Financiële functie Politieke Avond d.d. 29 09 2020 .ppt

Politieke Avond 29/9/2020

Voortgang financiële functie

Aanleiding & achtergrond

•Jaarrekening resultaten 2018 & 2019 •Rapport Robuuste en toekomstbestendige financiële functie •Presentatie: financiële functie in control (oktober 2019) •Voortgang via auditcommissie & raad (beide gemeenten)

Aanleiding & achtergrond •Professioneel partner in de bedrijfsvoering van 1Stroom • Deskundig • Continuïteit, duurzaam • In verbinding, organisatiesensitief •Aanpak via 3 sporen

Stappenplan • Spoor 1: basis op orde (2019 – 06/2020) •

Administratie geschoond & dagelijks bij

•

Jaarrekening op tijd

• Spoor 2: going concern (2020) •

Werkprocessen op orde brengen

•

Aanzet/opzet intern controleprogramma

•

P&C-cyclus werkbaar

•

Kwaliteit informatievoorziening

• Spoor 3: continu leren & verbeteren •

Systeem van procesoptimalisatie

•

In control statement 2020: accountant

•

Processen in 1 x goed: business partner

Resultaten tm heden Spoor 1 gerealiseerd:

•Dagelijkse werkzaamheden bij en ingebed qua proces/werkafspraken, formatie & monitoring •Administratie is geschoond •Samenhang tussen administratie & control •Documenten P&C-cyclus (tijdig) • Voorjaarsnota • Jaarrekening • Begroting • Tussenrapportage •Financiën op de kaart: intern, regio, provincie

Werk in uitvoering •Functionaliteiten Key2 •Opzet intern controleprogramma • Inkopen/facturen, sociaal domein •Uitvoering teamplan (15/10) • Rollen, werkprocessen/afspraken, formatie •Opvolging verbeterpunten accountantsverslag •Voorwerk/planning jaarrekening 2020 •Kwaliteitsverbeteringen rapportages •Interim controle

Remmende factoren •Corona • Teamontwikkeling • Snel schakelen • Wel compensatie rijk & provincie • Kosten & impact nader bezien •Bezuinigingsmaatregelen: • Investeren in systemen • Verandercapaciteit

Opvolging managementletter 1. Inkoop & Aanbesteding

•Team ACE •RID monitoring aanbestedingsgrenzen •Interne controle op EA en prestatieverklaringen •Bewustwording organisatie (mitigeren risico’s) 2. WMO & Jeugdzorg

•2 verbeterprojecten: organisatie, systeem, proces •Interne controle op dossiers •Prestatiemeting cliënten •Afhankelijkheid accountantsverklaringen zorgaanbieders is nog een punt van zorg (oa wijziging controle voorschotten)

Opvolging managementletter 3. Huuropbrengsten

•Controle volledigheid goed ingericht •Huurbeleid nog aanscherpen •Idem proces vastleggen ovk zonder geldelijke tegenprestatie •Eind 2020/begin 2021 gereed 4. Grondexploitatie

•Start jaarwerk 2020 in november •Toetsing: 4-ogenprincipe •Nota grondbeleid actualiseren: eind 2020/begin 2021

Opvolging managementletter 5. Subsidieproces

•Uitwerken procesbeschrijving: oktober gereed •Financiële toetsing: opname IC-plan •Afrekening geborgd bij grootboekbeheer •Inzet subsidie-adviseur 6. Belastingen

•Pakket GOUW ingericht & werkend •Functiescheiding ingevoerd, idem 4-ogen controles •Controle implementatie & aansluiting bijna afgerond

Opvolging managementletter 7. Automatisering

•Rechten gebruikers op orde gebracht cf functieprofiel •Mutaties in logfile •Toetsing accountant 8. Leges

•Pinmogelijkheid op beide locaties •Kasgeld nagenoeg nihil •Kascontrole

Opvolging managementletter 9. Medewerkers

•1. Controle op declaraties •

In workflow

•

Bij salarisadministratie

•

Steekproef

•Proces In-/uitdienstreding •

Werkgroep: rechten, fungibele goederen

10. Administratie

•Basis op orde: spoor 1

Opvolging managementletter 11. Overig

•1. Omgevingsvergunningen •

Invoercontrole tarieven gereed

•

Nog controle op vastlegging

•2. Leerlingenvervoer •

Functiescheiding opzet, werking, bestaan

•3. Kredieten/Activa •

Administratie is bij. Afwijkingen via P&C-rapportages

•4. Begrotingsbeheer •

Proces & taakverdeling: jaareinde gereed

Opvolging managementletter 11. Overig

•5. Privacy officer: op dit moment nog niet ingevuld, wel functionarisgegevensbescherming/informatiebeveiliging. Bij burgerzaken privacy beheerder ingevuld. •6. Reserves & voorzieningen •

Actualiseren bij jaarwerk 2020