Opvolging managementletter en accountantsverslag 2021.pdf

Status

Proces Top 2 risico: Europese aanbestedingen

Aanbeveling Wij adviseren u toe te zien op de tijdigheid, volledigheid en de juistheid van de aanbestedingen door het inrichten en gebruiken van een contractenregister en een aanbestedingskalender. Daarnaast adviseren wij u om goed vast te leggen waarom voor een bepaalde aanbestedingsprocedure gekozen is. Het risico op onrechtmatige inkopen en uitstroom van aanwezig. te Wijmiddelen hebben uisgeadviseerd onderbouwen hoe de prestatie is vastgesteld en het controlebewijs te bewaren. Wij adviseren u een interne controle uit te voeren op de inkopen/ prestatieleveringen.

Follow up 2021 (management letter) Alhoewel steeds meer maatregelen worden genomen om te voorkomen dat niet Europees aanbesteed wordt, kan het nog wel voorkomen. De kans erop is klein, maar het gevolg kan groot zijn.

Reactie eigen organisatie Er wordt gewerkt aan een contractregister, zodat risicobeheersing aan de voorkant van het proces kan worden gedaan. Dit onderwerp zal tevens regelmatig worden besproken binnen het MT zodat hier blijvend aandacht voor zal zijn.

Het registreren en betalen van facturen is georganiseerd. De vastleggingen van de prestaties nog niet altijd. Hierin is dus nog een risico dat vastleggingen van prestaties onvoldoende zijn. Ook hiervan is het risico afgenomen ten opzichte van het voorgaande jaar.

Bij het aanmaken van activakaarten wordt het jaar We adviseren u de tijdigheid van van de start van de activering ingegeven. K2F start de kapitaallast kapitaallasten te controleren. automatisch in het jaar na activering. Kredieten moeten in K2F handmatig gereed gemeld worden. Deze actie ligt bij 1 persoon. Als een krediet gereed gemeld is starten de kapitaallasten in het volgende jaar. Er vindt geen controle plaats op tijdige gereed melding. Hierdoor een risico aanwezig dat kapitaallasten te laat starten. Als een investering vertraging oploopt en het jaar van activering niet wordt aangepast, bestaat het risico dat kapitaallasten te vroeg beginnen De rechtenstructuur binnen Central Station is We adviseren u de onoverzichtelijk. Hierdoor is het risico aanwezig rechtenstructuur in Central dat Station overzichtelijker te maken medewerkers rechten hebben die ze niet moeten en vast te hebben en stellen dat iedereen de juiste onrechtmatige verstrekkingen doen. rechten heeft. Er is geen functiescheiding bij het wijzigen van Advies is om de functiescheiding bankrekeningnummers van cliënten in CS. Bij ook bij organisaties is cliënten in te richten. deze functiescheiding er wel.

Er wordt iemand ingewerkt om de kwetsbaarheid van deze positie te verkleinen. Achteraf wordt voor alle investeringen vastgesteld dat deze tijdig gereed gemeld zijn.

Het hoe en waarom van prestatielevering is uitgebreid besproken en toegelicht in de organisatie. Daardoor is de registratie sterk verbeterd. Het intern controleprogramma van 1Stroom helpt bij het continu aandacht blijven hebben voor dit proces. Zal in Q2 2022 zijn opgelost. Zowel qua inrichting als achtervang.

De rechtenstructuur is niet aangepast. Momenteel loopt een aanbesteding voor een nieuw pakket voor het sociaal domein. In dat pakket worden de rechten opnieuw ingericht. De functiescheiding is ingericht.

Zie toelichting accountant. Het pakket Central Station wordt vervangen. Investeringen in dit pakket worden daarom zoveel mogelijk beperkt. De aanbeveling zal bij de aanbesteding worden meegenomen.

Huuropbrengsten

De indexaties van de huurprijzen worden op verschillende momenten in het jaar gedaan, afhankelijk van de ingangsdatum van het contract. Hierdoor is het risico aanwezig dat indexaties niet tijdig of niet juist worden doorgevoerd.

We adviseren om de indexaties van huurprijzen op een vast moment in het jaar te doen. Hierdoor is dit makkelijker te bewaken.

De indexaties worden waar mogelijk vanaf 2022 in januari gedaan voor alle contracten.

Zal in 2022 van de lijst verdwijnen.

WMO/Jeugd prestatielevering

De gemeente Duiven is afhankelijk van een controleverklaring van de zorgorganisaties (Jeugd/WMO) om vast te kunnen stellen of de ingekochte zorg juist en volledig wordt verantwoord. Het moment van ontvangst hiervan bepaalt het moment van de afwikkeling van de jaarrekening. Het risico bestaat dat de betaalde zorg onrechtmatig is, omdat de prestatielevering niet aangetoond kan worden.

Wij adviseren het College de Conform 2020 wordt achteraf een controle van de steekproef uitgevoerd om de levering zorgaanbieders zodanig in te van de zorg vast te stellen. De volgende richten dat de stap is het waarborgen dat de controle gemeente zelfstandig vaststelt dat op de prestatielevering in het proces is de zorg belegd. Dit kan door periodiek door de rechtmatig is geleverd. medewerkers van het wijkteam de cliënten te bellen en navraag te doen over de prestatielevering

WMO, jeugd en bijzondere bijstand – ontbreken functiescheiding

De behandeling van aanvragen, het toekennen van Wij adviseren u scheiding aan te Het invoeren van de collegiale toetsing de brengen tussen is onderhanden. beschikking en melding bij de zorgaanbieder ligt in het in behandeling nemen van één hand. een aanvraag en het Hierdoor is het risico aanwezig dat toekenningen toetsen en verstrekken van de onterecht beschikking. worden gedaan. Bij toekenning van zorg door een externe, moet dit Wij adviseren u de verwerking van Nieuwe bevinding 2021 wettelijk externe binnen 3 dagen verwerkt worden. In de praktijk is verwijzingen naar 3 dagen terug dit 5 dagen. te brengen. De nota grondbeleid van de gemeente Duiven is Aangezien omstandigheden en Nog geen actie op ondernomen. Deze van 2008. wetgeving wordt geactualiseerd bij invoering van veranderen, adviseren wij een de Omgevingswet. regelmatige aanpassing van de nota Grondbeleid. De planexploitaties worden 1 keer per jaar door de Wij adviseren u een systeem van Door het vertrek van de planeconoom, planeconoom opgesteld. Hij maakt hiervoor interne controle worden deze werkzaamheden door een gebruik van op te zetten voor de externe partij opgepakt. De toetsing van informatie uit verschillende bronnen. grondexploitaties door de de werkzaamheden van de derde partij Op de planexploitaties vindt geen interne controle interne controleur en met behulp is nog niet ingevuld. De werving van een plaats.

van een externe nieuwe planeconoom moet nog De voortgang van de baten en lasten worden deskundige. plaatsvinden. periodiek beoordeeld. Door de afhankelijkheid van 1 persoon is er een kwetsbare situatie.

Top 2 risico: Prestatieleveringen

Investeringen

IT – rechten Central Station

WMO/Jeugd – tijdigheid toekenning zorg Grondexploitaties

Grondexploitaties – Geen interne controle

Bevinding en risico Door het ontbreken van zichtbare beheersingsmaatregelen en een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan en is sprake van een onrechtmatigheid.

Dit was 1 van de top 3 risico's van 2020. Door de controle op de prestatielevering is het risico op onrechtmatigheden zodanig ingeperkt dat het risico uit de top 3 is verdwenen.

Onderhanden werk

Is onder de aandacht gebracht van de afdelingsmanager

De werkzaamheden zijn voorlopig belegd bij 2 externen. In de interne controle wordt hier nog een check op gedaan.

Grondexploitaties nacalculaties

Gedurende het jaar worden lasten in de grondexploitatie verwerkt en jaarlijks worden de complexberekeningen geactualiseerd. Er is geen systeem van systematisch nacalculeren als deelopdrachten zijn uitgevoerd.

Wij adviseren u de uitgevoerde Er vindt beperkt analyse plaats, maar deelopdrachten na daar zijn geen vastleggingen van. te calculeren en analyses uit te voeren door de gerealiseerde lasten te vergelijken met de begrote lasten. Voor het boekjaar de werkelijk lasten en baten van de afgelopen periode te analyseren en af te zetten tegen de begroting en een analyseverslag maken.

Inkopen – Controles betalingen

Bij de betaling wordt niet gecontroleerd of het betaalbaar gestelde bedrag in de bankapplicatie aansluit met de betaallijst.

Memoriaalboekingen (2018)

1. Het ontbreekt aan een formeel proces rondom het verwerken van memoriaalboekingen. 2. Memoriaalboekingen worden niet door een ander gecontroleerd. 3. Het niet verwerken van een memoriaalboeking wordt niet geconstateerd.

Wij adviseren u de betalingen te Bij betalingen wordt gecontroleerd op controleren op de bijzonderheden. De SHA code wordt ook juistheid van het gecontroleerd. In 2021 is een integrale bankrekeningnummer, of het controle uitgevoerd bij betalingen boven bedrag conform de factuur en/of een bepaald grensbedrag en een de beschikking is steekproef van 10% op het restant. en of de SHA code aansluit op de betaallijst. Wij adviseren u de controle op de De memoriaalboekingen worden in de juiste en interne controle integraal beoordeeld. volledige invoer van memoriaalboekingen zichtbaar te maken. Daarnaast adviseren wij de memoriaalboekingen doorlopend te nummeren. Voor het boekjaar is het noodzakelijk de memoriaalboekingen risicogericht te controleren op juistheid en rechtmatigheid en op een juiste verwerking.

IT - Superusers

Er zijn 3 superusers (2 applicatiebeheerders en 1 consulent) die alle rechten hebben binnen het financieel pakket (K2F) en 2 superusers (salarisadministrateurs) binnen het salarispakket. De superusers zijn betrokken bij de uitvoering van het proces en kunnen zichzelf rechten verstrekken. Mutaties van de superusers worden niet gecontroleerd.

Bezwaren en kwijtscheldingen functievermenging

Het behandelen van bezwaren en kwijtscheldingen, het toekennen van de beschikking en de registratie liggen in één hand. De omvang van het aantal bezwaren is overigens beperkt.

Gemeentelijke belastingen -

Koppelingen OZB administratie met financiële Wij adviseren u de aansluiting Is onderhanden. administratie zichtbaar vast te De controle wordt wel uitgevoerd, maar Vanaf oktober 2018 is een automatische koppeling leggen en afwijkingen te is niet zichtbaar. gemaakt tussen Civision en K2F. Jaarlijks wordt de verklaren. De aansluiting tussen het aansluiting gecontroleerd. Mutaties WOZ waarde belastingpakket en de financiële Mutaties WOZ waarde Wij adviseren u de WOZ mutaties administratie wordt wel gemaakt. WOZ mutaties worden binnen GT WOZ en Civision zichtbaar door doorgevoerd. Alleen grote afwijkingen met de een andere medewerker te laten WOZ toetsen. Wij waarde van vorig jaar worden gecontroleerd. adviseren u daarnaast de controle van de WOZ waarde met de WOZ waarde van vorig jaar zichtbaar uit te voeren door een andere medewerker dan de medewerker die de WOZ waarde heeft aangepast en deze controle zichtbaar te maken. Voordat de definitieve aanslagen verstuurd Wij adviseren u de controle op de De controle wordt uitgevoerd, maar worden, proefkohier en wordt niet zichtbaar vastgelegd. wordt vastgesteld dat deze aansluiten met de de definitieve aanslag zichtbaar te proefkohier. Deze controle wordt niet zichtbaar maken. vastgelegd. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat deze uitgevoerd is.

Gemeentelijke belastingen – definitieve aanslag

Wij adviseren u om binnen het financieel pakket K2F en het salarissysteem een integrale analyse uit te voeren en te controleren of de medewerkers niet meer rechten hebben dan wat wenselijk is uit hoofde van hun functie. Indien een medewerker binnen een gebruikersgroep is ingedeeld en tussentijds aanvullende rollen en rechten krijgt die binnen een andere gebruikersgroep vallen, adviseren wij u te bewaken dat de medewerker geen rechten krijgt die kunnen leiden tot onrechtmatige transacties. Vanuit de interne controle de controle te verrichten op het juiste handelen van de superusers. Wij adviseren u scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van bezwaren en kwijtscheldingen, registratie en het toetsen en verstrekken van de beschikking.

Eerste kwartaal 2022 wordt dit opgepakt.

Nog oppakken

Onderhanden: Voor K2F was dit reeds opgepakt. Voor het salarissysteem zijn de rechten binnen het pakket in beeld. De structuurwijziging is ook gebruikt om de rechten te beoordelen. Deze beoordeling is onderhanden.

Verwachting is dat deze bevinding in 2022 is opgelost want georganiseerd en geborgd.

Wij adviseren u scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van bezwaren en kwijtscheldingen, registratie en het toetsen en verstrekken van de beschikking.

Geen risico gelet op de omvang. Proces verbetert door extra controle en functiescheiding bij team Belastingen

Is opgepakt en geborgd bij team Belastingen. Accountant kan dit bij volgende audit vaststellen.

Is voor de aanslagen van 2022 opgepakt en geborgd. Accountant kan dit bij volgende audit vaststellen.

Subsidieverstrekkingen – geen functiescheiding in het proces

Binnen het subsidieproces worden de aanvragen Wij adviseren u scheiding aan te behandeld, geregistreerd en wordt de beschikking brengen tussen afgegeven door 1 persoon. Daarnaast wordt bij het in behandeling nemen van beoordeling van de subsidie geen gebruik gemaakt aanvragen, de van registratie en het toetsen en checklisten. verstrekken van de Het risico is dat besluiten onterecht worden beschikking. genomen Daarnaast adviseren wij u om op en dat niet terug te herleiden is, hoe tot het basis van de besluit is verordening een checklist op te gekomen. stellen met de gestelde eisen en deze zichtbaar te toetsen. Wij adviseren u daarnaast de juiste financiële verwerking te controleren. De tarieven worden ingevoerd en gewijzigd door Wij adviseren u de controle één zichtbaar uit te voeren medewerker. op de invoer en wijziging van tarieven en de logfile. Binnen het proces van leerlingenvervoer is geen Wij adviseren u scheiding aan te functiescheiding tussen het in behandelingen brengen tussen nemen het in behandeling nemen van van een aanvraag en het verstrekken van de een aanvraag en het beschikking. Hierdoor is het risico aanwezig dat toetsen en verstrekken van de vervoer beschikking. onterecht wordt toegekend.

Er zijn diverse acties onderhanden om het proces te gaan verbeteren. Zo wordt onder meer een aansluiting met de financiële administratie gemaakt.

De consulenten controleren elkaar. Door personele wijzigingen is dit niet altijd gebeurd.

Hier zal extra aandacht voor zijn in 2022.

Huuropbrengsten (2018)

1. Het proces van behandeling huur aanvragen, het Wij adviseren u over 2018 en afsluiten van contracten en versturen van de volgende jaren: opdrachtbrief aan team financiën voor de - Scheiding aan te brengen tussen facturering het in en goedkeuring van creditnota’s ligt in één hand. behandeling nemen van een 2. Structurele verhuur van panden die in bezit zijn aanvraag en het van afsluiten van het contract. de gemeente Duiven zijn in kaart gebracht en door - Zichtbare aansluiting te maken middel van een opdrachtbrief ingelezen in K2F. tussen alle 3. De basis voor de facturering is de opdrachtbrief. panden die in bezit zijn en het Er zijn onduidelijkheden over juiste toepassing van kadaster. Op het btw regime. basis van deze overzichten en de 4. Huurovereenkomsten worden per situatie (contractuele) opgesteld. afspraken periodiek de realisatie Bij de gemeente Duiven is een huurprijzenbeleid te vergelijken aanwezig. met de werkelijkheid en verschillen verklaren. - Leegstandscontroles uit te voeren. - Een standaardmodel huurovereenkomst op te stellen.

De planning is om interne controle uit te gaan voeren op de contracten voor deze getekend worden. In 2021 is dit nog niet gerealiseerd. Aansluiting met de gemeentelijke OZBaanslagen is gemaakt bij jaarrekening 2019. Wordt jaarlijks geactualiseerd. De buitendienst komt bij de panden langs en heeft signaalfunctie. Er wordt gewerkt met standaard contracten. Aantal nieuwe contracten is jaarlijks beperkt.

Onderhanden werk 2022.

Toeristenbelasting

Tijdens de controle hebben we vastgesteld dat bij 1 overnachtingslocatie binnen de gemeente geen toeristenbelasting wordt opgelegd. Op basis van een eerste inventarisatie lijkt dit bij andere locaties niet te spelen. Het risico is dat de gemeente opbrengsten misloopt.

Nieuwe bevinding 2021

Controle is uitgevoerd. In onze ogen een misverstand tussen bevinding accountant en onze uitleg.

Omgevingsvergunningen – controle op tarieven

Leerlingenvervoer – functievermenging (2018)

Wij adviseren u een controle te doen op de volledigheid van de overnachtingslocatie in de belastingadministratie.

Onderhande werk. In 2022 zal dit zijn opgelost.

Ingevoerde tarieven worden zichtbaar gecontroleerd.