4. 201635140-Locatie ijsbaan 2023-2024 brief

Stichting Winterevenementen Duiven & IJsbaan Duiven Arjan ter Bogt, Koos Kampschreur, Rob Vissers & Joris van Zandvoort

Gemeente Duiven t.a.v. college van Burgemeester & Wethouders Koning Willem-Alexanderplein 1 6921 ES Duiven

maandag 30 oktober 2023

Geacht college van Burgemeester en Wethouders, De ijsbaan in Duiven is al vijftien edities lang een begrip bij de inwoners en ondernemers in de gemeente Duiven. Met veel liefde en passie zetten ruim honderd vrijwilligers zich belangeloos in om schaatsplezier voor iedereen mogelijk te maken. De ijsbaan in Duiven is hierdoor hét goede doelen winterevenement van de Liemers geworden en het meest belangrijke goede doel zijn de Liemerse minima-gezinnen die ieder jaar een gevarieerd kerstpakket in ontvangst mogen nemen. De minima-gezinnen zijn afkomstig uit de gemeenten Duiven, Westervoort en Zevenaar. De pakketten bieden de gezinnen de mogelijkheid om in de feestelijke maand december ook wat extra’s te doen voor het gezin, waaronder vrije toegang tot de ijsbaan. Aanleiding van onze brief aan u Drie weken geleden werden wij verrast door het feit dat uw ambtenaren bij ons aangaven dat de ijsbaan dit jaar niet geplaatst kan worden op het evenemententerrein, gelegen in het centrum van Duiven, direct naast het gemeentehuis. De aanleiding hiervoor is de sneller dan verwachte vordering van de bouwwerkzaamheden aan de nieuwe Remigiusschool. Dit is natuurlijk goed nieuws; na jaren van plannen, besluitvorming en procederen is er eindelijk begonnen met de bouw van een prachtige nieuwe school voor de Duivense kinderen.

Echter, wat ons tot voor kort niet is medegedeeld en wat wij niet hadden voorzien is dat het evenemententerrein voor een groot deel in beslag wordt genomen door deze bouwwerkzaamheden. Hierdoor blijven er bijna geen parkeerplaatsen meer over als én de bouwwerkzaamheden plaatsvinden én er een ijsbaan ligt. Onwenselijk voor degene die kerstinkopen willen doen, maar zeker ook lastig voor de ouders die hun kinderen naar school toe brengen. Daarnaast wordt er een grote bouwkraan opgebouwd, en draait deze over de ijsbaan heen tijdens de bouwwerkzaamheden. De bouw zorgt daarnaast voor veel extra verkeersbewegingen, waaronder die van grote, zware vrachtwagens. Dit, in combinatie met een ijsbaanevenement waar meer dan 100.000 bezoekers worden verwacht, waarvan het overgrote deel jonge kinderen, maakt dat de verkeerssituatie er niet veiliger op wordt. Dit heeft ertoe geleid dat de ambtenaren van de gemeente geen vergunning hebben verleend voor de ijsbaan. Gelet op de voornoemde verkeerssituatie en het feit dat de grote kraan over de ijsbaan heen kan draaien, snappen wij, uit veiligheidsoogpunt, de keuze van de gemeente. De veiligheid van onze bezoekers is ook prioriteit één voor ons. De vervolgstappen Geen ijsbaan organiseren dit jaar, gaat ons door merg en been. Ons doel is ook dit jaar een ijsbaan te organiseren in Duiven zodat we het schaatsen voor iedereen mogelijk kunnen maken.

De ijsbaan draagt ieder jaar bij aan een plezierige decembermaand. Wij hebben daarom samen met uw ambtenaren een aantal alternatieven verkend, die we middels deze brief kenbaar willen maken. Hierbij is de hulp van u, onze gemeente, echter noodzakelijk om dit jaar alsnog een ijsbaan te kunnen realiseren voor de inwoners van de Liemers.

Flexibele openingstijden, afgestemd op de bouwplanning De bouwwerkzaamheden hebben in de eerste twee weken van de ijsbaan, overlap met onze openingstijden. Tijdens de kerstvakantie ligt de bouw namelijk stil. Er is gezamenlijk gekeken naar de bouwstromen deze eerste twee weken en de mogelijkheid om hierin te sturen, bijvoorbeeld door de ijsbaan op bepaalde momenten tijdelijk te sluiten of extra verkeersregelaars in te zetten die het vrachtverkeer begeleiden. Echter, een exacte bouwplanning is niet te geven, mede doordat deze kan worden beïnvloed door het weer. Bovendien vormt de bouwkraan, die er sowieso staat, een aanzienlijk risico tijdens een drukbezocht evenement. Schrappen van het schoolschaatsen Een andere mogelijkheid is om tijdens de bouwwerkzaamheden die de eerste twee weken plaatsvinden, pas open te gaan zodra deze werkzaamheden overdags afgerond zijn. Dit zal omstreeks 16:00 uur zijn. Concreet zou dit betekenen dat de ijsbaan overdag gesloten blijft, behalve in de weekenden en ’s avonds voor curling. Echter, in de ochtenden en middagen (tegelijk met de bouwwerkzaamheden dus) vindt het schoolschaatsen plaats op onze ijsbaan; kinderen vanuit de diverse basisscholen en middelbare scholen komen met plezier schaatsen op de ijsbaan. Dit schrappen, is zeer ongewenst en gaat tegen al onze principes in. De ijsbaan dient voornamelijk de jeugd van Duiven en omstreken.

Bovendien hebben wij altijd het bewegen van de jeugd gepromoot, samen met de scholen. Bovenstaande oplossingsrichtingen lossen ook het parkeer- en daarmee verkeersprobleem niet op. Verkennen van alternatieve locaties Omdat de gedeelde conclusie is, dat het niet reëel en verantwoord is om de ijsbaan, dit jaar, op het evenemententerrein in het centrum, naast het gemeentehuis te plaatsen is er gezocht naar alternatieve locaties. De verkende locaties zijn: het grasveld op het Remigiusplein, het Horsterpark en de parkeerplaats bij de sportvelden van Duiven. Elke alternatieve locatie heeft het grote nadeel dat er geen toereikende vaste stroomvoorziening is. Dit betekent dat er een noodstroomaggregaat geplaatst moet worden, wat aanzienlijk duurder is dan een vaste voorziening waar we gebruik van konden maken op het evenemententerrein. Alternatieve locatie 1: het Remigiusplein in het centrum Qua ligging is dit zonder twijfel de meest ideale locatie: midden in het centrum en dicht bij de oorspronkelijke plek. Hierdoor zullen bezoekers deze locatie makkelijk kunnen vinden. Ook behoudt deze locatie de synergievoordelen voor lokale ondernemers, waarvan velen onze sponsoren zijn. Dit draagt niet alleen bij aan een feestelijke kerstsfeer in het centrum, maar biedt ook mogelijkheden voor bezoekers en hun chauffeurs om even snel boodschappen te doen.

Echter, er zijn ook aanzienlijke uitdagingen verbonden aan deze plek. Ten eerste is de ruimte beperkt, en er moet ook rekening worden gehouden met toegankelijkheid voor nooddiensten zoals de brandweer. Dit betekent dat de huidige ijsbaanopstelling aanzienlijk aangepast zal moeten worden: denk aan een kleiner formaat, een andere indeling, gewijzigde routing en opslagmogelijkheden. Daarnaast is de nabijheid van omliggende gebouwen een zorg: de ijsbaan komt zeer dicht bij gevels, wat zal leiden tot (veel) meer geluidsoverlast. Ook ontstaan er vraagstukken rondom het parkeren van fietsen. Het grootste risico aan deze locatie is echter (de kwaliteit van) het ijs: het Remigiusplein heeft gras als ondergrond en de ijsbaan dient conform de richtlijnen van de leverancier gebouwd te worden op een verharde ondergrond die waterpas is. Zodra dit niet gebeurt, is het aannemelijk dat het ijs breekt en scheurt. Als dit het geval is, dienen we de ijsbaan per direct te sluiten. Het herstellen is nagenoeg onmogelijk en is niet zomaar op te lossen met (extra rij)platen of andere constructies. Daarbij komt ook het risico van moddervorming tijdens de op- en afbouw. Voor wat betreft de elektriciteitsvoorziening: hoewel er een vaste stroomvoorziening “in de buurt” is, is deze vanwege de afstand en het al krappe vermogen niet voldoende.

Een noodstroomaggregaat zou dan in de buurt van de ijsbaan moeten staan, met als uitdaging de geluidsoverlast en de uitstoot die dit met zich meebrengt, bovenop de uitdaging van het mogelijk overbruggen van extra afstand.

Alternatieve locatie 2: het Horsterpark Dit is de meest ruime locatie, maar kent ook de meest instabiele ondergrond. Bij slecht weer kan blubbervorming leiden tot verschillende problemen; zowel qua parkeren (vast komen zitten) als qua inloop (vieze schoenen in het paviljoen of zelfs modder op het ijs waardoor we de baan moeten sluiten). In het eerste weekend van de ijsbaan vindt eveneens het ‘Dickens in de Liemers’-festival plaats. Beide evenementen op hetzelfde terrein biedt kansen en maakt de wintersfeer compleet, doordat de evenementen elkaar versterken. Echter, de beperkte parkeervoorziening kan tot ongewenste problemen leiden. Evenals het feit dat het Dickensfestival slechts één weekend betreft en de op- en afbouw werkzaamheden van de beide evenementen hinder voor elkaar veroorzaken. Ook is de locatie afgelegen. Wat, zeker ’s avonds, tot onveilige gevoelens kan leiden bij de jongere, meestal op de fiets komende bezoekers, of hen zelfs kan weerhouden te komen. Daarnaast is het Horsterpark eveneens een gras ondergrond, wat dezelfde problemen en risico’s met zich meebrengt zoals omschreven bij het Remigiusplein. Alternatieve locatie 3: de parkeerplaats bij de sportvelden (voetbalvelden van DVV) van Duiven Deze locatie biedt voldoende ruimte voor de huidige opstelling. Zowel water als riolering zijn dichtbij beschikbaar.

Het gebruik van de parkeerplaats vraagt naar onze mening afstemming met de huidige gebruikers. Wel verwachten we dat er, aangezien voor de meeste sporters de winterstop dan al is begonnen, voldoende parkeergelegenheid beschikbaar blijft. Tijdens de op- en afbouw kan er wellicht gebruikgemaakt worden van het bestaande jeugdhonk als tijdelijke kantine. Het grootste nadeel van deze locatie is de ligging buiten het centrum, wat het mogelijk minder sfeervol maakt en van invloed kan zijn op de bezoekersaantallen. Ook missen de centrumondernemers hier de synergievoordelen. Daarentegen worden er geen (extra) parkeerplaatsen in het centrum onttrokken aan het winkelend publiek dat kerstinkopen doet. Bovendien verwachten we dat deze locatie tot minimale geluidsoverlast zal leiden. De ondergrond is hier verhard, evenals het huidige evenemententerrein in het centrum, wat de kwaliteit van het ijs ten goede komt. Conclusie Onze gezamenlijke conclusie is dat het evenemententerrein geen veilige optie is, gedurende de werkzaamheden en direct naast grote kranen. Er is één alternatief dat onze voorkeur heeft: de parkeerplaats bij de sportvelden. Dit is het enige reële alternatief. Sterker nog, dit lijkt de enige mogelijkheid om het ijsbaanevenement dit jaar op een verantwoorde manier voort te zetten. Hierbij is wel uw hulp hard nodig. Hierover vertellen wij u verderop deze brief meer.

Nadelen van de oplossing De organisatie van de ijsbaan werd onverwacht geconfronteerd met de versnelde werkzaamheden rondom de nieuwe school en de ruimte die dit vereist. Tot drie weken geleden gingen we ervan uit dat het evenement dit jaar op de gebruikelijke wijze door kon gaan, in de veronderstelling dat de bouwactiviteiten pas na de kerstvakantie van start zouden gaan. Het organiseren van het ijsbaanevenement is een complex en grootschalig proces. Gedurende het hele jaar zijn talloze vrijwilligers bezig, beginnend met de evaluatie, gevolgd door verbetervoorstellen en ten slotte de uitvoering van het volgende evenement. Dat was het afgelopen jaar niet anders. Met trots blikten we terug op een succesvol ijsbaanseizoen (2022-2023) met recordaantallen bezoekers. De nieuwe, langverwachte organisatiestructuur was meteen een succes, en dat na twee jaar van plannen zonder daadwerkelijke uitvoering door de uitdagingen omtrent COVID-19. Onze nieuwe, betrokken en gulle hoofdsponsor speelde hier ongetwijfeld een grote rol in. Desondanks blijft de organisatie kwetsbaar. Vrijwilligers zetten zich buitengewoon in, vaak meer dan ze oorspronkelijk hadden verwacht.

Meer dan twintig coördinatoren en bestuursleden wijden zich het hele jaar aan het evenement, ondersteund door nog eens zo'n 100 vrijwilligers in december en januari, om het evenement elk jaar weer tot een grandioos succes te maken. Het is iets waar Duiven trots op is en wat regionale erkenning geniet. Dit jaar is geen uitzondering. We zijn druk bezig met de voorbereidingen en hebben significante vooruitgang geboekt op het gebied van automatisering en toegangscontrole voor de ijsbaan. De website is volledig vernieuwd en we hebben opnieuw een groot aantal sponsoren kunnen binden. Ook zijn de vergunningaanvragen ingediend, hebben we afspraken gemaakt met onze reguliere leveranciers (in totaal zo'n 70) en hebben we de jaarlijkse vrijwilligersbarbecue in het Horsterpark georganiseerd als start van het nieuwe seizoen. We hadden niet voorzien dat de voortgang van het evenement in gevaar zou komen door externe bouwactiviteiten. Het is voor ons ondenkbaar dat de ijsbaan dit jaar niet doorgaat. Niet omdat Duiven niet een jaar zonder ijsbaan zou kunnen, maar omdat we dan onze schaatsers, bezoekers, evenals alle enthousiaste

curlingdeelnemers en mogelijk ook de 450+ minimagezinnen die wij jaarlijks uit de opbrengst van het evenement een kerstpakket geven, zouden teleurstellen. De ijsbaan kan simpelweg niet zonder haar toegewijde vrijwilligers, gulle sponsoren en betrouwbare leveranciers. Op zo'n laat moment een evenement afblazen, waarin al zoveel voorbereidende energie is gestoken en waar zoveel sponsoren zich aan hebben gecommitteerd – met bestaande verplichtingen naar onze leveranciers – zal het voortbestaan direct in gevaar brengen. Daarom hebben we met alle creativiteit en flexibiliteit die in ons zit gezocht naar alternatieven. We zijn ons volledig bewust van de grote uitdagingen en risico's die het wijzigen van de locatie op zo'n korte termijn met zich meebrengt. Toch zijn we vastbesloten om ervoor te gaan. Maar dat kunnen we niet zonder uw eenmalige financiële en organisatorische steun. Extra kosten Het eenmalig verplaatsen van de locatie brengt aanzienlijke kosten met zich mee. De stroomvoorziening vormt hierin de grootste kostenpost. Normaal gesproken bedraagt onze stroomrekening ongeveer 20 duizend euro. Door het gebrek aan een vaste stroomaansluiting op de nieuwe locatie zijn we genoodzaakt om gedurende 6 weken een noodstroomaggregaat in te zetten.

Volgens onze leverancier, de firma Kütschruiter, zal hun efficiënte aggregaat een bedrag van ongeveer 50 duizend euro vergen - dat is huur inclusief brandstof. Dit is een extra kostenpost van 30 duizend euro in vergelijking met onze gebruikelijke uitgaven. Daarnaast voorzien we extra kosten voor het aanpassen van reclame-uitingen, het verzorgen van wegbewijzering, het installeren van een straalverbinding voor internet wat we voor de veiligheid van onze bezoekers en vrijwilligers nodig hebben (camera’s en alarmsysteem) en wellicht ook voor extra beveiliging. Hoewel het moeilijk is om een exact bedrag op deze kosten te plakken, schatten we dat ze kunnen oplopen tot zo'n 15 duizend euro. Ter onderbouwing treft u in de bijlagen enkele, met spoed, aangevraagde offertes aan. De totale extra kosten, die naar verwachting rond de 45 duizend euro liggen, vormen een last die onze organisatie simpelweg niet kan dragen. Ter illustratie: Het jaarlijkse resultaat beweegt meestal tussen de minus vijfduizend en plus tienduizend euro. Sterker nog, onze stichting heeft nooit een winstoogmerk gehad. De opbrengsten werden altijd besteed aan het verzorgen van zo'n 450 kerstpakketten voor gezinnen met een minimuminkomen. Deze extra financiële last is voor ons ondraaglijk. Daarom wenden we ons met een dringend verzoek tot u. We vragen om een eenmalige subsidie van maximaal 45 duizend euro.

We verzekeren u dat we alleen de daadwerkelijke meerkosten bij u in rekening zullen brengen. Mocht er sprake zijn van een overschot, dan zullen we dit bedrag terugstorten of de facturen direct aan u doorbelasten. De precieze afhandeling hiervan bespreken we graag in overleg met u. Daarnaast zijn we ons ervan bewust dat de tijd dringt om de noodzakelijke vergunningswijzigingen op tijd rond te krijgen. We doen daarom een beroep op uw begrip en vragen om speciale aandacht hiervoor, hopend op enige coulance gezien de beperkte tijd die ons nog rest. Onze prioriteit blijft: het organiseren van een veilig, goed geregeld en sfeervol evenement. Dit jaar hebben we daarbij meer dan ooit de steun nodig van u. Rekenend op een positieve reactie en uitkijkend naar een geweldig evenement, Met vriendelijke groet, Rob Vissers Stichting Winterevenementen Duiven Voorzitter

Arjan ter Bogt IJsbaan Duiven Vergunningen

Koos Kampschreur IJsbaan Duiven Evenementencoördinator

Joris van Zandvoort IJsbaan Duiven Communicatie & PR