off boarding opgesteld en in Gereed gebruik genomen.

Het wachtwoordbeleid was Wij adviseren het vorig jaar reeds wachtwoordenbeheer voor K2F aangescherpt. In 2020 is de aan te scherpen door gebruik te wijzigingsfrequentie maken van minimaal 8 karakters, verruimd naar 180 dagen. Dit een combinatie van diverse tekens past binnen de Baseline zoals letters (hoofd- en kleine Informatiebeveiliging letters), cijfers en symbolen. Overheid.

Gereed

verruimd naar 180 dagen. Dit past binnen de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.

IT – Wijzigen van wachtwoorden

Gereed

Daarnaast adviseren wij u om periodieke wachtwoordwijziging binnen de applicatie af te dwingen. Er komen via diverse kanalen meldingen binnen Wij adviseren u de juistheid van In K2F worden het bankrekeningnummer te van nieuwe of gewijzigde bankrekeningnummers altijd controleren aan de hand bankrekeningnummers. Deze wijzigingen gecontroleerd door een bijvoorbeeld afstemming per mail andere persoon. Daarbij worden zonder controle door een andere met de leverancier en de medewerker verwerkt. wordt een naam-nummer Daarnaast adviseren wij u een interne controle te laten uitvoeren op de mutaties van de superusers. Advies is overgenomen Over het hele jaar alle wijzigingen in de bankrekeningnummers integraal te toetsen. Binnen de workflows is In het systeem aanpassen dat Facturen kunnen worden betaald zonder dat de facturen alleen kunnen worden functiescheiding aangebracht prestatie akkoord verklaarder en de betaald als deze zijn getekend door tussen budgethouder deze hebben geaccordeerd. prestatieakkoordverklaarder de prestatie akkoord verklaarder en budgethouder. en de budgethouder. De teamregisseurs zijn budgethouders en Een sterke materiële controle uit Dit speelde met name bij de tekenen de facturen voor hun budgetten voor te laten voeren op de financiële oprichting van GR 1Stroom in akkoord. Zij beheren soms verschillende administratie of de facturen op het 2018.

Inmiddels zit er meer budgetten binnen maar ook meerdere juiste budget en op de juiste controle op dat de lasten op budgetten van verschillende organisaties. organisatie zijn verantwoord. de juiste organisatie worden

Inkopen – Controle Daarnaast kunnen 3 superusers die bij het op wijziging proces automatisering genoemd zijn bankrekeningnumm bankrekeningnummers invoeren, wijzigen en ers autoriseren.

Gereed

Inkopen – Verschuiving lasten tussen organisaties

Gereed Voor het boekjaar een steekproef uit te voeren op de juiste verwerking van de facturen op de juiste organisatie en het juiste budget binnen de organisatie.

Eveneens aangescherpt door herformuleren inkoop- en factuurvoorwaarden

Inkopen – Controles betalingen

Inkoop – Onderhanden facturen

Inkoop – Onderhanden facturen

Bij betalingen wordt gecontroleerd op bijzonderheden. De SHA (totaal) code wordt ook gecontroleerd. Vanaf 2021 Wij adviseren u de betalingen te wordt een integrale controle controleren op de juistheid van het uitgevoerd bij betalingen bankrekeningnummer, of het boven een bepaald Bij de betaling wordt niet gecontroleerd of het bedrag conform de factuur en/of grensbedrag en een betaalbaar gestelde bedrag in de bankapplicatie de beschikking is en de SHA code steekproef van 10% op het aansluit met de betaallijst. aansluit op de betaallijst. restant.

We hebben vastgesteld dat facturen lang in de workflow blijven hangen, waardoor deze niet tijdig geboekt en mogelijk niet tijdig betaald worden. Het risico is dat de budgetuitnutting niet tijdig inzichtelijk is.

De facturen in de workflow zo spoedig mogelijk uit te zoeken en te verwerken. Wij adviseren u achterstanden in de verwerking van aankoopfacturen niet te laten gebeuren. Dit heeft een enorme vertraging op de uitvoering van processen, levert dit intern veel onrust en communicatie op en ook kan de interne controlefunctie niet goed opereren.

Monitoring op facturen in de workflow vindt actiever plaats. Na 7 dagen een herinnering. Aantal facturen dat lang in de workflow zit is beperkt.

Gereed: Opgepakt en ingebed bij de administratie vanaf begin 2021

Gereed: voortgang factuur en betaalproces wordt wekelijks gemonitord. Norm= 30 dagen

Gereed: voortgang factuur en betaalproces wordt wekelijks gemonitord. Norm= 30 dagen

Inkoop – Onjuiste adressering facturen

Sommige facturen zijn verkeerd geadresseerd en staan op de verkeerde organisatienaam.

Niet accepteren dat deze facturen worden verwerkt en aan de leverancier een nieuwe en juiste factuuradressering vragen.

Dit speelde met name bij de oprichting van GR 1Stroom in 2018. Inmiddels zit er meer controle op de juiste adressering en komt een Gereed: actieve sturing onjuiste adressering veel op inkoop- en minder voor. factuurvoorwaarden

Voor het boekjaar een steekproef uitvoeren op de juiste verwerking op het juiste budget en op de juiste organisatie.

Inkoop – Onjuiste adressering facturen

Begrotingsbeheer (2018)

De door de raad vastgestelde primitieve begroting van de gemeente Duiven is niet juist ingeboekt in K2F. Intern wordt het verschil en de impact op de rechtmatigheid uitgezocht.

Wij adviseren u de controle op de juiste en volledige invoer van begrotingswijzigingen zichtbaar te maken en voor het boekjaar een interne controle uit te voeren op de juistheid, rechtmatigheid en volledigheid van begrotingswijzigingen.

In 2020 uitgevoerd, idem 2021 via interne controleprogramma Gereed Er is een procesbeschrijving opgesteld. Op basis van de college- en raadsbesluiten wordt de volledigheid van de begrotingswijzigingen vastgesteld. Daarnaast wordt met vaste formats gewerkt. Door de IC wordt getoetst of de ingevoerde begrotingswijziging herleidbaar is vanuit het besluit.

Gereed

Begrotingsbeheer (2018)

Investeringen en kredieten (2018)

In artikel 5 van de financiële verordening van GR 1Stroom is geregeld dat het algemeen bestuur de bedrijfsvoering budgetten De categorieën die in de autoriseert. Er is geen zichtbaar begroting worden genoemd, vastgelegde structuur met vallen allemaal onder het betrekking tot kostensoort en programma Bedrijfsvoering. grootboeknummers die onder de Het Algemeen Bestuur bedrijfsvoering budgetten vallen. autoriseert het totaal van het Hierdoor is het niet vast te stellen programma en niet per of de primaire begroting en de categorie. begrotingswijzigingen juist zijn verwerkt in K2F conform de AB besluiten. Daarnaast kan niet vastgesteld worden of er een AB besluit ten grondslag moet liggen aan een administratieve wijziging In de financiële verordening van de organisatie is opgenomen dat projecten en kredieten met een afwijking groter dan € 15.000 moeten worden toegelicht in de rapportages. De Wij adviseren u frequenter en gemeente rapporteert 1x per jaar inhoudelijk en financieel te rapporteren over de niet financieel over de voortgang van de voortgang van de projecten en investeringen. investeringen.

Bij de jaarrekening worden alle kredieten beoordeeld. Bij de tussenrapportages wordt dit nu ook gedaan. Daardoor zijn eventuele overschrijdingen eerder in beeld.

Gereed: opgenomen in reguliere P&C

Voor het boekjaar is het noodzakelijk om integraal vast te stellen of de uitgaven op projecten en investeringen binnen de kredieten zijn gebleven. Bij overschrijdingen kan er sprake zijn / is er sprake van een onrechtmatigheid.

Investeringen en kredieten (2018)

Memoriaalboekinge n (2018) 1.Het ontbreekt aan een formeel proces rondom het verwerken van memoriaalboekingen. 2.Memoriaalboekingen worden niet door een ander gecontroleerd.

Prestatielevering WMO/Jeugd

3.Het niet verwerken van een memoriaalboeking wordt niet geconstateerd. De gemeente Duiven is afhankelijk van een controleverklaring van de zorgorganisaties (Jeugd/WMO) om vast te kunnen stellen of de ingekochte zorg juist en volledig wordt verantwoord. Het moment van ontvangst

Gereed Bij de jaarrekening worden alle kredieten beoordeeld. Bij de tussenrapportages wordt dit nu ook gedaan. Daardoor zijn eventuele overschrijdingen eerder in beeld.

Wij adviseren u het proces te formaliseren en de controle op de juiste en volledige invoer van memoriaalboekingen zichtbaar te maken. Daarnaast adviseren wij de Binnen K2F is memoriaalboekingen doorlopend functiescheiding tussen te nummeren. Voor het boekjaar is invoeren en doorboeken. het noodzakelijk de Daarbij is geen sprake van memoriaalboekingen risicogericht zichtbare controle. Wel te controleren op juistheid en wordt gedurende het jaar rechtmatigheid en op een juiste een steekproef uitgevoerd verwerking. op de memoriaalboekingen.

Wij adviseren het College de controle van de zorgaanbieders zodanig in te richten dat de gemeente zelfstandig vaststelt dat de zorg rechtmatig is geleverd.

Proces is zichtbaar verbeterd en de hoeveelheid memoriaalboekingen is flink afgenomen. Formaliseren afspraken zal in Q3 2021 worden opgepakt

De gemeente gaat over 2020 Gereed: opgepakt In JReen steekproef uitvoeren proces 2020 voor de prestatielevering van de zorg. Dit wordt alleen gedaan voor zorgaanbieders

Bevinding 2018

In 2018 is een onderzoek uitgevoerd naar de inkoopfunctie bij uw gemeenten. Hieruit is een aantal aanbevelingen naar voren gekomen. Naleving Europese Het proces van aanbestedingen is belegd bij de aanbestedingsregel budgethouder. De budgethouder besluit zelfstandig welke vorm van aanbesteding wordt s gevolgd. Inkoopadvies bij de RID is op vrijwillige basis Er is onvoldoende informatie beschikbaar of het is lastig om informatie te verkrijgen waaruit blijkt waarom voor een bepaalde aanbestedingsprocedure is gekozen

Wij adviseren u toe te zien op de tijdigheid, volledigheid en de Onderhanden: juistheid van de aanbestedingen aanbestedingskalender + door het inrichten en gebruiken contractenregister van een contractenregister en een aanbestedingskalender.

Bij de teamregisseurs is aandacht gevraagd voor Daarnaast adviseren wij u om goed de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen. vast te leggen waarom voor een bepaalde aanbestedingsprocedure Tevens is de gemeente in gekozen is. gesprek met de RID over het verbeteren van de inkoopfunctie. Een contractenregister is in opbouw, maar wordt nog verder uitgewerkt.

Q4 2021

Gereed: geen omissies in 2020

Q4 2021

Gereed: geen omissies in 2020

Door het ontbreken van zichtbare beheersingsmaatregelen en een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan. Er is nog geen aanbestedingskalender opgesteld om zo inzichtelijk te krijgen wanneer welke aanbesteding zal moeten starten. De volledigheid van het contractenbeheer is niet gewaarborgd.

De prestatie akkoord verklaarder (PAV-er) toetst de prestatielevering en geeft hiervoor in K2F een goedkeuring.

Q4 2021

Q4 2021

Wij hebben u geadviseerd te onderbouwen hoe de prestatie is vastgesteld en het controlebewijs te bewaren.

Prestatieleveringen

Een bewijs van controle wordt uit praktische Wij adviseren u een interne overwegingen niet altijd bewaard of wordt soms controle uit te voeren op de niet gekregen. inkopen/prestatieleveringen. De rechtenstructuur binnen Central Station is onoverzichtelijk. Hierdoor is het risico aanwezig dat medewerkers rechten hebben die ze niet moeten hebben en onrechtmatige IT – rechten Central verstrekkingen doen. Station

Gereed: tevens geen Er is een organisatie brede omissies in 2020 notitie opgesteld om handvatten te bieden in lijn met regelgeving en praktische uitvoerbaarheid. In de praktijk blijkt het echter nog lastig om altijd de juiste documenten ter onderbouwing van de prestatielevering terug te vinden. Overigens blijkt uit de Gereed: tevens geen steekproef dat de omissies in 2020 prestatieverklaarder niet altijd feitelijk de prestatie vaststelt.

We adviseren u de rechtenstructuur in Central Station overzichtelijker te maken en vaststellen iedereen de juiste Nieuwe bevinding 2020 rechten heeft.

Is inmiddels opgepakt en aangepast in het systeem. Release medio 2021.

IT – rechten Central Station

Nieuwe bevinding 2020 Er is geen functiescheiding bij het wijzigen van bankrekeningnummers van cliënten in CS. Bij organisaties is deze functiescheiding er wel.

Gemeentelijke belastingen – Implementatie GOUW IT

De implementatie/inrichting van het nieuwe softwarepakket voor de lokale heffingen is onderhanden. De openstaande vorderingen van de gemeenten zijn overgenomen in de nieuwe Wij adviseren u te controleren of sub administratie GOUW IT. de gegevens, zoals bijvoorbeeld openstaande vorderingen juist en De koppelingen tussen GOUW IT en andere volledig zijn overgegaan vanuit de applicaties zoals Squit XO, de BasisRegistratie oude applicatie naar de nieuwe Personen (BRP) en het kadaster zijn applicatie GOUW IT. onderhanden. Het risico bestaat dat de vorderingen uit de subadministratie GOUW IT niet aansluiten met de vorderingen volgens de financiële administratie.

De behandeling van aanvragen, het toekennen WMO, jeugd en van de beschikking en melding bij de bijzondere bijstand zorgaanbieder ligt in één hand. Hierdoor is het – ontbreken risico aanwezig dat toekenningen onterecht functiescheiding worden gedaan.

Grondexploitaties

Advies is om de functiescheiding ook bij cliënten in te richten

Implementatie GOUW IT is afgerond. Alle koppelingen werken en de aansluitingentussen de subsystemen worden gemaakt.

Ongewijzigd. De consulenten zijn zelfstandig bevoegd om Wij adviseren u scheiding aan te besluiten te nemen. brengen tussen het in behandeling Collegiale toetsing vindt nemen van een aanvraag en het alleen plaats bij ingehuurde toetsen en verstrekken van de consulenten of consulenten beschikking. die moeite hebben met de besluitvorming

Aangezien omstandigheden en De nota grondbeleid van de gemeente Duiven is wetgeving veranderen, adviseren van 2008. wij regelmatige aanpassingen van de nota grondbeleid.

Naar verwachting wordt de nota in 2021 geactualiseerd.

Gereed

De accountant adviseert in deze echter het is de vraag of 4-ogen principe bij beschikkingen nodig is gelet op expertise consulent (BIG). Afstemmen Q3. Start eind 2021 afhankelijk van ontwikkelingen Omgevingswet

Binnen het subsidieproces worden de Wij adviseren u scheiding aan te aanvragen behandeld, geregistreerd en wordt brengen tussen het in behandeling de beschikking afgegeven door 1 persoon. nemen van aanvragen, de Daarnaast wordt bij beoordeling van de subsidie registratie en het toetsen en Eerst moet een geen gebruik gemaakt van checklisten. verstrekken van de beschikking. Subsidieverstrekkin verbetervoorstel worden gen – geen Daarnaast adviseren wij u om op opgesteld. Op basis daarvan functiescheiding in Het risico is dat besluiten onterecht worden basis van de verordening een kunnen verdere acties het proces genomen en dat niet terug te herleiden is, hoe checklist op te stellen met de worden genomen. tot het besluit is gekomen. gestelde eisen en deze zichtbaar te toetsen. Wij adviseren u daarnaast de juiste financiële verwerking te controleren.

De tarieven worden ingevoerd en gewijzigd door één medewerker.

Omgevingsvergunni ngen – controle op tarieven

In de verordening is bepaald wanneer de leges verschuldigd zijn en wanneer de omzet moet worden genomen. Op dit moment is niet duidelijk op welk moment de omzet genomen moet worden.

Onderhanden werk: nog afstemmen met TR SD, oppakken vanaf Q3 - gereed Q4

Ingevoerde tarieven worden Wij adviseren u de controle gecontroleerd. Vanaf 2021 is zichtbaar uit te voeren op de deze controle ook zichtbaar. invoer en wijziging van tarieven en Over 2020 is achteraf een de logfile. interne controle uitgevoerd.

Analyseer de verordening om vast te stellen of hierin goed staat wat het moment van omzetverantwoording is en tegen welk tarief. Analyseer of de omzet in de juiste periode wordt verantwoord. Aandachtspunt is de verordening hierop verduidelijken.

De verordening van de gemeente is gebaseerd op de modelverordening van de VNG. Deze wordt nader onderzocht.

Gereed; aantoonbare en zichtbare controles opgepakt en ingebed

Binnen het proces van leerlingenvervoer is geen Leerlingenvervoer functiescheiding tussen het in behandelingen – nemen van een aanvraag en het verstrekken functievermenging van de beschikking. Hierdoor is het risico (2018) aanwezig dat vervoer onterecht wordt toegekend.

Investeringen en kredieten (2018)

Personeel (2018)

Wij adviseren u scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van een aanvraag en het toetsen en verstrekken van de beschikking.

Wij adviseren u frequenter en financieel te rapporteren over de voortgang van de projecten en In de financiële verordening van de gemeente investeringen. Duiven is opgenomen dat projecten en Voor het boekjaar is het kredieten met een afwijking groter dan € 15.000 noodzakelijk om integraal vast te moeten worden toegelicht in de rapportages. stellen of de uitgaven op projecten De gemeente rapporteert 1x per jaar en investeringen binnen de inhoudelijk en niet financieel over de voortgang kredieten zijn gebleven. Bij van de investeringen. overschrijdingen kan er sprake zijn / is er sprake van een onrechtmatigheid.

De twee salarisadministrateurs geven mutaties door aan het salarisverwerkingsbureau en controleren de verwerking.

Wij adviseren u collegiale toetsing op de salarismutaties in te richten en deze controle zichtbaar vast te leggen.

De salarisadministrateurs kunnen rollen en rechten toekennen binnen de salarisapplicatie Youforce.

Daarnaast adviseren wij u interne controle te laten uitvoeren op de personeelsdeclaraties.

Alle aanvragen worden besproken, maar dat wordt niet vastgelegd. In 2021 wordt dit opgevolgd.

Status afgestemd met teamregisseur: Q3 gereed

Bij de jaarrekening worden alle kredieten beoordeeld. Bij de tussenrapportage (met name Najaarsnota) wordt dit nu ook gedaan. Daardoor zijn eventuele overschrijdingen eerder in beeld.

Gereed

Binnen de salarisadministratie worden de ingevoerde mutaties door een andere medewerker gecontroleerd.

Gereed

Huuropbrengsten (2018)

1.Het proces van behandeling huur aanvragen, het afsluiten van contracten en Wij adviseren u over 2018 en versturen van de opdrachtbrief aan team volgende jaren: financiën voor de facturering en goedkeuring van creditnota’s ligt in één hand.

De planning is om interne controle uit te gaan voeren op de contracten voor deze getekend worden. In 2020 is dit nog niet gerealiseerd.

2.Structurele verhuur van panden die in bezit zijn van de gemeente Duiven zijn in kaart gebracht en door middel van een opdrachtbrief ingelezen in K2F.

-Scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van een aanvraag en het afsluiten van het contract.

Aansluiting met de gemeentelijke OZBaanslagen is gemaakt bij jaarrekening 2019. Wordt jaarlijks geactualiseerd.

3.De basis voor de facturering is de opdrachtbrief.

-Zichtbare aansluiting te maken tussen alle panden die in bezit zijn en het kadaster. Op basis van deze overzichten en De buitendienst komt bij de de (contractuele) afspraken panden langs en heeft periodiek de realisatie te signaalfunctie. vergelijken met de werkelijkheid en verschillen verklaren.

Gereed

Gereed

Er zijn onduidelijkheden over juiste toepassing van het btw regime.

-Leegstandscontroles uit te voeren.

Er wordt gewerkt met standaard contracten. Aantal nieuwe contracten is jaarlijks beperkt.

4.Huurovereenkomsten worden per situatie opgesteld. Bij de gemeente Duiven is een huurprijzenbeleid aanwezig.

-Een standaardmodel huurovereenkomst op te stellen.

Toegevoegde waarde hiervan is beperkt, aangezien aantal nieuwe contracten Advies nemen wij niet zeer beperkt is. over

-BTW toepassing op huuropbrengsten af te stemmen met fiscaal specialisten of de belastingdienst. De planexploitatie wordt 1 keer per jaar door de planeconoom opgesteld. Hij maakt hiervoor Wij adviseren u een systeem van gebruik van informatie uit verschillende Grondexploitaties – interne controle op te zetten voor bronnen. Geen interne de grondexploitatie door de controle interne controleur en met behulp Op de planexploitatie vindt geen interne van externe deskundigen. controle plaats. De voortgang van de baten en lasten worden periodiek beoordeeld. Door de afhankelijkheid van 1 persoon is er een

Gedurende het jaar worden lasten in de grondexploitatie verwerkt en jaarlijks wordt de Grondexploitaties complexberekening geactualiseerd. Er is geen nacalculaties systeem van systematisch nacalculeren als deelopdrachten zijn uitgevoerd.

Wij adviseren u de uitgevoerde deelopdrachten na te calculeren en analyses uit te voeren door de gerealiseerde lasten te vergelijken met de begrote lasten. Voor het boekjaar de werkelijk lasten en baten van de afgelopen periode analyseren en afzetten tegen de begroting en een analyseverslag maken.

Wij adviseren u scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van bezwaren en Bezwaren en Het behandelen van bezwaren en kwijtscheldingen, registratie en kwijtscheldingen - kwijtscheldingen, het toekennen van de het toetsen en verstrekken van de functievermenging beschikking en de registratie liggen in één hand. beschikking.

OHW: afstemmen over hoe organiseren Q3 2021 Er wordt een externe ingezet om de grondexploitatie te controleren. Daarmee wordt het risico voldoende afgedekt.

Gereed

Afhankelijkheid van 1 planeconoom blijft

Er vindt beperkt analyse plaats, maar daar zijn geen vastleggingen van.

OHW: afstemmen over hoe organiseren Q3 2021

Vermenging van bezwaren en Functiescheiding zou in 2e kwijtscheldingen is helft 2020 worden minimaal. ingevoerd, maar dit is niet Aantoonbaarheid gerealiseerd. De omvang van vaststellen en delen het aantal bezwaren is met accountant overigens beperkt.

Bezwaren en Het behandelen van bezwaren en kwijtscheldingen - kwijtscheldingen, het toekennen van de functievermenging beschikking en de registratie liggen in één hand.

Koppelingen OZB administratie met financiële administratie

De omvang van het aantal bezwaren is beperkt . Wij adviseren u de aansluiting zichtbaar vast te leggen en afwijkingen te verklaren.

Vanaf oktober 2018 is een automatische koppeling gemaakt tussen Civision en K2F. Jaarlijks wordt de aansluiting gecontroleerd.

Mutaties WOZ waarde

Mutaties WOZ waarde

Wij adviseren u de WOZ mutaties zichtbaar door een andere medewerker te laten toetsen. Wij adviseren u daarnaast de controle van de WOZ waarde met de WOZ waarde van vorig jaar zichtbaar uit te voeren door een andere medewerker dan de medewerker die de WOZ waarde heeft aangepast en deze controle zichtbaar te maken.

Gemeentelijke belastingen -

helft 2020 worden ingevoerd, maar dit is niet gerealiseerd. De omvang van het aantal bezwaren is overigens beperkt. De controle wordt wel uitgevoerd, maar is niet zichtbaar. De aansluiting tussen het belastingpakket en de financiële administratie wordt wel gemaakt.

Gemeentelijke belastingen – definitieve aanslag

Gereed

Toetsen WOZ-mutaties door andere collegae is opgepakt.

WOZ mutaties worden binnen GT WOZ en Civision doorgevoerd. Alleen grote afwijkingen met de WOZ waarde van vorig jaar worden gecontroleerd. Voordat de definitieve aanslagen verstuurd worden, wordt vastgesteld dat deze aansluiten met de proefkohier. Deze controle wordt niet zichtbaar vastgelegd. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat deze uitgevoerd is.

Gereed: opgepakt en ingebed.

OHW: afstemmen over hoe organiseren Q3 2021

Wij adviseren u de controle op de proefkohier en de definitieve aanslag zichtbaar te maken.

Ongewijzigd: de controle wordt uitgevoerd, maar wordt niet zichtbaar vastgelegd

OHW: afstemmen over hoe organiseren Q3 2021