Memo proces afronding jaarstukken 2024

Informatie ten aanzien van proces jaarstukken 2024 Duiven Inleiding Op 21 mei worden de jaarstukken 2024 aangeleverd aan de griffie, ter behandeling in de raad en de auditcommissie. Deze jaarstukken zijn nog niet helemaal compleet. Naar verwachting zullen de stukken ook voor de behandeling in de geplande auditcommissie van 28 mei nog niet compleet zijn. In dit document willen we de auditcommissie en agendacommissie informeren over de stand van zaken, zodat een besluit kan worden genomen over de planning van de behandeling van de jaarstukken in zowel auditcommissie als raad. Stand van zaken Bij de start van de accountantscontrole was het dossier voor de accountant onvoldoende ver om efficiënt te kunnen controleren. Oorzaken hiervan liggen onder andere in de aanzienlijke instroom van nieuwe collega’s zonder gemeente-ervaring, zeker bij Financiën, en in de samenloop van Financieel gezond met de reguliere 6 P&C producten die moesten worden opgeleverd. Dit heeft er in geresulteerd dat de accountant de controle niet in de reguliere periode kon afronden en er een aantal zaken alsnog moeten worden opgepakt. De accountant heeft tijd weten te vinden voor deze aanvullende werkzaamheden in week 22 en 23. Gevolg hiervan is, dat de jaarstukken die nu verstuurd zijn/worden, niet volledig zijn en er nog wijzigingen zullen optreden.

De interne controle en de accountantscontrole zijn wel dusdanig ver gevorderd dat er in de cijfers niet veel wijzigingen meer worden verwacht, maar niet zover dat er al een rechtmatigheidsverantwoording kon worden opgesteld en een accountantsverslag. Hiervoor moeten nog wat stappen worden gezet. Planning Voorlopige jaarstukken naar griffie -> 21 mei Vervolg accountantscontrole -> week 22 en 23 (Eind) week 23 -> rechtmatigheidsverantwoording opstellen (5 juni). Week 24 (week van 9 juni) -> Jaarstukken met correcties en aanpassingen gereed en in college Week 25 (week van 16 juni) -> ontvangst 1ste concept accountantsverslag. Deze planning is erg strak en hangt ook af van hoe snel de accountant in staat is de controle af te ronden en een eerste versie van het verslag op te stellen. Gevolgen voor behandeling in de auditcommissie en raad Op 28 mei, de datum waarop de auditcommissie vergadert, zijn er wel voorlopige jaarstukken beschikbaar, maar zonder rechtmatigheidsverantwoording en concept controleverslag. De accountant kan dan ook nog geen verslag doen van zijn bevindingen. Wel kan gesproken worden over de hoofdlijnen van de jaarstukken waaraan naar verwachting weinig meer zal veranderen.

Naar verwachting kan het college de definitieve jaarstukken inclusief rechtmatigheidsverantwoording op 10 juni vaststellen. Het concept controleverslag zal dan vermoedelijk nog niet klaar zijn. Conclusie Gezien de stand van zaken van dit moment ontvangt de griffie 21 mei conform planning de jaarstukken, maar er moeten nog een aantal stappen worden gezet voor ze vastgesteld kunnen worden. Met het vasthouden aan de oorspronkelijke planning is een aantal risico's gemoeid, zoals hierboven geschetst.