B4 Werkgroep Raad in de samenleving - Overdrachtsdocument nieuwe gemeenteraad.pdf

Overdrachtsdocument Werkgroep Raad in de Samenleving

Inhoud 1. Beginselen Onder dit kopje noemen we de karakteristieken van de werkgroep en we proberen de gangbare ‘cultuur’ (ongeschreven regels) te beschrijven.

2. Verleden (2016-2018) Onder dit kopje blikken we terug op de vroege periode van de werkgroep en we analyseren wat de goede en slechte punten waren.

3. Heden (2018-2022) Onder dit kopje blikken we terug op de raadsperiode 2018-2022 en we analyseren wat de goede en slechte punten waren.

4. Toekomst (2022-2026) Onder dit kopje kijken we naar de toekomst. Wat adviseren we een volgende werkgroep op basis van onze ervaring? Welke doelen moeten prioriteit krijgen?

1. Beginselen ▪

▪ ▪ ▪

▪

▪

1

Iedere politieke partij zou vertegenwoordigd moeten zijn in de Raadswerkgroep "Raad in de Samenleving", het is een politieke partij overstijgend belang - en staat ook los van coalitie- en oppositieverhoudingen - om te werken aan een goede relatie tussen gemeenteraad en samenleving. De werkgroep is apolitiek. De werkgroep heeft een budget van € 7.500 per jaar voor haar eigen activiteiten. De leden van de werkgroep worden niet incidenteel vervangen bij vergaderingen: we werken met een vaste groep met als doel om als werkgroep een (vertrouwens)band te krijgen. In de werkgroep zit ook een vertegenwoordiger namens het college en een vertegenwoordiger namens de organisatie (afdeling participatie/binnenstebuiten) om de samenwerking met college en organisatie te optimaliseren. In de praktijk vallen de activiteiten van de werkgroep onder 4 hoofddoelen 1: - De inwoner naar de politieke arena lokken. - De politiek naar de samenleving brengen. - Smeermiddel voor de gemeenteraad. - Democratische vernieuwing. (Zie bijlage 1 ‘Hoofddoelen’)

Zie bijlage 1: 4 hoofddoelen.

2. Verleden (2016-2018) Activiteiten

Status

Klussen Theehuis Horsterpark Deep Democracy (Louise Boelens) Teambuilding (wandelen in koppels)

Voltooid Voltooid. Voltooid.

Startperiode Dit was de startperiode van de werkgroep waarin een aantal zaken eerst uitgekristalliseerd moesten worden. Er werden levendige en soms zelfs heftige discussies gevoerd over de gewenste rol van de gemeenteraad bij ‘overheidsparticipatie’. Met ondersteuning van Louise Boelens als externe adviseur zijn sessies gehouden rondom Deep Democracy. Deze startperiode was erg waardevol voor de onderlinge relaties en (vertrouwens)band in de groep. Ook is op kleinschalig niveau geëxperimenteerd met activiteiten die de gemeenteraad ‘in de samenleving’ plaatsten zoals het klussen aan het Theehuis Horsterpark. Zie voor meer informatie het ‘slotdocument RIDS’ wat aan het einde van deze periode is opgesteld. Sterke punten Positieve invloed op de werkgroep Positieve invloed indirect op de raad (deep democracy) Goede sfeer in de groep onderling

Zwakke punten Veel tijd en acties intern gericht

3. Heden (2018-2022) Activiteiten

Status

Wandelen met de raad Wensenlijst website + gesprek Marlies Heutink website Training Youmee Raadsprogramma 2018-2022 Politiek Actief – campagne + 5 bijeenkomsten Klankborden burgerbegroting Handleiding gastvrouw/gastheer (instructie Simone B). Kinderburgemeester (jury en klankbord bij oprichting) Activiteit GoClean de Liemers Strip vergadermodel Deep Democracy Bezoek Scouting Quikscan lokale democratie Jongerenparlement Platform burgerparticipatie / Enquête Democracity Wilgen knotploeg Discussiedocument Rol van de raad Discussie: doel van de werkgroep n.a.v. bijlage 1.

Voltooid. Voltooid. Voltooid. Voltooid. Voltooid. Voltooid. Voltooid. Voltooid. > nieuwe werkgroep april 2022 In behandeling > nieuwe werkgroep april 2022 > nieuwe werkgroep april 2022 > nieuwe werkgroep april 2022 > nieuwe werkgroep april 2022 In behandeling > nieuwe werkgroep april 2022 > nieuwe werkgroep april 2022 > nieuwe werkgroep april 2022 > nieuwe werkgroep april 2022

Overdrachtsdocument RIDS Twitteraccount gemeenteraad Duiven Implementatie YouMee

In behandeling Wordt niet opgepakt Project YouMee gecanceld

Sterke punten Veel goede ideeën en plannen

Zwakke punten Minder tijd en energie voor de uitvoering o.a. door werkdruk raad. Grote groep omdat er veel fracties zijn Minder groepsgevoel door wisselingen in de groep en groepsgrootte. Vaste vergaderdata met hoge frequentie Minder groepsgevoel door digitaal vergaderen en uitstel Deep Democracy sessies i.v.m. corona. Prima sfeer in de groep Weinig mogelijkheden voor doel Politiek naar de Samenleving door coronarestricties. Veel acties en effecten extern: gericht op de Weinig acties intern (qua teambuilding inwoners bijvoorbeeld door afgelasting deep democracy sessie ). Gebrek aan duidelijke deadlines bij plannen en ideeën. Voor visie te veel afhankelijk van de voorzitter Door veelheid aan plannen onoverzichtelijk waar de werkgroep mee bezig is en wie van de werkgroep verantwoordelijk is.

Raadsprogramma Bij de start van de raadsperiode 2018-2022 heeft de werkgroep veel tijd en energie gestopt in het vormen van een conceptversie van het raadsprogramma. Deze conceptversie is met slechts enkele wijzigingen overgenomen als definitief raadsprogramma. Achteraf bleken niet alle fracties het instrument raadsprogramma te ondersteunen. Omdat een gesprek over politiek beleid al gauw politiek wordt vinden het schrijven van een raadsprogramma geen taak voor de werkgroep.

YouMee De werkgroep heeft in 2018-2022 veel tijd en energie gestopt in de app voor burgerparticipatie (YouMee). Een groep is zelfs op training geweest op locatie in Zwolle. Het was dan ook een grote teleurstelling dat de werkgroep zich genoodzaakt zag om dit project te stoppen omdat er teveel technische problemen waren bij de ontwikkelaar. Op dit moment is de organisatie bezig met een ander platform OpenStad waarbij mogelijk aangehaakt kan worden. Ook wordt er gewerkt aan een enquête formulier.

Corona Vanaf 2020 kreeg de werkgroep te maken met corona-maatregelen waardoor er alleen digitaal werd vergaderd. Door de maatregelen konden veel plannen geen doorgang vinden en kansen niet benut worden. Er waren bijvoorbeeld warme contacten met de wilgen knotploeg, GoClean de Liemers en de scouting, maar hier hebben we geen (raadsbrede)

activiteit voor kunnen organiseren. Het digitaal vergaderen i.p.v. fysieke ontmoeting is ook niet bevorderlijk voor de band onderling in de werkgroep. De geplande Deep Democracy sessie met Bureau Acht! had als nevendoel teambuilding met de werkgroep. Ook moest deze sessie een extra boost geven aan de werkgroep door samen te discussiëren over de vraag: wat is het doel van de werkgroep? Omdat dit door corona niet door kan gaan is dit ook een gemiste kans die we na de verkiezingen alsnog hopen te benutten.

Werkdruk van de gemeenteraad De jaren 2020 en 2021 kenmerkten zich ook door een hoge werkdruk met bijvoorbeeld in totaal 12 extra Politieke Avonden. Ook waren er vele informele en thema-avonden met grote onderwerpen als woningbouw, Vitaal Centrum, omgevingswet etc. Hierdoor ontstond de situatie dat je je als raadslid (maar ook als plv. griffier) veel bezig bent met het primaire besluitvormingsproces en veel tijd spendeert aan actuele zaken die om aandacht vragen. Hierdoor ontstaat er automatisch minder ruimte voor de activiteiten van de werkgroep die minder urgentie hebben. Positieve slotnoot in dit licht is dat de plv. griffier (en secretaris van deze werkgroep) inmiddels 8 werkuren extra heeft gekregen van de gemeenteraad en daardoor sneller plannen tot uitvoering kan brengen.

Resultaten Bovenstaande in ogenschouw nemend kunnen we concluderen dat de omstandigheden voor de werkgroep door de werkdruk van de raad en coronamaatregelen lastig waren. De lijst met activiteiten laat echter zien dat we niet stil hebben gezeten. Met een kleiner team van de werkgroep werd bijvoorbeeld in korte tijd een campagne voor de cursus Politiek Actief op poten gezet en zowel de campagne als de cursus zelf was uiteindelijk een succes. Ook heeft de werkgroep vroegtijdig input geleverd voor de nieuwe website waardoor de politiek een betere meer prominente plek op de website van de gemeente Duiven krijgt. Daarnaast zijn er nog kansrijke projecten die ‘in progress’ zijn en goed resultaat kunnen opleveren zoals bijvoorbeeld de strip vergadermodel, het jongerenparlement en de Quikscan lokale democratie. Zie bovenstaande tabel met activiteiten voor een compleet overzicht van alle activiteiten en hun status.

4. Toekomst We geven de nieuwe werkgroep de volgende adviezen mee: ▪

Hou vast aan de beginselen van de werkgroep zoals die nu gelden.

▪

Hou vast aan een vaste vergaderdatum zoals de woensdag na de Politieke Avond.

▪

Werk met een overzichtsdocument waarop alle activiteiten van de werkgroep staan en een globale planning (een soort Lange Termijn Agenda).

▪

We adviseren de nieuwe werkgroep om de activiteiten op te pakken die in bovenstaande tabel staan (activiteiten Heden 2018-2022) met de status Nieuwe werkgroep april 2022.

▪

Zorg voor gedeeld eigenaarschap in de werkgroep: maak groepjes leden expliciet verantwoordelijk voor de uitvoering van één taak. Zorg er voor dat de werkgroep een meer gezamenlijk collectief initiërend vehikel is.

▪

De werkgroep heeft nog een sessie ‘Deep democracy’ open staan (Bureau acht!) die niet door kon gaan vanwege corona. We adviseren de nieuwe werkgroep om deze sessie na de verkiezingen te houden als start van een nieuwe raadsperiode. Overweeg om ‘Deep Democracy’ ook voor de hele gemeenteraad te organiseren.

▪

We adviseren de nieuwe werkgroep om na de verkiezingen weer te starten met gastheer/gastvrouw van de gemeenteraad (indien de corona-maatregelen het toelaten dat er weer veel inwoners mogen komen bij de Politieke Avond en raadsvergadering).

▪

We adviseren de nieuwe werkgroep om het ontwerpen van een raadsprogramma of raadsakkoord (indien dit aan de orde is) door een andere groep raadsleden te laten uitvoeren.

▪

Hou de gemeenteraad goed (beter) op de hoogte van lopende activiteiten en plannen.

▪

Houd rekening met de werkdruk van de gemeenteraad en de griffie in drukkere perioden: breng dan prioriteit aan in je acties. Focus op een aantal zaken en zorg dat die goed en snel uitgevoerd worden i.p.v. heel veel projecten tegelijk uitvoeren.

▪

Wij adviseren de volgende werkgroep om een discussie te voeren over welke doelen prioriteit moeten krijgen in de raad a.d.h.v. bijlage 1. Eventueel in samenhang met het discussiedocument ‘De positie van de raad’.

▪

We adviseren de volgende werkgroep om een discussie te voeren over het discussiedocument ‘De positie van de raad’.

▪

Probeer goed scherp te stellen wat je wilt bereiken met een platform als open stad of een ander technologisch instrument om de mening van inwoners op te halen.