A4. College van B&W - Memo beantwoording vragen Zetel Nooijen Digitale archivering.pdf

MEMO ter beantwoording vragen vanuit de gemeenteraad zaaknummer

:

Z/21/087570

aan in kopie aan van afdeling/team/ambtenaar datum

: : : :

leden van de raad en fractieassistenten Griffie t.b.v. iBabs/DB 1Stroom afdeling IBP, Wilco Nieuwenhuis 15 november 2021

:

Vraag zetel Nooijen of de gemeente Duiven voldoet aan de eisen van digitale archivering.

:

Burgemeester Hieltjes

Vraag: portefeuillehouder Antwoord:

Archivering draagt bij aan meer openbaarheid en transparantie. Inwoners, ondernemers, journalisten en historische onderzoekers zijn geholpen en gebaat bij een (digitaal) archief waar informatie snel is te vinden. Gemeentelijke archieven zijn ook van belang voor de interne bedrijfsvoering en de verantwoording aan toezichthouders. De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en ervoor te zorgen dat de bescheiden die weg kunnen, worden vernietigd. Te bewaren informatie moet na uiterlijk twintig jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, waarna de documenten automatisch openbaar worden, tenzij een beperking wordt gesteld vanwege privacy of staatsbelang. De archiefruimte in de kelder van het gemeentehuis is aangewezen als archiefbewaarplaats voor de fysieke bescheiden die conform wet- en regelgeving voor eeuwige bewaring in aanmerking komen. Het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD) is op basis van een gemeenschappelijk regeling de beheerder van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. De gemeente Duiven archiveert sinds 2018 digitaal. Waar nodig worden analoge bescheiden omgezet naar een digitaal exemplaar. Het college heeft hiertoe een vervangingsbesluit genomen (d.d. 12/09/17).

Dit betekent dat de digitale te bewaren archiefbescheiden na twintig jaar overgebracht moeten worden naar een digitale bewaaromgeving. Een zogenaamd e-depot. In het e-depot wordt digitale informatie beheerd en tijdig maatregelen genomen om deze leesbaar te houden. De gemeenten die deel uit maken van de gemeenschappelijke regeling SALD onderzoeken gezamenlijk met het SALD de mogelijkheid van het oprichten van een e-depot. In de nieuwe Archiefwet (nog niet van kracht) zal de zogenaamde overbrengingstermijn verkort worden naar 10 jaar. Door de te bewaren informatie na 10 jaar over te brengen is deze beter toegankelijk voor gebruikers. Dit sluit ook aan bij de ontwikkeling met betrekking tot de Wet open overheid (Woo)1.

1 De Wet open overheid treedt op 1 mei 2022 in werking. De wet geeft regels over het actief openbaar en toegankelijkheid maken van

overheidsinformatie en moet ervoor zorgen dat deze beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).

Pagina 1

In de geactualiseerde archiefverordening van de gemeente Duiven zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 4 mei 2021 staat onder meer het volgende: 





Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het archiefbeleid en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden. De streekarchivaris brengt jaarlijks verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die nog niet zijn overgedragen en nog in beheer zijn van de gemeente. De gemeenteraad wordt jaarlijks (via de jaarstukken) geïnformeerd over het beheer en het toezicht.

In de jaarverslagen van de streekarchivaris zijn de afgelopen jaren geen op- en of aanmerkingen gemaakt die aanleiding gaven om nader onderzoek te doen naar de zorg- en beheertaken op gebied van (digitale) archivering. Het SALD voert in 2021 bij alle aangesloten gemeenten een periodieke inspectie uit in de aanwezige archiefbewaarplaatsen en archiefruimten. De gemeente Duiven is dit najaar aan de beurt. De bevindingen worden in het eerste kwartaal van 2022 voorgelegd aan het college. Er wordt dit najaar een onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de digitale beheeromgeving binnen 1Stroom. Het onderzoek geeft inzicht in de mate waar in de organisatie op het gebied van digitaal informatiebeheer ‘in control’ is. De resultaten en de te nemen maatregelen worden in het eerste kwartaal van 2022 aan het college. In het kader van de komst van de Woo wordt er een projectteam samengesteld en een projectplan opgesteld. Het projectplan wordt in het eerste kwartaal van 2022 voorgelegd aan het college.

Duiven, 30 november 2021 Burgemeester en wethouders van Duiven,

mr. drs. R.J. (Rutger) den Haan secretaris

mr. H.B. (Huub) Hieltjes burgemeester

Pagina 2