1a. Raadsvoorstel Jaarstukken 2022 en meerjarenbegroting 2024-2027 Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD)-getekend.pdf

RAADSVOORSTEL Onderwerp

: Jaarstukken 2022 en meerjarenbegroting 2024-2027 Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD) __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/23/109067 201614388

Opsteller : G. Benkers

Portefeuillehouder

Afdeling : Informatiemanagement

: J. Goossen

Bestuursondersteuning en Projecten Telefoonnr

:

__________________________________________________________________________ Samenvatting De gemeenteraad wordt in de gelegenheid gesteld om een zienswijze te geven op de jaarstukken van 2022 en de conceptmeerjarenbegroting 2024-2027 van Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD). Voorgesteld wordt om een zienswijze in te dienen, waarin het SALD wordt opgeroepen een toekomstvisie op te laten stellen en voldoende personele capaciteit beschikbaar te houden voor het uitvoeren van haar kerntaken. Beslispunten 1. Een zienswijze indienen waarin het SALD wordt opgeroepen een toekomstvisie op te laten stellen en voldoende personele capaciteit beschikbaar te houden voor het uitvoeren van haar kerntaken. Aanleiding Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg (SALD) is verplicht de jaarstukken en de conceptmeerjarenbegroting aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten aan te bieden. De gemeenteraad wordt zo in de gelegenheid gesteld een zienswijze over deze stukken in te brengen bij het bestuur van het SALD. Planning De zienswijze kan na vaststelling door de gemeenteraad verzonden worden. Beoogd effect Met de mogelijkheid van het geven van een zienswijze heeft de gemeenteraad de gelegenheid om invloed te blijven houden op de financiën, de taken en te behalen doelstellingen van het SALD. Argumenten 1.

De begrotingsafwijkingen op de jaarrekening passen binnen het bestaande beleid.

De begrotingsafwijkingen passen binnen het bestaande beleid. De opvallendste post in de jaarrekening is een bedrag van €29.991,- onder de post ‘Overige bedragen’. Dit is €22.491,meer dan begroot. Dit overschot wordt veroorzaakt door declaraties voor verrichtte werkzaamheden voor gemeenten Doesburg en Zevenaar. Door een verrekening met het voorschot vloeit dit bedrag terug naar de deelnemende gemeenten. Daarnaast valt een afwijking op van de post ‘E-depot’ van €31.726,-. Dit betreft kosten voor onderzoek naar het implementeren van een voorziening voor een digitale archiefbewaarplaats door DocFactory. Deze kosten zijn reeds in rekening gebracht bij de aangesloten gemeenten. Aan de batenkant is daarom hetzelfde bedrag opgenomen. Verder heeft de nieuw gesloten CAO uit 2023 gezorgd voor een stijging van de loonkosten. De jaarlijkse stijging van deze kosten is daarnaast gebaseerd op een jaarlijkse 5,1% loonstijging vanaf 2023. Dit percentage is gebaseerd op de gemiddelde CAO loonontwikkeling bedrijven (loonvoet) volgens het CBS. 1.1 Een zienswijze indienen, waarin het SALD gevraagd wordt een toekomstvisie op te laten stellen en voldoende personele capaciteit beschikbaar te houden voor het uitvoeren van haar kerntaken. De jaarstukken en de conceptmeerjarenbegroting geven op financieel vlak weinig aanleiding tot het indienden van een zienswijze.

Wat wel een aandachtspunt is, zijn de extra werkzaamheden die het SALD voor gemeenten Zevenaar en Doesburg heeft uitgevoerd. De uren die daaraan zijn besteed, zijn in rekening gebracht, maar er was geen extra personele capaciteit beschikbaar. De uren gingen daardoor af van de tijd die beschikbaar is voor het uitvoeren van de kerntaken van het SALD. De vrees bestaat dat dit ten koste gaat van deze kerntaken. Daarom wordt hier in de zienswijze aandacht voor gevraagd. Een ander belangrijk onderwerp is de omslag naar digitale archivering, een grote verandering voor het SALD. Hiervoor moet een e-depot worden opgezet, een grote investering. Ook zal het vragen om andere inhoudelijke kennis bij de medewerkers en een nieuwe manier van werken. Om goed voorbereid te zijn op deze omslag is het daarom belangrijk om te werken aan de hand van een doordachte toekomstvisie. Voor het opstellen van deze visie is onderzoek nodig, ook naar de toekomst van het SALD zelf. Op dit moment loopt bij het SALD een onderzoek door DocFactory naar de implementatie van het e-depot. Het ligt voor de hand om de toekomstvisie daarin mee te nemen. In de zienswijze kan de gemeenteraad het SALD hiertoe oproepen. Kanttekeningen 1. Kosten voor de inhuur van een projectleider e-depot.

Om te voldoen aan wet- en regelgeving en duurzame bewaring van digitale informatie te realiseren, is een digitale archiefbewaarplaats, een zogenaamd e-depot nodig. Het opzetten van een e-depot zal een aantal jaren duren. Voor de realisatie ervan moet een projectleider worden aangesteld. In de begroting is een bedrag van € 50.000,- opgenomen voor de externe inhuur van een projectleider. Naast de kosten voor de projectleider moet de komende jaren ook rekening gehouden worden met kosten voor het e-depot zelf. Door de kosten voor het e-depot neemt de bijdrage van de gemeente aan het SALD de komende jaren toe.

Pagina 2

Financiële paragraaf Gemeente Duiven heeft een voorschot betaald van € 48.948,-. De werkelijke bijdrage voor 2022 is vastgesteld op € 43.894,-. Hierdoor heeft de gemeente nog een bedrag van € 5.054,tegoed. Participatie en communicatie Er is geen communicatie met inwoners nodig. Intergemeentelijke samenwerking Binnen het SALD wordt samengewerkt met gemeenten Westervoort, Zevenaar en Doesburg. De jaarstukken en conceptbegroting worden rond dezelfde tijd aan de gemeenteraden voorgelegd. Bijlagen 201614390 - Raadsbesluit jaarstukken 2022 en meerjarenbegroting 2024-2027 SALD 201614415 - Aanbiedingsbrief jaarstukken en meerjarenbegroting SALD 201614385 - Jaarstukken SALD 2022 201614386 - Conceptmeerjarenbegroting SALD 2024-2027 201614392 - Zienswijze jaarstukken 2022 en conceptmeerjarenbegroting 2024-2027 SALD Duiven, 16 mei 2023. Burgemeester en wethouders van gemeente Duiven, mr. drs. R.J. (Rutger) den Haan secretaris

mr. H.B. (Huub) Hieltjes burgemeester

Pagina 3