1b. Raadsvoorstel Kaders Rechtmatigheidsverantwoording - 201506890_1.pdf

*ZFDBA0DF463* RAADSVOORSTEL

Onderwerp : Informatie en voorstel Rechtmatigheidsverantwoording __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/21/079406/201506890

Opsteller

: Dagmare van de Loosdrecht

Portefeuillehouder

: J. Goossen

Team

: Financiën

Telefoonnr. __________________________________________________________________________ Samenvatting Over het boekjaar 2021 moet voor het eerst door het college een rechtmatigheidsverantwoording worden opgesteld. In de bijlage wordt uitgebreider toegelicht wat dit inhoudt. Het College van B&W gaat met dit nieuwe instrument verantwoording afleggen aan de Raad over de naleving van wet- en regelgeving. Het is dan ook belangrijk dat het College met de Raad afstemt hoe dit instrument vorm zal worden gegeven. Hoewel de rechtmatigheidsverantwoording een vast format kent, zijn er met de invoering toch een aantal keuzes gemoeid. In dit raadsvoorstel wordt een onderbouwd voorstel gedaan voor de te maken keuzes. Beslispunten -

-

De raad van Duiven besluit om de tolerantiegrens te bepalen conform de grens die door de accountant wordt gehanteerd; De raad van Duiven besluit voor de rapportering en vermelding door het college van de individuele afwijkingen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarrekening een grens vast te stellen van € 10.000; De raad van Duiven besluit om voor de tussentijdse rapportage over de interne controles aan te sluiten bij de reguliere tussenrapportages.

Aanleiding Vanaf het boekjaar 2021 dient het college een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Het college gaat met dit nieuwe instrument verantwoording afleggen aan de raad over de naleving van wet- en regelgeving. Het is dan ook belangrijk dat het college met de raad afstemt hoe dit instrument vorm zal worden gegeven. Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording, het formele deel van de verantwoording, kan het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf het ‘eigen verhaal’ aan de gemeenteraad vertellen, over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. Door de raad moeten kaders worden vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Met de vaststelling van deze kaders zijn een aantal keuzes gemoeid. Deze keuzes betreffen de tolerantiegrens voor de controle, de rapportage in de bedrijfsvoeringsparagraaf en de frequentie van de tussentijdse rapportages over de interne controle.

Pagina 1

De hoogte van de tolerantiegrens bepaalt de inspanning die verricht moet worden ten aanzien van de interne controle. Een strakkere tolerantiegrens leidt tot extra interne controles. Het verbeteren van de kwaliteit van de processen, waardoor risico’s aan de voorkant worden afgedicht, verdient de voorkeur boven het achteraf constateren van fouten. De komende jaren zal daarom vooral hierin worden geïnvesteerd. Het is wenselijk het interne controle proces niet zwaarder op te tuigen dan in de huidige controlepraktijk, omdat daarmee capaciteit is gemoeid, die effectiever kan worden ingezet op procesverbeteringen. In de informatiebehoefte ten aanzien van de stand van zaken van de kwaliteit van de processen kan en zal worden voorzien door het realiseren van een goede bedrijfsvoeringsparagraaf en tussentijdse rapportage. De werkzaamheden van de accountant veranderen niet wezenlijk. In de nieuwe situatie hoeft de accountant weliswaar geen oordeel meer te geven over de rechtmatigheid, maar wel over de getrouwheid van de jaarrekening. Daarmee geeft hij ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring van het college en zal dus onderzoek moeten doen naar waar het college de rechtmatigheidsverantwoording op heeft gebaseerd. De rol van de accountant verandert wel. De raad zal het gesprek over de rechtmatigheid van de bestedingen vooral gaan voeren met het college.

De accountant krijgt een meer toetsende en adviserende rol ten aanzien van de controles die het college heeft ingericht en uitgevoerd en geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Planning Het is wenselijk om de kaders in het eerste halfjaar van 2021 vast te stellen. Daarmee kunnen de interne controles over het eerste halfjaar op deze kaders worden afgestemd. Beoogd effect Met dit voorstel wordt beoogd de voorwaarden te scheppen om het proces van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording goed te laten lopen. Hiervoor is het nodig om duidelijke kaders vast te stellen. Argumenten 1.1. Aansluiten bij de door de accountant gehanteerde tolerantiegrenzen leidt tot eenduidige informatievoorziening Aansluiten bij de tolerantiegrenzen, zoals die door de accountant worden gehanteerd, zorgt er voor dat de informatievoorziening door het college aansluit op die van de accountant. De accountant hanteert in zijn oordeel over de getrouwheid de huidige tolerantiegrenzen. Als het college bij haar oordeel over de rechtmatigheid een andere tolerantiegrens hanteert, kan de accountant tot een ander oordeel komen dan het college. Ook leidt het door het college hanteren van een hogere tolerantiegrens tot extra controles van de accountant.

1.2 Het aanscherpen van de tolerantiegrens leidt tot meer werk en is niet nodig om een goede informatievoorziening te waarborgen De keuze voor een tolerantiegrens is een afweging tussen gedetailleerdere informatie en meer werk. Het extra werk dat gemoeid zou zijn met een striktere tolerantiegrens, kan beter gestoken worden het beter inrichten van de processen, zodat fouten voorkomen worden in plaats van achteraf geconstateerd. Daarnaast kan in de informatiebehoefte worden voorzien door het opstellen van een goede verantwoording in de bedrijfsvoeringsparagraaf;

Pagina 2

2. Het hanteren van een verantwoordingsgrens van € 10.000 waarborgt een gedegen informatievoorziening van de raad Door als verantwoordingsgrens een bedrag aan te houden van € 10.000 wordt gewaarborgd dat de raad gedegen geïnformeerd wordt over de in de interne controle geconstateerde fouten. Deze grens ligt lager dan de grenzen die nu door Duiven (€ 30.000) en Westervoort worden gehanteerd (€ 20.000) voor de rapportage van bevindingen door de accountant. 3.1. Aansluiten bij de reguliere verantwoordingscyclus voorkomt extra rapportagemomenten Door voor de rapportage over de uitkomsten van de interne controles aan te sluiten bij de reguliere verantwoordingscyclus, wordt voorkomen dat extra rapportagemomenten ontstaan. 3.2 Inhoudelijk past de verantwoording over de rechtmatigheid bij de reguliere rapportages in de P&C cyclus Daarnaast is het inhoudelijk logisch om bij de verantwoording over de besteding van de budgetten ook aan te geven of deze besteding rechtmatig is geweest. Kanttekeningen 1.1 & 1.2. Het is mogelijk om voor striktere tolerantiegrenzen te kiezen dan de grenzen die de accountant hanteert. Dit leidt echter tot extra controlewerkzaamheden. Het verdient de voorkeur om in plaats van in controles achteraf, te investeren in verbeteren van de processen, zodat eventuele fouten en risico’s aan de voorkant worden afgevangen Financiële paragraaf N.v.t.

Participatie en communicatie N.v.t. Intergemeentelijke samenwerking De interne controle, die de basis vormt voor het kunnen afleggen van een rechtmatigheidsverantwoording, wordt door 1Stroom uitgevoerd voor de 3 entiteiten Duiven, Westervoort en 1Stroom gezamenlijk en voor zover mogelijk op elkaar afgestemd. Bijlagen 201506976 Toelichting bij college- en raadsvoorstel Kaders Rechtmatigheidsverantwoording 201506978 Concept raadsbesluit

Duiven, 4 mei 2021. Burgemeester en wethouders van Duiven,

ing. C.J.(Chris) Papjes secretaris

mr. H.B. (Huub) Hieltjes burgemeester

Pagina 3