Managementletter 2023 Duiven tbv raad

Oorsprong Proces ML 2018 Inkopen Prestatie onderbouwingen

ML 2018

Inkopen Aanbestedingen

ML 2023

Materiële vaste activa Bestaan

Bevinding en risico Aanbeveling De prestatie akkoord verklaarder (PAV-er) Wij hebben u geadviseerd te onderbouwen toetst de prestatielevering en geeft hiervoor in hoe de prestatie is vastgesteld en het het geautomatiseerde financiële systeem K2F controlebewijs te bewaren. een goedkeuring.

Follow up 2023 Onderhanden

Een bewijs van prestatie wordt uit praktische Wij adviseren u een interne controle uit te overwegingen niet altijd bewaard of wordt voeren op de inkopen/prestatieleveringen. soms niet gekregen van de leverancier. Het risico op onrechtmatige inkopen en uitstroom van middelen is aanwezig.

Gereed De interne controle op de prestatieleveringen is afgerond tot en met september.

Status accountant

Reactie eigen organisatie Voor zover mogelijk zijn er verbeteringen doorgevoerd, daarnaast blijkt uit de door ons uitgevoerde steekproeven dat we in voldoende mate de geleverde prestatie (achteraf) kunnen vaststellen. De organisatie gaat voorstellen om deze maatregelen als afdoende te zien en verder geen extra inspanningen meer te gaan leveren.

Het aanbesteden is bij de budgethouder Wij adviseren u toe te zien op de tijdigheid, Onderhanden Het zaaksysteem gaat als contractenregister belegd. De budgethouder besluit zelfstandig volledigheid en de juistheid van de gebruikt worden. Er is een onderzoek welke vorm van aanbesteding wordt gevolgd. aanbestedingen door het inrichten en Inkoopadvies bij de RID is op vrijwillige basis. gebruiken van een contractenregister en een uitgevoerd waaruit een advies is gekomen over contractbeheer. Er is onvoldoende informatie beschikbaar of aanbestedingskalender. het is lastig om informatie te verkrijgen waaruit blijkt waarom voor een bepaalde Daarnaast adviseren wij u om goed vast te aanbestedingsprocedure is gekozen.Er is nog leggen waarom voor een bepaalde geen aanbestedingskalender opgesteld om zo aanbestedingsprocedure gekozen is. inzichtelijk te krijgen wanneer welke aanbesteding moet starten. De volledigheid van het contractenbeheer is niet gewaarborgd. De grootste contracten zijn wel in beeld. Door het ontbreken van zichtbare beheersingsmaatregelen en een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan en is sprake van een onrechtmatigheid. Het volgen van de juiste inkoopprocedure heeft voor Europese aanbestedingen betrekking op omvangrijke bedragen.

De materialiteitsgrens wordt daardoor snel bereikt en kan daarmee impact hebben op de rechtmatigheidsverantwoording.

Dit wordt meegenomen in het advies over het contractenbeheer.

Er is geen interne controle / periodieke monitoring op het bestaan van de materiele vaste activa. Hierdoor bestaat het risico dat de MVA niet binnen de organisatie aanwezig is.

Hier zal een interne controle op worden uitgevoerd.

We adviseren om interne controle uit te Nieuwe aanbeveling voeren op het bestaan van de materiële vaste activa en vervolgens periodiek het bestaan hiervan te beoordelen. Ook adviseren wij de activa een specifiekere omschrijving mee te geven in de activastaat. De huidige omschrijvingen zijn vaak zeer algemeen (bijv.: ondergrondse containers) waardoor bij een mogelijke vervanging deze activa niet gedesinvesteerd worden.

Hier zal aandacht voor gevraagd worden in de organisatie.

Status na reactie

Oorsprong Proces ML 2022 Inhuur Proces

ML 2018

Lokale heffingen Functiescheiding

ML 2018

Lokale heffingen WOZ mutaties

ML 2018

Lokale heffingen Aanslagen

ML 2022

Lokale heffingen Waarderingskamer

Bevinding en risico Aanbeveling Voor de inhuur boven schaal 7 wordt gebruik We adviseren u zoveel mogelijk het DASgemaakt van het DAS Werken in Gelderland. systeem te gebruiken voor aanbestedingen. Soms wordt echter ook rechtstreeks ingehuurd via een uitzendbureau of direct zzp’ers. Door het DAS systeem te gebruiken is het risico op onrechtmatige aanbestedingen kleiner.

Follow up 2023 Onderhanden Waar mogelijk wordt het DAS gebruikt, maar het wordt niet afgedwongen. Met name bij specialistische kennis wordt rechstreeks ingehuurd.

Status accountant

Reactie eigen organisatie Status na reactie De inhuur is in het voorstel tot verbetering van de aanbestedingen meegenomen.

Het beleid omtrent inhuur is niet formeel vastgelegd.

Wij adviseren u ook om het inhuurbeleid te formaliseren.

Registratie van inhuur wordt in Excel bijgehouden. Volledigheid van dit bestand is niet gewaarborgd. Periodiek gesprekken met afdelingsmanagers o.b.v. waarvan ze het bestand vult. Het risico is dat niet alle inhuur en dus alle kosten in beeld zijn.

Wij adviseren u de registratie van inhuur in Gereed een systeem bij te houden, waardoor de Alle inhuurcontracten zijn inmiddels in volledigheid beter gewaarborgd kan worden. beeld (Excelbestand)

Het behandelen van bezwaren en kwijtscheldingen, het toekennen van de beschikking en de registratie liggen in één hand. De omvang van het aantal bezwaren is overigens beperkt.

Wij adviseren u scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van bezwaren en kwijtscheldingen, registratie en het toetsen en verstrekken van de beschikking.

Onderhanden Er wordt onderzocht of dit meegenomen kan worden in de verbijzonderde interne controle.

We onderzoeken het opzetten van een interne controle hierop.

WOZ mutaties worden binnen GT WOZ en Gouw doorgevoerd. Alleen grote afwijkingen met de WOZ waarde van vorig jaar worden gecontroleerd.

Wij adviseren u de WOZ mutaties zichtbaar door een andere medewerker te laten toetsen. Wij adviseren u daarnaast de controle van de WOZ waarde met de WOZ waarde van vorig jaar zichtbaar uit te voeren door een andere medewerker dan de medewerker die de WOZ waarde heeft aangepast en deze controle zichtbaar te maken.

Onderhanden De functiescheiding en controles zijn er wel, maar worden niet zichtbaar vastgelegd.

Er is functiescheiding tussen de invoer en het accoderen van de WOZ mutaties De WOZ waardes worden zichtbaar door een andere medewerker gecontroleerd. Hierbij worden afwijlkingen gecontroleerd.

Nog geen actie op ondernomen De controle wordt uitgevoerd, maar wordt niet zichtbaar vastgelegd.

De IC heeft dit punt opgenomen in het IC plan voor 2024.

Voordat de definitieve aanslagen verstuurd Wij adviseren u de controle op de worden, wordt vastgesteld dat deze aansluiten proefkohier en de definitieve aanslag met de proefkohier. Deze controle wordt niet zichtbaar te maken. zichtbaar vastgelegd. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat deze uitgevoerd is.

Het beleid omtrent inhuur is niet vastgelegd, maar er zijn wel spelregels.

De Waarderingskamer heeft geconstateerd dat Wij adviseren u de verschillen tussen de LV Onderhanden er verschillen zijn tussen de eigen WOZ en de eigen administratie te analyseren Dit is onderhanden en is naar administratie en de landelijke voorziening en op te lossen en de impact op de verwachting in 2024 afgerond. WOZ. Deze verschillen moet opgelost worden. opgelegde aanslagen te bepalen. Risico van onjuist WOZ waardes is een te hoge of te lage belastingopbrengst.

Hier heeft tijdens de jaarrekeningcontrole overleg met de accountant over plaatsgevonden.

Er is in mei een onderzoek geweest van de waarderingskamer. De verschillen die hierbij geconstateerd zijn worden nu opgelost. Naar verwachting zal dit in 2024 zijn afgerond.

Oorsprong Proces ML 2018 Grondexploitaties Nacalculaties

ML 2018

Grondexploitaties Interne controle

ML 2021

Grondexploitaties Onderbouwing baten en lasten

ML 2023

Grondexploitaties Kwartaalrapportages

ML 2023

Grondexploitaties Inzicht realisatie

ML 2018

WMO/Jeugd Prestatielevering zorg

Bevinding en risico Gedurende het jaar worden lasten in de grondexploitatie verwerkt en jaarlijks worden de complexberekeningen geactualiseerd. Er is geen systeem van systematisch nacalculeren als deelopdrachten zijn uitgevoerd. Wij adviseren u de uitgevoerde deelopdrachten na te calculeren en analyses uit te voeren door de gerealiseerde lasten te vergelijken met de begrote lasten.

Aanbeveling Follow up 2023 Wij adviseren u de uitgevoerde Onderhanden deelopdrachten na te calculeren en analyses Met ingang van het 3e kwartaal wordt uit te voeren door de gerealiseerde lasten te per grex een voortgangsrapportage vergelijken met de begrote lasten. Wij gemaakt. Daardoor is meer zicht op het adviseren u voor het boekjaar de werkelijk verloop van de kosten en opbrengsten. lasten en baten van de afgelopen periode te analyseren en af te zetten tegen de begroting en een analyseverslag maken.

De planexploitaties worden 1 keer per jaar Wij adviseren u een systeem van interne door de planeconoom opgesteld. Hij maakt controle op te zetten voor de hiervoor gebruik van informatie uit grondexploitaties door de interne controleur verschillende bronnen. Op de planexploitaties en met behulp van een externe deskundige. vindt geen interne controle plaats. De voortgang van de baten en lasten worden periodiek beoordeeld. Door de afhankelijkheid van 1 persoon is er een kwetsbare situatie.

Status accountant

Reactie eigen organisatie Gedurende het jaar gaan er voortgangsrapportages worden bijgehouden per grex. Daarnaast zal er op deelopdrachten nacalculatie plaats vinden.

Gereed De gemeente heeft inmiddels 2 planeconomen, waardoor de kwetsbaarheid verminderd is. Zij controleren elkaar.

In afgelopen jaren was de onderbouwing van de nog te maken kosten opbrengsten niet altijd deugdelijk. Hierdoor zijn er onzekerheden geweest omtrent de waardering van de grexen. Vanaf halverwege 2023 worden per kwartaal rapportages gemaakt van de complexen en deze worden besproken met de projectleider. De risico's zijn nu nog niet opgenomen in deze rapportages. Aan de voorkant wordt wel een risico inschatting gemaakt, maar deze is nu nog statisch.

We adviseren u bij de herzieningen de nog te Onderhanden maken baten en lasten goed te onderbouwen Vorig jaar was de onzekerheid fors lager met actuele ramingen. dan het jaar ervoor.

Bij de herzieningen zullen de nog te maken baten en lasten onderbouwd worden met actuele ramingen.

We adviseren tussentijds ook risico's te bespreken en te actualiseren. Zo wordt de risicoanalyse meer dynamisch en is deze meer actueel.

Nieuwe aanbeveling

De risico's zullen onderdeel zijn van de voortgangsrapportages.

Vanuit de projectleider is het inzicht in de begrote versus gerealiseerde kosten beperkt. Hiervoor is hij afhankelijk van de planeconomen.

We adviseren de informatievoorziening van de complexen over baten en lasten gedurende het jaar te intensiveren.

Onderhanden De voortgangsrapportages die vanaf half 2023 gemaakt worden per kwartaal, moeten dit inzicht gaan vergroten.

Dit zal in de voortgangsrapportages worden meegenomen.

Uw gemeente is afhankelijk van een controleverklaring van de zorgorganisaties (Jeugd/WMO) om vast te kunnen stellen of de ingekochte zorg juist en volledig wordt verantwoord. Het moment van ontvangst hiervan bepaalt het moment van de afwikkeling van de jaarrekening. Het risico bestaat dat de betaalde zorg onrechtmatig is, omdat de prestatielevering niet aangetoond kan worden.

Wij adviseren het college de controle van de zorgaanbieders zodanig in te richten dat de gemeente zelfstandig vaststelt dat de zorg rechtmatig is geleverd.

Onderhanden De controle op prestatielevering wordt nog steeds achteraf gedaan middels een steekproef. Aanvullend daarop worden ook klanttevredenheidsonderzoeken gedaan.

Dit was 1 van de top 3 risico's van 2020. Door de extra controle op de prestatielevering is het risico op onrechtmatigheden zodanig ingeperkt dat het risico uit de top 3 is verdwenen. Bij de jaarrekening 2021 en 2022 is de controle op prestatielevering naar wens verlopen en het risico in voldoende mate afgedekt. De organisatie gaat voorstellen om deze maatregelen als afdoende te zien en verder geen extra inspanningen meer te gaan leveren.

Status na reactie

Oorsprong Proces ML 2022 WMO/Jeugd Prestatielevering hulpmiddelen

ML 2021

WMO/Jeugd Tijdigheid toekenning zorg

ML 2018

WMO, jeugd en bijzondere bijstand Functiescheiding

ML 2022

Bijzondere bijstand Tarieven

ML 2022

WMO/Jeugd Berichtenverkeer/ declaraties

Bevinding en risico De levering van hulpmiddelen door RSR wordt bijgehouden in een portal. De back office handelt de facturen af, maar heeft geen toegang tot de portal en kan dus niet vaststellen of het gefactureerde geleverd is. Hierdoor worden facturen mogelijk onterecht betaald.

Aanbeveling Wij adviseren u de prestatielevering door iemand te laten controleren die toegang heeft tot de portal van RSR.

Bij toekenning van zorg door een externe, moet dit wettelijk binnen 3 dagen verwerkt worden. In de praktijk is dit 5 dagen.

Wij adviseren u de verwerking van externe Gereed verwijzingen naar 3 dagen terug te brengen. Wanneer zorg wordt toegekend door een externe wordt er een 315 bericht gestuurd aan de gemeente. De gemeente stuurt vervolgens een ontvangstbevestiging). Op dit bericht is een 3 dagen termijn van toepassing. Deze is door overgang naar het nieuwe systeem automatisch ingeregeld. Aan de termijn wordt voldaan.

De behandeling van aanvragen, het toekennen Wij adviseren u scheiding aan te brengen van de beschikking en melding bij de tussen het in behandeling nemen van een zorgaanbieder ligt in één hand. Hierdoor is het aanvraag en het toetsen en verstrekken van risico aanwezig dat toekenningen onterecht de beschikking. worden gedaan.

De tarieven worden ingevoerd in Central Station. Er wordt geen controle uitgevoerd of de tarieven juist zijn ingevoerd. Risico is dat tarieven onterecht worden aangepast en daardoor verkeerde tarieven worden gehanteerd.

Follow up 2023 Onderhanden Dit staat op de planning voor het voorjaar 2024. De facturatie moet dan via het berichtenverkeer gaan lopen.

Onderhanden Voor WMO/Jeugd is een nieuw pakket in gebruik genomen gedurende 2023. De functiescheiding wordt in dit pakket afgedwongen. Voor bijzondere bijstand is dit punt nog van toepassing.

Wij adviseren u (interne) controle uit te laten Gereed voeren op de juistheid van de tarieven. De tarieven zijn gecontroleerd.

Door het systeem Central Station wordt niet Wij adviseren u de monitoring van de gecontroleerd of meer gedeclareerd wordt dan gedeclareerde zorg in het nieuwe pakket de toegekende zorg. Dit moet handmatig geautomatiseerd te laten plaatsvinden. Tot worden gedaan. Doordat de beheersing van de die tijd is het van belang dat dit handmatige uitgaven t.o.v. toekenning een handmatig proces gecontroleerd wordt door een 2e proces is (bijv. m.b.v. Excel) is dit foutgevoelig persoon om fouten te voorkomen. met als risico dat meer betaald wordt dan waar een cliënt recht op heeft.

Gereed In het nieuwe pakket wordt dit door automatisch gecontroleerd.

Status accountant

Reactie eigen organisatie Status na reactie De facturen worden incidenteel gecontroleerd en vergeleken met de verstrekte voorzieningen. Hier komen weinig fouten uit. Het is de bedoeling om in het nieuwe pakket de huurfacturen via het berichtenverkeer te laten lopen in de loop van 2024. Ook hier is het mogelijk om vanuit de interne controle een analyse uit te voeren om het risico te ondervangen.

De collegiale toetsing is in het proces opgenomen, in ieder geval bij WMO en Jeugd. Bij Bijzondere Bijstand vindt dit niet plaats

Oorsprong Proces ML 2022 Subsidies Proces

ML 2018

Doelgroepenvervoer Functiescheiding

ML 2023

Huuropbrengsten

Bevinding en risico Aanbeveling Follow up 2023 Binnen het subsidieproces worden de Wij adviseren: Nog geen actie op ondernomen aanvragen behandeld, geregistreerd en wordt - het subsidiebeleid te formaliseren en Wordt in 2024 opgepakt. de beschikking afgegeven door 1 persoon. centraal te beleggen binnen de organisatie. Daarnaast wordt bij beoordeling van de - de subsidieverordening te updaten naar de subsidie geen gebruik gemaakt van huidige actualiteit / werkwijze. checklisten. Binnen de gemeenten is ook geen - centrale registratie van de status subsidies uniforme werkwijze. Het risico is dat besluiten (onder eigendom van proceseigenaar onterecht worden genomen en dat niet terug subsidies) - scheiding aan te brengen tussen te herleiden is, hoe tot het besluit is gekomen. het in behandeling nemen van aanvragen, het toetsen en verstrekken van de beschikking en het vaststellen van de beschikking. - gebruik te maken van checklisten ten behoeve van volledigheid subsidie aanvraag / aanvraag tot vaststelling - de toetspunten waarop een subsidie wordt verstrekt / vastgelegd zichtbaar vast te leggen. - de tijdigheid van beschikkingen en vaststellingen te controleren. Wanneer een besluittermijn dreigt te worden overschreden adviseren wij gebruik te maken van de verlengingsoptie. Deze moet formeel worden aangevraagd bij het college.

Binnen het proces van leerlingenvervoer is Wij adviseren u scheiding aan te brengen Nog geen actie op ondernomen geen functiescheiding tussen het in tussen het in behandeling nemen van een Dit heeft aandacht, maar gezien de behandelingen nemen van een aanvraag en aanvraag en het toetsen en verstrekken van omvang van het proces, is het risico het verstrekken van de beschikking. Hierdoor de beschikking. beperkt. is het risico aanwezig dat vervoer onterecht wordt toegekend. De gemeente bezit 1 pand waarbij voor 1 Wij adviseren u de afspraken met de Nieuwe bevinding 2023 gebruiker geen huur in rekening wordt betrokken partij te beoordelen en waar nodig gebracht c.q. de huur de kwijtgescholden te herzien. wordt. In het verleden werd wel huur in rekening gebracht. Uit onderzoek bleek dat de huur niet reëel was en veel lager zou moeten zijn. Er is een gebruikersovereenkomst afgesloten en de huur werd daarmee kwijtgescholden. Het risico is dat bevoordeling plaatsvindt en er geen eerlijke concurrentie is. Ook kan sprake zijn van staatssteun.

Status accountant

Reactie eigen organisatie De constateringen bij de jaarrekening betreffen vooral formele fouten (te laat ontvangen aanvragen, te laat verstuurde beschikkingen). Dit leidt niet zozeer tot financiele risico's. Tegelijkertijd zien we wel degelijk verbetermogelijkheden, dit wordt mede veroorzaakt doordat het beleid en de uitvoeringsregels niet altijd duidelijk zijn. In Duiven zal nog een evaluatie plaatsvinden.

Er wordt onderzocht of er vanuit de interne controle een controle achteraf kan worden uitgevoerd waarmee het risico wordt afgedekt.

Er zijn op dit moment ontwikkelingen mbt de verhuur van dit pand.

Status na reactie