2b. Concept Raadsbesluit Veranderen Vergaderpraktijk RvO (201479768).pdf

Artikel 41 Schriftelijke vragen Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad en de fractieassistenten het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid en een fractieassistent schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. Degene aan wie de vragen gericht zijn dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat een collegelid of de burgemeester direct kan antwoorden op een vraag. Om die reden is in het zevende lid ingevoegd dat de raad anders kan beslissen. Voor het indienen van schriftelijke vragen wordt gebruik gemaakt van een format. In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.

Artikel 42 Inlichtingen In dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. Naast een ingewikkelde inrichting van de bestuursbevoegdheden bevat de Gemeentewet ook behoorlijk aangescherpte regels over de inlichtingenplicht van het college ten opzichte van de raad. Deze regels beogen de politieke verantwoordelijkheid van het college te activeren en de eindverantwoordelijkheid van de raad te bevestigen. Daar is in de eerste plaats de passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid, van de Gemeentewet. Dat is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele raadsleden. Daarmee is een waarborg in het leven geroepen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of raadsminderheid. Wel kan de raad via het Reglement van orde op grond van doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aanbrengen in de wijze waarop het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. De raad kan er bijvoorbeeld ook voor kiezen om vragen en antwoorden in het kader van dit artikel standaard te agenderen in de raadsvergadering.

De raad gaat immers over de agenda en de vergaderorde.

*ZFD43746FD9* De weigeringsgrond ‘strijd met het openbaar belang’ is wettelijk objectief en algemeen omschreven. De wetgever beoogde daarmee dat een beroep daarop in de praktijk als een hoge uitzondering op de algemene regel zou moeten worden gebruikt. In de praktijk bestaan verschillende wettelijke en politieke figuren om als raad en college met elkaar te communiceren buiten de openbaarheid. De openbaarheid van stukken en vergaderingen bijvoorbeeld kan al dan niet tijdelijk worden opgeheven. Vervolgens kent de gedualiseerde Gemeentewet thans een algemene actieve inlichtingenplicht. Artikel 169, tweede lid, verplicht het college uit eigen beweging de raad alle inlichtingen te verstrekken die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Blijkbaar moet het college permanent nagaan welke informatie de raad behoeft voor een goede taakvervulling. Hier liggen grote politieke risico’s als de raad het college in het ongewisse laat over de aard en omvang van de gewenste informatie. In het geval dat raad en college daarover geen afspraken maken is de kans groot dat het college de raad veiligheidshalve overstelpt met papier. Van controleren komt dan weinig terecht en bovendien zijn we dan weer terug in de cultuur van meeregeren uit het monistische tijdperk. Dezelfde risico’s doen zich voor met betrekking tot een tweede actieve, meer specifieke inlichtingenplicht.

Artikel 169, vierde lid, verplicht het college de raad vooraf te informeren over de voorgenomen uitoefening van een gemeente wettelijke bestuursbevoegdheid als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, indien de toepassing daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente of indien de raad daarom verzoekt. Het college mag dan niet eerder een besluit nemen dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Overigens kent ook deze actieve informatieplicht de nodige vaagheid. Wat is ingrijpend? Het antwoord op deze vraag moet volgens de wetgever worden gevonden in de plaatselijke omstandigheden. Waarschijnlijk heeft de wetgever het oog gehad op substantiële financiële gevolgen van privaatrechtelijke overeenkomsten. Blijkbaar moeten raad en college hier zelf een modus voor vinden. Een andere vraag is nog of ook deze inlichtingenplicht wordt beperkt door de weigeringsgrond van het openbaar belang als bedoeld in het derde lid van de artikelen 169 en 180 van de Gemeentewet. Deze vraag kan bevestigend worden beantwoord op basis van ongeschreven gemeenterecht. Het verstrekken van inlichtingen kan overigens niet via de rechter worden afgedwongen. Artikel 43 Over-en-weer: vragen en mededelingen Het ‘over-en-weer’ komt in de plaats van de vroegere rondvraag en mededelingen.

Het ‘overen-weer’ heeft het karakter van beknopte interactie: informatieverstrekking en vragen. Voor uitgebreide mededelingen, vragen of discussie zijn andere middelen voorhanden zoals een kennisgeving, een schriftelijke vraag of een ronde- of debattafel. Tijdens het ‘over-en-weer’ kunnen inhoudelijke vragen gesteld worden over de lijst ingekomen stukken, de lijst met toezeggingen of over politiek actuele onderwerpen. Tijdens het ‘over-en-weer’ worden geen besluiten genomen over de lijst ingekomen stukken, dit komt aan de orde tijdens de raadsvergadering in het technische blok. Een wijziging voor een afdoeningsvoorstel van de lijst ingekomen stukken wordt in het technisch blok genomen, daar wordt de lijst ingekomen stukken vastgesteld. Lid 6 en 8: tijdens het ‘over-en-weer’ is er geen mogelijkheid voor interruptie, wel voor verhelderende vragen. Dit is bedoeld om debat te voorkomen. Als de raad wenst om een debat te voeren, dan zijn daar andere middelen voor. Technische vragen over onderwerpen die al dan niet geagendeerd zijn voor de raad, dienen buiten de vergadering vooraf gesteld te worden. Zowel raadsleden als fractieassistenten kunnen participeren in het ‘over-en-weer’. Om de groep personen aan tafel overzichtelijk te houden zijn, net als bij de ronde tafel, maximaal twee participanten per fractie (raadsleden en of fractieassistenten) aan tafel toegestaan.

Wisselen tijdens het ‘over-en-weer’ is mogelijk, de overige raadsleden en fractieassistenten kunnen als toehoorder aanwezig zijn op de publieke tribune. Daarom is het wisselen van plek ook gemakkelijk uitvoerbaar. Artikel 43a

Speakers’ corner

*ZFD43746FD9* De speakers’ corner is bedoeld als nieuwe invulling van het burgerspreekrecht. De opzet is informeel en laagdrempelig om de stap voor inwoners om naar de raad te gaan zo klein mogelijk te maken. Qua opzet zal de speakers’ corner daarom ook gehouden worden in de hal, om zo uit de vergadersetting te blijven en de interactie te stimuleren. Een van de tafelvoorzitters zal optreden als gastheer/gespreksleider. De raad kan een onderwerp ‘adopteren’ en verder brengen door het bijvoorbeeld aan te dragen voor een ronde of debattafel. Speakers’ corner werkt op basis van aanmelding. Maandag 12.00u voorafgaand aan de dinsdag. Zodat op maandagavond voor de raadsleden bekend is of er gebruik gemaakt wordt van de speakers’ corner. Artikel 44 Technisch blok Dit artikel is aanvullend op het ‘over-en-weer’ en heeft daarom een plek gekregen in het hoofdstuk ‘rechten van leden’. Maar het gaat ook over de start van de raadsvergadering en moet in dat licht ook gezien worden als onderdeel van de paragraaf ‘orde van de raadsvergadering’, hoofdstuk ‘vergaderingen’. Anders dan het ‘over-en-weer’ is het technisch blok onderdeel van de raadsvergadering. Hoofdstuk 5 – Begroting en rekening Artikel 45 Procedure begroting en Artikel 46 Procedure jaarrekening In deze artikelen wordt de procedure voor de begroting en jaarrekening vastgelegd.

De desbetreffende procedure kan jaarlijks of in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald in samenspraak met de ambtelijke organisatie/college. In de Handreiking voor de financiële verordeningen en controleverordeningen (artikel 212, 213, 213a Gemeentewet) wordt de inhoudelijke kant uitgewerkt. De wijze waarop de P&C cyclus en de bijbehorende raadsbehandeling vorm krijgt wordt nog verder uitgewerkt, mede in het licht van de aanstaande ambtelijke fusie. Hoofdstuk 6 – Lidmaatschap van andere organisaties Artikel 47 Verslag en verantwoording Leden van de raad (of in voorkomende gevallen de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris), die lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, verrichten aldaar hun taak zowel als leden van dat bestuur en als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente. Voor de wijze, waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad, die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling dient over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen te bevatten. In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen).

Ook wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 43. Het derde lid bevat de procedure voor de ter verantwoording roeping, die aansluit bij de regels voor inlichtingen. Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals een (raad van commissarissen van een) NV. Hierin voorziet het vijfde lid.

*ZFD43746FD9* Hoofdstuk 7 – Besloten vergadering Artikel 48 Toepassing reglement op besloten vergaderingen en ronde- of debattafels Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag. De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven. In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt. Artikel 49 Verslag besloten raadvergadering en ronde- of debattafels In dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, vierde lid, van de Gemeentewet.

In overeenstemming met artikel 13 is de griffier verantwoordelijk voor de besluitenlijst van de besloten raadsvergadering of tafel. Dit geldt ook voor het audioverslag van een besloten vergadering. Artikel 50 Geheimhouding Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet vanzelfsprekend van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. In de Gemeentewet artikel 25 en 86 staat omschreven hoe de procedure verloopt van geheimhouding van datgene wat gedeeld wordt in een besloten vergadering. Daar dient in de vergadering een besluit over genomen te worden. Onze ronde en debattafels zijn vergelijkbaar met commissievergaderingen: ze bereiden de besluitvorming in de raadsvergadering voor. De gemeentewet kent echter geen ronde- of debattafels. Om ook de geheimhouding van het gesprek aan tafel te borgen wordt met artikel 50 in het RvO aangesloten bij de genoemde artikelen uit de gemeentewet. Dit betreft enkel de geheimhouding op het gesprek aan tafel en datgene dat daar behandeld is (presentaties of documenten die uitgedeeld worden). De geheimhouding die door het college op stukken (raadsvoorstellen en bijlagen) is gelegd staat hier los van. Die geheimhouding dient de raad te bekrachtigen. Totdat de raad besluit de geheimhouding van de stukken te halen danwel de geheimhouding niet te bekrachtigen, dient die geheimhouding in acht te worden genomen.

Artikel 51 Opheffing geheimhouding In de aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan een tafel van de politieke avond heeft overgelegd. De tafelvoorzitter kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. Op grond van artikel 25, derde en vierde lid van de Gemeentewet kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering waar het onderwerp geagendeerd is die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.

*ZFD43746FD9* Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen. Het college kan aan stukken geheimhouding opleggen op grond van een belang als bedoeld in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. In dit artikel worden meerdere belangen genoemd die maken dat het college tot geheimhouding kan besluiten. Hoofdstuk 8 – Toehoorders en pers Artikel 52 Toehoorders en pers De hier aangeven procedurebepalingen zijn gebaseerd op de in artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet gegeven bevoegdheid aan de voorzitter van de raad om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Deze bevoegdheid is op grond van dit reglement eveneens van toepassing op de voorzitters van de tafels op de politieke avond. Bij lid 4 en 5 gaat het om uitzonderlijke situaties, daarom wordt over het besluit van de voorzitter niet gediscussieerd, om het gezag van de voorzitter op dat moment niet te ondermijnen. Ter verduidelijking van lid 2: onder het geven van tekenen van goed- of afkeuring wordt onder andere applaus, boegeroep of een spandoek verstaan. Deze zijn in de regel niet toegestaan.

Artikel 53 Geluid- en beeldregistratie Aangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tvstations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Artikel 54 Gebruik van communicatiemiddelen Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het mobiele telefoonverkeer werkt verstorend tijdens de vergadering. Aanwezigen worden geacht hun communicatiemiddelen op ‘stil’ te zetten in de ruimte waar de vergadering gehouden wordt. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven zijn of haar communicatiemiddel wel ‘aan’ te laten staan. Denk bijvoorbeeld aan een pieper (vrijwillige brandweer etc.) of medische redenen. Hoofdstuk 9 – Slotbepalingen Artikel 55 Uitleg reglement Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 56 Inwerkingtreding, citeertitel en intrekking oude reglement Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.