3. 201629156-Startnotitie 'Onderzoek naar toekomstscenario's gemeente Duiven'

Startnotitie

Onderzoek naar toekomstscenario’s gemeente Duiven

Opstellers: Bestuurlijk opdrachtgever: Huub Hieltjes (burgemeester) Ambtelijk opdrachtgever: Bertus Brinkman (gemeentesecretaris) Ambtelijk opdrachtnemer: Walter van der Veen (strategisch bestuursadviseur) Ambtelijk opdrachtnemer Communicatie: Corrie in ’t Hout (strategisch communicatie adviseur)

1.

Aanleiding

Op 27 juni 2023 heeft de gemeenteraad nagenoeg unaniem een motie aangenomen die zich richt op het doen van onderzoek naar de toekomstscenario’s van de gemeente Duiven. De gemeenteraad van Duiven wil onderzoek laten verrichten naar de ambtelijke/bestuurlijke samenwerking met de gemeente Westervoort. Is de huidige samenwerking, die zich vooral manifesteert in de ambtelijke werkorganisatie 1Stroom, nog de meest optimale constructie voor de gemeente Duiven? De gemeenteraad neemt hierbij het initiatief om het college te verzoeken een startnotitie op te stellen waarin zij een procesaanpak voorstelt. Deze startnotitie voorziet in dit verzoek.

2.

Onderzoek

Het onderzoek betreft een tweetal onderdelen. Enerzijds gaat het om het (natuurlijke) momentum om de werkorganisatie 1Stroom te evalueren. Hierbij is er sprake van de periodieke heroverweging financiële verdeelsleutel 1Stroom en de voortgangsrapportage 1Stroom. Beiden worden begin 2024 verwacht. Anderzijds wordt het waardevol geacht om onderzoek te verrichten naar het toekomstperspectief van de gemeente Duiven. Dit gaat over bestuurskracht1; de kracht van de gemeente nu en in de toekomst, over zelfstandigheid op de lange termijn, welke accenten nodig zijn en waar we goed in zijn en beter kan. Het onderzoek betreft daarom tweetal onderzoeksrichtingen, namelijk: 1. 1Stroom Hoe en met welke inzichten kan 1Stroom na de afgelopen 6 jaar worden geoptimaliseerd voor de ambities van de gemeente Duiven? Benoem en behoud het goede. Ontwikkel strategieën om ervaren beperkingen weg te nemen. 2.

Bestuurlijke samenwerking Wat zijn voor de lange termijn de beste vormen van bestuurlijke samenwerking voor Duiven om enerzijds robuust invulling te kunnen geven aan de lokale en regionale opgaven en anderzijds als bestuur nabij inwoners zichtbaar te blijven en identiteit te behouden? Kan Duiven bijvoorbeeld zelfstandig met strategische adviseurs haar rol in de regio goed invullen of is aanvullend verdere bestuurlijke samenwerking nodig? En in welke vorm? Ook kan worden bezien welke gevolgen een eventuele nieuwe bestuurlijke koers van Westervoort voor kansen of bedreigingen biedt voor de eigen doelstellingen.

3.

Doelstelling(en) – opdrachtresultaat

Doelstelling van de opdracht, en dus het resultaat, is het komen tot een onderzoeksverslag dat een bepaalde trechterwerking kent. Allereerst zal het onderzoek alle denkbare scenario’s en sub scenario’s in beeld moeten brengen.

1 KING verstaat onder bestuurskracht: het vermogen van een overheidsorgaan de wettelijke en autonome

taken en ambities op een adequate manier uit te voeren en in de bestuurlijke en maatschappelijke context de juiste verbindingen aan te gaan.

2

Hierna zullen deze mogelijkheden terug worden gebracht naar een kleinere lijst (short-list) met de meest realistische scenario’s. Hierbij zullen, in ieder geval, de volgende selectiecriteria worden gehanteerd: - realistisch financieel - realistisch bestuurlijk/politiek - realistisch sociaal/cultureel - beleving/inzichten inwoners (Thema-Avond)

4.

Uitgangspunten

De raad van de gemeente Duiven wil zelf een keuze maken binnen de mogelijke scenario’s. Dit is een belangrijk uitgangspunt. In het onderzoeksrapport, maar ook bij het college, dient hiervoor aandacht te zijn. Er zal geen voorkeursvariant worden aangereikt. Het onderzoek gaat uit van het belang op de langere termijn van de inwoners van de dorpen Duiven, Groessen en Loo (met inbegrip van de inwoners van het buitengebied). Wat is voor hen de meest optimale vorm en schaal van hun gemeente? Daarbij kan worden gekeken naar ambtelijke schaal en samenwerking. Ook moet gekeken worden naar bestuurlijke schaal en samenwerking. Daarbij gaat het om vragen als: • • • • • • • •

5.

Wat is de optimale schaal voor goede dienstverlening aan inwoners? Wat is voor de inwoners nodig op het gebied van nabijheid van het bestuur? Wat is nodig om de identiteit van de dorpen te behouden? Hoe worden de belangen van de inwoners het meest efficiënt en effectief behartigd in de regio, bij de provincie en bij het Rijk? Hoe voldoen we het beste aan de maatschappelijke opgaven die lokaal en regionaal aan de orde zijn; ook op de lange termijn? Wat is financieel het beste voor de inwoners op langere termijn? Wat geeft inwoners het beste gevoel? Wat vinden inwoners zelf belangrijk?

De gemeente Duiven en 1Stroom

Gevraagd wordt om een (extern)onderzoek naar de werkorganisatie 1Stroom, en dan specifiek hoe en met welke inzichten 1Stroom na de afgelopen 6 jaar kan worden geoptimaliseerd voor de ambities van de gemeente Duiven. Uitgangspunt hierbij is: benoem en behoud het goede, ontwikkel strategieën om ervaren beperkingen weg te nemen. Op 6 juli 2016 hebben de gemeenteraden van Duiven en Westervoort besloten tot een ambtelijke fusie tussen de organisaties van Duiven en Westervoort. Deze werkorganisatie is 2018 van start gegaan. Kaders zijn vastgesteld en ook de uitgangspunten. Rekening houdend met die kaders en uitgangspunten is in 2021 door 1Stroom een voortgangsrapportage uitgebracht. Een volgende voortgangrapportage is aangekondigd. Ook is een periodieke heroverweging van de financiële verdeelsleutel 1Stroom te verwachten (elke drie jaar). Mogelijk kan er voor de beantwoording van de eerste vraag van het onderzoek voor een belangrijk deel gesteund worden gemaakt van de te verwachten voortgangsrapportage. Als dat lukt kan er meer focus liggen op het onderzoek naar de toekomstscenario’s van de gemeente Duiven.

3

Het doen van een onderzoek naar 1Stroom vanuit het perspectief van de gemeente Duiven vraagt bijzondere aandacht, gelet op deze gemeenschappelijke samenwerking met Westervoort. Immers, ook de gemeente Westervoort is partner in deze samenwerking. Ook verdient het belang van de medewerkers van 1Stroom erkening. Het onderzoek vraagt daarom om een goede communicatie met de gemeente Westervoort en met de organisatie en medewerkers van 1Stroom. Waar het gaat om het benoemen en behouden van het goede en het ontwikkelen van strategieën om ervaren beperkingen weg te nemen kan er sprake zijn van het gezamenlijk – met de gemeente Westervoort en 1Stroom - bespreken van bevindingen die uit onderzoek naar voren.

6.

Context

Het onderzoek, zoals beschreven in de motie, staat niet op zichzelf. Onderzoeken naar bestuurskracht zijn er legio. Ook de gemeente Westervoort heeft een soortgelijk onderzoek laten doen door het bureau BMC. En nu loopt daar een onderzoek door Partners en Pröpper. Als gemeente Duiven zijn we natuurlijk op zoek naar onze eigen toekomstbeelden en -mogelijkheden, maar ook benieuwd naar die van andere gemeenten zoals Westervoort. Zeker omdat we samen met de gemeente Westervoort de ambtelijke fusieorganisatie 1Stroom zijn gestart. De ontwikkelingen wat betreft de uitkomsten van de onderzoeken in de gemeente Westervoort volgen wij als buurgemeente dan ook met aandacht.

7.

Stakeholders

Ten behoeve het maatschappelijke- en regionale draagvlak is het belangrijk om de juiste partijen te benaderen. Binnen het onderzoek zijn de volgende stakeholders in beeld: • Raad en college Duiven (key stakeholders) • Raad en college Liemerse gemeenten • Directie 1Stroom • Provincie Gelderland • Maatschappelijke organisaties • Inwoners • Bedrijven • Groene Metropoolregio • Ambtenaren 1Stroom (inclusief directie, management en ondernemingsraad) Deze stakeholders zullen worden bevraagd en betrokken in het onderzoek als het gaat om hun beeld over samenwerking. Als het gaat om de gemeente Westervoort is het van belang dat 1Stroom specifiek wordt meegenomen in het onderzoek. Dit is voor de overige gemeenten niet van belang. Daarnaast hebben wij als gemeente Duiven te maken met naast- en omliggende gemeenten die opiniërend zullen worden bevraagd naar hun beeld over samenwerking in de regio, bijvoorbeeld kijkende naar de opdracht van de gemeenteraad van de gemeente Duiven. Hierbij wordt gezocht naar het perspectief dat deze gemeenten zien. Het gaat hierbij (in ieder geval) om de gemeenten Lingewaard en Arnhem.

8.

Planning

In de planning wordt uitgegaan dat de raad een zorgvuldig traject wil doorlopen met voldoende inbreng van inwoners. Ook moet er ruimte zijn voor inbreng van buurgemeenten, provincie, ondernemers, verenigingen en organisaties.

4

Er wordt een extern adviesbureau ingeschakeld, al dan niet op advies en gedeeltelijk voor rekening van de provincie. Twee of drie bureaus houden een pitch over de door hen voorgestane aanpak. Een beschikbare afvaardiging uit de klankbordgroep van de raad beoordeelt de pitches (naast collegeleden en 1Stroomadviseurs) mee op basis van de vooraf gestelde criteria. Op twee momenten in het proces wordt een thema-avond van de raad met inwoners georganiseerd: 1. Tijdens de beeldvorming: o.a. om de stap van een groslijst met scenario’s naar een shortlist te bespreken. 2. Tijdens de oordeelsvorming: als de overgebleven scenario’s objectief zijn onderzocht worden alle kansen en bedreigingen met inwoners besproken. De besluitvorming is uiteindelijk aan de raad. Transparantie staat voorop. Informatie (zoals onderzoeksrapporten) is zoveel mogelijk openbaar. Wel kan het altijd van waarde zijn als de raad op enig moment tijdens een informele bijeenkomst zonder pers en publiek van gedachte kan wisselen. Echter, alle stappen in het proces zijn openbaar.

In globale zin worden de komende maanden de volgende processtappen gezet: • Opdrachtformulering voor het onderzoek • Selectiebureau • Uitvoering onderzoek door bureau; leidt tot rapport met bevindingen (geen advies); uiterlijk eind Q2-2024 gereed • De raad start op basis van dat rapport dialoog met samenleving; dialoog levert kaders voor finaal besluit raad • College of raadswerkgroep betrekt scenario’s voor samenwerking daarbij, komt tot een conclusie en maakt voorstel voor gemeenteraad aan de hand van onderzoek, dialoog en scenario’s • Gemeenteraad neemt finaal en bindend besluit.

8.1

Globale planning

De globale planning is als volgt: Vaststelling startnotitie door college Behandeling politieke avond Behandeling raad Optie 1: uitvoeren offerte traject Optie 2: bijstellen startnotitie - Afstemming college Agendacommissie Politieke avond Behandeling raad

8.2

19 september 2023 10 oktober 2023 24 oktober 2023 Zie planning bureaus (paragraaf 8.2) 7 november 2023 16 november 2023 28 november 2023 12 december 2023

Planning bureaus

De bureaus wordt verzocht, gegeven het idee van de gemeente Duiven voor het onderzoek en de hiervoor geformuleerde relevante aspecten daarin, met een plan van aanpak voor het onderzoek te komen, met bijbehorende offerte. De planning hierbij is als volgt: Verzenden offerteaanvraag Indienen vragen door inschrijvers tot uiterlijk

Vrijdag 13 oktober 2023 Vrijdag 27 oktober 2023

5

Vragen beantwoorden (Nota van Inlichtingen) Indienen inschrijvingen (6 weken na verzenden offerteaanvraag) Beoordeling inschrijvingen Voorlopige gunning Definitieve gunning (minimaal 7 dagen na voorlopige gunning)

8.3

Vrijdag 10 november 2023 Vrijdag 24 november2023 Maandag 27 november 2023 tot en met vrijdag 8 december 2023 Vrijdag 22 december 2023 Vrijdag 5 januari 2024

Eigen regie en/of combinaties

Bestuurskracht onderzoek hoeft niet te worden gedaan door een bureau. Ook het zelf doen van een dergelijk onderzoek is een mogelijkheid al dan niet in combinatie met een bureau. Onderstaande een overzicht van de voor- en nadelen van de diverse vormen. Methodiek Bestuurskrachtonderzoek zelf uitvoeren (met behulp van extern bureau) Voordelen Lage kosten Snel zelf te starten Kennis van de lokale situatie Nadelen Als beoordelaar van de eigen organisatie kan mate van objectiviteit en onafhankelijkheid onder druk komen. Belasting op de ambtelijke organisatie. Methodiek Bestuurskrachtonderzoek uitgevoerd door gezamenlijk projectteam van provincie en gemeente; en externe discussieleider voor debatten (deze specifieke vorm wordt door sommige provincies aan gemeenten aangeboden) Voordelen Veel ervaring; Onderzoek kan snel starten Veel kennis over eigen organisatie opdoen Kosten (deels) voor rekening van provincie Nadelen Aandachtspunt: mate van objectiviteit en onafhankelijkheid komt onder druk. Belasting op de ambtelijke organisatie. Methodiek Bestuurskrachtonderzoek door adviesbureau Voordelen Veel ervaring Verhoogt de waarborg van objectiviteit en onafhankelijkheid Onderzoeksopzet ligt al klaar Nadelen Relatief hoge kosten Vergt veel voorbereidingstijd t.a.v. keuze bureau Methodiek van het adviesbureau moet passen in wensen overheidsorganisatie.

Methodiek Bestuurskrachtonderzoek door adviesbureau met onafhankelijke visitatiecommissie Voordelen Veel ervaring; ‘Vreemde ogen dwingen’ Verhoogt objectiviteit en onafhankelijkheid Onderzoeksopzet ligt klaar Nadelen Relatief hoge kosten Vergt veel tijd

6

9.

Randvoorwaarden

Er zal een klankbordgroep worden geformeerd. Deze bestaat uit één lid per fractie. Deze klankbordgroep heeft niet de functie van raadswerkgroep. De adviezen en/of uitspraken van de klankbordgroep zijn vrijblijvend. De raad zelf neemt de besluiten. Dit houdt in dat de klankbordgroep uit 8 leden bestaat (exclusief de voorzitter van de raad/burgemeester). Naast de klankbordgroep is er sprake van een ambtelijke projectgroep, bestaande uit de gemeentesecretaris, strategisch adviseur en een communicatiestrateeg met daarbij secretariële ondersteuning. Er dient rekening te worden gehouden met de uitgangspunten in het coalitieakkoord van de provincie Gelderland. Daarnaast dient te worden aangesloten bij bestaande beleidsdocumenten (lokale- en regionale opgaven) als ook toekomstige landelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld Rijk en VNG). Voor het onderzoek werkorganisatie 1Stroom is het van belang dat de periodieke heroverweging financiële verdeelsleutel 1Stoom wordt meegenomen als ook de Voortgangsrapportage 1Stroom. Hierover dient nog besluitvorming op plaats te vinden. Als laatste is er sprake van een evaluatie van de directiestructuur. Gevraagd wordt om omgevings- en organisatiesensitiviteit, waarbij de belangen van de omgeving mee wordt gewogen in de uitkomsten van het onderzoek.

10.

Communicatie

Gevraagd wordt om een (extern)onderzoek naar de werkorganisatie 1Stroom, en dan specifiek hoe en met welke inzichten 1Stroom na de afgelopen 6 jaar kan worden geoptimaliseerd voor de ambities van de gemeente Duiven. Uitgangspunt hierbij is; benoem en behoud het goede, ontwikkel strategieën om ervaren beperkingen weg te nemen. De beslissing van de gemeenteraad om onderzoek te laten doen naar de toekomstscenario’s van de gemeente Duiven en naar de ambtelijke/bestuurlijke samenwerking met de gemeente Westervoort kenmerkt zich door de vraag of de huidige samenwerking, die zich vooral manifesteert in de ambtelijke werkorganisatie 1Stroom, nog de meest optimale constructie voor de gemeente Duiven? Om antwoord te geven op deze onderzoeksvragen wordt een brede groep van stakeholders gevraagd om in dit proces te participeren. Voor een aantal van deze stakeholders is de impact beperkt tot de deelname aan het onderzoek. De consequentie van dit besluit en de uitkomsten van dit besluit raakt natuurlijk de gemeenteraad en het college als key stakeholders. Zij maken een bewuste keuze voor dit onderzoek. Voor één stakeholder, de medewerkers binnen 1Stroom, is de impact van het onderzoek groot vanaf het moment dat het onderzoek start.

Dit pleit voor een intensieve communicatiestrategie waar zowel tijdens het onderzoek als daarna regelmatig gecommuniceerd wordt vanuit verbinding en vertrouwen met de medewerkers van 1Stroom. Niet alleen over de uitkomsten maar zeer zeker ook in het proces over het proces.

7

Uitgangspunt is verbondenheid en betrokkenheid te behouden in de ambtelijke organisatie. De periode van het onderzoek kenmerkt zich door ‘niet weten’ wat door een deel van de ambtenaren als onprettig of zelfs door sommigen als bedreigend kan worden ervaren. De communicatie in het proces met de medewerkers kenmerkt zich door dialoog en luisteren. Na het besluit van de raad breekt een nieuwe fase aan voor de medewerkers van 1Stroom; wat is de consequentie van de keuze van de gemeenteraad van Duiven voor de medewerkers van 1Stroom. Ook deze periode kenmerkt zich door ‘niet weten’. En ook nu kenmerkt het proces met de medewerkers zich door dialoog en luisteren. Transparantie staat voorop. Informatie (zoals onderzoeksrapporten) is zoveel mogelijk openbaar. Wel kan het altijd van waarde zijn als de raad op enig moment tijdens een informele bijeenkomst zonder pers en publiek van gedachte kan wisselen. Echter, alle stappen in het proces zijn openbaar. Gedurende het proces kan het onderzoek en kunnen de key-stakeholders op media-aandacht rekenen. De media zal verslag doen van de verschillende fasen in het onderzoek. Berichtgeving vanuit de media kan zeker onrust of verwarring brengen. Dit kan op momenten verstorend werken. Dit vraagt van de key-stakeholders om de rust te bewaren en te voorkomen dat het onderzoek gefrustreerd raakt.

En het vraagt van de gemeenteraad en het college de bereidheid te duiden of te verhelderen als de situatie daarom vraagt. Het onderzoek is gericht op het verder optimaliseren van 1Stroom en richt zich niet op de korte termijn.

11.

Participatie

De raad kiest nadrukkelijk voor participatie met de inwoners van Duiven. Deze vindt in ieder geval op tweetal raadsavonden plaats tussen de raad en inwoners. Ook participatie maakt ook deel uit van het strategisch communicatieplan. Binnen dit onderzoek wordt ingestoken op het informeren en inspreken (raadplegen) van de inwoners (maximaal trede 2). Hierbij is een mogelijkheid een zo hoog mogelijk aantal inwoners te betrekken. De mate van participatie (invloed) is echter laag. In de uitvraag aan de bureaus zal de werkwijze met betrekking tot de participatie worden bevraagd. Hierbij is de onderliggende vraag in hoeverre inwoners zich betrokken voelen bij dit onderzoek en de uitkomsten ervan. Het bewonersperspectief is hierbij dan ook een belangrijk gegeven in plaats van het perspectief van de raad als initiatiefnemer. Hierdoor ontstaat er een realistischer beeld en kan worden bepaald welke mate van participatie haalbaar is.

12.

Betrokkenheid raad

Een belangrijk uitgangspunt is dat de raad kiest. Door het adviesbureau dient dan ook geen voorkeursvariant worden opgevoerd. Door het instellen van een klankbord en het inbedden van een tweetal momenten (beeld- en oordeelsvorming) zal de raad worden betrokken in het proces dat moet leiden tot een definitief rapport en een uitvoerbaar scenario. Definitieve besluitvorming is uiteraard ook aan de raad.

13.

Bureaus

Er zijn een groot aantal bureaus die dergelijke onderzoeken hebben gedaan en bekend zijn met (complexe) vraagstellingen. Op basis van een eerste verkenning worden de volgende drie bureaus voorgedragen om te worden uitgenodigd. Zij zullen een opdrachtbrief ontvangen waarna ze worden uitgenodigd een pitch te houden. Hierna zal de raad een keuze maken welk bureau zij voor het doen van dit onderzoek het meest geschikt achten en de definitieve gunning krijgt. Hiervoor zal een scoreformulier worden gebruikt. Het gaat om: 8

-

14.

Dirk Louter in combinatie met Rijnconsult http://www.dirklouter.nl/ Twijnsta Gudde Necker van Naem; hebben KING keurmerk gekregen voor het doen van bestuurskrachtonderzoek. (https://www.consultancy.nl/nieuws/necker-van-naem-ontvangtking-keurmerk-voor-bestuurskrachtonderzoek)

Kosten en subsidie

De gemiddelde kosten voor het doen van een extern bestuurskracht onderzoek worden geschat tussen de € 60.000,- en € 100.000,-. Na overleg en afstemming kan bij de provincie Gelderland een verzoek om subsidie worden ingediend. Afspraken maken dan deel uit van een maatwerktraject in het kader van het programma Vitaal Openbaar Bestuur van de provincie. In de begroting is geen rekening gehouden met kosten voor onderzoek. Ook is het bedrag exclusief de kosten voor de benodigde ondersteuning voor het communicatietraject. De hoogte van het bedrag voor het doen van onderzoek is tevens afhankelijk van de complexiteit van de uitvraag. Daarnaast is er het besef dat dit een langdurig proces is. Het is net op voorhand duidelijk wanneer er een duidelijke stip aan de horizon gezet kan worden. Dit betekent ook dat er op financieel vlak niet op voorhand een gefixeerd bedrag kan worden vastgesteld. Bedragen voor onderzoek, ambtelijke kosten en overige proceskosten zijn niet opgenomen in de huidige begroting. Advies is hiervoor een stelpost in de begroting op te nemen.

15.

Selectiecriteria

Deze drie, hierboven genoemde, bureaus, zullen worden gevraagd om een offerte uit te brengen voor het doen van onderzoek. Dit zal volgens bijgevoegde uitnodigingsbrief (bijlage 1) gevraagd worden. De volgende selectiecriteria zullen worden vastgesteld (bijlage 2); - Ervaringen met dergelijke onderzoeken - Kwaliteit van de aanpak - Voorstel over betrekken inwoners - Voorstel over communicatie (exclusief interne organisatie) - Samenstelling en ervaringen van het team - Prijs - Continuïteit in begeleiding van het proces

16.

Nog uit te werken

De onderstaande onderwerpen zullen gaande het offerteproces nog nader te worden uitgewerkt. • • • • • •

Een stuurgroep met daarin de portefeuillehouder en ambtelijk opdrachtgever. Een projectgroep met daarin een ambtelijk strateeg, secretariële ondersteuning, communicatiestrateeg Begeleidingsgroep met daarin een afvaardiging van de raad, het college en de ambtelijke organisatie (plus provincie). Medewerking van de diverse inhoudelijke betrokken medewerkers voor het aanleveren hun kenn is en ervaring. Een efficiënte en tijdige planning van de diverse activiteiten. Het regelen van vergaderruimten, het maken van afspraken, facilitaire ondersteuning tijdens fysieke bijeenkomsten. 9

• •

Ambtelijke bijstand ten behoeve notuleren van de diverse sessies. Financiële paragraaf

10

Bijlage: opdrachtbrief

11

Gemeente Duiven

Bureau

Koning Willem-Alexanderplein 1 Postbus 6 6920 AA Duiven (0316) 279 111 gemeente@duiven.nl www.duiven.nl

Datum zaaknummer onderwerp contactpersoon

: : : :

23 mei 2023 Z/23/ Offerte ‘Onderzoek toekomstscenario's gemeente Duiven’ W. van der Veen

Beste heer, mevrouw Inleiding De raad van de gemeente Duiven wil onderzoek laten verrichten naar de ambtelijke en bestuurlijke samenwerking. Dat is vastgelegd in de motie Onderzoek naar toekomstscenario’s (27 juni 2013; zie bijlage 1). Hierbij wordt uitgegaan van het belang op de langere termijn van de inwoners van de dorpen Duiven, Groessen en Loo (met inbegrip van de inwoners van het buitengebied). Wat is voor hen de meest optimale vorm en schaal van hun gemeente? Daarbij kan worden gekeken naar ambtelijke schaal en samenwerking. Ook moet gekeken worden naar bestuurlijke schaal en samenwerking. Opdracht De opdracht is opgedeeld in een tweetal deelopdrachten, te weten: 1. 1Stroom Hoe en met welke inzichten kan 1Stroom na de afgelopen 5 jaar worden geoptimaliseerd voor de ambities van de gemeente Duiven? Benoem en behoud het goede. Ontwikkel strategieën om ervaren beperkingen weg te nemen. 2.

Bestuurlijke samenwerking Wat zijn voor de lange termijn de beste vormen van bestuurlijke samenwerking voor Duiven om enerzijds robuust invulling te kunnen geven aan de lokale en regionale opgaven en anderzijds als bestuur nabij inwoners zichtbaar te blijven en identiteit te behouden? Kan Duiven bijvoorbeeld met zelfstandig met strategische adviseurs haar rol in de regio goed invullen of is aanvullend verdere bestuurlijke samenwerking nodig? En welke in welke vorm? Ook kan worden bezien welke gevolgen een eventuele nieuwe bestuurlijke koers van Westervoort voor kansen of bedreigingen biedt voor de eigen doelstellingen. 12

In de motie ‘onderzoek naar toekomstscenario’s’ heeft de gemeenteraad aangegeven dat de gemeente Duiven voor de lange termijn (> 10 jaar) bestuurlijk en ambtelijk in staat is een adequate dienstverlening richting inwoners te organiseren en bijdragen kan leveren aan het realiseren van maatschappelijke opgaven die lokaal of in de regio’s aan de orde zijn. De gemeenteraad streeft niettemin naar verbetering en professionaliteit bij het vertalen van maatschappelijke opgaven naar een relevante uitvoering en samenwerking. Gevraagd wordt om alle denkbare (hypothetische) scenario’s en sub scenario’s in beeld brengen waarna er sprake is van het terugbrengen van alle scenario’s tot een ‘short list’, dat wil zeggen een lijst met de meest realistische scenario’s. De selectiecriteria om een totaallijst terug te brengen naar een korte lijst: - realistisch financieel, - realistisch bestuurlijk/politiek - realistisch sociaal/cultureel - beleving/inzichten inwoners (uitkomsten thema-avond). Randvoorwaarde De gemeenteraad wil zelf een keuze kunnen maken en is niet op zoek naar een voorkeursvariant. Hierbij wordt aan de gemeenteraad een integraal afwegingskader geboden om een finaal besluit te nemen over de gewenste koers. Er dient rekening te worden gehouden met de uitgangspunten in het coalitieakkoord van de provincie Gelderland.

Daarnaast dient te worden aangesloten bij bestaande beleidsdocumenten (lokale- en regionale opgaven) als ook toekomstige landelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld Rijk en VNG). Voor het onderzoek werkorganisatie 1Stroom is het van belang dat de periodieke heroverweging financiële verdeelsleutel 1Stoom wordt meegenomen als ook de Voortgangsrapportage 1Stroom. Hierover dient nog besluitvorming op plaats te vinden. Als laatste is er sprake van een evaluatie van de directiestructuur. Communicatie Gevraagd wordt om een extern communicatieplan. Dit houdt in dat duidelijk moet worden welke strategie er gevolgd wordt om de stakeholders te betrekken en op de hoogte te houden van het onderzoek. Hierbij wordt onder regie van de gemeente Duiven gecommuniceerd. Het onderzoeksbureau werkt nauw samen met de communicatiestrateeg van 1Stroom. Het externe en interne communicatieproces vraagt regie en zorgvuldige afstemming. Participatie De gemeenteraad hecht veel waarde aan het betrekken van haar inwoners als het gaat om de toekomst van de gemeente. We zijn dan ook benieuwd hoe u inwoners betrekt bij het komen tot de verschillende scenario’s. Rekening moet worden gehouden met participatie. Daarnaast het instellen van een klankbordgroep vanuit de gemeenteraad. Proces De bedoeling is dat u een voorstel doet en een presentatie geeft over de door uw bureau voorgestane aanpak.

Het voorstel en de presentatie wordt beoordeeld door een selectiecommissie. Die kan bestaan uit (een aantal beschikbare) leden van de klankbordgroep, de burgemeester en de griffier. Daarbij kunnen een wethouder, de gemeentesecretaris, de ambtelijk opdrachtgever en een 13

ambtenaar van de provincie optreden als adviserend lid. Er is sprake van een meervoudige onderhandse aanbesteding. Dit houdt in dat naast uw bureau er nog twee andere bureaus zullen worden gevraagd voor het indienen van een voorstel. Selectiecriteria Op basis van de volgende selectiecriteria zal uw aanbieding worden beoordeeld: - ervaring met dergelijke onderzoeken; - kwaliteit van de aanpak; - voorstel over betrekken inwoners; - voorstel over communicatie; - samenstelling en ervaring van het team - prijs; en - continuïteit in begeleiding van het proces Planning Verzenden offerteaanvraag Indienen vragen door inschrijvers tot uiterlijk Vragen beantwoorden (Nota van Inlichtingen) Indienen inschrijvingen (6 weken na verzenden offerteaanvraag) Beoordeling inschrijvingen Voorlopige gunning Definitieve gunning (minimaal 7 dagen na voorlopige gunning)

Vrijdag 13 oktober 2023 Vrijdag 27 oktober 2023 Vrijdag 10 november 2023 Vrijdag 24 november2023 Maandag 27 november 2023 tot en met vrijdag 8 december 2023 Vrijdag 22 december 2023 Vrijdag 5 januari 2024

Nadere informatie Voor vragen kunt u terecht bij Huub Hieltjes (burgemeester) of Walter van der Veen (strategisch adviseur 1Stroom). Beiden bereikbaar op telefoonnummer 088-6953000. Namens burgemeester en wethouders gemeente Duiven, Met vriendelijke groet, drs. W.L.A. van der Veen (sr.) strategische bestuursadviseur Bijlage: 1. Motie toekomstscenario’s 2. Bijlage bij motie: oproep tot het voorleggen van een startnotitie

14

Bijlage 2 Scoreformulier Bureau … -/Ervaringen met dergelijke onderzoeken Kwaliteit van de aanpak Voorstel over betrekken inwoners Voorstel over communicatie Samenstelling en ervaringen van het team Prijs Continuïteit in begeleiding van het proces

-

+/-

+

+/+

totaal score

punten maximaal 20

opmerking

10 20 20 5 20 5

totaal 100

15

Selectiecriteria Voor de rol van bestuur gaat het om de volgende criteria: Herkenbaarheid van het college en de raad bij de burger; beleidskeuzes worden expliciet gemaakt, op effecten doordacht en daardoor ontstaat eenheid van beleid; slagvaardigheid van het college met betrekking tot externe ontwikkelingen, zoals crises; mate van regie van het college op het ambtelijk apparaat; daadkrachtig bestuur; relatie tussen college en raad; gelijkmatige verdeling van verantwoordelijkheden binnen het college; belangrijke vraagstukken worden door het bestuur tijdig geagendeerd; toezicht op de uitvoering en communicatie van het beleid ligt bij het college; betrokkenheid van burgers bij beleid en besluit vorming – de aansluiting van het beleid t.o.v. wensen en behoeften van burgers. Voor de rol van dienstverlener gaat het om de volgende criteria: Periodieke beoordeling van kwaliteit, effectiviteit en doelmatigheid van dienstverlening, inclusief verbeteropties; tijdige uitvoering van taken zodat de gemeente voldoet aan de wet- en regelgeving; beoordeling door burgers/bedrijven/instellingen van de directe dienstverlening, onder meer in de vorm van omgaan met klachten; aanwezigheid van een passend voorzieningenniveau bij de gemeente.

Voor de rol van participant in het openbaar bestuur: Mate van samenwerking van de gemeente met andere gemeenten, binnen een regio, met een provincie enz.; mate van sturing en controle op de beleidsagenda’s van andere overheden; vermogen van de gemeente om zelfstandig taken uit te voeren en externe ontwikkelingen te zien aankomen en te verwerken in beleid, onafhankelijk van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden; gemeente levert als volwaardig partner tegenspel aan samenspel van andere overheden en organisaties. Ten slotte de rol van werkgever en organisator: Aanwezigheid van regelmatige terugkoppeling over beleid vanuit de korte termijn en lange termijn; periodieke toetsing van de voortgang en evaluatie van het beleid en de uitvoering ervan; mate van aansluiting van de huidige formatie en de beleidsdoelstellingen van de gemeente gemeten naar: formatiegrootte, aanwezigheid van dubbelfuncties, verloop van het personeel, de hoeveelheid interim-personeel; beschikbaarheid van voldoende personeel voor de belangrijkste beleidsdoelstellingen en het vermogen om te reageren indien de personele capaciteit onvoldoende is; mate van meetbaarheid/ kwantificeerbaarheid van de beleidsdoelstellingen en de afrekenbaarheid van betrokken bestuurders en/of ambtenaren; mogelijkheid om taken over te dragen aan derden, inclusief vermogen om adviezen te voorzien van eigen inhoudelijk waardeoordeel;

inzicht in en aanwezigheid van voldoende financiële middelen om de opgaven te vervullen.

16

Stakeholders

17

Bronnen Intern • Periodieke heroverweging financiële verdeelsleutel 1Stroom (moet in 2023/2024 worden heroverwogen) • Voortgangsrapportage 1Stroom (2021 – laatste versie) • Evaluatie directiestructuur • Coalitieakkoord 2022-2026 ‘Met elkaar kleuren we de gemeente Duiven’ • Begroting gemeente Duiven (2023) • Kaders 1Stroom (6 juli 2016) • Omgevingsvisie gemeente Duiven (15 februari 2022) Extern • Coalitieakkoord provincie Gelderland 2023-2027 ‘Gewoon doen’ • Statenbrief ‘Vitaal openbaar bestuur’, 15 april 2020 • Waar staat je gemeente Onderzoeken andere gemeenten • Westervoort: Sterk bestuur (BMC 2022) • Herindeling Zevenaar-Rijnwaarden (2017) • Doesburg: Toekomstvisie: regionale oriëntatie en bestuurskracht (2021) • Montferland: Missie, visie en koersbepaling regionale samenwerking Maatschappelijke opgaven • Lokaal • Regionaal • Toekomstige ontwikkelingen o Denktank VNG

18