1. Raadsvoorstel Tweede optimalisatie vergaderpraktijk.docx

RAADSVOORSTEL Onderwerp: Tweede optimalisatie vergaderpraktijk 2021 __________________________________________________________________________ Zaak- & documentnr. : Z/21/086851/201534230 Opsteller: W. Bosch Portefeuillehouder

: Werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk

Team

: Griffie

__________________________________________________________________________ Samenvatting In mei 2017 heeft de gemeenteraad zijn werkwijze veranderd van een commissiemodel in een BOB-model (beeldvorming-oordeelsvorming-besluitvorming). Na enkele aanpassingen is in 2019 gestart met een meer fundamentele evaluatie van dit model. De raad heeft op 26 januari 2021 besloten de BOB-systematiek te willen behouden en deze steeds organisch aan te scherpen. Het besluit in januari betrof een eerste optimalisatie van het model. De werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk stelt nu op basis van nieuwe ervaring en inzichten een tweede optimalisatie voor. Beslispunten 1. In de toelichting op het Reglement van Orde wordt een passage opgenomen dat de Agendacommissie kritisch beoordeelt of een politieke, informele of thema avond echt nodig is. 2. Artikel 5b, lid 1 van het Reglement van Orde wordt aangepast opdat het luidt: “Een fractie kan namens de betreffende fractie een fractieassistent voordragen voor benoeming door de raad, die namens de fractie kan deelnemen aan de ronde- of debattafels of het ‘overen-weer’; een fractieassistent kan alleen worden voorgedragen indien deze op dezelfde kandidatenlijst heeft gestaan als een of meer van de fractieleden. 3.

Artikel 35 van het Reglement van Orde wordt aangepast opdat het luidt: “De artikelen 15, 19, 20, 21 en 23 van dit reglement van orde zijn van overeenkomstige toepassing op de orde van de politieke avond met dien verstande dat voorstellen van orde betreffende het geagendeerde onderwerp alleen aangenomen worden indien hiertoe unaniem wordt beslist”. 4. Artikel 20, 2, b. van het Reglement van Orde wordt aangepast opdat het luidt: “De (raads)voorzitter kan interrupties toelaten. Deze moeten bestaan uit korte opmerkingen of vragen, zonder inleiding.” 5. In de toelichting op het Reglement van Orde wordt een passage opgenomen dat de een (tafel/raads-) voorzitter het herhalen van (schriftelijke) vragen beperken.

6. Artikel 56, lid 3 aan te passen opdat hier staat: “Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement van Orde gemeenteraad Duiven 2021”. 7. Het gewijzigde Reglement van Orde per 1 januari 2022 in werking te laten treden. Aanleiding De (vergader)praktijk is altijd weerbarstiger dan de theorie. Ook is de gemeenteraad altijd in beweging. Dit maakt het belangrijk om het Reglement van Orde steeds bij te stellen op de actuele vergaderwijze. Beoogd effect Het BOB-vergadermodel kan door middel van enkele aanpassingen verder worden geoptimaliseerd. De raad werkt nog niet heel lang met de BOB-systematiek en door het bijbehorende reglement op basis van de opgedane ervaring steeds gezamenlijk te evalueren, kan de systematiek steeds meer ‘eigen’ worden gemaakt. Aldus groeit de systematiek organisch.

Pagina 1

Argumenten 1.1 De grote werkdruk vraagt om zorgvuldige tijdsbesteding. Na de derde alinea in de toelichting op artikel 4b De Agendacommissie van het Reglement van Orde wordt de volgende passage ingevoegd: “De Agendacommissie beoordeelt kritisch of een politieke, informele of thema avond echt nodig is”. 2.1 De kandidatenlijst als vetrekpunt voor fractieassistenten vergroot het democratisch gehalte. Fractieassistenten kunnen nu zonder restrictie worden voorgedragen. De voorwaarde dat kandidaten op dezelfde kandidatenlijst moeten staan als een of meer leden van de fractie, vergroot transparantie en democratische verankering. Ook is nu van belang dat fractieassistenten op dezelfde lijst staan als die van een of meerdere leden van de fractie die hij/zij gaat ondersteunen. De gekozen formulering laat overigens de mogelijkheid open dat fractieassistenten samen met een raadslid overstappen naar een andere fractie. Overwogen is om deze maatregel in te laten gaan vanaf de nieuwe raadsperiode die start in maart 2022, maar de werkgroep stelt voor oom ook deze maatregel direct in werking te laten treden. Dit laatste is consistent met de wijzigingen die eerder zijn doorgevoerd. Dat laat onverlet dat de reeds voor de inwerkingtreding van deze wijziging benoemde fractieassistenten in functie kunnen blijven tot aan de installatie van de gemeenteraad in nieuwe samenstelling.

3.1 De Agendacommissie wordt beter in stelling gebracht. Als de Agendacommissie een debattafel inplant, maar een raadslid vindt het voorstel nog niet besluitrijp is, kan deze tijdens de raadsavond een ordevoorstel doen. Ordevoorstellen betreffende het geagendeerde onderwerp kunnen na deze optimalisatie tijdens een Politieke Avond uitsluitend nog unaniem worden aangenomen: hiermee is het advies van de Agendacommissie leidend en wijken we hier alleen van af indien collectief wordt vastgesteld dat nieuwe inzichten aanleiding geven om af te wijken. Ordevoorstellen aan de ronde of debattafel worden een hoge uitzondering. 4.1 De vergaderorde is gebaat bij regie van de voorzitter. Vergelijkbaar met de regel in de Tweede Kamer wordt hier voorgesteld dat een voorzitter interrupties kan toelaten. Een voorzitter kan deze dus ook weigeren als deze in de weg staan aan de goede orde. Een optie zou ook kunnen zijn om het aantal interrupties te maximeren, maar hier wordt de regel dus omgedraaid: de voorzitter mag interrupties toelaten (en dus ook voorkomen/staken). 5.1 De vergaderorde is gebaat bij het voorkomen van herhaling van zetten. Aan het einde van de toelichting op artikel 18 Aantal spreektermijnen van het Reglement van Orde wordt de volgende passage ingevoegd: “De (tafel/raads-) voorzitter mag het herhalen van (reeds schriftelijk gestelde) vragen beperken”.

6.1 Het geoptimaliseerde Reglement van Orde is ontstaan in 2021. Het reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van Orde gemeenteraad Duiven 2021”. 7.1 Het geoptimaliseerde Reglement van Orde moet in werking treden. Gelet op de vergaderdata wordt het mogelijk geacht om het aangepaste reglement per 1 januari 2022 in werking te laten treden. Kanttekeningen Naast de beslispunten in dit voorstel geeft de werkgroep de volgende punten in overweging:

Pagina 2

- Observatie: de vergaderorde is een echte groepsverantwoordelijkheid. Niet alleen de voorzitter maar ook de deelnemers dragen verantwoordelijkheid. - Observatie: de vergaderdiscipline mag groter. (Met 11 fracties zouden we moeten voorkomen dat we elkaars standpunten gaan herhalen). - Omgevingswet: de werkgroep heeft geen oplossing voor de "8 weken-termijn" adviesrecht; maar geeft de Werkgroep Omgevingsvisie wel mee dat geen draagvlak bestaat voor een aparte commissie; het adviesrecht moet steeds raadsbreed worden afgegeven. Financiële paragraaf N.v.t. Participatie en communicatie Het college heeft kennis genomen van het raadsvoorstel optimalisatie vergaderpraktijk en heeft op 26 oktober 2021 besloten geen behoefte te hebben om een zienswijze op raadsvoorstel in te dienen. Intergemeentelijke samenwerking Niet van toepassing. Bijlagen Raadsbesluit met aangepast Reglement van Orde. Duiven, 20 oktober 2021 Werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk

Pagina 3