A2. College van B&W - Kennisgeving Proces keuzes maken.pdf

Kennisgeving aan de gemeenteraad Documentnummer: 201599290

Zaaknummer:

Z/23/104204

Portefeuillehouder(s): H.B. Hieltjes Voor vragen Naam: Telefoon: E-mail:

Dionne Tan (088) 695 3000 d.tan@1Stroom.nl

Komt niet terug tot besluitvorming in de raad Onderwerp:

Proces keuzes maken

Aanleiding voor deze kennisgeving De arbeidsmarkt is sterk in beweging. Mensen wisselen de laatste jaren vaker van baan of beroep dan voorheen. Tegelijkertijd neemt de krapte op de arbeidsmarkt toe. In vrijwel alle sectoren heerst een tekort aan personeel, zo ook in de gemeentelijke sector. Deze krapte stelt werkgevers voor grote uitdagingen om goede werknemers te behouden en te vinden. Net als iedere (gemeentelijke) organisatie, staat 1Stroom voor dezelfde uitdagingen. Op bestuurlijk niveau, binnen het dagelijks en algemeen bestuur van 1Stroom, is de impact van de krappe arbeidsmarkt op de ambtelijke organisatie en de gemeentelijke ambities onderwerp van gesprek. Medio december 2022 is het algemeen bestuur van 1Stroom middels een kennisgeving geïnformeerd over de huidige situatie binnen 1Stroom. Kort gezegd komt het erop neer dat er veel gevraagd wordt van de ambtelijke organisatie en de (werk)druk op verschillende terreinen te hoog is. De verwachting is daarnaast dat de arbeidsmarkt de komende jaren nog krap blijft. De noodzaak om te prioriteren is groot om de voortgang op dossiers te bewaken, verwachtingen te managen en de druk op de ambtelijke organisatie te verlichten. Daarom is intern het proces opgestart om het maken van (bestuurlijke) keuzes te faciliteren.

Wij vinden het belangrijk om u te informeren over de uitdagingen die 1Stroom ondervindt en welke proces intern opgestart is. Relevant beleidskader N.v.t. Inhoud van mededeling 1Stroom kampt net als andere organisaties met de krapte op de arbeidsmarkt. Als eerst wordt derhalve in gegaan op de uitdagingen die 1Stroom ondervindt als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt. Daarna wordt toegelicht welk effect dit heeft op de bestuurlijke ambities en welk proces is opgestart om het maken van (bestuurlijke) keuzes te faciliteren. Uitdaging in relatie tot de arbeidsmarkt: verloop en invulling van vacatures De uitstroom binnen 1Stroom is hoger dan men eerder gewend was. Dit past in de landelijke trend dat mensen sneller en vaker van baan wisselen door de aantrekkelijke markt, ook in de

gemeentelijke sector. Het verloop binnen 1Stroom is met ruim 10% in de afgelopen 12 maanden normaal (landelijk bij kleine gemeenten in 2021: 10,6%). Het invullen van vacatures wordt lastiger, belangrijkste effect is dat vacatures langer open staan. Dit is geen nieuw fenomeen. Ook in 2021 was het invullen van bepaalde vacatures een uitdaging, het verklaarde mede het positieve jaarresultaat van 1Stroom. In 2022 is de krapte op de arbeidsmarkt verder toegenomen. Gelukkig lukt het om het merendeel van de vacatures ingevuld te krijgen, ook op terreinen waar landelijk een hoge mobiliteit gaande is. Zo zijn recentelijk vijf vacatures in het sociaal domein ingevuld. Op sommige vakgebieden is er sprake van schaarste en zijn vacatures moeilijk vervulbaar. Binnen 1Stroom gaat het om vacatures in de harde sector zoals ruimtelijke ontwikkeling, beheer van de buitenruimte, verkeer, maar ook op het gebied van informatiemanagement en juridisch. Om de uitvoering van werkzaamheden te borgen, wordt er daarom in sommige gevallen voor gekozen om mensen in te huren. Het aantrekken van inhuur – zeker op korte termijn – wordt echter steeds moeilijker. Arbeidsmarktstrategie 1Stroom is steeds op zoek naar aanpassing van de arbeidsmarktstrategie om zo in te spelen op de krappe arbeidsmarkt. Ontwikkelingen en trends worden gevolgd en vertaald naar haalbare en effectieve maatregelen.

Deze maatregelen zijn gericht op zichtbaarheid in de arbeidsmarkt, concurrentie op arbeidsvoorwaarden en aantrekken van jonge talentvolle medewerkers. Door de situatie op de arbeidsmarkt vraagt de werving en selectie meer capaciteit dan gewoonlijk en die is voorzien. Om de ambities voor de arbeidsmarktstrategie te realiseren is tijdelijk een extra inspanning nodig. Deze zal op basis van inhuur van een extra medewerker HR worden gerealiseerd. Gezien de moeilijkheid van het werven van medewerkers in vaste dienst in met name de harde sector en de benodigde realisatie van bestuurlijke ambities wordt momenteel waar mogelijk toch de keuze gemaakt om met ingehuurde medewerkers te werken. Hoewel met de bovengenoemde inzet getracht wordt om zo spoedig mogelijk een goede vaste bezetting te realiseren, is de verwachting dat dit niet op korte termijn te realiseren is. In de zomer van 2023 zal de balans opnieuw kunnen worden opgemaakt. Uitdaging in relatie tot bestuurlijke ambities Naast vacatures die ontstaan door mensen die de organisatie verlaten, heeft 1Stroom vacatures openstaan die voortvloeien uit bestuurlijke ambities. 1Stroom voert gemeentelijke taken uit voor de gemeenten Duiven en Westervoort. Er liggen de komende jaren grote opgaven voor gemeenten. Om deze ambities tot uitvoer te brengen wordt uitvoeringskracht van 1Stroom gevraagd.

Op enkele ambities, met name op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling, worden extra middelen beschikbaar gesteld door de gemeenten voor capaciteit. Echter, de mensen, op deze schaarse arbeidsmarkt, zijn moeilijk te vinden. Hierdoor ontstaat er spanning tussen de bestuurlijke ambities en de beschikbare uitvoeringscapaciteit. Hierop wordt verderop in deze kennisgeving nader ingegaan. Uitdaging in relatie tot de doorontwikkeling van 1Stroom Het financiële perspectief van de gemeenten Duiven en Westervoort is gunstiger dan een aantal jaar geleden. Dit werkt ook door richting de ambtelijke organisatie. Aan 1Stroom wordt gevraagd en verwacht dat de uitvoeringskracht (productie) op onderdelen wordt verhoogd. Enerzijds door extra budget beschikbaar te stellen om de capaciteit op bepaalde beleidsterreinen uit te breiden. Dit speelt met name in Duiven. Voor Westervoort geldt dit in mindere mate. Anderzijds geven beide raden aan dat zij liever zien dat het begrote jaarlijkse budget van 1Stroom wordt uitgeput ten behoeve van een optimale bezetting in plaats van een rekeningoverschot. Dit is een andere tendens dan in recente jaren, met name de periode tussen 2019 en 2021.

Pagina 2

Het financiële perspectief van gemeenten en 1Stroom was destijds minder positief. De gemeenten Duiven (2019) en Westervoort (2020) voerden in die periode bezuinigingen door. 1Stroom moest een negatief rekeningresultaat presenteren (2019) en er werd een aanvullende bezuinigingsopgave gevraagd van 1Stroom (2020), waaraan invulling is gegeven: Bij de start van de 1Stroom is een taakstelling meegegeven van minimaal netto 3% ten opzichte van de ingebrachte gezamenlijke kosten van beide gemeenten. Dit resultaat moet behaald zijn uiterlijk 4 jaar na de start van de ambtelijke fusie. De initiële taakstelling bedroeg € 1 mln. Hiervan is afgesproken dat dit moet resulteren in een netto besparing van € 600k in 2021 en dat € 400k terugvloeit naar 1Stroom voor kwaliteitsverbetering en kwetsbaarheidsreductie. In 2020 is tot een extra taakstellende besparing besloten van in totaal € 732k over de jaren 2021 – 2024. Deze besparing omvat het terugdraaien van de investering van € 400k voor kwaliteitsverbetering en kwetsbaarheidsreductie en een aanvullende taakstelling van ruim € 300k.

Deze omstandigheden maakte dat binnen 1Stroom strak gestuurd moest worden op de beschikbare middelen, die voor 1Stroom voornamelijk in de personeelslasten zitten. Dit heeft impact gehad op de ontwikkeling van de organisatie. Medio 2020 is geconstateerd dat verbetering nodig was om de stip op de horizon te bereiken: een veerkrachtige organisatie middenin een vitale samenleving. Er is een veranderstrategie ingezet om de organisatie verder te ontwikkelen en te professionaliseren. Het implementeren en uitvoeren van deze strategie is een meerjarig proces waarin gefaseerd toegewerkt wordt naar dit doel. De krappe arbeidsmarkt is een externe factor, waar 1Stroom afhankelijk van is. De ingezette ontwikkeling wordt hierdoor geremd. In algemene zin kan gesteld worden dat ruim 80% van de werkzaamheden die 1Stroom uitvoert voor de gemeenten behoort tot de primaire/reguliere dienstverlening zoals uitvoering van wettelijke taken. Op dit vlak zijn stappen gezet en is de organisatie robuuster geworden. Waar echter een grote uitdaging ligt, is op de (beleids)terreinen waar enerzijds sprake is van krapte op de arbeidsmarkt en waarop anderzijds forse bestuurlijke ambities liggen. Op die terreinen is het moeilijk om de ambities te realiseren en blijft 1Stroom kwetsbaar. Bestuurlijke ambities 1Stroom voert gemeentelijke taken voor de gemeenten Duiven en Westervoort uit.

Binnen 1Stroom wordt hard gewerkt om de dienstverlening op peil te houden, de wettelijke taken uit te voeren en bestuurlijke ambities te realiseren. Zoals hierboven aangegeven, ligt er een grote uitdaging op de (beleids)terreinen waar enerzijds sprake is van krapte op de arbeidsmarkt en die anderzijds bestuurlijk onder de aandacht liggen. Specifiek gaat het veelal om de ruimtelijke projecten, maar ook op andere beleidsterreinen die veel met inwoners, verenigingen of betrokkenen binnen de gemeentegrenzen te maken hebben, zoals sport en onderwijs. De bestuurlijke verwachtingen op deze terreinen zijn hoog, ingegeven door een diversiteit aan grondslagen (landelijke opgaven, coalitieakkoorden, initiatieven uit de samenleving, gemeenteraden, bewonersgroepen, etc.) Er wordt veel gevraagd van de ambtelijke organisatie en de (werk)druk is op verschillende terreinen te hoog. De verwachting is dat de arbeidsmarkt de komende jaren nog krap blijft. De noodzaak om te prioriteren is groot om de voortgang op dossiers te bewaken, verwachtingen te managen en de druk op de ambtelijke organisatie te verlichten. Dit schept duidelijkheid voor iedereen. De eerste stap die gezet wordt, is het inzicht in lopende zaken en ambities per afdeling samen te brengen zodat een integrale afweging over onderwerpen heen gemaakt kan worden.

De focus ligt hierbij op de vakgebieden waar beleid wordt opgesteld en waar aan projecten wordt gewerkt. Daarnaast worden ook grote klussen in de dagelijkse operatie meegenomen. Deze inventarisatie wordt op dit moment uitgevoerd.

Pagina 3

Dit overzicht zal worden besproken door het college. De eerste oriënterende gesprekken met het college hierover vinden eind februari-begin maart plaats. De vertaling van de prioritering kan vervolgens worden betrokken bij de voorjaarsnota, die ter vaststelling aan uw raad zal worden voorgelegd. Duiven, 8 februari 2023.

Burgemeester en wethouders van gemeente Duiven, mr. drs. R.J. (Rutger) den Haan

mr. H.B. (Huub) Hieltjes

Pagina 4