1b. Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Duiven 2021 - 201492738_1.DOC.docx

*ZFD7C7D986D * RAADSVOORSTEL Onderwerp : Vaststellen Archiefverordening gemeente Duiven 2021 __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/18/040826/201492738

Opsteller

: Guus Benkers

Portefeuillehouder

Team

: Informatiebeheer

: mr. H.B. Hieltjes

Telefoonnr. __________________________________________________________________________ Samenvatting De archiefverordening van de gemeente is verouderd. Door een nieuwe archiefverordening vast te stellen, zorgt de raad ervoor dat de gemeente weer voldoet aan de actuele wet- en regelgeving op dit gebied. Beslispunten de gemeenteraad besluit: 1. de Archiefverordening gemeente Duiven 2015 in te trekken. 2. de Archiefverordening gemeente Duiven 2021 vast te stellen. Aanleiding De VNG heeft een nieuwe modelarchiefverordening uitgebracht. Deze verordening is geactualiseerd aan de hand van de nieuwste wet- en regelgeving en feedback vanuit het vakgebied. De Archiefverordening gemeente Duiven 2015 is hierdoor verouderd. Het vaststellen van de nieuwe Archiefverordening gemeente Duiven 2021 door de gemeenteraad zorgt ervoor dat de gemeente weer voldoet aan de laatste door de VNG geadviseerde standaarden en actuele wetgeving. Planning Niet van toepassing. Beoogd effect In de archiefverordening wordt een aantal bij wet genoemde verantwoordelijkheden voor het archiveren van informatie vastgelegd. De Archiefverordening gemeente Duiven 2021 is ten opzichte van de Archiefverordening gemeente Duiven 2015 op enkele punten geactualiseerd.

De belangrijkste wijziging is het opnemen van een nieuw artikel (artikel 4) dat de opname van particuliere archieven in de gemeentelijke archiefbewaarplaats mogelijk maakt. De wijzigingen zijn conform een door de VNG uitgebrachte modelarchiefverordening. Door de nieuwe verordening vast te stellen, voldoet de gemeente weer aan de laatste weten regelgeving. Argumenten Het college van burgemeester en wethouders is op grond van de Archiefwet 1995 verplicht interne regels vast te stellen voor informatiebeheer. Doordat de VNG een nieuwe modelarchiefverordening heeft uitgebracht, moet de huidige archiefverordening van de gemeente geactualiseerd worden. Daarmee voldoen we weer aan wijzigingen in de Archiefwet 1995 en aan andere, nieuwere wetgeving. De wijzigingen in de archiefverordening zelf zijn beperkt.

Pagina 1

Kanttekeningen Wanneer de gemeente niet voldoet aan de wettelijke eisen op het gebied van archiefbeheer loopt de gemeente risico’s op het gebied van (financiële) verantwoording, informatievoorziening en bewijslast. Het is daarom belangrijk om de archiefverordening upto-date te houden, zelfs al zijn de feitelijke veranderingen zoals in dit geval beperkt. Financiële paragraaf Niet van toepassing. Participatie en communicatie De Archiefverordening gemeente Duiven 2021 wordt na vaststelling en bekend gemaakt, gepubliceerd en ter kennisname gestuurd aan Gedeputeerde Staten Gelderland. Intergemeentelijke samenwerking Niet van toepassing. Bijlagen 201492739 – Raadsbesluit 201492847 – Archiefverordening gemeente Duiven 2021 Duiven, 4 mei 2021. Burgemeester en wethouders van gemeente Duiven,

ing. C.J.(Chris) Papjes secretaris

mr. H.B. (Huub) Hieltjes burgemeester

Pagina 2