2022-07-11 Managementletter Duiven in Excel.pdf

Status

Proces Top 2 risico: Europese aanbestedingen

Top 2 risico: Prestatieleveringen

Investeringen

Bevinding en risico Aanbeveling Follow up 2021 Door het ontbreken van zichtbare Wij adviseren u toe te zien op de Bij de jaarrekening 2021 zijn diverse fouten beheersingsmaatregelen en een tijdigheid, volledigheid en de geconstateerd ten aanzien van signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat juistheid van de aanbestedingen.. een aanbesteding niet of niet aanbestedingen door het inrichten tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan en en gebruiken van een is sprake van een contractenregister en onrechtmatigheid. een aanbestedingskalender. Daarnaast adviseren wij u om goed vast te leggen waarom voor een bepaalde aanbestedingsprocedure gekozen is. Het risico op onrechtmatige inkopen en uitstroom van Wijmiddelen hebben uisgeadviseerd aanwezig. te Het registreren en betalen van facturen is onderbouwen hoe de prestatie is georganiseerd. De vastleggingen van de vastgesteld en het prestaties nog niet altijd. Hierin is dus nog controlebewijs te bewaren. een risico dat vastleggingen van Wij adviseren u een interne prestaties onvoldoende zijn. Ook hiervan is controle uit te voeren op de het risico afgenomen ten opzichte van inkopen/ het voorgaande jaar. prestatieleveringen. Bij het aanmaken van activakaarten wordt het jaar We adviseren u de tijdigheid van van de start van de activering ingegeven. K2F start de kapitaallast kapitaallasten te controleren.

automatisch in het jaar na activering. Kredieten moeten in K2F handmatig gereed gemeld worden. Deze actie ligt bij 1 persoon. Als een krediet gereed gemeld is starten de kapitaallasten in het volgende jaar. Er vindt geen controle plaats op tijdige gereed melding. Hierdoor een risico aanwezig dat kapitaallasten te laat starten. Als een investering vertraging oploopt en het jaar van activering niet wordt aangepast, bestaat het risico dat kapitaallasten te vroeg beginnen

Reactie eigen organisatie Er wordt gewerkt aan een contractregister, en aan andere verbeteringen in het inkoop- en aanbestedingsproces, zodat risicobeheersing aan de voorkant van het proces kan worden gedaan.

Het hoe en waarom van prestatielevering is uitgebreid besproken en toegelicht in de organisatie. Daardoor is de registratie sterk verbeterd.

Er wordt iemand ingewerkt om de kwetsbaarheid van deze positie te verkleinen. Achteraf wordt voor alle investeringen vastgesteld dat deze tijdig gereed gemeld zijn.

checken bij Rene

IT – rechten Central Station

De rechtenstructuur binnen Central Station is onoverzichtelijk. Hierdoor is het risico aanwezig dat medewerkers rechten hebben die ze niet moeten hebben en onrechtmatige verstrekkingen doen. Er is geen functiescheiding bij het wijzigen van bankrekeningnummers van cliënten in CS. Bij organisaties is deze functiescheiding er wel.

We adviseren u de rechtenstructuur in Central Station overzichtelijker te maken en vast te stellen dat iedereen de juiste rechten heeft. Advies is om de functiescheiding ook bij cliënten in te richten.

De rechtenstructuur is niet aangepast. Momenteel loopt een aanbesteding voor een nieuw pakket voor het sociaal domein. In dat pakket worden de rechten opnieuw ingericht. De functiescheiding is ingericht.

Zie toelichting accountant. Het pakket Central Station wordt vervangen. Investeringen in dit pakket worden daarom zoveel mogelijk beperkt. De aanbeveling zal bij de aanbesteding worden meegenomen.

Huuropbrengsten

De indexaties van de huurprijzen worden op verschillende momenten in het jaar gedaan, afhankelijk van de ingangsdatum van het contract. Hierdoor is het risico aanwezig dat indexaties niet tijdig of niet juist worden doorgevoerd.

We adviseren om de indexaties van huurprijzen op een vast moment in het jaar te doen. Hierdoor is dit makkelijker te bewaken.

De indexaties worden waar mogelijk vanaf 2022 in januari gedaan voor alle contracten.

Bij het overgrote deel van de huurcontracten is dit inmiddels gebeurd. In een incidenteel geval was dit vanwege de contractuele afspraken nog niet mogelijk.

WMO/Jeugd prestatielevering

De gemeente Duiven is afhankelijk van een controleverklaring van de zorgorganisaties (Jeugd/WMO) om vast te kunnen stellen of de ingekochte zorg juist en volledig wordt verantwoord. Het moment van ontvangst hiervan bepaalt het moment van de afwikkeling van de jaarrekening. Het risico bestaat dat de betaalde zorg onrechtmatig is, omdat de prestatielevering niet aangetoond kan worden.

Wij adviseren het College de Conform 2020 wordt achteraf een controle van de steekproef uitgevoerd om de levering zorgaanbieders zodanig in te van de zorg vast te stellen. De volgende richten dat de stap is het waarborgen dat de controle gemeente zelfstandig vaststelt dat op de prestatielevering in het proces is de zorg belegd. Dit kan door periodiek door de rechtmatig is geleverd. medewerkers van het wijkteam de cliënten te bellen en navraag te doen over de prestatielevering

Dit was 1 van de top 3 risico's van 2020. Door de controle op de prestatielevering is het risico op onrechtmatigheden zodanig ingeperkt dat het risico uit de top 3 is verdwenen. Bij de jaarrekening is de controle op prestatielevering naar wens verlopen en het risico afgedekt.

WMO, jeugd en bijzondere bijstand – ontbreken functiescheiding

De behandeling van aanvragen, het toekennen van Wij adviseren u scheiding aan te Het invoeren van de collegiale toetsing de brengen tussen is onderhanden. beschikking en melding bij de zorgaanbieder ligt in het in behandeling nemen van een één hand. aanvraag en het Hierdoor is het risico aanwezig dat toekenningen toetsen en verstrekken van de onterecht beschikking. worden gedaan. Bij toekenning van zorg door een externe, moet dit Wij adviseren u de verwerking van Nieuwe bevinding 2021 wettelijk externe binnen 3 dagen verwerkt worden. In de praktijk is verwijzingen naar 3 dagen terug te dit 5 dagen. brengen.

De collegiale toetsing is in het proces opgenomen.

WMO/Jeugd – tijdigheid toekenning zorg

Is onder de aandacht gebracht van de afdelingsmanager

Grondexploitaties

Grondexploitaties – Geen interne controle

De nota grondbeleid van de gemeente Duiven is van 2008.

Aangezien omstandigheden en wetgeving veranderen, adviseren wij een regelmatige aanpassing van de nota Grondbeleid. De planexploitaties worden 1 keer per jaar door de Wij adviseren u een systeem van planeconoom opgesteld. Hij maakt hiervoor interne controle gebruik van op te zetten voor de informatie uit verschillende bronnen. grondexploitaties door de Op de planexploitaties vindt geen interne controle interne controleur en met behulp plaats. van een externe De voortgang van de baten en lasten worden deskundige. periodiek beoordeeld. Door de afhankelijkheid van 1 persoon is er een kwetsbare situatie.

Nog geen actie op ondernomen. Deze wordt geactualiseerd bij invoering van de Omgevingswet.

Door het vertrek van de planeconoom, worden deze werkzaamheden door een externe partij opgepakt. De toetsing van de werkzaamheden van de derde partij is nog niet ingevuld. De werving van een nieuwe planeconoom moet nog plaatsvinden. Bij de jaarrekening is geconstateerd dat de waardering van de grondexploitaties onvoldoende is onderbouwd.

Grondexploitaties nacalculaties

Gedurende het jaar worden lasten in de grondexploitatie verwerkt en jaarlijks worden de complexberekeningen geactualiseerd. Er is geen systeem van systematisch nacalculeren als deelopdrachten zijn uitgevoerd.

Wij adviseren u de uitgevoerde Er vindt beperkt analyse plaats, maar deelopdrachten na daar zijn geen vastleggingen van. te calculeren en analyses uit te voeren door de gerealiseerde lasten te vergelijken met de begrote lasten. Voor het boekjaar de werkelijk lasten en baten van de afgelopen periode te analyseren en af te zetten tegen de begroting en een analyseverslag maken.

Inkopen – Controles betalingen

Bij de betaling wordt niet gecontroleerd of het betaalbaar gestelde bedrag in de bankapplicatie aansluit met de betaallijst.

Wij adviseren u de betalingen te controleren op de juistheid van het bankrekeningnummer, of het bedrag conform de factuur en/of de beschikking is en of de SHA code aansluit op de betaallijst.

Bij betalingen wordt gecontroleerd op bijzonderheden. De SHA code wordt ook gecontroleerd. In 2021 is een integrale controle uitgevoerd bij betalingen boven een bepaald grensbedrag en een steekproef van 10% op het restant.

Door de afdelingsmanager is een verbetertraject opgestart voor het Grex-proces

Door de afdelingsmanager is een verbetertraject opgestart voor het Grex-proces

Memoriaalboekingen (2018)

1. Het ontbreekt aan een formeel proces rondom het verwerken van memoriaalboekingen. 2. Memoriaalboekingen worden niet door een ander gecontroleerd. 3. Het niet verwerken van een memoriaalboeking wordt niet geconstateerd.

Wij adviseren u de controle op de De memoriaalboekingen worden in de juiste en interne controle integraal beoordeeld. volledige invoer van memoriaalboekingen zichtbaar te maken. Daarnaast adviseren wij de memoriaalboekingen doorlopend te nummeren. Voor het boekjaar is het noodzakelijk de memoriaalboekingen risicogericht te controleren op juistheid en rechtmatigheid en op een juiste verwerking.

IT - Superusers

Er zijn 3 superusers (2 applicatiebeheerders en 1 consulent) die alle rechten hebben binnen het financieel pakket (K2F) en 2 superusers (salarisadministrateurs) binnen het salarispakket. De superusers zijn betrokken bij de uitvoering van het proces en kunnen zichzelf rechten verstrekken. Mutaties van de superusers worden niet gecontroleerd.

Wij adviseren u om binnen het financieel pakket K2F en het salarissysteem een integrale analyse uit te voeren en te controleren of de medewerkers niet meer rechten hebben dan wat wenselijk is uit hoofde van hun functie. Indien een medewerker binnen een gebruikersgroep is ingedeeld en tussentijds aanvullende rollen en rechten krijgt die binnen een andere gebruikersgroep vallen, adviseren wij u te bewaken dat de medewerker geen rechten krijgt die kunnen leiden tot onrechtmatige transacties. Vanuit de interne controle de controle te verrichten op het juiste handelen van de superusers.

Onderhanden: Voor K2F was dit reeds opgepakt. Voor het salarissysteem zijn de rechten binnen het pakket in beeld. De structuurwijziging is ook gebruikt om de rechten te beoordelen. Deze beoordeling is onderhanden.

Er komt een follow up op beoordeling.

Bezwaren en kwijtscheldingen functievermenging

Het behandelen van bezwaren en kwijtscheldingen, het toekennen van de beschikking en de registratie liggen in één hand. De omvang van het aantal bezwaren is overigens beperkt.

Gemeentelijke belastingen -

Koppelingen OZB administratie met financiële Wij adviseren u de aansluiting Is onderhanden. administratie zichtbaar vast te De controle wordt wel uitgevoerd, maar Vanaf oktober 2018 is een automatische koppeling leggen en afwijkingen te is niet zichtbaar. gemaakt tussen Civision en K2F. Jaarlijks wordt de verklaren. De aansluiting tussen het aansluiting gecontroleerd. Mutaties WOZ waarde belastingpakket en de financiële Mutaties WOZ waarde Wij adviseren u de WOZ mutaties administratie wordt wel gemaakt. WOZ mutaties worden binnen GT WOZ en Civision zichtbaar door doorgevoerd. Alleen grote afwijkingen met de een andere medewerker te laten WOZ toetsen. Wij waarde van vorig jaar worden gecontroleerd. adviseren u daarnaast de controle van de WOZ waarde met de WOZ waarde van vorig jaar zichtbaar uit te voeren door een andere medewerker dan de medewerker die de WOZ waarde heeft aangepast en deze controle zichtbaar te maken. Voordat de definitieve aanslagen verstuurd Wij adviseren u de controle op de De controle wordt uitgevoerd, maar worden, proefkohier en wordt niet zichtbaar vastgelegd. wordt vastgesteld dat deze aansluiten met de de definitieve aanslag zichtbaar te proefkohier. Deze controle wordt niet zichtbaar maken. vastgelegd. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat deze uitgevoerd is.

Gemeentelijke belastingen – definitieve aanslag

Wij adviseren u scheiding aan te brengen tussen het in behandeling nemen van bezwaren en kwijtscheldingen, registratie en het toetsen en verstrekken van de beschikking.

Wij adviseren u scheiding aan te brengen Prio laag vanwege beperkt aantal tussen het in behandeling nemen van bezwaren en kwijtscheldingen, registratie en het toetsen en verstrekken van de beschikking.

Check of in februari 22 is gebeurd

Check of in februari 22 is gebeurd

Subsidieverstrekkingen – geen functiescheiding in het proces

Omgevingsvergunningen – controle op tarieven

Leerlingenvervoer – functievermenging (2018)

Binnen het subsidieproces worden de aanvragen Wij adviseren u scheiding aan te Er zijn diverse acties onderhanden om behandeld, geregistreerd en wordt de beschikking brengen tussen het proces te gaan verbeteren. Zo wordt afgegeven door 1 persoon. Daarnaast wordt bij het in behandeling nemen van onder meer een aansluiting met de beoordeling van de subsidie geen gebruik gemaakt aanvragen, de financiële administratie gemaakt. van registratie en het toetsen en checklisten. verstrekken van de Het risico is dat besluiten onterecht worden beschikking. genomen Daarnaast adviseren wij u om op en dat niet terug te herleiden is, hoe tot het besluit basis van de is verordening een checklist op te gekomen. stellen met de gestelde eisen en deze zichtbaar te toetsen. Wij adviseren u daarnaast de juiste financiële verwerking te controleren. De tarieven worden ingevoerd en gewijzigd door Wij adviseren u de controle Ingevoerde tarieven worden zichtbaar één zichtbaar uit te voeren gecontroleerd. medewerker. op de invoer en wijziging van tarieven en de logfile. Binnen het proces van leerlingenvervoer is geen Wij adviseren u scheiding aan te De consulenten controleren elkaar. Door functiescheiding tussen het in behandelingen brengen tussen personele wijzigingen is dit niet altijd nemen het in behandeling nemen van een gebeurd. van een aanvraag en het verstrekken van de aanvraag en het beschikking.

Hierdoor is het risico aanwezig dat toetsen en verstrekken van de vervoer beschikking. onterecht wordt toegekend.

De constateringen bij de jaarrekening betreffen vooral formele fouten (te laat ontvangen aanvragen, te laat verstuurde beschikkingen. Dit leidt niet zozeer tot financiele risico's. Maar het proces loopt niet goed. Dit wordt door de betreffende afdelingen opgepakt. Vanwege de werkdruk als gevolg van de huisvesting van Oekrainers en statushouders is de procesverbetering tijdelijk on hold gezet.

Is onder de aandacht gebracht van de afdelingsmanager, prioriteit laag vanwege beperkt risico

Huuropbrengsten (2018)

1. Het proces van behandeling huur aanvragen, het Wij adviseren u over 2018 en afsluiten van contracten en versturen van de volgende jaren: opdrachtbrief aan team financiën voor de - Scheiding aan te brengen tussen facturering het in en goedkeuring van creditnota’s ligt in één hand. behandeling nemen van een 2. Structurele verhuur van panden die in bezit zijn aanvraag en het van afsluiten van het contract. de gemeente Duiven zijn in kaart gebracht en door - Zichtbare aansluiting te maken middel van een opdrachtbrief ingelezen in K2F. tussen alle 3. De basis voor de facturering is de opdrachtbrief. panden die in bezit zijn en het Er zijn onduidelijkheden over juiste toepassing van kadaster. Op het btw regime. basis van deze overzichten en de 4. Huurovereenkomsten worden per situatie (contractuele) opgesteld. afspraken periodiek de realisatie Bij de gemeente Duiven is een huurprijzenbeleid te vergelijken aanwezig. met de werkelijkheid en verschillen verklaren. - Leegstandscontroles uit te voeren. - Een standaardmodel huurovereenkomst op te stellen.

De planning is om interne controle uit te gaan voeren op de contracten voor deze getekend worden. In 2021 is dit nog niet gerealiseerd. Aansluiting met de gemeentelijke OZBaanslagen is gemaakt bij jaarrekening 2019. Wordt jaarlijks geactualiseerd. De buitendienst komt bij de panden langs en heeft signaalfunctie. Er wordt gewerkt met standaard contracten. Aantal nieuwe contracten is jaarlijks beperkt.

IC doet integrale controle op nieuwe huurcontracten

Toeristenbelasting

Tijdens de controle hebben we vastgesteld dat bij 1 overnachtingslocatie binnen de gemeente geen toeristenbelasting wordt opgelegd. Op basis van een eerste inventarisatie lijkt dit bij andere locaties niet te spelen. Het risico is dat de gemeente opbrengsten misloopt.

Nieuwe bevinding 2021

IC doet follow up samen met afdeling F&B zodat dit in de toekomst niet meer voorkomt.

Wij adviseren u een controle te doen op de volledigheid van de overnachtingslocatie in de belastingadministratie.