20241118 Presentatie 19 november 2024 gezamenlijke raadsbijeenkomst Voortgangsrapportage 1
Tekst van het document
De ambtelijke organisatie 1Stroom een inkijk en doorkijk Voortgangsrapportage 2024 Actueel beeld: vacatures en ziekteverzuim
Doorontwikkeling Vragen
David de Vries, Maureen Sluiter en Anton van der Gaag 19 november 2024
Kennismaking Directie 1Stroom
Anton van der Gaag Directeur Gemeentesecretaris Duiven
David de Vries Directeur Voorzitter directieteam
Maureen Sluiter Directeur Gemeentesecretaris Westervoort
Aanleiding en doel Aanleiding • Vervolg op de Voortgangsrapportage 2021 • Vervolg op gezamenlijke raadsbijeenkomst 30 april 2024 Doel • Inzicht geven in de huidige stand van zaken • Een doorkijk geven in de organisatieontwikkeling • Informeren over de stand van zaken ten aanzien van vacatures, inhuur & ziekteverzuim
Voortgangsrapportage 2024
Voortgangsrapportage 2024
Dienstverlening Inwoners • • •
De dienstverlening wordt wisselend gewaardeerd door de inwoners van de beide gemeenten Stabiele lijn in dienstverlening en lichte daling past bij landelijke cijfers. Bij 1Stroom doen we het vóór de inwoners en goede dienstverlening is waar we ons blijvend voor inzetten Totaaloordeel alle inspanningen 2022 2019 2017 0
2
4
Duiven
Westervoort
Landelijke gemiddelde <25.000
Landelijke gemiddelde
6
Voortgangsrapportage 2024
Dienstverlening Maatschappelijke organisaties • Goede waardering van dienstverlening door 1Stroom - Duiven: 7,5 - Westervoort: 7,7 • Aandachtspunten: Verloop onder medewerkers en bereikbaarheid (vast aanspreekpunt of nummer) (Digitale) processen rondom aanvragen vergunningen toegankelijker maken Meer optreden als partner die meedenkt over oplossingen i.p.v. controleur
Ondernemers • Dienstverlening wordt gewaardeerd, o.a. voor communicatie en samenwerking - Duiven: 7,7 - Westervoort: 6,9 • Aandacht gevraagd voor: regeldruk en tijd om vergunningen aan te vragen
Voortgangsrapportage 2024
Dienstverlening Politiek/bestuur Gemeenteraden • Stijgende lijn in waardering dienstverlening, grootste toename raad Westervoort • Duiven – grootste toename in de kwaliteit van (externe) brieven en publicaties • Westervoort – sterke verbetering bij beantwoording van vragen en kwaliteit van vergaderstukken • Aandachtspunten: gebruiken begrijpelijke taal en groter inlevingsvermogen bij burgers Colleges • Minder kwetsbaar door schaalvoordeel en sterkere strategische positie in de regio • Op sommige onderdelen wel kwetsbaar door o.a. krappe arbeidsmarkt, ziekteverzuim • Waardering voor inzet, kennis en kunde van medewerkers • Aandachtspunten: consistentie in kwaliteit van bestuurlijke stukken, politiekbestuurlijke sensitiviteit bij medewerkers; capaciteit/wendbaar voor oppakken bestuurlijke opgaven
Voortgangsrapportage 2024
Financiën Uitgangspunt kosten: niet duurder en zo mogelijk goedkoper • Toename reguliere bijdragen voornamelijk het gevolg van autonome (loon) indexaties en uitbreiding van taken op verzoek van gemeenten • Totale kostenbesparing (bezuinigingstaakstellingen): € 1,9 mln. • Conclusie: de doelstelling is gerealiseerd • Onderzoek naar verdeelsleutel Aandachtspunten bedrijfsvoering • Formatie gedekt uit tijdelijke financiering (financiering voor x aantal jaren, projectfinanciering en SPUK-middelen) • project Grip op Loonkosten • Project financieel gezond 2026 en eventuele gevolgen 1Stroom • Toename maatwerk per gemeente
Voortgangsrapportage 2024
Ambtelijke organisatie Uitvoeringskracht onder druk • Toename (wettelijke) taken en omvangrijke en complexe opgaven • Ook onder druk door de arbeidsmarkt en ziekteverzuim • In staat primaire dienstverlening te verlenen, uitdagingen op sommige (meer uitdagende) beleidsterreinen • Balans tussen beleid, organisatie en middelen is een aandachtspunt Organisatieontwikkeling afgelopen jaren • In 2020 meerjarige veranderstrategie (doorontwikkeling) in gang gezet • Stappen gezet op o.a.: structureren van bestuurlijk proces, strategisch HRM-beleid en professionaliseren van het formatieplan. Nu doorontwikkeling tot strategische personeelsplanning • Meer focus nodig geweest op taakuitvoering en bedrijfsvoering en wennen aan nieuwe organisatiestructuur waardoor minder tijd was voor de verder groei en ontwikkeling van 1Stroom • Directiestructuur recent gewijzigd en directie per 1 oktober compleet
Toekomst van de ambtelijke organisatie van 1Stroom
Doorontwikkeling
Structuur
Doorontwikkeling
1Stroom in een dynamisch veld • Veel dynamiek en beweging om de organisatie heen • Robuust en flexibel om in te spelen op ontwikkelingen, los van mogelijke bestuurlijke ontwikkelingen • Investeringen in de organisatie nodig: plan van aanpak ontwikkeling van de organisatie waarin de focus ligt op aandacht voor de medewerker en meer sturen op resultaat • Professionaliseren sturingsinformatie (o.a. project Grip op loonkosten) en verder ontwikkelen van strategische personeelsplanning • Versterken bestuurlijk-ambtelijke samenwerking door middel van trainingen • Blijvende aandacht voor het zijn van een aantrekkelijk werkgever en inzet op arbeidsmarktcommunicatie
Actueel beeld: vacatures en verzuim
Actueel beeld Terugblik bijeenkomst 30 april 2024 • Constructief gesprek met de raden over onze aanpak in het kader van de arbeidsmarktcommunicatie en het ziekteverzuim • Suggesties/tips van raadsleden opgepakt - aandacht voor gevraagde competenties/uren in wervingsteksten - proces uitnodigen en afwijzen (onderdeel W&S) geoptimaliseerd - verkenningsfase mogelijkheden kansen voor mensen met een arbeidsbeperking binnen 1Stroom (wet banenafspraak) - SWOT-analyse is onderdeel van PvA strategische personeelsplanning
Nieuwe acties arbeidsmarktcommunicatie • • •
Professionaliseren beleid Onboarding met aandacht voor de nieuwe medewerker Meer contact met onderwijs Volgend jaar deelnemer aan Open Dag werkeningelderland
Actueel beeld: vacatures
Verloop in vacatures
Actueel beeld: vacatures en ziekteverzuim
Kerngegevens Formatie en inhuur • •
Kosten inhuur eerste halfjaar 2024: € 2,9 miljoen ten opzichte van € 13,4 miljoen salariskosten Jaarprognose inhuur 2024: € 5,4 miljoen ten opzichte van € 23 miljoen (19%)
• •
Op 1 januari 2024 10% vacant/ingevuld met inhuur Op 1 november 2024 8% vacant/ingevuld met inhuur
•
Inhuuruitgaven zijn moeilijk beïnvloedbaar en sterk afhankelijk van de arbeidsmarkt
Actueel beeld: ziekteverzuim
Verloop ziekteverzuim Ziekteverzuim 1Stroom per kwartaal en jaar Ziekteverzuim alle gemeenten per jaar
De toekomst in een notendop • Versterken van strategische denkkracht gezien de dynamische omgeving en het steeds complexer worden van ons werk • Aandacht voor binnenhalen, binden & boeien van medewerkers • De acties die we inzetten zijn ook gericht op creëren van rust/stabiliteit in de ambtelijke organisatie
Vragen?