A5. College van B&W - Kennisgeving Voortgang implementatie Wet Open Overheid (Woo).pdf

Kennisgeving aan de gemeenteraad Documentnummer: 201597475

Zaaknummer:

Z/22/101278

Portefeuillehouder(s): H.B. Hieltjes Voor vragen Naam: Telefoon: E-mail:

Simone Groen 0646105456 s.groen@1stroom.nl

Komt niet terug tot besluitvorming in de raad Onderwerp:

Voortgang implementatie Wet Open Overheid (Woo)

Aanleiding voor deze kennisgeving De Wet open overheid (Woo) geldt sinds 1 mei 2022 en is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Doel van de wet is het vertrouwen in de overheid te vergroten door transparanter te zijn. Middels deze kennisgeving willen we uw raad informeren over de vorderingen op het gebied van de implementatie van de Woo en over het door het bestuur gekozen ambitieniveau bij de implementatie van deze wet. Relevant beleidskader • Wet open overheid (wettelijk kader) • Protocol geheimhouding college, burgemeester, raadscommissies en de raad • Informatiebeheerbeleid (volgt in Q2) Inhoud van mededeling De Woo vraagt om grote aanpassingen met als doel: een transparante overheid De wet stelt grofweg 4 eisen aan overheidsorganen: we zijn verplicht om documenten in elf categorieën (de categorieën worden gefaseerd over meerdere jaren geïmplementeerd) actief openbaar te maken1, én om de informatiehuishouding op orde te brengen. Daarnaast moeten gemeenten per 1 mei 2022 een Woo-contactpersoon hebben, die inwoners gaat helpen als zij een verzoek om informatie indienen. Verder moeten gemeenten voor 2028 hun hele informatiehuishouding op orde hebben.

Tenslotte moeten er Woo-verzoeken ingediend en adequaat afgehandeld kunnen worden (de eerdere Wob-verzoeken). 1 De 11 informatiecategorieën zijn: wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken,

bestuursstukken, stukken van adviescolleges, convenanten, jaarplannen en -verslagen, Woo-verzoeken, onderzoeken, beschikkingen en klachten.

In 2022 is er daarom voor gezorgd dat Woo-verzoeken op de voorgeschreven wijze kunnen worden ingediend en afgehandeld. Ook is de Woo-contactfunctionaris, in afwachting van een definitieve invulling, tijdelijk belegd bij diverse medewerkers in de organisatie. Verder is er een meerjarenplan verbetering informatiehuishouding gemaakt. Het actief openbaar maken van informatiecategorieën en het op orde brengen van de informatiehuishouding is een lange termijn traject waar we komende jaren nog mee bezig zijn. Om sturing te geven aan de implementatie van de Wet Open Overheid wat betreft het actief openbaar maken van informatie hebben de gemeenten Duiven, Westervoort en 1Stroom recent een gezamenlijke ambitie opgesteld en gaan die ook samen uitvoeren. Hieronder informeren wij uw raad over dit onderdeel van de implementatie.

Het gekozen ambitieniveau houdt in dat we ten minste voldoen aan de wettelijke norm als het gaat om het actief openbaar maken van informatie… De Woo is in werking getreden, al is het met een ingroeimodel. De komende jaren zullen er 11 verplichte informatiecategorieën gefaseerd actief openbaar gemaakt moeten worden. Er zijn vier ambitieniveaus opgesteld door de VNG2. Elke gemeente mag bepalen welk van die vier van toepassing is. Bij niveau 1 wordt nog niet aan de wettelijke termijnen voldaan, niveau 2 is het basisniveau, waarbij gemeenten op drie terreinen binnen een nog te bepalen tijdpad aan de wettelijke eisen moet voldoen. De niveaus 3 en 4 gaan juist al een stap verder, door sneller informatiecategorieën openbaar te maken en méér informatiecategorieën openbaar te maken dan wettelijk verplicht. De beide colleges en de directie van 1Stroom hebben gezamenlijk afgesproken om in eerste instantie niveau 2, het basisniveau, aan te houden op advies van het projectteam Woo. De opgave om het basisniveau waar te maken zonder grote risico’s te lopen is al enorm. Dit heeft enerzijds te maken met de opgave die er ligt om onze informatiehuishouding eerst op orde te krijgen. Anderzijds heeft het te maken met onduidelijkheid die er nog steeds bestaat over wat dit basisniveau precies inhoudt.

Het Rijk heeft tot op heden nog geen totaalbeeld gegeven van wat de wettelijke verplichte fasering is van de openbaar te maken informatiecategorieën. …Maar we gaan sneller als het kan Beide colleges en 1Stroom hebben de wens uitgesproken om, zodra er ruimte ontstaat om meer te doen dan het basisniveau, informatiecategorieën sneller actief openbaar te maken. Welke categorieën dan als eerst eerder openbaar gemaakt zullen worden, wordt te zijner tijd in overleg met de portefeuillehouders besloten. Het gaat niet enkel om wélke informatie, maar ook de manier waarop die wordt gepresenteerd Met een pilot willen we ervaring opdoen met het aantrekkelijker (inhoudelijk/visueel/grafisch) presenteren van overheidsinformatie, met als doel de relevantie, toegankelijkheid en vindbaarheid ervan voor bewoners te vergroten. Sommige belangrijke, formele documenten (zoals de begroting) bevatten nu vaak vele pagina’s tekst, die niet altijd even toegankelijk zijn. Ook kan er meer gedaan worden met het inspelen op de actualiteit door relevante informatie actief onder de aandacht te brengen, bijvoorbeeld via onze websites. 2 Door de VNG, zie https://vng.nl/sites/default/files/2022-

03/vng_grip_op_05_implementatieplan_actief_openbaar_maken.idd_.pdf Pagina 2

Via de Woo-contactfunctionaris krijgt transparantie een gezicht De beide gemeentebesturen en 1Stroom willen de werkzaamheden van de (wettelijk verplichte) Woo-contactfunctionaris bij enkele personen in de organisatie beleggen. De taak van de Woo-contactfunctionaris is om vragen te beantwoorden van inwoners over de beschikbaarheid van bepaalde overheidsinformatie. De contactfunctionaris helpt inwoners te overzien welke informatie aanwezig is bij het bestuursorgaan, ook als die nog niet openbaar is, omdat bijvoorbeeld de beoordeling nog niet heeft plaatsgevonden. De contactfunctionaris is daarmee ook een hulpmiddel voor inwoners bij het opstellen van een Woo-verzoek om informatie (een zogenaamde ‘rode loper functie’). Tot nu toe heeft het projectteam Woo de functie van de Woo-contactfunctionaris op zich genomen. Op die manier konden we bekijken wat er aan vragen binnenkomt en waar de functie het beste in de organisatie zou passen. Per 1 maart 2023 is de contactfunctionaris expliciet bij team Publiekszaken belegd bij medewerkers Dienstverlening.

Zij zijn te bereiken via: woo-contact@1stroom.nl Protocol geheimhouding college, burgemeester, raadscommissies en de raad Als gevolg van het in werking treden van de Woo is het protocol waarin procedures en afspraken zijn vastgelegd over het opleggen van geheimhouding in het verkeer tussen het college, burgemeester, raadscommissies en de raad aangepast. Daarbij geldt dat openbaarheid de regel is en geheimhouding de uitzondering. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd. De Wet open overheid (Woo) is een van de wettelijke kaders die daarbij relevant zijn. De Woo geeft in artikel 5.1 de gevallen aan waarin geheimhouding kan worden opgelegd. Online portaal PLOOI van de baan PLOOI, het Platform Open Overheidsinformatie, is het online portaal dat in opdracht van de Rijksoverheid gebouwd werd en waarop alle bestuursorganen in een nog nader te bepalen fasering actief informatie moesten gaan publiceren. Dit portaal zou begin 2023 gereed zijn, maar is door een negatief adviesrapport van het Adviescollege ICT toetsing inmiddels van de baan 3. Gemeenten is gevraagd zelf in de tussentijd naar alternatieven op zoek te gaan en voor een eigen portaal te zorgen waarop informatie actief openbaar gemaakt kan worden, terwijl het Rijk een nieuw portaal ontwikkelt dat hopelijk wél een succes is.

Het projectteam Woo zal zich de komende tijd ook oriënteren en op zoek gaan naar een alternatief digitaal portaal. Wanneer de informatiecategorieën online moeten staan is overigens ook nog steeds niet bekend. Dit zal per Koninklijk Besluit bekend worden gemaakt. Wij verwachten dat dit medio of eind 2023 zal zijn. Vanuit het Rijk is er geld beschikbaar gesteld om de Woo te kunnen implementeren In de meicirculaire 2021 zijn gemeenten geïnformeerd over de compensatie van de meerkosten die zij maken in verband met de uitvoering van de Wet open overheid (Woo). De financiële middelen bestaan uit zowel incidentele als structurele middelen. De incidentele middelen (voor de periode 2022 tot en met 2026) zijn bestemd voor het verbeteren van 3 Zie de recente kamerbrief ‘Reactie op BIT-advies Platform Open Overheidsinformatie’ van

23 december 2022 van minister Bruins Slot: (https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2022/12/23/kamerbrief-met-reactieop-advies-over-platform-open-overheidsinformatie) Pagina 3

systemen, het opleiden van medewerkers en het aanpassen van processen en de organisatie. De structurele middelen (vanaf 2022 tot en met 2026 en verder) zijn bedoeld voor de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën zoals genoemd in de Woo, het aanwijzen van een contactfunctionaris en het beheer en onderhoud van systemen. Naar verwachting zullen deze middelen de komende jaren voldoende zijn om het gekozen ambitieniveau ‘basis’ te implementeren. Er is echter nog geen duidelijkheid over de hoogte van de structurele middelen die we vanaf 2027 zullen ontvangen. Daar ligt een klein risico, omdat er in het kader van de Woo natuurlijk ook na 2026 verder zal worden gegaan met de actieve openbaarmaking, de contactfunctionaris en het beheer en onderhoud van systemen. Een ander risico is dat aan onze gemeente verbonden partijen (GR’s) ook aan de Woo moeten voldoen, maar daar geen middelen vanuit het Rijk voor ontvangen. Met deze partijen worden nog afspraken gemaakt over rollen en verantwoordelijkheden en wat dit voor eventuele financiële consequenties heeft. Mochten de vanuit het Rijk verkregen middelen niet dekkend blijken om het basisambitieniveau uit te kunnen voeren, dan zullen we met een verzoek tot extra middelen komen.

Feedback ophalen over de vindbaarheid en toegankelijkheid van onze informatie vinden we belangrijk Participatie is voor beide gemeentebesturen een belangrijk speerpunt. Ook voor de implementatie van de Woo is participatie een belangrijk onderdeel. De Woo wil overheidsinformatie beter vindbaar en toegankelijker te maken voor onder meer bewoners, bedrijven en journalisten/onderzoekers. We zullen dan ook bij hen moeten zijn om te horen of we dit doel hebben bereikt en waarom wel/niet, bijvoorbeeld via een klankbordgroep. Tenslotte zal uiteraard ook het KCC worden betrokken, zodat we kunnen monitoren welke vragen daar binnenkomen, welke onderwerpen eventueel extra aandacht behoeven, of tegen welke problemen men aanloopt bij het zoeken naar informatie. Openbaarheidsparagraaf wordt een vast onderdeel in de begroting en de jaarverantwoording In het kader van de Woo worden we bij wet verplicht in de jaarlijkse begroting aandacht te besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Wet Open Overheid. We zullen in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Mocht u nog vragen hebben over de Wet Open Overheid, neem dan gerust contact op via woo-contact@1stroom.nl. Duiven, 24 maart 2023. Burgemeester en wethouders van gemeente Duiven, mr. drs. R.J. (Rutger) den Haan secretaris

mr. H.B. (Huub) Hieltjes burgemeester

Pagina 4