1b. Raadsvoorstel Derde optimalisatie vergaderpraktijk.docx

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Derde optimalisatie vergaderpraktijk 2023 __________________________________________________________________________

Zaak- & documentnr.

: Z/23/106467/201605905

Opsteller: drs. W.R. Bosch

Portefeuillehouder

: Werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk Team

: Griffie

__________________________________________________________________________ Samenvatting In mei 2017 heeft de gemeenteraad van Duiven zijn werkwijze veranderd van een commissiemodel in een BOB-model (beeldvorming-oordeelsvorming-besluitvorming). Na enkele aanpassingen is in 2019 gestart met een meer fundamentele evaluatie van dit model. De raad heeft op 26 januari 2021 besloten de BOB-systematiek te willen behouden en deze steeds organisch aan te scherpen. Het besluit in januari 2021 betrof een eerste optimalisatie van het model. Een tweede optimalisatie van de systematiek heeft de raad vastgesteld op 7 december 2021. De werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk stelt nu in 2023 op basis van nieuwe ervaring en inzichten een derde optimalisatie voor. Beslispunten 1. dat het ‘over-en-weer’ maximaal 30 minuten duurt tenzij de Agendacommissie of vergadering anders beslist; 2. dat tijdens de raadsavond “mededelingen vanuit college” en “de installatie raadsleden en fractieassistenten” na het Over en Weer worden geagendeerd, tenzij hierdoor een fractie niet vertegenwoordigd kan zijn bij het Over en Weer (als dan wordt de installatie naar het begin van de raadsagenda gehaald); 3.

dat fracties voorafgaand aan de raadsavond kunnen aangeven dat bepaalde vragen (in plaats van mondeling op de raadsavond) vooraf of achteraf schriftelijk mogen worden beantwoord, (schriftelijke beantwoording van Over en Weer vragen volgt in dezelfde week van de raadsavond); 4. dat de raads- of tafelvoorzitter interrupties kan aanhouden tot het moment waarop deze van mening is dat de spreker het betoog heeft kunnen neerzetten; 5. dat interrupties worden gedaan zonder inleiding, zodat sprekers binnen hun interruptie direct hun punt moeten maken; 6. dat voor het kunnen benoemen van wethouders-kandidaten gebruik wordt gemaakt van risicoanalyses en dat de verantwoordelijkheid hiertoe primair bij de burgemeester ligt; 7. dat de Speakers Corner voortaan weer in de Hal wordt gehouden en dat het is toegestaan dat een inwoner namens het verenigingsleven of anderszins inspreekt mits zij actief is in Duivense gemeenschap; het aanbieden van petities / inwoner enquêtes hoort ook thuis op de speakers corner; 8. dat in geval van een gecombineerde ronde- en debattafel de tafelvoorzitter omwille van zorgvuldigheid altijd actief moet vragen of iemand debat overweegt; 9. dat de deadline van de organisatie/college voor het aanleveren van raadsvoorstellen staat op woensdag 12:00 uur in de week voorafgaand aan de Agendacommissie; 10.

dat technische vragen de woensdag 23:59 uur voorafgaand aan de politieke avond moeten worden ingediend en dat beantwoording uiterlijk maandag 12:00 uur vóór de vergadering geschiedt; 11. dat van besloten vergaderingen een besluitenlijst wordt opgesteld die bij de griffie ter inzage ligt, (er wordt geen audio opname gemaakt);

Pagina 1

12. dat de Agendacommissie in voorkomende praktische situaties per mail kleine, pragmatische besluiten kan nemen mits alle leden van de commissie hiermee instemmen; (bij het ontbreken van unanimiteit wordt een (extra) vergadering ingepland); 13. dat tijdens een ronde tafel politieke vragen mogen worden gesteld mits er geen debat ontstaat; 14. dat het college aanvullende informatie over een raadsvoorstel uiterlijk 24 uur voorafgaand aan een Politieke Avond of Raadsavond kan aanleveren en anders stelt de voorzitter voor om de behandeling van het raadsvoorstel al dan niet te verdagen, (een meerderheid van stemmen aan de tafel of raadsavond telt dan); 15. dat gewerkt wordt met vaste commissie voor de geloofsbrieven; 16. het Reglement van Orde met de toelichting aldus te wijzigen; 17. het gewijzigde Reglement van Orde op de voorgeschreven wijze bekend te maken en per 1 juli 2023 in werking te laten treden; 18. het oude regelement in te trekken. Aanleiding De (vergader)praktijk is altijd weerbarstiger dan de theorie. Ook is de gemeenteraad altijd in beweging en lerend. Dit maakt het belangrijk om het Reglement van Orde steeds bij te stellen op de actuele vergaderwijze en behoeften. De afgelopen periode is door de griffie en de werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk een aantal onderwerpen verzameld, besproken en constructief geduid.

Beoogd effect Het BOB-vergadermodel kan door middel van enkele aanpassingen verder worden geoptimaliseerd. De raad werkt nu enige tijd met de BOB-systematiek en door het bijbehorende reglement op basis van de opgedane ervaring steeds gezamenlijk te evalueren, kan de systematiek steeds meer ‘eigen’ worden gemaakt. Aldus groeit de systematiek organisch. Argumenten 1. Voor het ‘over-en-weer’ kan worden volstaan met 30 minuten door minder politiek beladen vragen schriftelijk af te doen. Tijdens de heidag in 2022 met de raad is besproken dat raadsavonden nu vaak tot (te) laat in de avond duren. Lastig voor allen die de volgende dag weer vroeg naar hun werk moeten. Het kan efficiënter door keuzes te maken. Het Over en Weer heeft volgens het reglement het karakter van beknopte interactie: informatieverstrekking en vragen. Voor uitgebreide mededelingen, vragen of discussie zijn andere middelen voorhanden zoals een kennisgeving, een schriftelijke vraag of een ronde- of debattafel. Het concept is overgenomen vanuit een andere gemeente. Daar duurt het 30 minuten. Tijdens de heidag is gezamenlijk de idee ontstaan om het Over en Weer in tijdbeslag terug te brengen. Dit idee is inmiddels al enige tijd goed in praktijk gebracht. Om deze reden wordt voorgesteld om het RvO aan te passen. 2.

Door “mededelingen vanuit college” en “de installatie raadsleden en fractieassistenten” na het Over en Weer te agenderen, kan de beschikbare 30 minuten effectief voor de beknopte interactie worden gebruikt: informatieverstrekking en vragen vanuit de raad. De ruimte/vrijheid wordt behouden om de volgorde in de agenda aan te passen indien een fractie (vanwege vervanging/installatie) niet vertegenwoordigd kan zijn.

Pagina 2

3. Indien onderscheid wordt gemaakt in vragen die bij voorkeur ‘en plein public’ worden gesteld en vragen die schriftelijk mogen worden beantwoord, ontstaat er meer ruimte voor de vragen die er politiek toe doen. Het Over en Weer wordt in tijdsbeslag teruggebracht. De meest prangende, actuele vragen -die politiek podium behoeven- kunnen tijdens de raadsavond publiekelijk worden behandeld. Het kan echter zijn dat er actuele vragen zijn, die niet perse mondeling hoeven te worden behandeld. Om deze reden wordt voorgesteld om het RvO aan te passen. Op deze wijze wordt voorkomen dat actuele vragen moeten worden ingediend als artikel 41 RvO schriftelijke vragen met een antwoordtermijn van dertig dagen. 4. Een spreker moet in zijn eerste termijn de gelegenheid krijgen om zijn/haar betoog neer te kunnen zetten. Een integraal beeld over een onderwerp kan het beste worden gevormd nadat de perspectieven van alle woordvoerders zijn gehoord. Het accent van het debat zou dus idealiter op de tweede termijn rusten. Toch kan het nodig zijn om een spreker al in de eerste termijn direct te confronteren met een vraag of argument. Wel is het van belang dat een spreker reële gelegenheid krijgt om zijn of haar betoog op te bouwen. De raads- en tafelvoorzitter kunnen daarom interrupties aanhouden tot het moment waarop deze van mening is dat de spreker het betoog heeft kunnen neerzetten. 5.

Interrupties zijn geen eerste of tweede termijn; ze dienen zonder inleiding te bestaan uit een korte opmerking of vraag. Interrupties worden gedaan zonder inleiding, zodat sprekers binnen hun interruptie direct hun punt moeten maken. 6. Voor het kunnen benoemen van wethouders-kandidaten is gebruik van risicoanalyses de nieuwe norm. Risicoanalyses zijn de nieuwe norm voor het kunnen benoemen van wethouders-kandidaten. De verantwoordelijkheid voor de risicoanalyse ligt primair bij de burgemeester die de wettelijke taak heeft om de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen en de gemeenteraad, het bestuursorgaan dat over benoeming gaat. Voor de laatste gemeenteraadsverkiezingen heeft het seniorenconvent ingestemd met de voorgestelde werkwijze. Deze werkwijze kan nu worden opgenomen in het RvO. 7. Het is wenselijk dat ook het Duivense verenigingsleven de weg naar de gemeenteraad weet te vinden. Naar aanleiding van een van de Speakers corners in 2022 ontstond discussie over in hoeverre het een stichting of vereniging is toegestaan om gebruik te maken van dit inspreekrecht. Eerder spraken deelnemers namens verenigingen in, (opslag carnaval en kantine in Triominos); dit leidde niet tot discussie. Kort daarop sprak de Duivense stichting GoClean in; dit leidde wel tot discussie. Feit is dat het RvO nu spreekt over “inwoners”, die kunnen inspreken.

Dit betekent niet dat inwoners niet (ook) namens een stichting of vereniging mogen inspreken. Het is wenselijk dat ook het Duivense verenigingsleven de weg naar de gemeenteraad weet te vinden. Stichtingen/verenigingen worden toegelaten mits zij actief zijn in Duivense gemeenschap. Ook het aanbieden van petities / inwoner enquêtes hoort thuis op de speakers corner. 8. Een gecombineerde ronde en debat tafel kan toereikend en pragmatisch zijn maar verlangd extra zorgvuldigheid. In geval van een gecombineerde ronde en debat tafel zal de tafelvoorzitter omwille van zorgvuldigheid tijdens de afronding altijd actief vragen of iemand debat overweegt, dit om te voorkomen dat we te voortvarend te werk gaan.

Pagina 3

9. Een deadline voor het aanleveren van raadsvoorstellen draagt bij aan een goede voorbereiding door de Agendacommissie. De griffie verstuurt de Agendacommissie de agenda, raadsvoorstellen en behandeladviezen op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering. Zodoende kunnen de leden tijdig kennis nemen van de stukken. Teneinde de behandeladviezen op te kunnen stellen, dient de gemeentesecretaris de stukken uiterlijk op woensdag 12:00 uur in de week voorafgaand aan de Agendacommissie aan te leveren. Alleen bijzondere omstandigheden of overmacht kunnen uitzonderingen op deze regel rechtvaardigen. 10. Deadlines rondom de afhandeling van technische vragen dragen bij aan een goede voorbereiding van politieke avonden. De griffie heeft over de afhandeling van technische vragen een nieuwe werkafspraak gemaakt met de gemeentesecretaris. De deadline voor het stellen van vragen is verschoven naar woensdag 23:59 uur. Zodoende kunnen fracties die woensdag nog fractievergadering hebben de vragen nog op tijd insturen. Tegelijk krijgt de organisatie een meer realistische deadline met de maandag 12:00 uur na het weekend. 11. Conform protocol geheimhouding wordt van een besloten vergaderingen een besluitenlijst opgesteld die bij de griffie ter inzage ligt. Een vergadering is besloten (niet openbaar), bijvoorbeeld omdat er bedrijfsgevoelige informatie wordt gedeeld.

Van een dergelijke avond wordt geen geluids- of beeldopname gemaakt. Dit was tot nog toe wel het gebruik en stond tot op heden nog in het regelement. Echter, in het meer recente door de raad vastgestelde “protocol geheimhouding” staat dat van een besloten avond geen opname wordt gemaakt. Dit laatste wordt nu het uitgangspunt. Wel wordt een kort verslag op hoofdlijnen opgesteld zodat vastligt, wat is besproken. 12. Soms moet de Agendacommissie snel over praktische, apolitieke zaken kunnen beslissen. De Agendacommissie moet in voorkomende praktische situaties per mail kleine, pragmatische besluiten kunnen nemen mits alle leden van de commissie hiermee instemmen. Indien unanimiteit ontbreekt, wordt een (extra) vergadering ingepland. 13. Behandeling van vragen naar de politieke beweegredenen van het college kan bijdragen aan de beeldvorming tijdens een ronde tafel, mits dit niet neigt naar debat. In principe is de debattafel (en niet de ronde tafel) bedoelt om politiek te bedrijven. Echter, politiek georiënteerde vragen aan het college, die informatief/beeldvormend bedoeld zijn, mogen toch aan de ronde tafel gesteld worden. Deze vragen/antwoorden moeten niet tot debat (vraag/antwoordspel) leiden. Het gaat om intentie: wil je informatie/inzicht in de politieke beweegredenen, dan kan dat. Wil je in discussie/overtuigen, dan wacht je op de debat tafel. 14.

Het college kan/mag informatie over raadsvoorstellen nazenden, mits raadsleden nog voldoende in de gelegenheid worden gesteld om er voor de vergadering kennis van te nemen. Het college kan aanvullende informatie over een raadsvoorstel uiterlijk 24 uur voorafgaand aan een Politieke Avond of Raadsavond aanleveren. Indien deze deadline niet gehaald wordt, stelt de voorzitter voor om de behandeling van het raadsvoorstel al dan niet te verdagen. Een meerderheid van stemmen aan de tafel of raadsavond is dan bepalend. 15. Een vaste commissie geloofsbrieven werkt veel meer praktisch dan ad hoc commissies. De gemeenteraad stelt een commissie van geloofsbrieven in bestaande uit drie raadsleden en twee vervangers voor de gehele raadsperiode. Voorheen werd ten behoeve van elke toelating een ad hoc commissie van drie raadsleden gezocht. Eigenlijk helemaal niet praktisch. Daarom is met ingang van deze raadsperiode gestart met een vaste commissie; dus steeds dezelfde leden. Dit werkt veel beter.

Pagina 4

Kanttekeningen Sommige raadsvoorstellen zijn lastig leesbaar. We zien de afgelopen jaren verbetering, maar het is een blijvend aandachtspunt. Indien een raadslid van mening is dat een voorstel echt te lastig is opgetekend of dat het juist erg goed/duidelijk is geschreven, kan dit worden gemeld aan de gemeentesecretaris. Deze kan met de feedback aan de slag. Voor extra uitleg kan ook rechtstreeks contact opnemen met de opsteller van het raadsvoorstel. De naam van de betreffende medewerker staat genoemd in het raadsvoorstel. Zo nodig helpt de griffie op weg. Raadslid Hans Stam heeft aan de agendacommissie het vraagstuk voorgelegd of het proces rondom ‘kleinere’ en ‘apolitieke’ bestemmingsplannen niet versneld kan worden als er geen zienswijzen op worden ingediend. Deze moeten formeel langs de raad en moeten dan een langdurig besluitvormingsproces afleggen met formele aanlevertijden etc. De agendacommissie heeft besloten om te gaan experimenteren met een versnelling voor dit soort stukken. De doelstelling is: het versnellen van de procedure van kleine, apolitieke bestemmingsplannen waar geen zienswijzen op worden ingediend. De werkgroep is voorgesteld om de bijbehorende workflow al op te nemen in het RvO echter de werkgroep wil eerst dat de Agendacommissie ervaring opdoet met deze werkwijze.

Volgens het RvO mogen voorafgaand aan een politieke avond (ronde tafel) technische vragen worden gesteld. Het kwam voor dat vragen politiek waren. Dit terwijl het bedoeling is dat politiek openbaar wordt bedreven op de politieke avond. Om deze reden is de griffie vragen als technisch, informatief of politiek gaan kwalificeren. De werkgroep wil deze werkwijze handhaven. Financiële paragraaf N.v.t. Participatie en communicatie In de weekmail van de griffie is tweemaal de oproep gedaan om bespreekpunten aan te leveren. Intergemeentelijke samenwerking Niet van toepassing. Bijlagen Raadsbesluit met hierin het aangepaste Reglement van Orde. Duiven, 6 februari 2023 Werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk

Pagina 5