DOED - vragen SALD Politieke avond 11 juni 2024 met T & I antwoorden

Politieke avond 11 juni 2024 Onderwerp: Gemeenschappelijke regelingen

T = Technisch (moeten voorafgaand aan de politieke avond worden beantwoord) I = Informatief (Worden tijdens de politieke avond beantwoord en moeten daarna schriftelijk bij de griffie worden aangeleverd) P = Politiek (worden tijdens de politieke avond door de portefeuillehouder mondeling beantwoord)

SALD De stijging van de begroting valt samen met het ravijn jaar (2025) (= e-depot PL). Is dit over 2025 en 2026 te verdelen zodat de impact genivelleerd wordt? T Antwoord:

Helaas is het niet mogelijk om de stijging van de begroting over de jaren 2025 en 2026 te verdelen om de impact te nivelleren. De stijging komt met name door het project e-depot. Het e-depot wordt beheerd door het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL), waar een dienstverleningsovereenkomst is mee aangegaan. De diensten van het ECAL worden afgenomen om aan de wettelijke verplichting te voldoen om digitale permanent te bewaren bescheiden in “goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren”. Het project is al gestart in samenwerking met de gemeenten Westervoort, Doesburg en Zevenaar. Het wordt geleid door een externe projectleider die we hebben ingehuurd. De kosten voor deze projectleider zijn echter niet structureel van aard. Het SALD heeft verder primair structurele kosten om ervoor te zorgen dat, onder andere, de gemeente Duiven voldoet aan haar wettelijke plichten. Het SALD moet haar taken jaarlijks uitvoeren en kunnen niet verspreid worden over meerdere jaren.

Moet het e-depot project niet leiden tot kostenefficiency; wat stond hierover in de originele project opgave en aanvraag bij start in de begroting? I Antwoord:

De gemeente Duiven werkt steeds meer digitaal. Dit leidt tot meer en meer digitale archiefbescheiden. Net als voor fysieke bescheiden is de overheid verantwoordelijk om digitale permanent te bewaren bescheiden volgens de Archiefwet in “goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren”. Om aan de wet te voldoen heeft het SALD samen met de gemeenten Westervoort, Duiven, Doesburg en Zevenaar het project e-depot gestart. Permanent te bewaren archiefbescheiden in

analoge vorm worden overgedragen aan de archiefbewaarplaats. Permanent te bewaren digitale archiefbescheiden dienen overgedragen te worden aan een zgn. e-depot. Het project e-depot kost geld. Hier zitten incidentele kosten in zoals de inhuur van een projectleider, maar ook kosten voor de aanschaf van een collectiebeheersysteem. Dit laatste om de digitale bescheiden toegankelijk te maken voor iedereen. Het collectiebeheersysteem en de aansluiting bij het e-depot kosten structureel ook geld, met name omdat er diensten afgenomen worden van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL), die het e-depot beheert. Het ECAL schat de maximale structurele kosten voor het e-depot per jaar op € 50.000. De externe partij DOCfactory heeft rapporten opgesteld over de implementatie van het e-depot. Er wordt over kostenbesparingen gesproken, namelijk een besparing ten opzichte van de duurdere optie om zelf een e-depot aan te schaffen: “De mogelijkheid dat SALD niet zelf een e-depotvoorziening hoeft aan te schaffen en in te richten kan tijdwinst en kostenbesparingen opleveren. Daarnaast kan er ook gebruik gemaakt worden van de kennis en ervaring die ECAL de afgelopen jaren heeft opgedaan inzake het e-depot.” Het beheren en toezicht houden op het beheer door de aangesloten gemeenten van digitale bescheiden vergt ook kennis en capaciteit die nu niet genoeg aanwezig is bij het SALD.

Door de digitalisering van de samenleving is de hoeveelheid data de afgelopen jaren enorm toegenomen, terwijl de nadruk nu nog op de fysieke bescheiden ligt. Er is structureel geld begroot voor het creëren van een nieuwe functie die zich focust op archiveringsvraagstukken rond digitale bescheiden. De digitalisering binnen gemeente Duiven leidt bij veel processen dan tot een betere efficiency en kostenbesparing voor de gemeente zelf. Voor de archiefdienst leidt dit echter tot nieuwe uitdagingen en werkzaamheden, wat resulteert in meer kosten.