A2a. College van B&W - Kennisgeving Verlenging contract groenonderhoud

Kennisgeving aan de gemeenteraad Documentnummer: 201642574

Zaaknummer:

Z/23/113178

Portefeuillehouder(s): Mevr. Zwaga-Komen Voor vragen Naam: Telefoon: E-mail:

Geertje Oosterink 06-29159573 g.oosterink@1stroom.nl

Komt niet terug tot besluitvorming in de raad Onderwerp:

Kg_verlenging contract groenonderhoud

Aanleiding voor deze kennisgeving In 2019 is het onderhoud van het openbare groen en de verhardingen (onkruidbestrijding en vegen) aanbesteed middels een Europese aanbesteding. Het contract loopt van 2020 t/m 2023 met 2 jaar optionele verlenging. Het gaat uit van een vaste aanneemsom waarbij indexering is uitgesloten. Dolmans Landscaping Duiven (hierna Dolmans) heeft het werk gegund gekregen op basis van de beste prijs/ kwaliteit verhouding. Zowel de aannemer als de gemeente heeft de intentie gehad om gebruik te maken van de optiejaren. De afgelopen jaren hebben onvoorziene omstandigheden plaatsgevonden. Door o.a. Covid, de energiecrisis, maar ook de krapte op de arbeidsmarkt zijn de prijzen fors gestegen ten opzichte van het prijspeil 2019/2020. Dolmans heeft naar aanleiding hiervan aangegeven de werkzaamheden niet meer uit te kunnen voeren voor de aanneemsom. Begin september heeft Dolmans een prijsaanpassing voor de verlengingsjaren gevraagd. In de periode daarna is er afstemming geweest met de aanbestedingsjurist, RID-inkoop, afdeling financiën en de aannemer om tot gedragen voorstel te komen. Het voorstel is voorgelegd aan het college. Middels deze kennisgeving willen wij de raad informeren. Relevant beleidskader Integraal beleidsplan Openbare Ruimte (IBOR) In december 2022 is het IBOR vastgesteld door de raad.

Hiermee is ook het kwaliteits-/ onderhoudsniveau van de openbare ruimte vastgesteld. Dit is beeldkwaliteitsniveau B. De benodigde budgetten voor het onderhoud zijn in 2020 bij het in beeld brengen van de basis doorgerekend. Met het daadwerkelijk vaststellen van het IBOR zijn de wijzingen in 2023 budgettair doorgevoerd op basis van het prijspeil 2020.

Inhoud van mededeling Het college is akkoord gegaan met de optionele verlenging van het onderhoudscontract ‘Onderhoud groen en verhardingen’ voor 2024 en 2025. Hiervoor is structureel € 205.000,-per jaar extra nodig. Dit bedrag wordt gedekt uit de stelpost ‘Prijsstijgingen’ die voor 2024 in de begroting is opgenomen. De aannemer heeft recht op deze bijbetaling door onvoorziene omstandigheden die geleid hebben tot een aanzienlijke verhoging van de aanneemsom. Verlenging Reguliere onderhoudscontracten worden doorgaans voor langere periode aanbesteed. De voorbereiding en de aanbesteding van het onderhoud kost veel tijd en geld. Daarnaast is er ook meer ambtelijke begeleiding en toezicht nodig omdat een eventuele nieuwe aannemer het areaal en de interne werkwijze nog niet kent. Op dit moment is er een ondercapaciteit bij de vakgroep ‘Groen’, waardoor deze uren niet beschikbaar zijn, tenzij er fors geprioriteerd wordt. Voor de aannemer zorgen lang lopende contracten voor meer risicospreiding en de mogelijkheid om te investeren in nieuw materieel passend bij de duurzaamheidseisen in het contract. De optie tot verlenging staat in het contract zodat we bij niet goed functioneren de mogelijkheid hebben om het contract eerder te stoppen. Zowel de aannemer als de gemeente heeft in beginsel de intentie gehad om gebruik te maken van de optiejaren.

Prijsverbetering Het contract is in 2019 aanbesteed in een zeer gunstige tijd voor opdrachtgevers. De inschrijfprijs was scherp. Tot op heden is de aanneemsom niet geïndexeerd omdat dit was uitgesloten in het contract. Prijsvastbedingen sluiten echter niet alle prijsstijgingen uit. De aannemer heeft wel recht op een prijsverbetering, dit is juridisch getoetst en volgt uit een uitspraak van de Raad van Arbitrage in Bouwgeschillen. Dit wordt ook omschreven in paragraaf 47 van de UAV 2012. Het gaat om prijsstijgingen veroorzaakt door omstandigheden die van dien aard zijn dat bij het tot stand komen van de overeenkomst geen rekening behoefde te worden gehouden met de kans dat zij zich zouden voordoen, die de aannemer niet kunnen worden toegerekend en die de kosten aanzienlijk verhogen. Dit is hier van toepassing. De opdrachtwaarde is op dit moment ca. € 1.325.000. In totaal is er een bijbetaling van € 290.000 per jaar overeengekomen, dit is 22% van de opdrachtwaarde. Hiervoor zijn de indexeringscijfers van Dolmans vergeleken met een andere groenaannemer en de beschikbare cijfers van het CBS. Ook zijn er aanvullende afspraken gemaakt over het beëindigingen van het contract die financieel en organisatorisch gunstig zijn. Zo stopt het contract op 31 december waardoor een nieuw contract weer het financiële boekjaar volgt. De aannemer krijgt hiervoor geen financiële compensatie.

In bijlage 1 is de bijbetaling verder onderbouwd. Opnieuw aanbesteden zorgt voor een soortgelijke kostenstijging. De krapte op de arbeidsmarkt zorgt voor weinig ‘social return aanbod’ en hogere prijzen voor uitzend- en vaste krachten. Daarnaast zijn ook de brandstofkosten gestegen. Ook het langere groeiseizoen en het groeizame weer van de afgelopen jaren zorgt voor hogere prijzen. Dit is eveneens de inschatting van groenadviesbureaus en de RID inkoop. Ook de aanbesteding van bijvoorbeeld het onderhoud in Arnhem laat een forse kostenstijging zien en een veranderende markt.

Pagina 2

Financieel Omdat indexering in het contract was uitgesloten zijn ook de budgetten niet meer geïndexeerd/ verhoogd sinds de aanbesteding in eind 2019/ begin 2020. Dit zorgt ervoor dat er fors moet worden bij geraamd. In november 2020 zijn ter voorbereiding op het IBOR, wel de benodigde budgetten passend bij het areaal doorgerekend. Deze budgetten zijn definitief geworden met het vaststellen van het IBOR in december 2022 en in 2023 doorgevoerd. Hierdoor is onder andere het groenbudget verhoogd met ca. € 85.000. Dit maakt dat er nu maar een gedeelte van de bijbetaling van € 290.000 hoeft te worden bijgeraamd, het gaat om een bedrag van € 205.000 die gedekt wordt uit de stelpost ‘Prijsstijgingen’ die voor 2024 in de begroting is opgenomen. Duiven, 8-02-2024 Burgemeester en wethouders van gemeente Duiven J. (Jacobine) Kersten loco-secretaris

Bijlagen: Registratienummer: 1. 201649610

mr. H.B. (Huub) Hieltjes burgemeester

Omschrijving: Onderbouwing bijbetaling aannemer

Verdere informatie: - Raad van Arbitrage voor de Bouw 25-04-2016, 35.131 - Gemeente Arnhem, Raadsbrief /19-01-2024/ ‘Het dagelijks onderhoud in stadsdeel Centrum, Spijkerbuurt en Arnhems Broek’.

Digitaal ondertekend door Zynyo B.V. Datum: 21-02-2024 16:44 CET Document ID: d2949c72-7e11-40d0-9b2f-26643fbec895

Pagina 3