Opvolging managementletter en accountantsverslag 2020.pdf

Proces Investeringen

Bevinding en risico

Aanbeveling We adviseren u de tijdigheid van de start van de kapitaallasten te controleren.

Follow up 2020 Nieuwe aanbeveling 2020

Opvolging 4e kwartaal: afspraken over achtervang in proces is georganiseerd, 2 maal per jaar gaat de controle opgepakt worden tav parameters nieuwe/lopende investeringen. Toets: jaarrekeningcontrole

Nieuwe aanbeveling 2020

Intern is dit onderhanden. Zal obv schriftelijke goedkeuring huurder moeten worden opgepakt. Moment van uitvoering is deels afhankelijk van resterende looptijd huurovk

Nieuwe aanbeveling 2020

Opgepakt en ingebed in proces

Bij het aanmaken van activakaarten wordt het jaar van activering in het financiële systeem ingevoerd. K2 Finance start de kapitaallast automatisch in het jaar na activering. Kredieten moeten in K2F handmatig gereed gemeld worden. Deze actie ligt bij 1 persoon. Als een krediet gereed gemeld is starten de kapitaallasten in het volgende jaar. Er vindt geen controle plaats op tijdige gereedmelding. Hierdoor is een risico aanwezig dat kapitaallasten te laat starten. Als een investering vertraging oploopt en het jaar van activering niet wordt aangepast, bestaat het risico dat kapitaallasten te vroeg beginnen.

Huuropbrengsten

We adviseren om de indexaties van De indexaties van de huurprijzen worden op verschillende momenten in het huurprijzen op een vast moment in jaar gedaan, afhankelijk van de ingangsdatum van het contract. Hierdoor is het jaar te doen. Hierdoor is dit het risico aanwezig dat indexaties niet tijdig of niet juist worden doorgevoerd. makkelijker te bewaken.

Treasury

Volgens de interne procedure moet bij het aantrekken van kort geld bij 2 We adviseren u 1Stroom aan te banken een offerte worden opgevraagd. Bij het aantrekken van kort geld is in melden bij de NWB zodat deze bank 2020 alleen een offerte bij de BNG opgevraagd, omdat de organisatie nog niet ook offertes uit kan brengen en bekend is bij de Nederlandse Waterschapsbank (NWB). Hierdoor wordt niet daarmee voldaan wordt aan de voldaan aan de interne procedure interne procedure. De twee salarisadministrateurs geven mutaties door aan het salarisverwerkingsbureau en controleren de verwerking.

Wij adviseren u collegiale toetsing op de salarismutaties in te richten en deze controle zichtbaar vast te leggen.

Binnen de salarisadministratie worden de ingevoerde mutaties door Gereed een andere medewerker gecontroleerd.

Daarnaast adviseren wij u interne controle te laten uitvoeren op de personeelsdeclaraties.

Binnen de salarisadministratie worden de ingevoerde mutaties door Gereed een andere medewerker gecontroleerd.

Er zijn 3 superusers (2 applicatiebeheerders en 1 consulent) die alle rechten hebben binnen het financieel pakket (K2F) en 2 superusers (salarisadministrateurs) binnen het salarispakket.

Wij adviseren u binnen het financieel pakket K2F en het salarissysteem een integrale analyse uit te voeren en te controleren of de medewerkers niet meer rechten hebben dan wat wenselijk is uit hoofde van hun functie.

Voor K2F was dit reeds opgepakt. Voor het salarissysteem zijn de rechten binnen het pakket in beeld.

Gereed

De superusers zijn betrokken bij de uitvoering van het proces en kunnen zichzelf rechten verstrekken.

Indien een medewerker binnen een gebruikersgroep is ingedeeld en tussentijds aanvullende rollen en Voor K2F was dit reeds opgepakt. rechten krijgt die binnen een andere Voor het salarissysteem zijn de gebruikersgroep vallen, adviseren wij rechten binnen het pakket in beeld. u te bewaken dat de medewerker geen rechten krijgt die kunnen leiden tot onrechtmatige transacties.

Gereed

Mutaties van de superusers worden niet gecontroleerd.

Vanuit de interne controle de controle De logging van wijzigingen in de te verrichten op het juiste handelen rechten moet nog gecontroleerd van de superusers. worden.

Q4 2021

Personeel (2018) De salarisadministrateurs kunnen rollen en rechten toekennen binnen de salarisapplicatie Youforce. Personeel (2018)

IT Superusers

IT Superusers

Rollen en rechten in geautomatiseerde systemen worden toegekend of geblokkeerd door de applicatiebeheerders.

Wij adviseren maandelijks de juiste en tijdige afmelding van vaste medewerkers zichtbaar te controleren Er is een checklist On- en Off met de uit dienst lijst uit het boarding opgesteld en in gebruik salarispakket. Volgens de huidige genomen. werkwijze zijn de applicatiebeheerders sterk afhankelijk van de input van de teamregisseurs. IT - Toegangsrechten Voor de jaarrekeningcontrole is het In verband met de achterstanden in de administratie en de functiewisselingen belangrijk de totale loonlijst te Aanbeveling wordt overgenomen is in 2018 besloten om aanvullende rollen en rechten tijdelijk toe te kennen controleren en te laten autoriseren eind 2021. aan medewerkers om processen efficiënter te laten verlopen. door de directie De toegang tot het netwerk wordt voor het tijdelijk personeel automatisch geblokkeerd door het invoeren van de uitdienstdatum bij de RID. Voor het personeel met een vast contract is de RID en applicatiebeheer afhankelijk van meldingen vanbuit de teamregisseurs

IT – Wijzigen van wachtwoorden

De complexiteit van het wachtwoord in Key2Financiën is beperkt en tevens is de wijzigingsfrequentie laag. Hierdoor is er een verhoogd risico op onrechtmatige toegang tot systemen en onrechtmatige/ ongeautoriseerde boekingen.

Er is een checklist On- en Off boarding opgesteld en in gebruik genomen. Het wachtwoordbeleid was vorig jaar reeds aangescherpt. In 2020 is de Wij adviseren het wijzigingsfrequentie verruimd naar wachtwoordenbeheer voor K2F aan te 180 dagen. Dit past binnen de scherpen door gebruik te maken van Baseline Informatiebeveiliging minimaal 8 karakters, een combinatie Overheid. van diverse tekens zoals letters (hoofden kleine letters), cijfers en symbolen. Daarnaast adviseren wij u om periodieke wachtwoordwijziging binnen de applicatie af te dwingen.

Gereed

Gereed

Gereed

Gereed

Er komen via diverse kanalen meldingen binnen van nieuwe of gewijzigde bankrekeningnummers. Deze wijzigingen worden zonder controle door een andere medewerker verwerkt.

Wij adviseren u de juistheid van het bankrekeningnummer te controleren aan de hand bijvoorbeeld afstemming per mail met de leverancier en de bewijsstukken te bewaren.

In K2F worden bankrekeningnummers altijd gecontroleerd door een andere persoon. Daarbij wordt een naamnummer check gedaan bij de bank.

Daarnaast adviseren wij u een interne controle te laten uitvoeren op de mutaties van de superusers. Over het Advies is overgenomen hele jaar alle wijzigingen in de bankrekeningnummers integraal te toetsen. In het systeem aanpassen dat facturen Binnen de workflows is alleen kunnen worden betaald als Facturen kunnen worden betaald zonder dat de prestatie akkoord verklaarder functiescheiding aangebracht tussen deze zijn getekend door de prestatie en de budgethouder deze hebben geaccordeerd. prestatieakkoordverklaarder en akkoord verklaarder en de budgethouder. budgethouder. Een sterke materiële controle uit te Dit speelde met name bij de laten voeren op de financiële oprichting van GR 1Stroom in 2018. De teamregisseurs zijn budgethouders en tekenen de facturen voor hun administratie of de facturen op het Inmiddels zit er meer controle op dat budgetten voor akkoord. Zij beheren soms verschillende budgetten binnen juiste budget en op de juiste de lasten op de juiste organisatie Inkopen – Verschuiving maar ook meerdere budgetten van verschillende organisaties. organisatie zijn verantwoord. worden geboekt. lasten tussen Voor het boekjaar een steekproef uit organisaties te voeren op de juiste verwerking van Eveneens aangescherpt door de facturen op de juiste organisatie en herformuleren inkoop- en het juiste budget binnen de factuurvoorwaarden organisatie.

Inkopen – Controle op Daarnaast kunnen 3 superusers die bij het proces automatisering genoemd wijziging zijn bankrekeningnummers invoeren, wijzigen en autoriseren. bankrekeningnummers

Gereed

Gereed

Gereed: Opgepakt en ingebed bij de Bij betalingen wordt gecontroleerd administratie vanaf Wij adviseren u de betalingen te op bijzonderheden. De SHA (totaal) begin 2021 controleren op de juistheid van het code wordt ook gecontroleerd. Vanaf bankrekeningnummer, of het bedrag 2021 wordt een integrale controle conform de factuur en/of de uitgevoerd bij betalingen boven een Inkopen – Controles Bij de betaling wordt niet gecontroleerd of het betaalbaar gestelde bedrag in beschikking is en de SHA code aansluit bepaald grensbedrag en een betalingen de bankapplicatie aansluit met de betaallijst. op de betaallijst. steekproef van 10% op het restant. Gereed: voortgang Monitoring op facturen in de factuur en betaalproces Inkoop – Onderhanden workflow vindt actiever plaats. Na 7 wordt wekelijks facturen We hebben vastgesteld dat facturen lang in de workflow blijven hangen, De facturen in de workflow zo spoedig dagen een herinnering. Aantal gemonitord. Norm= 30 waardoor deze niet tijdig geboekt en mogelijk niet tijdig betaald worden. Het mogelijk uit te zoeken en te facturen dat lang in de workflow zit is dagen risico is dat de budgetuitnutting niet tijdig inzichtelijk is. verwerken. beperkt. Gereed: voortgang factuur en betaalproces Wij adviseren u achterstanden in de wordt wekelijks verwerking van aankoopfacturen niet gemonitord. Norm= 30 Inkoop – Onderhanden te laten gebeuren.

Dit heeft een dagen facturen enorme vertraging op de uitvoering van processen, levert dit intern veel onrust en communicatie op en ook kan de interne controlefunctie niet goed opereren. Dit speelde met name bij de oprichting van GR 1Stroom in 2018. Niet accepteren dat deze facturen Inmiddels zit er meer controle op de worden verwerkt en aan de juiste adressering en komt een Gereed: actieve sturing Inkoop – Onjuiste Sommige facturen zijn verkeerd geadresseerd en staan op de verkeerde leverancier een nieuwe en juiste onjuiste adressering veel minder op inkoop- en adressering facturen organisatienaam. factuuradressering vragen. voor. factuurvoorwaarden Voor het boekjaar een steekproef uitvoeren op de juiste verwerking op In 2020 uitgevoerd, Inkoop – Onjuiste het juiste budget en op de juiste idem 2021 via interne adressering facturen organisatie. controleprogramma Gereed Er is een procesbeschrijving opgesteld. Op basis van de collegeWij adviseren u de controle op de en raadsbesluiten wordt de juiste en volledige invoer van volledigheid van de Begrotingsbeheer begrotingswijzigingen zichtbaar te begrotingswijzigingen vastgesteld. (2018) maken en voor het boekjaar een Daarnaast wordt met vaste formats interne controle uit te voeren op de gewerkt.

Door de IC wordt getoetst of De door de raad vastgestelde primitieve begroting van de gemeente Duiven is juistheid, rechtmatigheid en de ingevoerde begrotingswijziging niet juist ingeboekt in K2F. Intern wordt het verschil en de impact op de volledigheid van herleidbaar is vanuit het besluit. rechtmatigheid uitgezocht. begrotingswijzigingen. Gereed In artikel 5 van de financiële verordening van GR 1Stroom is geregeld dat het algemeen bestuur de bedrijfsvoering budgetten autoriseert. Er is geen zichtbaar vastgelegde De categorieën die in de begroting structuur met betrekking tot worden genoemd, vallen allemaal kostensoort en grootboeknummers Begrotingsbeheer onder het programma die onder de bedrijfsvoering (2018) Bedrijfsvoering. Het Algemeen budgetten vallen. Hierdoor is het niet Bestuur autoriseert het totaal van het vast te stellen of de primaire programma en niet per categorie. begroting en de begrotingswijzigingen juist zijn verwerkt in K2F conform de AB besluiten. Daarnaast kan niet vastgesteld worden of er een AB besluit ten grondslag moet liggen aan een administratieve wijziging Gereed: opgenomen in Bij de jaarrekening worden alle reguliere P&C Investeringen en In de financiële verordening van de organisatie is opgenomen dat projecten Wij adviseren u frequenter en kredieten beoordeeld.

Bij de kredieten (2018) en kredieten met een afwijking groter dan € 15.000 moeten worden financieel te rapporteren over de tussenrapportages wordt dit nu ook toegelicht in de rapportages. De gemeente rapporteert 1x per jaar inhoudelijk voortgang van de projecten en gedaan. Daardoor zijn eventuele en niet financieel over de voortgang van de investeringen. investeringen. overschrijdingen eerder in beeld.

Gereed Voor het boekjaar is het noodzakelijk om integraal vast te stellen of de uitgaven op projecten en Bij de jaarrekening worden alle investeringen binnen de kredieten zijn kredieten beoordeeld. Bij de gebleven. Bij overschrijdingen kan er tussenrapportages wordt dit nu ook sprake zijn / is er sprake van een gedaan. Daardoor zijn eventuele onrechtmatigheid. overschrijdingen eerder in beeld.

Investeringen en kredieten (2018)

1.Het ontbreekt aan een formeel proces rondom het verwerken van Memoriaalboekingen memoriaalboekingen. (2018)

Wij adviseren u het proces te formaliseren en de controle op de juiste en volledige invoer van memoriaalboekingen zichtbaar te maken. Daarnaast adviseren wij de memoriaalboekingen doorlopend te nummeren. Voor het boekjaar is het noodzakelijk de memoriaalboekingen risicogericht te controleren op juistheid en rechtmatigheid en op een juiste verwerking.

Proces is zichtbaar verbeterd en de hoeveelheid memoriaalboekingen is flink afgenomen. Binnen K2F is functiescheiding tussen Afdeling beziet of het invoeren en doorboeken. Daarbij is proces nog anders en geen sprake van zichtbare controle. dus beter kan worden Wel wordt gedurende het jaar een ingericht. Controle is steekproef uitgevoerd op de opgenomen in intern memoriaalboekingen. controleprogramma

Jawel, middels intern controleprogramma echter niet direct bij verwerken in Key2 omdat het systeem dit niet afdwingt en kan inregelen.

2.Memoriaalboekingen worden niet door een ander gecontroleerd.

3.Het niet verwerken van een memoriaalboeking wordt niet geconstateerd. Prestatielevering WMO/Jeugd

De gemeente Duiven is afhankelijk van een controleverklaring van de zorgorganisaties (Jeugd/WMO) om vast te kunnen stellen of de ingekochte zorg juist en volledig wordt verantwoord. Het moment van ontvangst hiervan bepaalt het moment van de afwikkeling van de jaarrekening.

Wij adviseren het College de controle van de zorgaanbieders zodanig in te richten dat de gemeente zelfstandig vaststelt dat de zorg rechtmatig is geleverd.

De gemeente gaat over 2020 een steekproef uitvoeren voor de prestatielevering van de zorg. Dit wordt alleen gedaan voor zorgaanbieders waarvan geen

Wij adviseren u toe te zien op de tijdigheid, volledigheid en de juistheid Onderhanden: van de aanbestedingen door het aanbestedingskalender + inrichten en gebruiken van een contractenregister contractenregister en een aanbestedingskalender. Bevinding 2018

Dit moet in ons beeld naar voren komen bij de jarekeningcontrole Gereed: opgepakt In JRproces 2020

Contracten worden inmiddels verwerkt in 2Agree. Bij de RID is een aanbestedingskalender voorhanden (insteek contracten > 200K€ voor 4 jaar en 50K€ laatste jaar) Gereed: geen omissies

Naleving Europese aanbestedingsregels

Daarnaast adviseren wij u om goed vast te leggen waarom voor een bepaalde aanbestedingsprocedure gekozen is. In 2018 is een onderzoek uitgevoerd naar de inkoopfunctie bij uw gemeenten. Hieruit is een aantal aanbevelingen naar voren gekomen.

Bij de teamregisseurs is aandacht in 2020 gevraagd voor de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen. Tevens is de gemeente in gesprek met de RID over het verbeteren van de inkoopfunctie. Een contractenregister is in opbouw, maar wordt nog verder uitgewerkt.

Het proces van aanbestedingen is belegd bij de budgethouder. De budgethouder besluit zelfstandig welke vorm van aanbesteding wordt gevolgd. Inkoopadvies bij de RID is op vrijwillige basis Er is onvoldoende informatie beschikbaar of het is lastig om informatie te verkrijgen waaruit blijkt waarom voor een bepaalde aanbestedingsprocedure is gekozen Door het ontbreken van zichtbare beheersingsmaatregelen en een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan. Er is nog geen aanbestedingskalender opgesteld om zo inzichtelijk te krijgen wanneer welke aanbesteding zal moeten starten.

Gereed: geen omissies in 2020

Zie hierboven

De volledigheid van het contractenbeheer is niet gewaarborgd.

Prestatieleveringen

Wij hebben u geadviseerd te De prestatie akkoord verklaarder (PAV-er) toetst de prestatielevering en geeft onderbouwen hoe de prestatie is hiervoor in K2F een goedkeuring. vastgesteld en het controlebewijs te bewaren.

Een bewijs van controle wordt uit praktische overwegingen niet altijd bewaard of wordt soms niet gekregen.

IT – rechten Central Station

Wij adviseren u een interne controle uit te voeren op de inkopen/prestatieleveringen.

Er is een organisatie brede notitie opgesteld om handvatten te bieden in lijn met regelgeving en praktische uitvoerbaarheid. In de praktijk blijkt het echter nog lastig om altijd de juiste documenten ter onderbouwing van de prestatielevering terug te vinden.

Advies is om de functiescheiding ook bij cliënten in te richten

Klopt, toets op volledigheid is onderhanden werk. Gereed: tevens geen omissies in 2020

Gereed: tevens geen Overigens blijkt uit de steekproef dat omissies in 2020 de prestatieverklaarder niet altijd feitelijk de prestatie vaststelt.

We adviseren u de rechtenstructuur in De rechtenstructuur binnen Central Station is onoverzichtelijk. Hierdoor is het Central Station overzichtelijker te risico aanwezig dat medewerkers rechten hebben die ze niet moeten hebben maken en vaststellen iedereen de en onrechtmatige verstrekkingen doen. Nieuwe bevinding 2020 juiste rechten heeft. Er is geen functiescheiding bij het wijzigen van bankrekeningnummers van cliënten in CS. Bij organisaties is deze functiescheiding er wel.

Q4 2021

Is inmiddels opgepakt en aangepast in het systeem. Release medio 2021.

Gemeentelijke belastingen – Implementatie GOUW IT

De implementatie/inrichting van het nieuwe softwarepakket voor de lokale heffingen is onderhanden. De openstaande vorderingen van de gemeenten zijn overgenomen in de nieuwe sub administratie GOUW IT. De koppelingen tussen GOUW IT en andere applicaties zoals Squit XO, de BasisRegistratie Personen (BRP) en het kadaster zijn onderhanden. Het risico bestaat dat de vorderingen uit de subadministratie GOUW IT niet aansluiten met de vorderingen volgens de financiële administratie.

Wij adviseren u te controleren of de gegevens, zoals bijvoorbeeld openstaande vorderingen juist en volledig zijn overgegaan vanuit de oude applicatie naar de nieuwe applicatie GOUW IT.

WMO, jeugd en bijzondere bijstand – ontbreken functiescheiding

Wij adviseren u scheiding aan te De behandeling van aanvragen, het toekennen van de beschikking en melding brengen tussen het in behandeling bij de zorgaanbieder ligt in één hand. Hierdoor is het risico aanwezig dat nemen van een aanvraag en het toekenningen onterecht worden gedaan. toetsen en verstrekken van de beschikking.

Grondexploitaties

De nota grondbeleid van de gemeente Duiven is van 2008.

Implementatie GOUW IT is afgerond. Alle koppelingen werken en de Gereed aansluitingentussen de subsystemen worden gemaakt.

Ongewijzigd. De consulenten zijn zelfstandig bevoegd om besluiten te nemen. Collegiale toetsing vindt alleen plaats bij ingehuurde consulenten of consulenten die moeite hebben met de besluitvorming

Aangezien omstandigheden en wetgeving veranderen, adviseren wij Naar verwachting wordt de nota in 2021 geactualiseerd. regelmatige aanpassingen van de nota grondbeleid.

Wij adviseren u scheiding aan te Binnen het subsidieproces worden de aanvragen behandeld, geregistreerd en brengen tussen het in behandeling wordt de beschikking afgegeven door 1 persoon. Daarnaast wordt bij nemen van aanvragen, de registratie beoordeling van de subsidie geen gebruik gemaakt van checklisten. en het toetsen en verstrekken van de beschikking.

Subsidieverstrekkingen – geen functiescheiding in het proces Het risico is dat besluiten onterecht worden genomen en dat niet terug te herleiden is, hoe tot het besluit is gekomen.

Eerst moet een verbetervoorstel worden opgesteld. Op basis daarvan Daarnaast adviseren wij u om op kunnen verdere acties worden basis van de verordening een checklist genomen. op te stellen met de gestelde eisen en deze zichtbaar te toetsen.

De accountant adviseert in deze echter het is de vraag of 4ogen principe bij beschikkingen nodig is gelet op expertise consulent (BIG). Afstemmen Q4, Start eind 2021 afhankelijk van ontwikkelingen Omgevingswet

Onderhanden werk: verbetermaatregelen worden opgepakt maar zijn nog niet gereed. Verwachting Q2 2022.

Wij adviseren u daarnaast de juiste financiële verwerking te controleren.

Omgevingsvergunninge n – controle op tarieven

Leerlingenvervoer – functievermenging (2018)

Investeringen en kredieten (2018)

Personeel (2018)

De tarieven worden ingevoerd en gewijzigd door één medewerker.

Ingevoerde tarieven worden Wij adviseren u de controle zichtbaar gecontroleerd. Vanaf 2021 is deze uit te voeren op de invoer en wijziging controle ook zichtbaar. Over 2020 is van tarieven en de logfile. achteraf een interne controle uitgevoerd.

In de verordening is bepaald wanneer de leges verschuldigd zijn en wanneer de omzet moet worden genomen. Op dit moment is niet duidelijk op welk moment de omzet genomen moet worden.

Analyseer de verordening om vast te stellen of hierin goed staat wat het moment van omzetverantwoording is en tegen welk tarief. Analyseer of de omzet in de juiste periode wordt verantwoord. Aandachtspunt is de verordening hierop verduidelijken.

Wij adviseren u scheiding aan te Binnen het proces van leerlingenvervoer is geen functiescheiding tussen het in brengen tussen het in behandeling behandelingen nemen van een aanvraag en het verstrekken van de nemen van een aanvraag en het beschikking. Hierdoor is het risico aanwezig dat vervoer onterecht wordt toetsen en verstrekken van de toegekend. beschikking. Wij adviseren u frequenter en financieel te rapporteren over de voortgang van de projecten en investeringen. In de financiële verordening van de gemeente Duiven is opgenomen dat Voor het boekjaar is het noodzakelijk projecten en kredieten met een afwijking groter dan € 15.000 moeten worden om integraal vast te stellen of de toegelicht in de rapportages. De gemeente rapporteert 1x per jaar inhoudelijk uitgaven op projecten en en niet financieel over de voortgang van de investeringen. investeringen binnen de kredieten zijn gebleven. Bij overschrijdingen kan er sprake zijn / is er sprake van een onrechtmatigheid.

De twee salarisadministrateurs geven mutaties door aan het salarisverwerkingsbureau en controleren de verwerking. De salarisadministrateurs kunnen rollen en rechten toekennen binnen de salarisapplicatie Youforce.

3.De basis voor de facturering is de opdrachtbrief.

Huuropbrengsten (2018)

-Scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van een aanvraag en het afsluiten van het contract. -Zichtbare aansluiting te maken tussen alle panden die in bezit zijn en het kadaster. Op basis van deze overzichten en de (contractuele) afspraken periodiek de realisatie te vergelijken met de werkelijkheid en verschillen verklaren.

Gereed; aantoonbare en zichtbare controles opgepakt en ingebed

Alle aanvragen worden besproken, maar dat wordt niet vastgelegd. In 2021 wordt dit opgevolgd.

Nog navragen bij afdelingsmanager wat de status is.

Bij de jaarrekening worden alle kredieten beoordeeld. Bij de tussenrapportage (met name Najaarsnota) wordt dit nu ook gedaan. Daardoor zijn eventuele overschrijdingen eerder in beeld.

Gereed

Binnen de salarisadministratie Wij adviseren u collegiale toetsing op worden de ingevoerde mutaties door de salarismutaties in te richten en een andere medewerker deze controle zichtbaar vast te leggen. gecontroleerd. Daarnaast adviseren wij u interne controle te laten uitvoeren op de personeelsdeclaraties.

1.Het proces van behandeling huur aanvragen, het afsluiten van Wij adviseren u over 2018 en contracten en versturen van de opdrachtbrief aan team financiën voor volgende jaren: de facturering en goedkeuring van creditnota’s ligt in één hand. 2.Structurele verhuur van panden die in bezit zijn van de gemeente Duiven zijn in kaart gebracht en door middel van een opdrachtbrief ingelezen in K2F.

De verordening van de gemeente is gebaseerd op de modelverordening van de VNG. Deze wordt nader onderzocht.

De planning is om interne controle uit te gaan voeren op de contracten voor deze getekend worden. In 2020 is dit nog niet gerealiseerd.

Gereed

Gereed

Aansluiting met de gemeentelijke OZBaanslagen is gemaakt bij jaarrekening 2019. Wordt jaarlijks geactualiseerd.

De buitendienst komt bij de panden langs en heeft signaalfunctie. Gereed

(2018) Er zijn onduidelijkheden over juiste toepassing van het btw regime.

-Leegstandscontroles uit te voeren.

Er wordt gewerkt met standaard contracten. Aantal nieuwe contracten is jaarlijks beperkt.

4.Huurovereenkomsten worden per situatie opgesteld. Bij de gemeente Duiven is een huurprijzenbeleid aanwezig.

-Een standaardmodel huurovereenkomst op te stellen.

Toegevoegde waarde hiervan is beperkt, aangezien aantal nieuwe contracten zeer beperkt is.

Ingangstoets vindt plaast bij nieuwe contracten. Tevens controle van oude contracten doordat wij een huurregister aan het opstellen zijn. Gereed: Q1 2022

-BTW toepassing op huuropbrengsten af te stemmen met fiscaal specialisten of de belastingdienst.

De planexploitatie wordt 1 keer per jaar door de planeconoom opgesteld. Hij maakt hiervoor gebruik van informatie uit verschillende bronnen. Grondexploitaties – Geen interne controle

Grondexploitaties nacalculaties

Bezwaren en kwijtscheldingen functievermenging

Wij adviseren u een systeem van interne controle op te zetten voor de grondexploitatie door de interne Op de planexploitatie vindt geen interne controle plaats. De voortgang van de controleur en met behulp van externe baten en lasten worden periodiek beoordeeld. Door de afhankelijkheid van 1 deskundigen. persoon is er een kwetsbare situatie.

Wij adviseren u de uitgevoerde deelopdrachten na te calculeren en analyses uit te voeren door de gerealiseerde lasten te vergelijken Gedurende het jaar worden lasten in de grondexploitatie verwerkt en jaarlijks met de begrote lasten. wordt de complexberekening geactualiseerd. Er is geen systeem van Voor het boekjaar de werkelijk lasten systematisch nacalculeren als deelopdrachten zijn uitgevoerd. en baten van de afgelopen periode analyseren en afzetten tegen de begroting en een analyseverslag maken.

Het behandelen van bezwaren en kwijtscheldingen, het toekennen van de beschikking en de registratie liggen in één hand.

Koppelingen OZB administratie met financiële administratie

Wij adviseren u scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van bezwaren en kwijtscheldingen, registratie en het toetsen en verstrekken van de beschikking.

De omvang van het aantal bezwaren is beperkt . Wij adviseren u de aansluiting zichtbaar vast te leggen en afwijkingen te verklaren.

Vanaf oktober 2018 is een automatische koppeling gemaakt tussen Civision en K2F. Jaarlijks wordt de aansluiting gecontroleerd.

Mutaties WOZ waarde

Mutaties WOZ waarde

Wij adviseren u de WOZ mutaties zichtbaar door een andere medewerker te laten toetsen. Wij adviseren u daarnaast de controle van de WOZ waarde met de WOZ waarde van vorig jaar zichtbaar uit te voeren door een andere medewerker dan de medewerker die de WOZ waarde heeft aangepast en deze controle zichtbaar te maken.

Gemeentelijke belastingen -

Voordat de definitieve aanslagen verstuurd worden, wordt vastgesteld dat deze aansluiten met de proefkohier. Deze controle wordt niet zichtbaar vastgelegd. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat deze uitgevoerd is.

Er wordt een externe ingezet om de grondexploitatie te controleren. Daarmee wordt het risico voldoende afgedekt.

Gereed

Afhankelijkheid van 1 planeconoom blijft

Afspraken intern lopen. Planeconoom gaat ons helaas verlaten. Er is Er vindt beperkt analyse plaats, maar een interimmer daar zijn geen vastleggingen van. aangesteld waar deze afspraken mee zullen worden gemaakt.

Vermenging van bezwaren en kwijtscheldingen is minimaal. Aantoonbaarheid Functiescheiding zou in 2e helft 2020 vaststellen en delen worden ingevoerd, maar dit is niet met accountant. Taken gerealiseerd. De omvang van het zijn gescheiden aantal bezwaren is overigens beperkt. georganiseerd. Laten vaststellen door accountant.

De controle wordt wel uitgevoerd, maar is niet zichtbaar.

Gereed: opgepakt en ingebed.

De aansluiting tussen het belastingpakket en de financiële administratie wordt wel gemaakt.

Gereed

Toetsen WOZ-mutaties door andere collegae is opgepakt.

Klopt, toets op volledigheid is onderhanden werk.

WOZ mutaties worden binnen GT WOZ en Civision doorgevoerd. Alleen grote afwijkingen met de WOZ waarde van vorig jaar worden gecontroleerd. Gemeentelijke belastingen – definitieve aanslag

Advies nemen wij niet over

Wij adviseren u de controle op de proefkohier en de definitieve aanslag zichtbaar te maken.

Wordt uitgevoerd. Ongewijzigd: de controle wordt Laten uitgevoerd, maar wordt niet zichtbaar vaststellen/controleren vastgelegd door accountant.