Auditcommissie - Advies auditcommissie jaarrekeningcontrole 2021.pdf

Betreft: advies auditcommissie gemeente Duiven jaarrekeningcontrole 2021 Vrijdag, 17 juni 2022 Aan de leden van de gemeenteraad Duiven, Donderdag 16 juni heeft de auditcommissie met de accountant het accountantsverslag besproken. Naar aanleiding van dit gesprek en de toelichting van de accountant bij het accountantsverslag willen wij de raad dit advies meegeven met een aantal aandachtspunten. Inleiding Wat is precies het doel van het accountantsverslag? In de jaarrekening geeft het college weer wat er in 2021 aan geld is binnengekomen en uitgegeven. De accountant controleert al deze geldstromen op ‘rechtmatigheid’ en ‘getrouwheid’. Rechtmatigheid: zijn alle uitgaven binnen de regels gebeurd? Had de gemeente het recht om deze uitgave te doen? Is een aanbesteding bijvoorbeeld volgens de regels gebeurd en zijn lonen volgens de CAO regels betaald? Getrouwheid: geven de gepresenteerde cijfers een getrouw beeld van de werkelijkheid (kloppen de cijfers?) In de controle komt de accountant soms fouten tegen en ook komt hij bedragen tegen waarvan hij niet kan controleren of het klopt. In het laatste geval wordt er gesproken over een ‘onzekerheid’ omdat er geen zekerheid kan worden geboden of het bedrag klopt.

Uiteindelijk geeft de accountant een oordeel (verklaring) over de cijfers en om een goedkeurende verklaring te krijgen mag het aantal fouten niet boven de 1% liggen van het totaalbedrag wat uitgegeven is en het bedrag wat niet goed gecontroleerd kan worden mag niet boven de 3% liggen. Daarnaast moeten geconstateerde grote fouten en onzekerheden (boven de 30.000 euro) expliciet vermeld worden in het verslag. Historie accountantsverslagen In 2019 werd er gecontroleerd op de jaarrekening 2018 en er kon geen goedkeurende accountantsverklaring worden afgegeven omdat er teveel grote fouten en onzekerheden zaten in de jaarrekening (2018 was een jaar met grote veranderingen met o.a. de ambtelijke fusie).1 Er is toen een ‘verbeterplan’ opgesteld om de zaken weer op de rit te krijgen en een jaar later in 2020 kon de accountant constateren dat de basis inmiddels steeds meer op orde was met o.a. een goede boekhouding en administratie. Wel kon er nog geen goedkeurende verklaring worden afgegeven omdat er nog teveel onzekerheden zaten in de bedragen voor het sociaal domein.2 In het jaar 2021 kon er wel weer een goedkeurende verklaring worden afgegeven over de jaarrekening 2020: de fouten en onzekerheden waren zeer beperkt en vielen onder de vooraf bepaalde grens.3 Er is toen o.a.

een goede stap gezet door zelf steekproeven uit te voeren om te kijken of de zorg die kleinere zorgaanbieders leveren ook echt geleverd is.

1

Zie het accountantsverslag en advies auditcommissie op IBABS bij 8 oktober 2019. Zie het accountantsverslag en advies auditcommissie op IBABS bij 7 juli 2020. 3 Zie het accountantsverslag en advies auditcommissie op IBABS bij 22 juni 2021. 2

Accountantsverslag 2021 Ook dit jaar kan een goedkeurende verklaring worden afgegeven en het verslag laat in het algemeen een positief beeld zien van de jaarrekening en de financiële beheersing in Duiven. De auditcommissie adviseert de gemeenteraad dan ook positief over de jaarstukken. Wel zijn de bedragen van de fouten en onzekerheden groter dan voorgaand jaar dus er zijn nog verbeteringen mogelijk. Positieve punten Het verslag laat in algemene zin zien dat de basis op orde is: de gemeente krijgt een dikke voldoende van de accountant. Er is, kortom, sinds 2019 heel veel werk verzet. Er zijn dit jaar geen onzekerheden in het sociaal domein en hierin laat onze gemeente het goede voorbeeld zien. Er zijn weer steekproeven uitgevoerd bij de kleinere zorgaanbieders of zorg (waar geld voor is betaald) echt is geleverd. Hierdoor kan de gemeente aantonen dat de bedragen voor de zorg rechtmatig zijn uitgegeven. Ook is positief dat ingekomen facturen binnen de gemeente Duiven altijd door minimaal twee personen worden gecontroleerd. Dit is een werkwijze die goed wordt gehanteerd en fraude helpt te voorkomen. Aandachtspunten Europese aanbestedingen Dit jaar zijn er (i.t.t. vorig jaar) wel onrechtmatigheden geconstateerd bij de Europese aanbestedingen.4 Bij zes leveranciers zijn de aanbestedingen niet volgens de Europese aanbestedingsregels verricht.

Tijdens onze vergadering 16 juni kregen wij wel de indruk dat er meteen actie wordt ondernomen om dit in de toekomst te voorkomen.5 Berekenen lasten grondexploitatie Het is lastig om de kosten van een grondexploitatie goed te ramen door o.a. enorme prijsstijgingen en de vraag naar materialen en mensen. Het is daarom belangrijk om de kostenramingen zo actueel mogelijk te hebben. De accountant heeft met een extern ingehuurde deskundige de huidige ramingen bekeken en dat leidde tot de conclusie dat de ramingen onvoldoende onderbouwd zijn en dus leiden tot ‘onzekerheden’. De onzekerheden liggen echter onder de grens van 3% waardoor het een goedkeurende verklaring niet in de weg staat.6 Op pag. 4 staat in de tabel daarom aangeven <2.118.000 omdat het bedrag in ieder geval onder de grens van 3% zit. De accountant heeft het college geadviseerd de kostenraming volgend jaar te actualiseren en door een externe te laten toetsen. Vanuit de organisatie werd tijdens onze vergadering toegegeven dat dit proces beter ingericht moet worden. Proces Door het extra onderzoek naar de ramingen van de kosten grondexploitatie heeft de oplevering van het accountantsverslag vertraging opgelopen: de controle is nog maar kort afgerond. Er volgt nog een formele ‘controleverklaring’ waarin de accountant formaliseert dat de gemeente een goed oordeel krijgt.

Volgend jaar zal de controle -volgens planning- een stuk eerder starten waardoor er hoogstwaarschijnlijk meer tijd is voor de gemeenteraad om de stukken te lezen. Het ‘verbeterplan’ financiën wat in 2019 is opgesteld wordt (n.a.v. een toezegging) elk kwartaal besproken op de Politieke Avond. Tijdens het bespreken van het ‘verbeterplan’ op 15 juni 2021 is afgesproken om bij de behandeling van de jaarrekening 2021 (dus a.s. dinsdag) te evalueren of deze frequentie misschien afgebouwd kan worden. De auditcommissie adviseert om dit af te bouwen naar 2x per jaar. Tijdens de Politieke Avond kan dit worden besproken met de portefeuillehouders financiën van

4

Zie pag. 5, 6 en pag. 17 accountantsverslag. Zie ook de antwoorden op de technische vragen van DOED bij de vergaderstukken hieromtrent. 6 Zie pag. 14 accountantsverslag. 5

de fracties en tijdens het ‘over en weer – onderdeel toezeggingen’ kan een mogelijke wijziging van de toezegging geformaliseerd worden. Samenwerking De samenwerking tussen de accountant en de organisatie verloopt volgens beide partijen nog steeds erg goed.

Marco Holtus, voorzitter Auditcommissie Duiven Namens de auditcommissie Duiven