Advies auditcommissie jaarrekeningcontrole 2022.pdf

Betreft: advies auditcommissie gemeente Duiven jaarrekeningcontrole 2022 Dinsdag, 6 juni 2023 Aan de leden van de gemeenteraad Duiven, Maandag 5 juni heeft de auditcommissie met de accountant het accountantsverslag besproken. Naar aanleiding van dit gesprek en de toelichting van de accountant bij het accountantsverslag willen wij de raad dit advies meegeven met een aantal aandachtspunten. Inleiding Wat is precies het doel van het accountantsverslag? In de jaarrekening geeft het college weer wat er in 2022 aan geld is binnengekomen en uitgegeven. De accountant controleert al deze geldstromen op ‘rechtmatigheid’ en ‘getrouwheid’. Rechtmatigheid: zijn alle uitgaven binnen de regels gebeurd? Had de gemeente het recht om deze uitgave te doen? Is een aanbesteding bijvoorbeeld volgens de regels gebeurd en zijn lonen volgens de CAO regels betaald? Getrouwheid: geven de gepresenteerde cijfers een getrouw beeld van de werkelijkheid (kloppen de cijfers?) In de controle komt de accountant soms fouten tegen en ook komt hij bedragen tegen waarvan hij niet kan controleren of het klopt. In het laatste geval wordt er gesproken over een ‘onzekerheid’ omdat er geen zekerheid kan worden geboden of het bedrag klopt.

Uiteindelijk geeft de accountant een oordeel (verklaring) over de cijfers en om een goedkeurende verklaring te krijgen mag het aantal fouten niet boven de 1% liggen van het totaalbedrag wat uitgegeven is en het bedrag wat niet goed gecontroleerd kan worden mag niet boven de 3% liggen. Daarnaast moeten geconstateerde grote fouten en onzekerheden (boven de 30.000 euro) expliciet vermeld worden in het verslag. Goedkeurende verklaring De accountant heeft sinds de jaarrekening van 2020 goedkeurende verklaringen kunnen afgeven over de jaarrekeningen en ook dit jaar geeft de accountant een goedkeurend oordeel voor de getrouwheid en rechtmatigheid af.1 Het verslag laat in het algemeen zien dat de financiële organisatie alles op orde heeft en de jaarrekening laat een positief beeld zien van de financiën. De auditcommissie adviseert de gemeenteraad dan ook positief over de jaarstukken. Er zijn nauwelijks ‘fouten’ of ‘onzekerheden’ gemeld door de accountant. Enkel op de Europese aanbestedingen is een fout geconstateerd en de auditcommissie heeft dit daarom (wederom) als aandachtspunt genoemd voor de controle voor volgend jaar, zodat de accountant daar extra scherp op kan zijn.2 Positieve punten De accountant geeft aan dat de controle mooie resultaten laat zien. Duiven staat er goed voor en de financiële positie is toereikend.

Wel is het belangrijk om dit niet als een garantie voor de toekomst te zien. O.a. de prijsstijgingen, woningnood en continue onzekerheid over de bedragen voor gemeenten uit het landelijke gemeentefonds kunnen er voor zorgen dat de situatie kan verslechteren. Vooral het jaar 2027 kan hierbij van invloed zijn omdat wordt verwacht dat de inkomsten uit het gemeentefonds dan gaan dalen. Dit wordt ook wel een ‘ravijnjaar’ genoemd omdat een stabiele inkomensstroom plots daalt. 1 2

Pag. 4. Verslag. Pag. 6. Verslag.

De accountant adviseert daarom om als gemeenteraad attent te blijven op het weerstandsvermogen. Het is lastig om de kosten van een grondexploitatie goed te ramen door o.a. enorme prijsstijgingen en de vraag naar materialen en mensen. Gelukkig zien we dit jaar dat de berekeningen dit jaar een stuk zijn verbeterd in vergelijking met vorig jaar: de accountant kan instemmen met de gehanteerde parameters en schattingen.3 Ook bijzonder (in positieve zin) is dat er geen fouten en onzekerheden zijn gevonden in het sociaal domein. De gemeente kan door steekproeven goed aangeven dat de ingekochte zorg ook daadwerkelijk geleverd is. De gemeente scoort hier goed t.o.v. andere gemeenten van een vergelijkbare omvang. Tot slot: de controle van de jaarrekening is 7 weken vervroegd dit jaar. De organisatie heeft hiervoor een knappe inspanning geleverd en de stukken al vroeg in het jaar kunnen aanleveren bij de accountant. Als gevolg hiervan is de accountantscontrole nu al bijna helemaal gereed waardoor de raad zich tijdig kan voorbereiden op de bespreking van de jaarrekening op de Politieke Avond. Aandachtspunt Europese aanbestedingen Net als voorgaand jaar zijn er fouten ontdekt bij het onderdeel ‘Europese aanbestedingen’. Bij 4 leveranciers zijn de aankopen niet conform de Europese aanbestedingsregels verricht.4 Bij de auditcommissie is uitgelegd per casus hoe dit verder wordt opgepakt.

De commissie heeft dit als aandachtspunt meegegeven voor de controle voor volgend jaar zodat de vinger goed aan de pols wordt gehouden. Saldo baten en lasten Er was over 2022 een positief saldo verwacht van €2,8 miljoen, maar dit is uiteindelijk gestegen naar €6,7 miljoen. Dit komt vooral door incidentele meevallers die veelal pas later in het jaar bekend zijn geworden. De accountant geeft aan dat deze incidentele baten en lasten toereikend zijn toegelicht.5 Proces Door een besluit van de commissie BBV6 zal de definitieve accountantsverklaring pas na de raadsvergadering van 27 juni worden toegevoegd. Op deze wijze wordt de verklaring gekoppeld aan de vastgestelde jaarrekening. Er ontstaat zo een pakket met definitieve stukken met als doel dat er minder verschillende versies van documenten rondgaan. Voor het oordeel van de accountant kan de gemeenteraad dus vertrouwen op het afgegeven oordeel in het accountantsverslag. Samenwerking De samenwerking tussen de accountant en de organisatie verloopt volgens beide partijen nog steeds erg goed. Het contract van de accountant loopt tot het boekjaar 2023. In het contract is de mogelijkheid tot een tweemaal verlenging van 1 jaar.

De gemeenteraad zal hier in het najaar een besluit over moeten nemen en de auditcommissie zal hier een advies over voorleggen richting de gemeenteraad Marco Holtus, voorzitter Auditcommissie Duiven Namens de auditcommissie Duiven

3

Pag. 13. Verslag. Pag. 6 & 18 Verslag. 5 Pag. 10 Verslag. 6 Commissie besluit begroting en verantwoording. 4