1a. Raadsvoorstel Kaders Rechtmatigheidsverantwoording - getekend.pdf

HNN

Gemeente Duiven

RAADSVOORSTEL

Onderwerp

: Informatie en voorstel Rechtmatigheidsverantwoording

Zaak- & documentnr. : Z/21/079406/201506890

Opsteller

: Dagmare van de Loosdrecht

Portefeuillehouder

=: J. Goossen

Team

: Financién

Telefoonnr.

Samenvatting Over het boekjaar 2021 moetvoor het eerst door het college een

rechtmatigheidsverantwoording worden opgesteld. In de bijlage wordt uitgebreider toegelicht watdit inhoudt. Het College van B&W gaat met dit nieuwe instrument verantwoording afleggen aan de Raad

over de naleving van wet- en regelgeving. Het is dan ook belangrijk dat het College met de Raad afstemt hoe dit instrument vorm zal worden gegeven. Hoewel de rechtmatigheidsverantwoording een vast format kent, zijn er met de invoering toch een aantal keuzes gemoeid. In dit raadsvoorstel wordt een onderbouwd voorstel gedaanvoorde te maken keuzes. Beslispunten

-

Deraad van Duiven besluit om detolerantiegrens te bepalen conform de grensdie door de accountant wordt gehanteerd; De raad van Duiven besluit voor de rapportering en vermelding doorhet college van

-

de individuele afwijkingen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarrekening een grensvastte stellen van € 10.000; De raad van Duiven besluit om voor de tussentijdse rapportage over de interne controles aante sluiten bij de reguliere tussenrapportages.

Aanleiding Vanaf het boekjaar 2021 dient het college een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Het college gaat met dit nieuwe instrument verantwoording afleggen aan de raad over de

naleving van wet- en regelgeving. Het is dan ook belangrijk dat het college met de raad afstemt hoe dit instrument vorm zal worden gegeven. Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording, het formele deel van de verantwoording, kan hetcollege in de bedrijfsvoeringsparagraaf het ‘eigen verhaal’ aan de gemeenteraad vertellen, over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten.

Door de raad moeten kaders worden vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Metde vaststelling van deze kaders zijn een aantal Keuzes gemoeid. Deze keuzesbetreffen de tolerantiegrens voor de controle, de rapportagein de bedrijfsvoeringsparagraaf en de

frequentie van de tussentijdse rapportages overdeinterne controle.

Pagina 1

De hoogte van de tolerantiegrens bepaalt de inspanning die verricht moet worden ten

aanzien van deinterne controle. Een strakkere tolerantiegrensleidt tot extra interne

controles.

Het verbeteren van de kwaliteit van de processen, waardoorrisico’s aan de voorkant worden

afgedicht, verdient de voorkeur boven het achteraf constateren van fouten. De komende

jaren zal daarom vooral hierin worden geinvesteerd. Het is wenselijk het interne controle procesniet zwaarderopte tuigen dan in de huidige controlepraktijk, omdat daarmee capaciteit is gemoeid, die effectiever kan worden ingezet op procesverbeteringen.

In de informatiebehoefte ten aanzien van de stand van zaken van dekwaliteit van de processen kan en zal worden voorzien doorhet realiseren van een goede bedrijfsvoeringsparagraaf en tussentijdse rapportage.

De werkzaamheden van de accountant veranderen niet wezenlijk. In de nieuwesituatie hoeft de accountant weliswaar geen oordeel meerte geven over de rechtmatigheid, maar wel over de getrouwheid van de jaarrekening. Daarmee geeft hij ook een oordeel over de getrouwheid

van de rechtmatigheidsverklaring van het college en zal dus onderzoek moeten doen naar

waar het college de rechtmatigheidsverantwoording op heeft gebaseerd.

De rol van de accountant verandert wel. De raad zal het gesprek over de rechtmatigheid van de bestedingen vooral gaan voeren met het college. De accountantkrijgt een meer toetsende en adviserenderol ten aanzien van de controles die het college heeft ingericht en uitgevoerd en geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening.

Planning Het is wenselijk om de kadersin het eerste halfjaar van 2021 vast te stellen. Daarmee

kunnen deinterne controles over het eerste halfjaar op deze kaders worden afgestemd. Beoogd effect Met dit voorstel wordt beoogd de voorwaardente scheppen om hetprocesvan hetopstellen van de rechtmatigheidsverantwoording goed te laten lopen. Hiervooris het nodig om duidelijke kaders vastte stellen. Argumenten

1.1. Aansluiten bij de door de accountant gehanteerdetolerantiegrenzenleidt tot eenduidige

informatievoorziening

Aansluiten bij de tolerantiegrenzen, zoals die door de accountant worden gehanteerd, zorgt

er voordat de informatievoorziening door het college aansluit op die van de accountant. De accountanthanteert in zijn oordeel over de getrouwheid de huidige tolerantiegrenzen. Als het

college bij haar oordeel over de rechtmatigheid een anderetolerantiegrens hanteert, kan de accountanttot een anderoordeel komen danhet college. Ookleidt het door het college hanteren van een hogere tolerantiegrens tot extra controles van de accountant. 1.2 Het aanscherpen van de tolerantiegrens leidt tot meer werk en is niet nodig om een goede informatievoorziening te waarborgen De keuze vooreen tolerantiegrens is een afweging tussen gedetailleerdere informatie en meerwerk. Het extra werk dat gemoeid zou zijn met een striktere tolerantiegrens, kan beter gestoken wordenhetbeter inrichten van de processen, zodat fouten voorkomen worden in

plaats van achteraf geconstateerd. Daarnaastkan in de informatiebehoefte worden voorzien door het opstellen van een goede verantwoording in de bedrijfsvoeringsparagraaf;

Pagina 2

2. Het hanteren van een verantwoordingsgrens van € 10.000 waarborgt een gedegen

informatievoorziening van de raad Door als verantwoordingsgrens een bedrag aan te houden van € 10.000 wordt gewaarborgd dat de raad gedegen geinformeerd wordt overdein de interne controle geconstateerde

fouten. Deze grensligt lager dan de grenzen die nu door Duiven (€ 30.000) en Westervoort worden gehanteerd (€ 20.000) voor de rapportage van bevindingen door de accountant.

3.1. Aansluiten bij de reguliere verantwoordingscyclus voorkomt extra rapportagemomenten

Door voor de rapportage over de uitkomsten van de interne controles aan te sluiten bij de reguliere verantwoordingscyclus, wordt voorkomendat extra rapportagemomentenontstaan. 3.2 Inhoudelijk past de verantwoording overde rechtmatigheid bij de reguliere rapportagesin de P&C cyclus Daarnaastis het inhoudelijk logisch om bij de verantwoording over de besteding van de

budgetten ook aan te gevenof deze besteding rechtmatig is geweest. Kanttekeningen

1.1 & 1.2. Het is mogelijk om voorstriktere tolerantiegrenzen te kiezen dan de grenzen die de accountant hanteert.Dit leidt echter tot extra controlewerkzaamheden. Het verdient de voorkeur om in plaats van in controles achteraf, te investeren in verbeteren van de

processen, zodat eventuele fouten en risico’s aan de voorkant worden afgevangen Financiéle paragraaf N.v.t. Participatie en communicatie N.v.t. Intergemeentelijke samenwerking

De interne controle, die de basis vormt voor het kunnen afleggen van een rechtmatigheidsverantwoording, wordt door 1Stroom uitgevoerd voor de 3 entiteiten Duiven, Westervoort en 1Stroom gezamenlijk en voor zover mogelijk op elkaar afgestemd. Bijlagen

201506976 Toelichting bij college- en raadsvoorstel Kaders Rechtmatigheidsverantwoording 201506978 Concept raadsbesluit

ester en wethouders van Duiven, _— lye Oo 2 yar

ge

Hb A

fs

ff

i ff

Ay

“mr. H.B. (Huub) Hieltjes burgemeester

Pagina 3