Advies auditcommissie controle jaarrekening 2023_

Betreft: advies auditcommissie gemeente Duiven jaarrekeningcontrole 2023 Vrijdag, 21 juni 2024 Aan de leden van de gemeenteraad Duiven, Donderdag 20 juni heeft de auditcommissie met de accountant het accountantsverslag besproken. Naar aanleiding van dit gesprek en de toelichting van de accountant bij het accountantsverslag willen wij de raad dit advies meegeven met een aantal aandachtspunten. Inleiding Wat is precies het doel van het accountantsverslag? In de jaarrekening geeft het college weer wat er in 2023 aan geld is binnengekomen en uitgegeven. De accountant controleert al deze geldstromen op ‘getrouwheid’. Het college controleert de geldstromen op ‘rechtmatigheid’. Rechtmatigheid: zijn alle uitgaven binnen de regels gebeurd? Had de gemeente het recht om deze uitgave te doen? Is een aanbesteding bijvoorbeeld volgens de regels gebeurd en zijn lonen volgens de CAO regels betaald? Getrouwheid: geven de gepresenteerde cijfers een getrouw beeld van de werkelijkheid (kloppen de cijfers?) In de controle komt de accountant soms fouten tegen en ook komt hij bedragen tegen waarvan hij niet kan controleren of het klopt. In het laatste geval wordt er gesproken over een ‘onzekerheid’ omdat er geen zekerheid kan worden geboden of het bedrag klopt.

Uiteindelijk geeft de accountant een oordeel (verklaring) over de cijfers en om een goedkeurende verklaring te krijgen mag het aantal fouten niet boven de 1% liggen van het totaalbedrag wat uitgegeven is en het bedrag wat niet goed gecontroleerd kan worden mag niet boven de 3% liggen. Daarnaast moeten geconstateerde grote fouten en onzekerheden (boven de 30.000 euro) expliciet vermeld worden in het verslag. Goedkeurende verklaring De accountant heeft sinds de jaarrekening van 2020 goedkeurende controleverklaringen kunnen afgeven. Ook dit jaar geeft de accountant een goedkeurend oordeel voor de getrouwheid van de jaarrekening. Het verslag laat in het algemeen een positief beeld zien van de financiën en de beheersing hiervan. De auditcommissie adviseert de raad dan ook positief over de jaarstukken. Er zijn nauwelijks afwijkingen of onzekerheden geconstateerd door de accountant, en degenen die zijn gemeld blijven ruim binnen de gestelde marges.

Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording verdient specifieke benoeming. De regels omtrent de rechtmatigheidsverantwoording zijn sinds dit jaar veranderd, waardoor niet langer de accountant deze uitvoert maar de gemeente zelf (formeel het college van B&W). De accountant kijkt vervolgens mee en beoordeeld of deze verantwoording ‘getrouw’ is. Het oordeel is positief: de jaarstukken zijn rechtmatig en de accountant heeft de verantwoording als getrouw beoordeeld. De afwijkingen zijn allemaal verantwoord en er zijn geen fouten boven de verantwoordingsgrens. Vragen vanuit de gemeenteraad Vanuit de gemeenteraad zijn vragen gesteld aan de auditcommissie en accountant over de grondexploitatie Vitaal Centrum Duiven. In deze exploitatie zijn diverse onderdelen opgenomen, wat

het overzicht en de inzichtelijkheid bemoeilijkt. De vraag was wat het oordeel van de accountant over de getrouwheid van deze grondexploitatie was en hoe de accountant kijkt naar het combineren van een heel aantal zaken in één grondexploitatie. De accountant heeft dit zelf ook als punt in het accountantsverslag naar voren gebracht (pagina 20). Er wordt aangegeven dat een planeconoom specifiek naar deze grondexploitatie gekeken heeft en heeft beoordeeld dat alles getrouw en binnen de marges is. Echter, als risico wordt benoemd dat het onoverzichtelijk en moeilijker beheersbaar wordt als er veel zaken in één grondexploitatie worden gedaan. De plankosten zijn hoog ingeschat, maar binnen de bandbreedte die de accountant hanteert. Er kunnen uiteraard fiscale redenen zijn om meerdere zaken in één grondexploitatie samen te voegen. Positieve punten De accountant geeft aan dat de controle mooie resultaten laat zien. Duiven staat er goed voor en heeft een financiële positie die in lijn ligt met het gemiddelde van gemeenten in onze provincie. De afwijkingen die in de accountantscontrole zijn geconstateerd, zijn ruim binnen de foutmarge. Ook is het noemenswaardig dat de rechtmatigheidsverantwoording een positieve beoordeling krijgt. Aan het begin van deze verantwoording was nog niet alle regelgeving aangepast, waardoor de kaders niet helder waren.

Veel gemeenten hebben een niet-rechtmatige verantwoording verstrekt, omdat er meer dan 3% afwijking was. Het verdient een compliment dat de ambtenaren in goede samenwerking met de accountant ervoor hebben gezorgd dat een rechtmatige verantwoording verstrekt kon worden. Aandachtspunt Grondexploitatie Vitaal Centrum Duiven De accountant heeft een aantal opmerkingen gegeven bij de grondexploitatie Vitaal Centrum Duiven en ook vanuit de raad zijn hier vragen over. Vanaf 2024 wordt per deelgebied van het project administratie bijgehouden, zodat beter inzicht in de uitsplitsing van kosten en baten is. De commissie heeft die uitsplitsing en verantwoording als aandachtspunt meegegeven voor de controle van volgend jaar.

Single Information Single Audit (SiSa) Er is een toename van het aantal subsidieregelingen waarvan via SiSa verantwoording wordt gevraagd en dit vraagt veel tijd. Ook door toenemende complexiteit worstelen veel organisaties met het beheersbaar houden van capaciteit en kosten. De accountant heeft hier een aantal aanbevelingen op gedaan, zoals het maken van goede afspraken met partners die taken binnen deze regelingen uitvoeren en het vastleggen van prestaties. De commissie heeft dit als aandachtspunt meegegeven voor de controle van volgend jaar en de accountant gevraagd ons dan ook te informeren over hoe het proces is verlopen. Inkoopbeleid Tot slot zijn er een aantal aanbevelingen gedaan rondom het inkoopbeleid. De afgelopen jaren zijn de Europese aanbestedingen steeds een aandachtspunt geweest en hier is echt vooruitgang op geboekt. De commissie heeft de accountant gevraagd om ons breder te informeren over het (interne) inkoopbeleid. Samenwerking De samenwerking wordt zowel door de accountant als door de ambtelijke organisatie als door de auditcommissie als goed ervaren. Dit heeft dan ook geresulteerd in de verlenging van het contract met de accountant. Marco Holtus, voorzitter Auditcommissie Duiven Namens de auditcommissie Duiven