Agendabundel
Tekst van het document
Bundel van de Politieke Avond van 15 juni 2021
Agenda bijlagen Agenda Politieke Avond 15 juni 2021_1.docx 1
19:30 - 20:15 - Transformatieagenda Samen sterk – ronde tafel De gemeenteraad wordt elk kwartaal bijgepraat over de financiële stand van zaken in het sociaal domein aan de hand van het Dashboard sociaal domein en er is gelegenheid om vragen te stellen over het onderdeel jeugdzorg. Behandeladvies Transformatieagenda Samen Sterk inc. opbrengst 15 juni.docx
2
20.20 – 21.10 - Verbeterplan financiën - ronde tafel Tijdens deze ronde tafel wordt de gemeenteraad door de ambtelijke organisatie bijgepraat over de voortgang van het verbeterplan om de financiële organisatie te verbeteren. 0. Behandeladvies Verbeterplan financien inc. opbrengst 15 juni.docx Financiële functie 1Stroom 2021 15062021.pptx Opvolging ML 2020.pdf
3.a
21:15 – 22:30 - Kaders Rechtmatigheidsverantwoording - ronde & debattafel Vanaf de jaarrekening 2021 moet het college zelf verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van de jaarcijfers (tot nu toe rapporteerde de accountant hier over). De raad wordt gevraagd kaders mee te geven voor deze verantwoording. 0. Behandeladvies Informatie en voorstel Rechtmatigheidsverantwoording.docx 1a. Raadsvoorstel Kaders Rechtmatigheidsverantwoording - getekend.pdf 1b. Raadsvoorstel Kaders Rechtmatigheidsverantwoording - 201506890_1.pdf 2. Concept Raadsbesluit Kaders Rechtmatigheidsverantwoording -201506978_1.pdf 3. Bijlage - Toelichting rechtmatigheidsverantwoording Duiven.pdf Advies auditcommissie rechtmatigheidsverantwoording.docx CDA - Vragen Politieke Avond 150621 Kaders Rechtmatigheid met antwoorden.docx PvdA - Vragen Kaders Rechtmatigheidsverantwoording - 15 juni 2021 met antwoorden.docx
3.b
21:15 – 22:30 - Jaarstukken 2020 gemeente Duiven - ronde & debattafel In de jaarrekening en het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid van de gemeente in 2020. De jaarrekening wordt gecontroleerd door de accountant. De gemeenteraad bespreekt het verslag en moet de jaarrekening formeel vaststellen voor 15 juli. 0. Behandeladvies programmarekening 2020.docx 1b. Raadsvoorstel Jaarstukken 2020 gemeente Duiven - 201510342_1 .docx 2. Concept Raadsbesluit Jaarstukken 2020 gemeente Duiven - 201510351_1 .docx 3. Bijlage - Jaarstukken Duiven 2020 (9-6).pdf 277002 Accountantsverslag 2020 Gem. Duiven (w.g.) - def.pdf Advies auditcommissie jaarrekeningcontrole 2020.docx Zetel Nooijen - vragen over de Jaarrekening - 15 juni 2021 met antwoorden.docx CDA - vragen over de Jaarrekening - 15 juni 2021 met antwoorden.docx PvdA - Vragen over Jaarrekening 2020 - 15 juni 2021 met antwoorden.docx 277001 Controleverklaring jaarrekening 2020 Gem. Duiven (w.g.).pdf
Agenda bijlagen 1 Agenda Politieke Avond 15 juni 2021_1.docx
Agenda Politieke Avond 15 juni 2021
Digitale Raadzaal Tijdstip: 19.30 - 20.15 Onderwerp: -
Transformatieagenda Samen sterk
Ronde tafel Portefeuillehouder: Knuiman Voorzitter: Hans Egtberts
Tijdstip: 20.20 – 21.10 Onderwerp: -
Verbeterplan financiën
Ronde tafel Portefeuillehouder: Goossen Voorzitter: Geert-Jan Schrijner
Tijdstip: 21:15 – 22:30 Onderwerp: -
Informatie en voorstel Rechtmatigheidsverantwoording Jaarstukken 2020 gemeente Duiven
Ronde & debattafel Portefeuillehouder: Goossen Voorzitter: Geert-Jan Schrijner
1 19:30 - 20:15 - Transformatieagenda Samen sterk – ronde tafel 1 Behandeladvies Transformatieagenda Samen Sterk inc. opbrengst 15 juni.docx
Onderwerp Ondertitel
Transformatieagenda Samen Sterk De gemeenteraad wordt elk kwartaal bijgepraat over de financiële stand van zaken in het sociaal domein aan de hand van het Dashboard sociaal domein en er is gelegenheid om vragen te stellen over het onderdeel jeugdzorg.
Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Belangrijkste bespreek- en/of beslispunten
Knuiman Zaaknummer Inge Beekman – Tim Kleingeld Marjet van Genugten Financiële cijfers toelichten van kwartaal 1 2021
Historie
Op 9 maart is afgesproken dat ‘jeugdzorg in de hand’ onderdeel wordt van de transformatieagenda Samen Sterk. Elk kwartaal wordt de gemeenteraad bijgepraat over de financiële stand van zaken. In oktober en februari wordt de raad bijgepraat over de acties uit de transformatieagenda Samen Sterk. N.v.t.
Termijn
n.v.t.
Er is geen raadsvoorstel wat voorligt: het betreft een informatieve bespreking.
Politieke Avond Voorzitter J.W. Egtberts Behandeladvies
15 juni Griffie Zaal Domein Duur E.N. Bosscha Digitale Raadzaal Sociaal 45 MIN De organisatie heeft het dashboard verder ontwikkeld. Tijdens deze ronde tafel wordt het dashboard gepresenteerd samen met de nieuwste cijfers van kwartaal 1. Ook is er gelegenheid om vragen te stellen over het onderwerp Jeugdzorg.
Spreekrecht publiek
Men kan meepraten aan de ronde tafel. Aanmelden via griffie@duiven.nl. Voor meer informatie https://www.duiven.nl/meedoen
Opbrengst van de tafel 15 juni
Naar de toekomst toe gaat de organisatie op zoek naar middelen om cijfers automatisch te genereren. Nu wordt alles nog handmatig ingevoerd omdat er nog geen middel is. Een aantal tafeldeelnemers spreekt hun waardering uit voor hoe de organisatie dit oppakt en zich inzet om met indicatoren de cijfers beter inzichtelijk te maken (n.a.v. advies rekenkamer). De organisatie geeft aan dat er een wachtlijst is voor de jeugdzorg. Er zijn normen vastgesteld hierover. Dit wordt toegevoegd aan het dashboard. Ook wordt een lange termijn beeld toegevoegd waarbij gebruik wordt gemaakt van de feitelijke informatie (ingediende declaraties).
Een volgende bespreking wordt ook dieper ingegaan op de cijfers. Deze cijfers worden dan ook vooraf opgestuurd d.m.v. een PDF uitdraai. Raadsvergadering n.v.t.
2 20.20 – 21.10 - Verbeterplan financiën - ronde tafel 1 0. Behandeladvies Verbeterplan financien inc. opbrengst 15 juni.docx
Onderwerp Ondertitel Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Belangrijkste bespreek- en/of beslispunten Historie
Verbeterplan financien Tijdens deze ronde tafel wordt de gemeenteraad door de ambtelijke organisatie bijgepraat over de voortgang van het verbeterplan om de financiële organisatie te verbeteren. Goossen Zaaknummer n.v.t. Rene Borgardijn R.borgardijn@1stroom.nl Het bespreken van de voortgang van het verbeterplan. Er ligt geen raadsvoorstel voor. Afgelopen jaren kwamen er grote financiële tekorten aan het licht, maar ook de financiële organisatie bleek niet op orde bleek o.a. uit het accountantsverslag waar veel verbeterpunten werden genoemd. Op 8 oktober 2019 heeft de gemeenteraad op de Politieke Avond het accountantsverslag van de jaarrekening 2018 besproken. De teamregisseur financiën heeft toen een verbeterplan gepresenteerd voor de financiële functie organisatie-breed. Ook in de kennisgeving A5 (raad 22 oktober 2019) staat informatie over het verbeterplan. In die kennisgeving is daarnaast toegezegd dat de raad en auditcommissie elk kwartaal van de stand van zaken omtrent het verbeterplan op de hoogte worden gehouden. 10 maart 2020: Politieke Avond ronde tafel verbeterplan financiën. 29 september 2020: Politieke Avond ronde tafel verbeterplan financiën. 9: maart 2021: Politieke Avond ronde tafel verbeterplan financiën. Ook is de auditcommissie op gezette tijden bijgepraat, de laatste keer op: 1o juni.
Termijn
De gemeenteraad wordt elk kwartaal bijgepraat over dit onderwerp.
Politieke Avond Voorzitter G.J. Schrijner Behandeladvies
15 juni 2021 Griffie Zaal Domein Duur E.N. Bosscha Digitale Raadzaal Bestuur 50 minuten Tijdens de ronde tafel zal de teamregisseur Rene Borgardijn een presentatie houden.
Spreekrecht publiek
Men kan meepraten aan de ronde tafel; Aanmelden via griffie@duiven.nl. Voor meer informatie https://www.duiven.nl/meedoen
Opbrengst van de tafel 15 juni
De teamregisseur financiën geeft een presentatie over het verbeterplan aan de hand van de punten: 1. Goed nieuws (externe controle is positief) 2. Verbeterplan financiële functie 1stroom. 3. Resultaten 4. Doorontwikkeling Er zijn niet veel inhoudelijke vragen. Veel raadsleden spreken waardering uit voor de stappen die zijn gezet. Wel wordt meegegeven niet teveel Engels te
gebruiken en niet teveel afkortingen: het moet voor iedereen te begrijpen zijn, ook inwoners die meekijken. Als antwoordt op de vraag hoe het mis heeft kunnen gaan wordt geantwoord dat het nieuwe financiële systeem mogelijk te snel is geïmplementeerd en dat een reorganisatie/fusie ook altijd een aantal jaren tijd kost voordat alles weer goed loopt. Er is ook veel geleerd door de tips en betrokkenheid van de accountant om alles weer de goede kant op te krijgen. De meerderheid van de tafeldeelnemers geeft aan dat het gewenst blijft om elk kwartaal een update te krijgen. Bij de volgende jaarrekening bespreking (2022) kan dit mogelijk worden herzien. De Excel lijst is vervormd in de transformatie naar PDF. Dit wordt aangepast. Raadsvergadering N.v.t.
1 Financiële functie 1Stroom 2021 15062021.pptx
Financiële functie 1Stroom Stand van zaken medio 2021
Agenda
1. Goed nieuws 2. Verbeterplan financiële functie 1Stroom 3. Resultaten 4. Doorontwikkeling
1. Goed nieuws
Hoe was het ook al weer? Jaarrekeningen: 2018 • 1 x afkeurend • 2 x beperking Administratie en processen niet op orde 2019 • 1 x goedkeurend • 2 x beperking Onzekerheden sociaal domein
1. Goed nieuws
Goedkeurende accountantsverklaringen 2020
• •
Getrouwheid Rechtmatigheid
Voor: • Duiven • Westervoort • 1Stroom
1. Goed nieuws
2020 Administratie, beheer en processen financiële functie: op orde Prestatieverklaringen sociaal domein: best practise
2. Verbeterplan financiële functie 1Stroom
1. Spoor 1: de Basis op orde (2019 – 06/2020) 2. Spoor 2: Going concern (01/2020 – 06/2021) 3. Spoor 3: Continu leren & verbeteren (2021 e.v.)
‘Professioneel Partner in de Bedrijfsvoering van 1Stroom’
3. Resultaten spoor 1 & 2 Sheet presentatie oktober 2019: Financiële functie op orde & in control betekent: Kwaliteit van de uitvoering van de financiële functie is zichtbaar verbeterd, transparant en geborgd. Werkprocessen zijn beschreven, geüniformeerd en zo veel als mogelijk gestandaardiseerd. Team Financiën is in verbinding met de interne organisatie en externe ketenpartners. Werkbeleving en werkplezier is op de afdeling Financiën aanwezig. Goedkeurende accountantsverklaringen
4. Doorontwikkeling
• Opvolging adviezen Accountantsverklaring 2020 • Start 3e kwartaal 2021 • Opvolging Managementletter 2020 • Zie excel-lijst (o.b.v. ML 2020): continu proces • Spoor 3: start 2022 (Covid, nieuwe organisatie, uitloop spoor2) 1. Verbeteraanpak gericht vanuit de samenleving, stakeholders en (interne) partners
• Systeem voor procesoptimalisatie opgezet en werkend • Systeem van interne controle doorontwikkeld en werkend • Systeem van risicoanalyse en auditing opgezet en werkend 2. “in control statement 2020” accountant 3. Team: van financieel naar business partner 4. Processen in 1 x goed: iedere € raak, waarde toevoegen Continu proces van leren en verbeteren (spoor 3)
4. Doorontwikkeling
Meer grip op de gemeentelijke huishouding • Vergroten voorspellend vermogen (continu proces) • Kwaliteit PDCA in onze organisatie (continu proces) • Kwaliteit interne controle (programma gereed) • Kwaliteit rapportages (1e slag jaarrekening, VJN) Sturingsinformatie vanuit 1Stroom • Kwaliteit en opzet huidige rapportages Start jaarrekeningproces 2021: vanaf 1 juli • Evalueren • Start interne controle
1 Opvolging ML 2020.pdf
Proces Investeringen
Bevinding en risico Bij het aanmaken van activakaarten wordt het jaar van activering in het financiële systeem ingevoerd. K2 Finance start de kapitaallast automatisch in het jaar na activering. Kredieten moeten in K2F handmatig gereed gemeld worden. Deze actie ligt bij 1 persoon. Als een krediet gereed gemeld is starten de kapitaallasten in het volgende jaar. Er vindt geen controle plaats op tijdige gereedmelding. Hierdoor is een risico aanwezig dat kapitaallasten te laat starten. Als een investering vertraging oploopt en het jaar van activering niet wordt aangepast, bestaat het risico dat kapitaallasten te vroeg beginnen.
Huuropbrengsten
Treasury
De indexaties van de huurprijzen worden op verschillende momenten in het jaar gedaan, afhankelijk van de ingangsdatum van het contract. Hierdoor is het risico aanwezig dat indexaties niet tijdig of niet juist worden doorgevoerd. Volgens de interne procedure moet bij het aantrekken van kort geld bij 2 banken een offerte worden opgevraagd. Bij het aantrekken van kort geld is in 2020 alleen een offerte bij de BNG opgevraagd, omdat de organisatie nog niet bekend is bij de Nederlandse Waterschapsbank
Aanbeveling We adviseren u de tijdigheid van de start van de kapitaallasten te controleren.
We adviseren om de indexaties van huurprijzen op een vast moment in het jaar te doen. Hierdoor is dit makkelijker te bewaken. We adviseren u 1Stroom aan te melden bij de NWB zodat deze bank ook offertes uit kan brengen en daarmee voldaan wordt aan de interne procedure.
Follow up 2020 Nieuwe aanbeveling 2020
Opvolging 4e kwartaal: afspraken over achtervang in proces loopt, 2 maal per jaar gaat de controle opgepakt worden tav parameters nieuwe/lopende investeringen.
Nieuwe aanbeveling 2020
Intern nog afstemmen over hoe/wel/niet opvolgen advies
Nieuwe aanbeveling 2020
Opgepakt en ingebed in proces
Personeel (2018)
De twee salarisadministrateurs geven mutaties door aan het salarisverwerkingsbureau en controleren de verwerking. De salarisadministrateurs kunnen rollen en
Daarnaast adviseren wij u interne controle te laten uitvoeren op de personeelsdeclaraties.
Personeel (2018)
Binnen de salarisadministratie worden de ingevoerde mutaties door Gereed een andere medewerker gecontroleerd. Binnen de salarisadministratie worden Gereed de ingevoerde mutaties door een andere medewerker
Wij adviseren u binnen het financieel pakket K2F en het Er zijn 3 superusers (2 applicatiebeheerders en 1 salarissysteem een integrale consulent) die alle rechten hebben binnen het analyse uit te voeren en te financieel pakket (K2F) en 2 superusers controleren of de medewerkers (salarisadministrateurs) binnen het niet meer rechten hebben dan wat salarispakket. wenselijk is uit hoofde van hun functie.
Voor K2F was dit reeds opgepakt. Voor het salarissysteem zijn de Gereed rechten binnen het pakket in beeld.
De superusers zijn betrokken bij de uitvoering van het proces en kunnen zichzelf rechten verstrekken.
Indien een medewerker binnen een gebruikersgroep is ingedeeld en tussentijds aanvullende rollen en rechten krijgt die binnen een andere gebruikersgroep vallen, adviseren wij u te bewaken dat de medewerker geen rechten krijgt die kunnen leiden tot onrechtmatige transacties.
Voor K2F was dit reeds opgepakt. Voor het salarissysteem zijn de Gereed rechten binnen het pakket in beeld.
Mutaties van de superusers worden niet gecontroleerd.
Vanuit de interne controle de De logging van wijzigingen in controle te verrichten op het juiste de rechten moet nog Q4 2021 handelen van de superusers. gecontroleerd worden.
IT Superusers
IT Superusers
Wij adviseren u collegiale toetsing op de salarismutaties in te richten en deze controle zichtbaar vast te leggen.
Rollen en rechten in geautomatiseerde systemen worden toegekend of geblokkeerd door de applicatiebeheerders.
In verband met de achterstanden in de IT - Toegangsrechten administratie en de functiewisselingen is in 2018 besloten om aanvullende rollen en rechten tijdelijk toe te kennen aan medewerkers om processen efficiënter te laten verlopen. De toegang tot het netwerk wordt voor het tijdelijk personeel automatisch geblokkeerd door het invoeren van de uitdienstdatum bij de RID. Voor het personeel met een vast contract is de RID en applicatiebeheer afhankelijk van meldingen vanbuit de teamregisseurs
IT – Wijzigen van wachtwoorden
De complexiteit van het wachtwoord in Key2Financiën is beperkt en tevens is de wijzigingsfrequentie laag. Hierdoor is er een verhoogd risico op onrechtmatige toegang tot systemen en onrechtmatige/ ongeautoriseerde boekingen.
Wij adviseren maandelijks de juiste en tijdige afmelding van vaste medewerkers zichtbaar te Er is een checklist On- en Off controleren met de uit dienst lijst boarding opgesteld en in Gereed uit het salarispakket. Volgens de gebruik genomen. huidige werkwijze zijn de applicatiebeheerders sterk afhankelijk van de input van de teamregisseurs.
Voor de jaarrekeningcontrole is Aanbeveling wordt het belangrijk de totale loonlijst te overgenomen eind 2021. controleren en te laten autoriseren door de directie
Gereed
Er is een checklist On- en Off boarding opgesteld en in Gereed gebruik genomen.
Het wachtwoordbeleid was Wij adviseren het vorig jaar reeds wachtwoordenbeheer voor K2F aangescherpt. In 2020 is de aan te scherpen door gebruik te wijzigingsfrequentie maken van minimaal 8 karakters, verruimd naar 180 dagen. Dit een combinatie van diverse tekens past binnen de Baseline zoals letters (hoofd- en kleine Informatiebeveiliging letters), cijfers en symbolen. Overheid.
Gereed
verruimd naar 180 dagen. Dit past binnen de Baseline Informatiebeveiliging Overheid.
IT – Wijzigen van wachtwoorden
Gereed
Daarnaast adviseren wij u om periodieke wachtwoordwijziging binnen de applicatie af te dwingen. Er komen via diverse kanalen meldingen binnen Wij adviseren u de juistheid van In K2F worden het bankrekeningnummer te van nieuwe of gewijzigde bankrekeningnummers altijd controleren aan de hand bankrekeningnummers. Deze wijzigingen gecontroleerd door een bijvoorbeeld afstemming per mail andere persoon. Daarbij worden zonder controle door een andere met de leverancier en de medewerker verwerkt. wordt een naam-nummer Daarnaast adviseren wij u een interne controle te laten uitvoeren op de mutaties van de superusers. Advies is overgenomen Over het hele jaar alle wijzigingen in de bankrekeningnummers integraal te toetsen. Binnen de workflows is In het systeem aanpassen dat Facturen kunnen worden betaald zonder dat de facturen alleen kunnen worden functiescheiding aangebracht prestatie akkoord verklaarder en de betaald als deze zijn getekend door tussen budgethouder deze hebben geaccordeerd. prestatieakkoordverklaarder de prestatie akkoord verklaarder en budgethouder. en de budgethouder. De teamregisseurs zijn budgethouders en Een sterke materiële controle uit Dit speelde met name bij de tekenen de facturen voor hun budgetten voor te laten voeren op de financiële oprichting van GR 1Stroom in akkoord. Zij beheren soms verschillende administratie of de facturen op het 2018.
Inmiddels zit er meer budgetten binnen maar ook meerdere juiste budget en op de juiste controle op dat de lasten op budgetten van verschillende organisaties. organisatie zijn verantwoord. de juiste organisatie worden
Inkopen – Controle Daarnaast kunnen 3 superusers die bij het op wijziging proces automatisering genoemd zijn bankrekeningnumm bankrekeningnummers invoeren, wijzigen en ers autoriseren.
Gereed
Inkopen – Verschuiving lasten tussen organisaties
Gereed Voor het boekjaar een steekproef uit te voeren op de juiste verwerking van de facturen op de juiste organisatie en het juiste budget binnen de organisatie.
Eveneens aangescherpt door herformuleren inkoop- en factuurvoorwaarden
Inkopen – Controles betalingen
Inkoop – Onderhanden facturen
Inkoop – Onderhanden facturen
Bij betalingen wordt gecontroleerd op bijzonderheden. De SHA (totaal) code wordt ook gecontroleerd. Vanaf 2021 Wij adviseren u de betalingen te wordt een integrale controle controleren op de juistheid van het uitgevoerd bij betalingen bankrekeningnummer, of het boven een bepaald Bij de betaling wordt niet gecontroleerd of het bedrag conform de factuur en/of grensbedrag en een betaalbaar gestelde bedrag in de bankapplicatie de beschikking is en de SHA code steekproef van 10% op het aansluit met de betaallijst. aansluit op de betaallijst. restant.
We hebben vastgesteld dat facturen lang in de workflow blijven hangen, waardoor deze niet tijdig geboekt en mogelijk niet tijdig betaald worden. Het risico is dat de budgetuitnutting niet tijdig inzichtelijk is.
De facturen in de workflow zo spoedig mogelijk uit te zoeken en te verwerken. Wij adviseren u achterstanden in de verwerking van aankoopfacturen niet te laten gebeuren. Dit heeft een enorme vertraging op de uitvoering van processen, levert dit intern veel onrust en communicatie op en ook kan de interne controlefunctie niet goed opereren.
Monitoring op facturen in de workflow vindt actiever plaats. Na 7 dagen een herinnering. Aantal facturen dat lang in de workflow zit is beperkt.
Gereed: Opgepakt en ingebed bij de administratie vanaf begin 2021
Gereed: voortgang factuur en betaalproces wordt wekelijks gemonitord. Norm= 30 dagen
Gereed: voortgang factuur en betaalproces wordt wekelijks gemonitord. Norm= 30 dagen
Inkoop – Onjuiste adressering facturen
Sommige facturen zijn verkeerd geadresseerd en staan op de verkeerde organisatienaam.
Niet accepteren dat deze facturen worden verwerkt en aan de leverancier een nieuwe en juiste factuuradressering vragen.
Dit speelde met name bij de oprichting van GR 1Stroom in 2018. Inmiddels zit er meer controle op de juiste adressering en komt een Gereed: actieve sturing onjuiste adressering veel op inkoop- en minder voor. factuurvoorwaarden
Voor het boekjaar een steekproef uitvoeren op de juiste verwerking op het juiste budget en op de juiste organisatie.
Inkoop – Onjuiste adressering facturen
Begrotingsbeheer (2018)
De door de raad vastgestelde primitieve begroting van de gemeente Duiven is niet juist ingeboekt in K2F. Intern wordt het verschil en de impact op de rechtmatigheid uitgezocht.
Wij adviseren u de controle op de juiste en volledige invoer van begrotingswijzigingen zichtbaar te maken en voor het boekjaar een interne controle uit te voeren op de juistheid, rechtmatigheid en volledigheid van begrotingswijzigingen.
In 2020 uitgevoerd, idem 2021 via interne controleprogramma Gereed Er is een procesbeschrijving opgesteld. Op basis van de college- en raadsbesluiten wordt de volledigheid van de begrotingswijzigingen vastgesteld. Daarnaast wordt met vaste formats gewerkt. Door de IC wordt getoetst of de ingevoerde begrotingswijziging herleidbaar is vanuit het besluit.
Gereed
Begrotingsbeheer (2018)
Investeringen en kredieten (2018)
In artikel 5 van de financiële verordening van GR 1Stroom is geregeld dat het algemeen bestuur de bedrijfsvoering budgetten De categorieën die in de autoriseert. Er is geen zichtbaar begroting worden genoemd, vastgelegde structuur met vallen allemaal onder het betrekking tot kostensoort en programma Bedrijfsvoering. grootboeknummers die onder de Het Algemeen Bestuur bedrijfsvoering budgetten vallen. autoriseert het totaal van het Hierdoor is het niet vast te stellen programma en niet per of de primaire begroting en de categorie. begrotingswijzigingen juist zijn verwerkt in K2F conform de AB besluiten. Daarnaast kan niet vastgesteld worden of er een AB besluit ten grondslag moet liggen aan een administratieve wijziging In de financiële verordening van de organisatie is opgenomen dat projecten en kredieten met een afwijking groter dan € 15.000 moeten worden toegelicht in de rapportages. De Wij adviseren u frequenter en gemeente rapporteert 1x per jaar inhoudelijk en financieel te rapporteren over de niet financieel over de voortgang van de voortgang van de projecten en investeringen. investeringen.
Bij de jaarrekening worden alle kredieten beoordeeld. Bij de tussenrapportages wordt dit nu ook gedaan. Daardoor zijn eventuele overschrijdingen eerder in beeld.
Gereed: opgenomen in reguliere P&C
Voor het boekjaar is het noodzakelijk om integraal vast te stellen of de uitgaven op projecten en investeringen binnen de kredieten zijn gebleven. Bij overschrijdingen kan er sprake zijn / is er sprake van een onrechtmatigheid.
Investeringen en kredieten (2018)
Memoriaalboekinge n (2018) 1.Het ontbreekt aan een formeel proces rondom het verwerken van memoriaalboekingen. 2.Memoriaalboekingen worden niet door een ander gecontroleerd.
Prestatielevering WMO/Jeugd
3.Het niet verwerken van een memoriaalboeking wordt niet geconstateerd. De gemeente Duiven is afhankelijk van een controleverklaring van de zorgorganisaties (Jeugd/WMO) om vast te kunnen stellen of de ingekochte zorg juist en volledig wordt verantwoord. Het moment van ontvangst
Gereed Bij de jaarrekening worden alle kredieten beoordeeld. Bij de tussenrapportages wordt dit nu ook gedaan. Daardoor zijn eventuele overschrijdingen eerder in beeld.
Wij adviseren u het proces te formaliseren en de controle op de juiste en volledige invoer van memoriaalboekingen zichtbaar te maken. Daarnaast adviseren wij de Binnen K2F is memoriaalboekingen doorlopend functiescheiding tussen te nummeren. Voor het boekjaar is invoeren en doorboeken. het noodzakelijk de Daarbij is geen sprake van memoriaalboekingen risicogericht zichtbare controle. Wel te controleren op juistheid en wordt gedurende het jaar rechtmatigheid en op een juiste een steekproef uitgevoerd verwerking. op de memoriaalboekingen.
Wij adviseren het College de controle van de zorgaanbieders zodanig in te richten dat de gemeente zelfstandig vaststelt dat de zorg rechtmatig is geleverd.
Proces is zichtbaar verbeterd en de hoeveelheid memoriaalboekingen is flink afgenomen. Formaliseren afspraken zal in Q3 2021 worden opgepakt
De gemeente gaat over 2020 Gereed: opgepakt In JReen steekproef uitvoeren proces 2020 voor de prestatielevering van de zorg. Dit wordt alleen gedaan voor zorgaanbieders
Bevinding 2018
In 2018 is een onderzoek uitgevoerd naar de inkoopfunctie bij uw gemeenten. Hieruit is een aantal aanbevelingen naar voren gekomen. Naleving Europese Het proces van aanbestedingen is belegd bij de aanbestedingsregel budgethouder. De budgethouder besluit zelfstandig welke vorm van aanbesteding wordt s gevolgd. Inkoopadvies bij de RID is op vrijwillige basis Er is onvoldoende informatie beschikbaar of het is lastig om informatie te verkrijgen waaruit blijkt waarom voor een bepaalde aanbestedingsprocedure is gekozen
Wij adviseren u toe te zien op de tijdigheid, volledigheid en de Onderhanden: juistheid van de aanbestedingen aanbestedingskalender + door het inrichten en gebruiken contractenregister van een contractenregister en een aanbestedingskalender.
Bij de teamregisseurs is aandacht gevraagd voor Daarnaast adviseren wij u om goed de naleving van de aanbestedingsrichtlijnen. vast te leggen waarom voor een bepaalde aanbestedingsprocedure Tevens is de gemeente in gekozen is. gesprek met de RID over het verbeteren van de inkoopfunctie. Een contractenregister is in opbouw, maar wordt nog verder uitgewerkt.
Q4 2021
Gereed: geen omissies in 2020
Q4 2021
Gereed: geen omissies in 2020
Door het ontbreken van zichtbare beheersingsmaatregelen en een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan. Er is nog geen aanbestedingskalender opgesteld om zo inzichtelijk te krijgen wanneer welke aanbesteding zal moeten starten. De volledigheid van het contractenbeheer is niet gewaarborgd.
De prestatie akkoord verklaarder (PAV-er) toetst de prestatielevering en geeft hiervoor in K2F een goedkeuring.
Q4 2021
Q4 2021
Wij hebben u geadviseerd te onderbouwen hoe de prestatie is vastgesteld en het controlebewijs te bewaren.
Prestatieleveringen
Een bewijs van controle wordt uit praktische Wij adviseren u een interne overwegingen niet altijd bewaard of wordt soms controle uit te voeren op de niet gekregen. inkopen/prestatieleveringen. De rechtenstructuur binnen Central Station is onoverzichtelijk. Hierdoor is het risico aanwezig dat medewerkers rechten hebben die ze niet moeten hebben en onrechtmatige IT – rechten Central verstrekkingen doen. Station
Gereed: tevens geen Er is een organisatie brede omissies in 2020 notitie opgesteld om handvatten te bieden in lijn met regelgeving en praktische uitvoerbaarheid. In de praktijk blijkt het echter nog lastig om altijd de juiste documenten ter onderbouwing van de prestatielevering terug te vinden. Overigens blijkt uit de Gereed: tevens geen steekproef dat de omissies in 2020 prestatieverklaarder niet altijd feitelijk de prestatie vaststelt.
We adviseren u de rechtenstructuur in Central Station overzichtelijker te maken en vaststellen iedereen de juiste Nieuwe bevinding 2020 rechten heeft.
Is inmiddels opgepakt en aangepast in het systeem. Release medio 2021.
IT – rechten Central Station
Nieuwe bevinding 2020 Er is geen functiescheiding bij het wijzigen van bankrekeningnummers van cliënten in CS. Bij organisaties is deze functiescheiding er wel.
Gemeentelijke belastingen – Implementatie GOUW IT
De implementatie/inrichting van het nieuwe softwarepakket voor de lokale heffingen is onderhanden. De openstaande vorderingen van de gemeenten zijn overgenomen in de nieuwe Wij adviseren u te controleren of sub administratie GOUW IT. de gegevens, zoals bijvoorbeeld openstaande vorderingen juist en De koppelingen tussen GOUW IT en andere volledig zijn overgegaan vanuit de applicaties zoals Squit XO, de BasisRegistratie oude applicatie naar de nieuwe Personen (BRP) en het kadaster zijn applicatie GOUW IT. onderhanden. Het risico bestaat dat de vorderingen uit de subadministratie GOUW IT niet aansluiten met de vorderingen volgens de financiële administratie.
De behandeling van aanvragen, het toekennen WMO, jeugd en van de beschikking en melding bij de bijzondere bijstand zorgaanbieder ligt in één hand. Hierdoor is het – ontbreken risico aanwezig dat toekenningen onterecht functiescheiding worden gedaan.
Grondexploitaties
Advies is om de functiescheiding ook bij cliënten in te richten
Implementatie GOUW IT is afgerond. Alle koppelingen werken en de aansluitingentussen de subsystemen worden gemaakt.
Ongewijzigd. De consulenten zijn zelfstandig bevoegd om Wij adviseren u scheiding aan te besluiten te nemen. brengen tussen het in behandeling Collegiale toetsing vindt nemen van een aanvraag en het alleen plaats bij ingehuurde toetsen en verstrekken van de consulenten of consulenten beschikking. die moeite hebben met de besluitvorming
Aangezien omstandigheden en De nota grondbeleid van de gemeente Duiven is wetgeving veranderen, adviseren van 2008. wij regelmatige aanpassingen van de nota grondbeleid.
Naar verwachting wordt de nota in 2021 geactualiseerd.
Gereed
De accountant adviseert in deze echter het is de vraag of 4-ogen principe bij beschikkingen nodig is gelet op expertise consulent (BIG). Afstemmen Q3. Start eind 2021 afhankelijk van ontwikkelingen Omgevingswet
Binnen het subsidieproces worden de Wij adviseren u scheiding aan te aanvragen behandeld, geregistreerd en wordt brengen tussen het in behandeling de beschikking afgegeven door 1 persoon. nemen van aanvragen, de Daarnaast wordt bij beoordeling van de subsidie registratie en het toetsen en Eerst moet een geen gebruik gemaakt van checklisten. verstrekken van de beschikking. Subsidieverstrekkin verbetervoorstel worden gen – geen Daarnaast adviseren wij u om op opgesteld. Op basis daarvan functiescheiding in Het risico is dat besluiten onterecht worden basis van de verordening een kunnen verdere acties het proces genomen en dat niet terug te herleiden is, hoe checklist op te stellen met de worden genomen. tot het besluit is gekomen. gestelde eisen en deze zichtbaar te toetsen. Wij adviseren u daarnaast de juiste financiële verwerking te controleren.
De tarieven worden ingevoerd en gewijzigd door één medewerker.
Omgevingsvergunni ngen – controle op tarieven
In de verordening is bepaald wanneer de leges verschuldigd zijn en wanneer de omzet moet worden genomen. Op dit moment is niet duidelijk op welk moment de omzet genomen moet worden.
Onderhanden werk: nog afstemmen met TR SD, oppakken vanaf Q3 - gereed Q4
Ingevoerde tarieven worden Wij adviseren u de controle gecontroleerd. Vanaf 2021 is zichtbaar uit te voeren op de deze controle ook zichtbaar. invoer en wijziging van tarieven en Over 2020 is achteraf een de logfile. interne controle uitgevoerd.
Analyseer de verordening om vast te stellen of hierin goed staat wat het moment van omzetverantwoording is en tegen welk tarief. Analyseer of de omzet in de juiste periode wordt verantwoord. Aandachtspunt is de verordening hierop verduidelijken.
De verordening van de gemeente is gebaseerd op de modelverordening van de VNG. Deze wordt nader onderzocht.
Gereed; aantoonbare en zichtbare controles opgepakt en ingebed
Binnen het proces van leerlingenvervoer is geen Leerlingenvervoer functiescheiding tussen het in behandelingen – nemen van een aanvraag en het verstrekken functievermenging van de beschikking. Hierdoor is het risico (2018) aanwezig dat vervoer onterecht wordt toegekend.
Investeringen en kredieten (2018)
Personeel (2018)
Wij adviseren u scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van een aanvraag en het toetsen en verstrekken van de beschikking.
Wij adviseren u frequenter en financieel te rapporteren over de voortgang van de projecten en In de financiële verordening van de gemeente investeringen. Duiven is opgenomen dat projecten en Voor het boekjaar is het kredieten met een afwijking groter dan € 15.000 noodzakelijk om integraal vast te moeten worden toegelicht in de rapportages. stellen of de uitgaven op projecten De gemeente rapporteert 1x per jaar en investeringen binnen de inhoudelijk en niet financieel over de voortgang kredieten zijn gebleven. Bij van de investeringen. overschrijdingen kan er sprake zijn / is er sprake van een onrechtmatigheid.
De twee salarisadministrateurs geven mutaties door aan het salarisverwerkingsbureau en controleren de verwerking.
Wij adviseren u collegiale toetsing op de salarismutaties in te richten en deze controle zichtbaar vast te leggen.
De salarisadministrateurs kunnen rollen en rechten toekennen binnen de salarisapplicatie Youforce.
Daarnaast adviseren wij u interne controle te laten uitvoeren op de personeelsdeclaraties.
Alle aanvragen worden besproken, maar dat wordt niet vastgelegd. In 2021 wordt dit opgevolgd.
Status afgestemd met teamregisseur: Q3 gereed
Bij de jaarrekening worden alle kredieten beoordeeld. Bij de tussenrapportage (met name Najaarsnota) wordt dit nu ook gedaan. Daardoor zijn eventuele overschrijdingen eerder in beeld.
Gereed
Binnen de salarisadministratie worden de ingevoerde mutaties door een andere medewerker gecontroleerd.
Gereed
Huuropbrengsten (2018)
1.Het proces van behandeling huur aanvragen, het afsluiten van contracten en Wij adviseren u over 2018 en versturen van de opdrachtbrief aan team volgende jaren: financiën voor de facturering en goedkeuring van creditnota’s ligt in één hand.
De planning is om interne controle uit te gaan voeren op de contracten voor deze getekend worden. In 2020 is dit nog niet gerealiseerd.
2.Structurele verhuur van panden die in bezit zijn van de gemeente Duiven zijn in kaart gebracht en door middel van een opdrachtbrief ingelezen in K2F.
-Scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van een aanvraag en het afsluiten van het contract.
Aansluiting met de gemeentelijke OZBaanslagen is gemaakt bij jaarrekening 2019. Wordt jaarlijks geactualiseerd.
3.De basis voor de facturering is de opdrachtbrief.
-Zichtbare aansluiting te maken tussen alle panden die in bezit zijn en het kadaster. Op basis van deze overzichten en De buitendienst komt bij de de (contractuele) afspraken panden langs en heeft periodiek de realisatie te signaalfunctie. vergelijken met de werkelijkheid en verschillen verklaren.
Gereed
Gereed
Er zijn onduidelijkheden over juiste toepassing van het btw regime.
-Leegstandscontroles uit te voeren.
Er wordt gewerkt met standaard contracten. Aantal nieuwe contracten is jaarlijks beperkt.
4.Huurovereenkomsten worden per situatie opgesteld. Bij de gemeente Duiven is een huurprijzenbeleid aanwezig.
-Een standaardmodel huurovereenkomst op te stellen.
Toegevoegde waarde hiervan is beperkt, aangezien aantal nieuwe contracten Advies nemen wij niet zeer beperkt is. over
-BTW toepassing op huuropbrengsten af te stemmen met fiscaal specialisten of de belastingdienst. De planexploitatie wordt 1 keer per jaar door de planeconoom opgesteld. Hij maakt hiervoor Wij adviseren u een systeem van gebruik van informatie uit verschillende Grondexploitaties – interne controle op te zetten voor bronnen. Geen interne de grondexploitatie door de controle interne controleur en met behulp Op de planexploitatie vindt geen interne van externe deskundigen. controle plaats. De voortgang van de baten en lasten worden periodiek beoordeeld. Door de afhankelijkheid van 1 persoon is er een
Gedurende het jaar worden lasten in de grondexploitatie verwerkt en jaarlijks wordt de Grondexploitaties complexberekening geactualiseerd. Er is geen nacalculaties systeem van systematisch nacalculeren als deelopdrachten zijn uitgevoerd.
Wij adviseren u de uitgevoerde deelopdrachten na te calculeren en analyses uit te voeren door de gerealiseerde lasten te vergelijken met de begrote lasten. Voor het boekjaar de werkelijk lasten en baten van de afgelopen periode analyseren en afzetten tegen de begroting en een analyseverslag maken.
Wij adviseren u scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van bezwaren en Bezwaren en Het behandelen van bezwaren en kwijtscheldingen, registratie en kwijtscheldingen - kwijtscheldingen, het toekennen van de het toetsen en verstrekken van de functievermenging beschikking en de registratie liggen in één hand. beschikking.
OHW: afstemmen over hoe organiseren Q3 2021 Er wordt een externe ingezet om de grondexploitatie te controleren. Daarmee wordt het risico voldoende afgedekt.
Gereed
Afhankelijkheid van 1 planeconoom blijft
Er vindt beperkt analyse plaats, maar daar zijn geen vastleggingen van.
OHW: afstemmen over hoe organiseren Q3 2021
Vermenging van bezwaren en Functiescheiding zou in 2e kwijtscheldingen is helft 2020 worden minimaal. ingevoerd, maar dit is niet Aantoonbaarheid gerealiseerd. De omvang van vaststellen en delen het aantal bezwaren is met accountant overigens beperkt.
Bezwaren en Het behandelen van bezwaren en kwijtscheldingen - kwijtscheldingen, het toekennen van de functievermenging beschikking en de registratie liggen in één hand.
Koppelingen OZB administratie met financiële administratie
De omvang van het aantal bezwaren is beperkt . Wij adviseren u de aansluiting zichtbaar vast te leggen en afwijkingen te verklaren.
Vanaf oktober 2018 is een automatische koppeling gemaakt tussen Civision en K2F. Jaarlijks wordt de aansluiting gecontroleerd.
Mutaties WOZ waarde
Mutaties WOZ waarde
Wij adviseren u de WOZ mutaties zichtbaar door een andere medewerker te laten toetsen. Wij adviseren u daarnaast de controle van de WOZ waarde met de WOZ waarde van vorig jaar zichtbaar uit te voeren door een andere medewerker dan de medewerker die de WOZ waarde heeft aangepast en deze controle zichtbaar te maken.
Gemeentelijke belastingen -
helft 2020 worden ingevoerd, maar dit is niet gerealiseerd. De omvang van het aantal bezwaren is overigens beperkt. De controle wordt wel uitgevoerd, maar is niet zichtbaar. De aansluiting tussen het belastingpakket en de financiële administratie wordt wel gemaakt.
Gemeentelijke belastingen – definitieve aanslag
Gereed
Toetsen WOZ-mutaties door andere collegae is opgepakt.
WOZ mutaties worden binnen GT WOZ en Civision doorgevoerd. Alleen grote afwijkingen met de WOZ waarde van vorig jaar worden gecontroleerd. Voordat de definitieve aanslagen verstuurd worden, wordt vastgesteld dat deze aansluiten met de proefkohier. Deze controle wordt niet zichtbaar vastgelegd. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat deze uitgevoerd is.
Gereed: opgepakt en ingebed.
OHW: afstemmen over hoe organiseren Q3 2021
Wij adviseren u de controle op de proefkohier en de definitieve aanslag zichtbaar te maken.
Ongewijzigd: de controle wordt uitgevoerd, maar wordt niet zichtbaar vastgelegd
OHW: afstemmen over hoe organiseren Q3 2021
3.a 21:15 – 22:30 - Kaders Rechtmatigheidsverantwoording - ronde & debattafel 1 0. Behandeladvies Informatie en voorstel Rechtmatigheidsverantwoording.docx
Onderwerp Ondertitel
Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Belangrijkste bespreek- en/of beslispunten
Informatie en voorstel Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf de jaarrekening 2021 moet het college zelf verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van de jaarcijfers (tot nu toe rapporteerde de accountant hier over). De raad wordt gevraagd kaders mee te geven voor deze verantwoording. J. Goossen Zaaknummer Z/21/079406 Dagmare van de Loosdrecht – d.vandeloosdrecht@1stroom.nl Controller De raad van Duiven besluit om de tolerantiegrens te bepalen conform de grens die door de accountant wordt gehanteerd; De raad van Duivenbesluit voor de rapportering en vermelding door het college van de individuele afwijkingen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarrekening een grensvastte stellen van € 10.000; De raad van Duiven besluit om voor de tussentijdse rapportage over de interne controles aan te sluiten bij de reguliere tussenrapportages.
Historie
Termijn
Tot nu toe was het de accountant die verslag uitbrengt over de rechtmatigheid van de jaarcijfers en daarover in gesprek gaat met de gemeenteraad. Vanaf verslagjaar 2021 ligt die verantwoordelijkheid bij het college zelf. Wel toetst de accountant nog op getrouwheid van de jaarrekening en hij zal ook de strekking van rechtmatigheidsverklaring toetsen op getrouwheid. Het is wenselijk om de kaders in het eerste halfjaar van 2021 vast te stellen. Daarmee kunnen de interne controles over het eerste halfjaar op deze kaders worden afgestemd. We adviseren om dit raadsvoorstel samen met de jaarrekening (en accountantsverslag) te bespreken op een extra ingelaste Politieke Avond 17 juni.
Politieke Avond Voorzitter
Behandeladvies
17 juni 2021 Griffie E.N. Bosscha
Ronde en debattafel Zaal Domein Duur Digitale Raadzaal Bestuur 60 Min (i.c.m. jaarrekening) Het accountantsverslag over de jaarrekening is pas in week 23 (7-13 juni) gereed om te worden besproken met de auditcommissie. De auditcommissie is daarom gepland op donderdag 10 juni. Omdat dit raadsvoorstel ook met de auditcommissie wordt besproken adviseren we om dit raadsvoorstel samen met de jaarrekening te bespreken op een extra ingelaste Politieke Avond van 17 juni. De jaarrekening moet uiterlijk 22 juni worden vastgesteld (de deadline is 15 juli en de volgende raadsvergadering is pas weer 20 juli). De auditcommissie zal tussen 10 juni en 17 juni een advies uitbrengen aan de raad over dit voorliggende raadsvoorstel. Gelegenheid tot het stellen van informatieve vragen over het voorstel bij de ronde tafel. Technische vragen dienen vooraf gesteld te worden, dit kan via griffie@duiven.nl. Bij technische vragen gaat het vaak om verzoeken tot feitelijke informatie (wie/wat/waar) die een ambtenaar kan beantwoorden. Overige vragen (o.a. waarom-vragen) kunnen op de avond zelf
worden gesteld.
Nadien kan indien gewenst debat plaatsvinden. Na de debattafel zal de voorzitter vragen of een fractie een amendement of motie bij dit onderwerp wil indienen in de raad, dan wordt het voorstel als bespreekstuk geagendeerd. Of dat het voorstel als hamerstuk (eventueel met een stemverklaring) geagendeerd kan worden in de raadsvergadering. Spreekrecht publiek
Men kan meepraten aan de ronde tafel; bij de debattafels is het woord aan de politieke fracties. Aanmelden via griffie@duiven.nl. Voor meer informatie https://www.duiven.nl/meedoen
Opbrengst van de tafel 17 juni Raadsvergadering 22 juni
1 1a. Raadsvoorstel Kaders Rechtmatigheidsverantwoording - getekend.pdf
HNN
Gemeente Duiven
RAADSVOORSTEL
Onderwerp
: Informatie en voorstel Rechtmatigheidsverantwoording
Zaak- & documentnr. : Z/21/079406/201506890
Opsteller
: Dagmare van de Loosdrecht
Portefeuillehouder
=: J. Goossen
Team
: Financién
Telefoonnr.
Samenvatting Over het boekjaar 2021 moetvoor het eerst door het college een
rechtmatigheidsverantwoording worden opgesteld. In de bijlage wordt uitgebreider toegelicht watdit inhoudt. Het College van B&W gaat met dit nieuwe instrument verantwoording afleggen aan de Raad
over de naleving van wet- en regelgeving. Het is dan ook belangrijk dat het College met de Raad afstemt hoe dit instrument vorm zal worden gegeven. Hoewel de rechtmatigheidsverantwoording een vast format kent, zijn er met de invoering toch een aantal keuzes gemoeid. In dit raadsvoorstel wordt een onderbouwd voorstel gedaanvoorde te maken keuzes. Beslispunten
-
Deraad van Duiven besluit om detolerantiegrens te bepalen conform de grensdie door de accountant wordt gehanteerd; De raad van Duiven besluit voor de rapportering en vermelding doorhet college van
-
de individuele afwijkingen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarrekening een grensvastte stellen van € 10.000; De raad van Duiven besluit om voor de tussentijdse rapportage over de interne controles aante sluiten bij de reguliere tussenrapportages.
Aanleiding Vanaf het boekjaar 2021 dient het college een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Het college gaat met dit nieuwe instrument verantwoording afleggen aan de raad over de
naleving van wet- en regelgeving. Het is dan ook belangrijk dat het college met de raad afstemt hoe dit instrument vorm zal worden gegeven. Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording, het formele deel van de verantwoording, kan hetcollege in de bedrijfsvoeringsparagraaf het ‘eigen verhaal’ aan de gemeenteraad vertellen, over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten.
Door de raad moeten kaders worden vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording.
Metde vaststelling van deze kaders zijn een aantal Keuzes gemoeid. Deze keuzesbetreffen de tolerantiegrens voor de controle, de rapportagein de bedrijfsvoeringsparagraaf en de
frequentie van de tussentijdse rapportages overdeinterne controle.
Pagina 1
De hoogte van de tolerantiegrens bepaalt de inspanning die verricht moet worden ten
aanzien van deinterne controle. Een strakkere tolerantiegrensleidt tot extra interne
controles.
Het verbeteren van de kwaliteit van de processen, waardoorrisico’s aan de voorkant worden
afgedicht, verdient de voorkeur boven het achteraf constateren van fouten. De komende
jaren zal daarom vooral hierin worden geinvesteerd. Het is wenselijk het interne controle procesniet zwaarderopte tuigen dan in de huidige controlepraktijk, omdat daarmee capaciteit is gemoeid, die effectiever kan worden ingezet op procesverbeteringen.
In de informatiebehoefte ten aanzien van de stand van zaken van dekwaliteit van de processen kan en zal worden voorzien doorhet realiseren van een goede bedrijfsvoeringsparagraaf en tussentijdse rapportage.
De werkzaamheden van de accountant veranderen niet wezenlijk. In de nieuwesituatie hoeft de accountant weliswaar geen oordeel meerte geven over de rechtmatigheid, maar wel over de getrouwheid van de jaarrekening. Daarmee geeft hij ook een oordeel over de getrouwheid
van de rechtmatigheidsverklaring van het college en zal dus onderzoek moeten doen naar
waar het college de rechtmatigheidsverantwoording op heeft gebaseerd.
De rol van de accountant verandert wel. De raad zal het gesprek over de rechtmatigheid van de bestedingen vooral gaan voeren met het college. De accountantkrijgt een meer toetsende en adviserenderol ten aanzien van de controles die het college heeft ingericht en uitgevoerd en geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening.
Planning Het is wenselijk om de kadersin het eerste halfjaar van 2021 vast te stellen. Daarmee
kunnen deinterne controles over het eerste halfjaar op deze kaders worden afgestemd. Beoogd effect Met dit voorstel wordt beoogd de voorwaardente scheppen om hetprocesvan hetopstellen van de rechtmatigheidsverantwoording goed te laten lopen. Hiervooris het nodig om duidelijke kaders vastte stellen. Argumenten
1.1. Aansluiten bij de door de accountant gehanteerdetolerantiegrenzenleidt tot eenduidige
informatievoorziening
Aansluiten bij de tolerantiegrenzen, zoals die door de accountant worden gehanteerd, zorgt
er voordat de informatievoorziening door het college aansluit op die van de accountant. De accountanthanteert in zijn oordeel over de getrouwheid de huidige tolerantiegrenzen. Als het
college bij haar oordeel over de rechtmatigheid een anderetolerantiegrens hanteert, kan de accountanttot een anderoordeel komen danhet college. Ookleidt het door het college hanteren van een hogere tolerantiegrens tot extra controles van de accountant. 1.2 Het aanscherpen van de tolerantiegrens leidt tot meer werk en is niet nodig om een goede informatievoorziening te waarborgen De keuze vooreen tolerantiegrens is een afweging tussen gedetailleerdere informatie en meerwerk. Het extra werk dat gemoeid zou zijn met een striktere tolerantiegrens, kan beter gestoken wordenhetbeter inrichten van de processen, zodat fouten voorkomen worden in
plaats van achteraf geconstateerd. Daarnaastkan in de informatiebehoefte worden voorzien door het opstellen van een goede verantwoording in de bedrijfsvoeringsparagraaf;
Pagina 2
2. Het hanteren van een verantwoordingsgrens van € 10.000 waarborgt een gedegen
informatievoorziening van de raad Door als verantwoordingsgrens een bedrag aan te houden van € 10.000 wordt gewaarborgd dat de raad gedegen geinformeerd wordt overdein de interne controle geconstateerde
fouten. Deze grensligt lager dan de grenzen die nu door Duiven (€ 30.000) en Westervoort worden gehanteerd (€ 20.000) voor de rapportage van bevindingen door de accountant.
3.1. Aansluiten bij de reguliere verantwoordingscyclus voorkomt extra rapportagemomenten
Door voor de rapportage over de uitkomsten van de interne controles aan te sluiten bij de reguliere verantwoordingscyclus, wordt voorkomendat extra rapportagemomentenontstaan. 3.2 Inhoudelijk past de verantwoording overde rechtmatigheid bij de reguliere rapportagesin de P&C cyclus Daarnaastis het inhoudelijk logisch om bij de verantwoording over de besteding van de
budgetten ook aan te gevenof deze besteding rechtmatig is geweest. Kanttekeningen
1.1 & 1.2. Het is mogelijk om voorstriktere tolerantiegrenzen te kiezen dan de grenzen die de accountant hanteert.Dit leidt echter tot extra controlewerkzaamheden. Het verdient de voorkeur om in plaats van in controles achteraf, te investeren in verbeteren van de
processen, zodat eventuele fouten en risico’s aan de voorkant worden afgevangen Financiéle paragraaf N.v.t. Participatie en communicatie N.v.t. Intergemeentelijke samenwerking
De interne controle, die de basis vormt voor het kunnen afleggen van een rechtmatigheidsverantwoording, wordt door 1Stroom uitgevoerd voor de 3 entiteiten Duiven, Westervoort en 1Stroom gezamenlijk en voor zover mogelijk op elkaar afgestemd. Bijlagen
201506976 Toelichting bij college- en raadsvoorstel Kaders Rechtmatigheidsverantwoording 201506978 Concept raadsbesluit
ester en wethouders van Duiven, _— lye Oo 2 yar
ge
Hb A
fs
ff
i ff
Ay
“mr. H.B. (Huub) Hieltjes burgemeester
Pagina 3
1 1b. Raadsvoorstel Kaders Rechtmatigheidsverantwoording - 201506890_1.pdf
*ZFDBA0DF463* RAADSVOORSTEL
Onderwerp : Informatie en voorstel Rechtmatigheidsverantwoording __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/21/079406/201506890
Opsteller
: Dagmare van de Loosdrecht
Portefeuillehouder
: J. Goossen
Team
: Financiën
Telefoonnr. __________________________________________________________________________ Samenvatting Over het boekjaar 2021 moet voor het eerst door het college een rechtmatigheidsverantwoording worden opgesteld. In de bijlage wordt uitgebreider toegelicht wat dit inhoudt. Het College van B&W gaat met dit nieuwe instrument verantwoording afleggen aan de Raad over de naleving van wet- en regelgeving. Het is dan ook belangrijk dat het College met de Raad afstemt hoe dit instrument vorm zal worden gegeven. Hoewel de rechtmatigheidsverantwoording een vast format kent, zijn er met de invoering toch een aantal keuzes gemoeid. In dit raadsvoorstel wordt een onderbouwd voorstel gedaan voor de te maken keuzes. Beslispunten -
-
De raad van Duiven besluit om de tolerantiegrens te bepalen conform de grens die door de accountant wordt gehanteerd; De raad van Duiven besluit voor de rapportering en vermelding door het college van de individuele afwijkingen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarrekening een grens vast te stellen van € 10.000; De raad van Duiven besluit om voor de tussentijdse rapportage over de interne controles aan te sluiten bij de reguliere tussenrapportages.
Aanleiding Vanaf het boekjaar 2021 dient het college een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Het college gaat met dit nieuwe instrument verantwoording afleggen aan de raad over de naleving van wet- en regelgeving. Het is dan ook belangrijk dat het college met de raad afstemt hoe dit instrument vorm zal worden gegeven. Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording, het formele deel van de verantwoording, kan het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf het ‘eigen verhaal’ aan de gemeenteraad vertellen, over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. Door de raad moeten kaders worden vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Met de vaststelling van deze kaders zijn een aantal keuzes gemoeid. Deze keuzes betreffen de tolerantiegrens voor de controle, de rapportage in de bedrijfsvoeringsparagraaf en de frequentie van de tussentijdse rapportages over de interne controle.
Pagina 1
De hoogte van de tolerantiegrens bepaalt de inspanning die verricht moet worden ten aanzien van de interne controle. Een strakkere tolerantiegrens leidt tot extra interne controles. Het verbeteren van de kwaliteit van de processen, waardoor risico’s aan de voorkant worden afgedicht, verdient de voorkeur boven het achteraf constateren van fouten. De komende jaren zal daarom vooral hierin worden geïnvesteerd. Het is wenselijk het interne controle proces niet zwaarder op te tuigen dan in de huidige controlepraktijk, omdat daarmee capaciteit is gemoeid, die effectiever kan worden ingezet op procesverbeteringen. In de informatiebehoefte ten aanzien van de stand van zaken van de kwaliteit van de processen kan en zal worden voorzien door het realiseren van een goede bedrijfsvoeringsparagraaf en tussentijdse rapportage. De werkzaamheden van de accountant veranderen niet wezenlijk. In de nieuwe situatie hoeft de accountant weliswaar geen oordeel meer te geven over de rechtmatigheid, maar wel over de getrouwheid van de jaarrekening. Daarmee geeft hij ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring van het college en zal dus onderzoek moeten doen naar waar het college de rechtmatigheidsverantwoording op heeft gebaseerd. De rol van de accountant verandert wel. De raad zal het gesprek over de rechtmatigheid van de bestedingen vooral gaan voeren met het college.
De accountant krijgt een meer toetsende en adviserende rol ten aanzien van de controles die het college heeft ingericht en uitgevoerd en geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Planning Het is wenselijk om de kaders in het eerste halfjaar van 2021 vast te stellen. Daarmee kunnen de interne controles over het eerste halfjaar op deze kaders worden afgestemd. Beoogd effect Met dit voorstel wordt beoogd de voorwaarden te scheppen om het proces van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording goed te laten lopen. Hiervoor is het nodig om duidelijke kaders vast te stellen. Argumenten 1.1. Aansluiten bij de door de accountant gehanteerde tolerantiegrenzen leidt tot eenduidige informatievoorziening Aansluiten bij de tolerantiegrenzen, zoals die door de accountant worden gehanteerd, zorgt er voor dat de informatievoorziening door het college aansluit op die van de accountant. De accountant hanteert in zijn oordeel over de getrouwheid de huidige tolerantiegrenzen. Als het college bij haar oordeel over de rechtmatigheid een andere tolerantiegrens hanteert, kan de accountant tot een ander oordeel komen dan het college. Ook leidt het door het college hanteren van een hogere tolerantiegrens tot extra controles van de accountant.
1.2 Het aanscherpen van de tolerantiegrens leidt tot meer werk en is niet nodig om een goede informatievoorziening te waarborgen De keuze voor een tolerantiegrens is een afweging tussen gedetailleerdere informatie en meer werk. Het extra werk dat gemoeid zou zijn met een striktere tolerantiegrens, kan beter gestoken worden het beter inrichten van de processen, zodat fouten voorkomen worden in plaats van achteraf geconstateerd. Daarnaast kan in de informatiebehoefte worden voorzien door het opstellen van een goede verantwoording in de bedrijfsvoeringsparagraaf;
Pagina 2
2. Het hanteren van een verantwoordingsgrens van € 10.000 waarborgt een gedegen informatievoorziening van de raad Door als verantwoordingsgrens een bedrag aan te houden van € 10.000 wordt gewaarborgd dat de raad gedegen geïnformeerd wordt over de in de interne controle geconstateerde fouten. Deze grens ligt lager dan de grenzen die nu door Duiven (€ 30.000) en Westervoort worden gehanteerd (€ 20.000) voor de rapportage van bevindingen door de accountant. 3.1. Aansluiten bij de reguliere verantwoordingscyclus voorkomt extra rapportagemomenten Door voor de rapportage over de uitkomsten van de interne controles aan te sluiten bij de reguliere verantwoordingscyclus, wordt voorkomen dat extra rapportagemomenten ontstaan. 3.2 Inhoudelijk past de verantwoording over de rechtmatigheid bij de reguliere rapportages in de P&C cyclus Daarnaast is het inhoudelijk logisch om bij de verantwoording over de besteding van de budgetten ook aan te geven of deze besteding rechtmatig is geweest. Kanttekeningen 1.1 & 1.2. Het is mogelijk om voor striktere tolerantiegrenzen te kiezen dan de grenzen die de accountant hanteert. Dit leidt echter tot extra controlewerkzaamheden. Het verdient de voorkeur om in plaats van in controles achteraf, te investeren in verbeteren van de processen, zodat eventuele fouten en risico’s aan de voorkant worden afgevangen Financiële paragraaf N.v.t.
Participatie en communicatie N.v.t. Intergemeentelijke samenwerking De interne controle, die de basis vormt voor het kunnen afleggen van een rechtmatigheidsverantwoording, wordt door 1Stroom uitgevoerd voor de 3 entiteiten Duiven, Westervoort en 1Stroom gezamenlijk en voor zover mogelijk op elkaar afgestemd. Bijlagen 201506976 Toelichting bij college- en raadsvoorstel Kaders Rechtmatigheidsverantwoording 201506978 Concept raadsbesluit
Duiven, 4 mei 2021. Burgemeester en wethouders van Duiven,
ing. C.J.(Chris) Papjes secretaris
mr. H.B. (Huub) Hieltjes burgemeester
Pagina 3
1 2. Concept Raadsbesluit Kaders Rechtmatigheidsverantwoording -201506978_1.pdf
*ZFDBA708978* RAADSBESLUIT Zaak- & documentnr. :
Z/21/079406/201506978
Datum besluitvorming :
22 juni 2021
__________________________________________________________________________ Onderwerp
:
Kaders Rechtmatigheidsverantwoording
Samenvatting Over het boekjaar 2021 moet voor het eerst door het college een rechtmatigheidsverantwoording worden opgesteld. Met dit raadsbesluit worden hiervoor de kaders vastgesteld.
De raad besluit -
De tolerantiegrens te bepalen conform de grens die door de accountant wordt gehanteerd; Als grens voor de toelichting in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarrekening een bedrag aan te houden van € 10.000; Voor de tussentijdse rapportage over de interne controles aan te sluiten bij de reguliere tussenrapportages.
de griffier,
de voorzitter,
drs. W.R. (Wouter) Bosch
mr. H.B. (Huub) Hieltjes
1 3. Bijlage - Toelichting rechtmatigheidsverantwoording Duiven.pdf
Bijlage: Rechtmatigheidsverantwoording – nadere toelichting Inleiding Met ingang van het verslagjaar 2021 gaan colleges van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Het college van B&W is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst moet het college van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening en moet zij daar ook zelf het gesprek over voeren met de gemeenteraad . Voor de gemeenschappelijke regelingen gaat dezelfde systematiek gelden. In de rest van het document kan bij een gemeenschappelijke regeling dus voor college Dagelijks Bestuur worden gelezen en voor gemeenteraad Algemeen Bestuur. In dit stuk wordt enerzijds een korte toelichting gegeven van wat deze wijziging concreet inhoudt en anderzijds aangegeven welke concrete stappen er gezet moeten worden om aan deze verplichting te kunnen voldoen.