1a. Raadsvoorstel Jaarstukken 2020 en begroting 2022 Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD) Duiven -getekend.pdf

UI

Gemeente Duiven

RAADSVOORSTEL Onderwerp

: Jaarstukken 2020 en begroting 2022 Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD) Duiven

Zaak- & documentnr. : Z/21/079861/201511606

Opsteller

: Guus Benkers

Portefeuillehouder

Team

: Informatiebeheer

: J. Goossen

Telefoonnr.

Samenvatting

De gemeenteraad van Duiven wordt in de gelegenheid gesteld om een zienswijze te geven op de ontwerpbegroting 2022-2025 van Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg (SALD). Voorgesteld wordt om een zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting 2022-2025 waarin

de raad erop aandringt om zoveel mogelijk kostenneutraliteit te hanteren bij nieuwe wensen. Beslispunten 1. Kennis nemenvan de jaarstukken over 2020 van het SALD; 2. Een zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting 2022-2025 van het SALD waarin de

gemeenteraad erop aandringt om zoveel mogelijk kostenneutraliteit te hanteren bij nieuwe wensen.

Aanleiding Onder verwijzing naar de artikelen 24 en 25 van de Gemeenschappelijke regeling SALD en

de artikelen 34, 34b en 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient het dagelijks

bestuur van een gemeenschappelijke regeling de voorlopige jaarrekening en de ontwerpbegroting aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten aan te bieden. De gemeenteraden kunnen hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengenbij het dagelijks bestuur. Planning De jaarrekening 2020 en de begroting 2022 worden definitief vastgesteld door het algemeen bestuur van het SALD op de vergadering van 5 juli 2021. Beoogd effect Met de mogelijkheid van het geven van een zienswijze heeft de gemeenteraad de gelegenheid om invioed te blijven houden op de financién, de taken en te behalen doelstellingen van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg.

Argumenten 1. De ontwerpbegroting geeft aanleiding tot het indienen van een zienswijze vanwege bezuinigingsmaatregelen bij de gemeente. In de ontwerpbegroting zijn een aantal

ontwikkelingen opgenomen die ertoe leiden dat de bijdrage van de gemeente aan het

SALD zal stijgen. Daarom is het verstandig om middels een zienswijze erop aan te dringen om zoveel mogelijk kKostenneutraliteit te hanteren. Voor het inrichten van een edepotis dit niet mogelijk, maar ook voor dat project moet scherp naar de kosten gekeken worden.

Pagina 1

2. In 2020 is gestart met een eerste fase om te komen tot de invoering van een zogenaamd

e-depot. Het e-depotis een digitale archiefoewaarplaats en een wettelijke verplichting. Het SALD zoekt daarvooraansluiting op het e-depot van het Erfgoedcentrum Achterhoek

Liemers (ECAL). Daarvoor wasin de begroting 2020 een bedrag gereserveerd voorhet

aantrekken van een projectleider. Deze is echter niet aangesteld, omdat er eerst een plan van aanpak diende te komen. Dit plan en een businesscase voor de aansluiting op

het e-depot van ECALzijn inmiddels opgeleverd. Deze geven inzicht in de

organisatorische en financiéle consequenties van de invoering, Zowel voor het SALDals

de deelnemende gemeenten. Om aansluiting te realiseren en een werkend e-depot voor

het SALD opte richten is allereerst een besluit nodig van alle aangesloten partijen om zich te committeren aan het e-depot voor het SALD. 3.

In 2021 zal een nieuwe gemeenschappelijke regeling voor het SALD aan de gemeenten worden voorgelegd. De huidige regeling is gedateerd en voldoet niet meer aan de eisen. De nieuweregeling heeft eerst eentijdelijk karakter, omdat over enkele ingrijpende delen

nog overeenstemming bereikt moeten worden.

4.

Het bestuur van het SALD wil zich over de toekomst van het SALD beraden als de GR (in

tijdelijke vorm) en het e-depotproject zijn gerealiseerd. Zeker dat laatste is van belang, want een e-depotzal zorgen voor een andere, meerdigitale manier van werken. Dit zou de richting kunnen zijn waar men in de toekomst naartoe wil bewegen.

5. Het corona virus en de daarmee gepaard gaande maatregelen hadden voor een aanzienlijk deel van 2020 invloed op de werkzaamheden van de medewerkers en vooral van devrijwilligers. Op twee van de drie locaties konden de werkzaamhedenvan de medewerkers, met inachtneming van de te nemen maatregelen, nog redelijk worden voortgezet. Op de derde locatie waren de genomen maatregelen dusdanig dat we een

groot deel van hetjaar niet aanwezig waren. 6.

Naast dit alles speelde ook langdurig verminderde personele bezetting een belangrijke

rol bij de te verrichten werkzaamheden. Pasin het najaar kon hier een gedeeltelijke

oplossing voor worden gevonden.

Kanttekeningen 1. De bijdrage van de gemeente aan het streekarchivariaatstijgt (zie de financiéle paragraaf). 2.

Het is niet mogelijk om een e-depot kostenneutraalin te richten. Daarom moet rekening worden gehouden met extra kosten voordit project.

3.

Er zal voor het opzetten van een e-depot ook personele inzet van de gemeente nodig zijn.

Financiéle paragraaf In de begroting van het streekarchivariaat zijn een aantal ontwikkelingen opgenomendie meer geld gaan kosten. De bijdragen van de deelnemende gemeenten stijgen hierdoor. De bijdrage van Duivenstijgt voor 2021 met € 7.000,- (van € 48.000,- naar € 55.000,-). Naar verwachting zullen de kosten in verband metde wettelijk verplichte aansluiting op een edepot(digitale archiefoewaarplaats) nog verderstijgen. Op dit momentis het onderzoek in

een verkennendefase en is het nog onduidelijk wat de omvangvan het bedrag zal zijn.

In de jaarrekening staat onder de post‘Salarissen en sociale lasten’ een positief verschil met

hetgeen begroot was voor 2020. Dat komt met name doordat de vacature voor projectleider e-depot nog niet is ingevuld. Onder de post‘Personeel van derden’ is daarentegen door inhuur voor het e-depot een negatief verschil ontstaan.

Pagina 2

Participatie en communicatie

Het dagelijks bestuur van het SALD perbrief informeren over de genomenbesluiten. Intergemeentelijke samenwerking

Ook de gemeentes Westervoort, Zevenaar en Doesburg vallen onder het SALD. Aan alle deelnemende gemeentesis gevraagd om voor de vergadering het algemeen bestuur van 5

juli 2021 hun zienswijze kenbaar te maken. Bijlagen

201511603 — Jaarstukken 2020 SALD 201511604 — Begroting 2022-2025 SALD 201511605 — Kaderbrief 2022 SALD 201511607 — Raadsbesluit

201512565 — Zienswijze jaarstukken 2020 en begroting 2022 SALD Duiven, 25 mei 2021. Burgemeester en wethouders van Duiven,

#f J

in

-J.(Chris) Papjes

se¢ietaris

mir H.B/¢ 4uub) Hieltjes

burgemeester /

J

/

fF

Pagina 3