1a. Raadsvoorstel Startnotitie 'Onderzoek toekomstscenario's gemeente Duiven' - getekend

RAADSVOORSTEL Onderwerp : Startnotitie 'Onderzoek toekomstscenario's gemeente Duiven' __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/23/113752 201629160

Opsteller : W. van der Veen

Portefeuillehouder

Afdeling

: H.B. Hieltjes

: IBP

Telefoonnr: 3058 __________________________________________________________________________ Samenvatting De startnotitie ‘Onderzoek naar toekomstscenario’s gemeente Duiven’ is de uitwerking van de opdracht van de motie gemeenteraad Duiven van 27 juni 2023. Het beschrijft de doelstellingen en eindresultaat van het onderzoek, als ook de randvoorwaarden. Met deze startnotitie kan een offertetraject worden gestart voor het betrekken van een extern onderzoeksbureau die onderzoek gaat verrichten naar de toekomst van de gemeente Duiven. Beslispunten De raad besluit; 1. De startnotitie ‘onderzoek toekomstscenario’s gemeente Duiven’ vast te stellen 2. Het college opdracht te geven de meervoudige onderhandse aanbesteding uit te voeren volgens de uitgangspunten in de startnotitie. 3. Een klankbordgroep ‘Onderzoek toekomstscenario’s gemeente Duiven’ in te stellen bestaande uit een lid van iedere fractie en de raadsvoorzitter. 4. Een stelpost op te nemen in de begroting 2024 voor de dekking van de kosten van onderzoek. Aanleiding Op 27 juni 2023 heeft de gemeenteraad nagenoeg unaniem een motie aangenomen die zich richt op het doen van onderzoek naar de toekomstscenario’s van de gemeente Duiven. De gemeenteraad van Duiven wil onderzoek laten verrichten naar de ambtelijke/bestuurlijke samenwerking met de gemeente Westervoort.

Is de huidige samenwerking, die zich vooral manifesteert in de ambtelijke werkorganisatie 1Stroom, nog de meest optimale constructie voor de gemeente Duiven? De gemeenteraad neemt hierbij het initiatief om het college te verzoeken een startnotitie op te stellen waarin zij een procesaanpak voorstelt. Planning Verzenden offerteaanvraag Indienen vragen door inschrijvers tot uiterlijk Vragen beantwoorden (Nota van Inlichtingen) Indienen inschrijvingen (6 weken na verzenden offerteaanvraag)

Vrijdag 13 oktober 2023 Vrijdag 27 oktober 2023 Vrijdag 10 november 2023 Vrijdag 24 november2023

Beoordeling inschrijvingen Voorlopige gunning Definitieve gunning (minimaal 7 dagen na voorlopige gunning)

Maandag 27 november 2023 tot en met vrijdag 8 december 2023 Vrijdag 22 december 2023 Vrijdag 5 januari 2024

Beoogd effect De startnotitie ziet toe op het in beeld brengen van de uitgangspunten om uitvoering te geven aan het gewenste onderzoek genoemd in de motie van de raad als het gaat om: 1. 1Stroom 2. Toekomstscenario’s voor de gemeente Duiven. Het beoogd effect is de raad van de gemeente Duiven een aantal realistische scenario’s voor te kunnen leggen waarop zij een besluit kan nemen over de toekomst van de gemeente Duiven. Argumenten 1.1 Startnotitie als begin van het proces De startnotitie is het begin van het proces om uitvraag te kunnen doen naar bureaus om onderzoek naar toekomstscenario’s voor de gemeente Duiven. Met het vaststellen van deze startnotitie kan de raad dan wel het college deze uitvraag in gang zetten en kan de gemeenteraad beginnen met het formeren van een klankbordgroep. 2.1 Opdrachtgeverschap Er is opdrachtgeverschap nodig voor het uitvoeren van het offertetraject. Als er gekozen wordt dat de raad deze besluitvorming op zich neemt houdt dit in dat er rekening moet worden gehouden met de geldende raadscycli. Een ander optie is om een raadscommissie/ klankbord hiervoor opdrachtgever te laten zijn en deze te mandateren. Dit vergt wel opstarttijd. Een derde en laatste optie is het college vertrouwen te geven om dit opdrachtgeverschap uit te voeren. Het college komt dan op de reguliere wijze terug met een raadsvoorstel/-besluit indien er een keuze voorligt.

3.1 Klankbordgroep Om het proces te begeleiden dan wel als klankbord te fungeren voor het adviesbureau zal de raad een klankbordgroep formeren. Deze bestaat uit een lid per fractie van de indieners én ondertekenaars van de motie met voorzitterschap door de voorzitter van de raad. Deze klankbordgroep kan worden bijgestaan door een ambtelijke projectgroep, bestaande uit de gemeentesecretaris, griffier, een strategisch adviseur en een strategisch communicatieadviseur. 4.1. Begroting De kosten van dit traject zijn nog niet goed te ramen. Ook is de bijdrage van de provincie nog onduidelijk. Als eerste stap wordt voorgesteld een stelpost op te nemen in de begroting 2024. Voor de eerste fase wordt een bedrag opgenomen van € 20.000,-. Zie financiële paragraaf. Kanttekeningen 1.1 geen middelen voorzien Voor het doen van onderzoek alsmede het inzetten van een noodzakelijk communicatietraject zijn middelen (capaciteit en financiën) nodig. Deze middelen worden in de loop van het proces duidelijker en zullen moeten bijgesteld in de Voorjaarsnota 2024.

Pagina 2

Financiële paragraaf De gemiddelde kosten voor het doen van een extern bestuurskracht onderzoek worden geschat tussen de € 60.000,- en € 100.000,-. Na overleg en afstemming kan bij de provincie Gelderland een verzoek om subsidie worden ingediend. Afspraken maken dan deel uit van een maatwerktraject in het kader van het programma Vitaal Openbaar Bestuur van de provincie. In de begroting is nog geen rekening gehouden met kosten voor onderzoek. Ook is het bedrag exclusief de kosten voor de benodigde ondersteuning voor het communicatietraject. De hoogte van het bedrag voor het doen van onderzoek is tevens afhankelijk van de complexiteit van de uitvraag. Daarnaast is er het besef dat dit een langdurig proces is. Het is net op voorhand duidelijk wanneer er een duidelijke stip aan de horizon gezet kan worden. Dit betekent ook dat er op financieel vlak niet op voorhand een gefixeerd bedrag kan worden vastgesteld. Bedragen voor onderzoek, ambtelijke kosten en overige proceskosten zijn niet opgenomen in de huidige begroting. Advies is hiervoor een bestuurlijk procesbegeleider aan te wijzen om dit te monitoren en middelen te vragen indien dit in- en voor het proces noodzakelijk is. De raming wordt bijgesteld op het moment dat er meer duidelijkheid en zekerheid is als het gaat om de kosten van dit onderzoek en het daarbij noodzakelijke communicatietraject.

Voorstel is om hiervoor een stelpost op te nemen in de begroting 2024 van vooralsnog € 20.000,- en deze te onttrekken uit de algemene reserve. Participatie en communicatie Participatie en communicatie maken voor een belangrijk deel uit van het onderzoek en het proces er naartoe. Dit houdt in dat gevraagd wordt om een duidelijke communicatiestrategie in het aanbieden van een onderzoeksopzet door een bureau. Het onderzoek is Daarnaast is er sprake van een uitgebreid (intern) communicatie traject. Het onderzoek gaat uit van het belang op de langere termijn van de inwoners van de dorpen Duiven, Groessen en Loo (met inbegrip van de inwoners van het buitengebied). De mate van participatie maakt deel uit van de uitvraag aan de bureaus en zal in de uitwerking van de opdracht haar beslag krijgen. Intergemeentelijke samenwerking De gemeente Duiven werkt samen met de gemeente Westervoort binnen de ambtelijke samenwerkingsorganisatie 1Stroom. Daarnaast is er sprake van een Liemerse samenwerking met onder andere Zevenaar, Doesburg en Montferland. Bijlagen 201630191 201629156 201629157

Raadsbesluit Startnotitie 'Onderzoek toekomstscenario's gemeente Duiven' Startnotitie ‘Onderzoek naar toekomstscenario’s gemeente Duiven’ (concept) offertebrief

Duiven, 19 september 2023. Burgemeester en wethouders van gemeente Duiven, G. (Bertus) Brinkman secretaris

mr. H.B. (Huub) Hieltjes burgemeester

Pagina 3