3. 2025-03-10_Werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk_Besluitenlijst

Besluitenlijst Werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk Datum

10-03-2025

Tijd

19:30 - 21:00

Locatie

B&W kamer

Voorzitter

H.B. Hieltjes

Toelichting

Karin Bouwmeister-Booltink, DOED Annelies Nass, LA Hans Stam, CDA Marco Holtus, VVD Eva van der Mast, GL Mathieu Maanders, GW Wouter Smit, PD Erick Pol, D66 Anton van der Gaag, gemeentesecretaris Huub Hieltjes, burgemeester Wouter Bosch, griffier

1

Opening De gemeenteraad heeft de Werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk ook voor de periode 2022-2026 de opdracht gegeven om de BOBsystematiek en het Reglement van Orde steeds organisch aan te scherpen. De werkgroep bestaat in principe uit een lid van elke fractie, de burgemeester als voorzitter, de gemeentesecretaris als adviseur en de griffier als secretaris/adviseur. Op 18 februari 2025 heeft de raad het raadsvoorstel voor de vierde optimalisatie op verzoek van Erick Pol terugverwezen naar de werkgroep. De gedachte hierbij is dat een aantal amendementen ziet op onderwerpen die niet (desgevraagd) vooraf bij de werkgroep zijn aangekaart. Het verzoek is daarom aan de werkgroep om het raadsvoorstel bij te slijpen of uit te breiden op basis van de amendementen.

2

Vaststellen agenda De agendacommissie stelt de agenda vast.

3

Bespreken optimalisatie vergaderpraktijk [Amendementen] 0. Basis Het raadsvoorstel van de werkgroep zoals geagendeerd voor de raad van 18 februari 2024 vormt het vertrekpunt van een nieuw, aangepast raadsvoorstel. Hieronder wordt per amendement door de griffier een suggestie gedaan voor het al dan niet aanpassen van het oorspronkelijke raadsvoorstel.

1. AM1. Lokaal Alternatief - Amendement Tijden veranderen Voorgesteld wordt om een eindtijd van 23:00 uur aan te houden in plaats van 22:30 uur. Ik denk dat dit een heel realistisch voorstel is. Het is een eindtijd die in de regel steevast nodig is voor onze wijze van vergaderen. Terugvallen op een reserveavond is altijd in alle opzichten suboptimaal: 1) het kost je als raads- en collegelid een extra avond; 2) een reserveavond geeft nooit dezelfde opkomst als die van de vaste/echte raadsavond; 3) inwoners komen wellicht voor niets op de eerste raadsavond; 4) een reserveavond kost extra capaciteit van bodes en de griffie; 5) de escape van een reserveavond geeft niet de druk om met z’n allen effectiever te vergaderen. Suggestie: neem (alles overwegende) deze eindtijd over in het raadsvoorstel. Werkgroep: akkoord met suggestie. Wel al om 22:00 uur een “eindtijd check/herinnering” door de raadsvoorzitter. (Opnemen in de toelichting RvO)

2. AM2. Lokaal Alternatief - Amendement Wissel speakers corner en seniorenconvent Voorgesteld wordt het Seniorenconvent en de Speakerscorner qua moment om te wisselen. Daarbij kan de raadsvoorzitter (gegeven de omstandigheid dat de Speakerscorner regelmatig geen doorgang vindt) de opening van de raadsvergadering vervroegen naar 19:00 uur indien er ceremoniële zaken zijn die tijd vragen. Ik denk dat dit een heel redelijk voorstel is. Bezien vanuit de inwoner met bijvoorbeeld een petitie is de symboliek veel groter om deze in te dienen voorafgaand aan een raadsavond dan voorafgaand aan een politieke avond. Ook is het argument, dat fractievoorzitters aanwezig moeten kunnen zijn bij fractievooroverleg vlak voor de raadsvergadering, heel legitiem. Immers in de huidige cultuur worden veruit de meeste moties en amendementen pas op de maandag en dinsdag ingediend. Suggestie: neem deze wisseling over in het raadsvoorstel. Werkgroep: soms wordt het Seniorenconvent ook benut om gezamenlijk te bepalen hoe de raadsavond beter kan verlopen. Dit heeft echt z’n functie. Anderzijds is er soms ook druk om de het convent (te) snel af te ronden omdat de raadsavond (al) start. Aldus de burgemeester. De werkgroep is (nog) niet overtuigd van nut en noodzaak. Dus het voorstel wordt niet overgenomen in het raadsvoorstel.

Pagina 2

3. AM3. BurgerBelangen - Amendement Vierde optimalisatie vergaderpraktijk Duiven a. Voorgesteld wordt het dictum van artikel 1 lid g aan te passen zodat er staat: Tafelvoorzitter: een raadslid, door de Agendacommissie benoemd tot voorzitter van een ronde- of debattafel. Ik denk dat dit een goed voorstel is. Artikel 82, lid 4 Gemeentewet: “Een lid van de raad is voorzitter van de commissie”. Derhalve kan dit niet de raadsvoorzitter, een externe of een fractieassistent zijn. Aanvulling: vaak wijst de Agendacommissie op verzoek van de griffie ook een voorzitter aan van een informele of thema avond. Hiermee zouden we het artikellid kunnen completeren. Suggestie: artikel 1 lid g aan te passen zodat er staat: Tafelvoorzitter: een raadslid, door de Agenda Commissie benoemd tot voorzitter van een ronde- of debattafel of informele of thema avond. Deze wijziging overal consequent te verwerken. De werkgroep kan instemmen met deze aanpassing. (+Zie verderop! Fractieassistent wel lid van de Agendacommissie.)

b. Voorgesteld wordt het schrappen van Artikel 5b lid 3, lid 4 en lid 7, omdat deze overbodig zijn geworden, omdat fractie assistenten hierdoor een speciaal raadslid werden en tafelvoorzitter konden zijn. Deze zienswijze is bij de vierde optimalisatie losgelaten. Ik weet dat BB veel waarde hecht aan de status van fractieassistent. Ik weet (op basis van een over de mail gevoerde discussie) dat zij balen van het (voortschrijdend) inzicht dat een fractieassistent geen tafelvoorzitter meer kan zijn. Met voorstel echter gooi je het kind én het badwater weg. Dat een assistent geen tafelvoorzitter meer kan zijn, betekent geenszins dat al het andere (waarmee een assistent gelijk wordt gesteld met een lid) niet overeind blijft. Assistenten houden toegang tot geheime stukken etc. Dat een zienswijze op de assistenten zou zijn losgelaten, is een emotie/beeld van BB zelf, niet van de werkgroep of raad. Suggestie: het voorstel van BB op dit onderdeel niet overnemen. De werkgroep kan instemmen met deze suggestie.

Pagina 3

c. Voorgesteld wordt om artikel 10, 11, 12, 13 en 15 uit de Gemeentewet niet meer van toepassing te verklaren op fractieassistenten. Wij schakelen in de praktijk, waar mogelijk, de fractieassistent niet meer gelijk met een raadslid en dan ligt gelijkschakeling op dit punt ook niet meer voor de hand, zoals in het vorige Reglement van Orde. Ik weet dat BB veel waarde hecht aan de status van fractieassistent. Ik weet (op basis van een over de mail gevoerde discussie) dat zij balen van het (voortschrijdend) inzicht dat een fractieassistent geen tafelvoorzitter meer kan zijn. Met voorstel echter gooi je het kind én het badwater weg. Suggestie: het voorstel van BB op dit onderdeel niet overnemen. De werkgroep kan instemmen met deze suggestie.

d. Voorgesteld wordt om de Werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk alle commissies te laten beschrijven en aan te geven welke commissies raadscommissies zijn. De achterliggende vraag is wanneer de Gemeentewet voorschrijft dat een raadslid voorzitter moet zijn. Dit wordt echter materieel beoordeeld en kan dus nooit vooraf zwart-wit worden afgebakend. De ene thema avond is 100% beeldvormend en kan prima door een ieder worden voorgezeten; de andere thema avond ziet bijvoorbeeld op het gezamenlijk met inwoners kiezen uit scenario’s (vergelijk trechterwerking toekomstscenario’s), daarbij ligt het meer voor de hand voor een raadslid als voorzitter aan te wijzen. Het is mijn inschatting dat een fractieassistent in veel gevallen prima voorzitter zou kunnen zijn van een informele of thema avond. Een ander voorbeeld: een ronde tafel die wordt ingezet voor bijvoorbeeld het dashboard sociaal domein of een presentatie door de ODRA, bereidt geen besluitvorming voor en zou prima kunnen worden voorgezeten door een fractieassistent. Suggestie: steeds van geval tot geval steeds situationeel afwegen hoe het voorzitterschap zich verhoudt tot de materiele weging van de Gemeentewet.

Aanvullend kan wel een artikel worden opgenomen over het voorzitterschap door fractieassistenten: “fractieassistenten kunnen voorzitter zijn van informele avond, thema avond of ronde tafel (die niet gericht zijn op de effectieve voorbereiding van besluitvorming) zo lang artikel 82, lid 4 Gemeentewet zich hiertegen niet verzet”. Zie ook hieronder.

De werkgroep kan instemmen met deze suggestie.

Pagina 4

e. Gesteld wordt dat “de burgemeester geen voorzitter kan zijn van het “Over en weer”, omdat dit als een raadscommissie betiteld kan worden en dan mag de burgemeester, volgens Artikel 82 lid 2 lid geen lid zijn van die raadscommissie;”. Dit is onjuist. Het Over en Weer is onderdeel van de raadsavond en de raadsavond wordt volgens de wet voorgezeten door de burgemeester. Suggestie: het voorstel van BB op dit onderdeel niet overnemen. De werkgroep kan instemmen met deze suggestie.

4. AM4. LA - Amendement 4e optimalisatie vergaderpraktijk Technische aanpassing a. Voorgesteld wordt om de rol van de fractieassistenten in de Agendacommissie te beperken tot het voorzitten van de Speakers Corner, Thema avond, Informele avond en ronde tafels die alleen als doel hebben te informeren. In een goed gesprek met René Looijs kwam ik er achter dat assistenten inderdaad in sommige gevallen ook prima voorzitter kunnen zijn van een ronde tafel. Als deze lijn wordt aangenomen kan een fractieassistent dus wel weer lid worden van de agendacommissie. Suggestie: zie ook al hierboven. (“fractieassistenten kunnen voorzitter zijn van informele avond, thema avond of ronde tafel (die niet gericht zijn op de effectieve voorbereiding van besluitvorming) zo lang artikel 82, lid 4 Gemeentewet zich hiertegen niet verzet”). De werkgroep kan instemmen met deze suggestie conform herformulering hierboven.

b. Voorgesteld wordt fractieassistenten woonachtig zijn in de gemeente Duiven. Het was inderdaad een omissie om alleen “woonachtig in Duiven” te noteren; immers ook inwoners van Loo en Groessen zijn welkom om raadslid te worden. Suggestie: het voorstel van LA over te nemen. De werkgroep kan instemmen met deze suggestie. Pagina 5

5. AM5. LA - Amendement Extra werk extra ondersteuning Voorgesteld wordt om een 2e fractieassistent toe te laten indien 1 of 2 persoonsfracties 1 tafelvoorzitter leveren; fracties met 3 of meer raadsleden de mogelijkheid hebben om een 2e fractieassistent aan te stellen indien ze 2 tafelvoorzitters leveren binnen de agenda commissie. Ik denk niet dat deze extra ondersteuning noodzakelijk is. Ik begrijp goed dat je als fractie jouw enthousiaste fractievolger perspectief wilt bieden en daarom het liefst ook als assistent wilt benomen. Echter, ik denk dat het potentieel van een fractieassistent moet worden benut; niet in kwantiteit maar in kwaliteit. Kies en investeer in jouw assistent. Suggestie: het voorstel van LA op dit onderdeel niet overnemen.

De werkgroep kan instemmen met deze suggestie. (Als fractie die twee voorzitters levert, moet je goed kijken naar de planning van de politiek avond. Verder spelen ook extra kosten mee in deze afweging).

4

Vervolgproces Suggestie: rechtstreeks bespreekstuk naar raad (advies aan Agendacommissie). Discussie beperken tot onderwerpen die voorliggen. Nieuwe zaken bewaren voor de vijfde optimalisatie. De werkgroep kan instemmen met deze suggestie, met dien verstande dat zij het als rechtstreeks hamerstuk geagendeerd wil hebben.

5

Sluiting

Pagina 6