0. Behandeladvies Vierde optimalisatie vergaderpraktijk Duiven versie 2

Onderwerp Ondertitel Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Belangrijkste bespreek- en/of beslispunten

Vierde optimalisatie vergaderpraktijk Duiven, versie 2 De werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk stelt op basis van nieuwe ervaring en inzichten een vierde optimalisatie van de vergaderregels voor. Werkgroep VVP Zaaknummer Griffier 1.a Gelet op titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht, uit het oogpunt van doelmatigheid en legitimiteit, mandaat te verlenen aan gezamenlijk de burgemeester en de griffier voor het opheffen van opgelegde geheimhouding als bedoeld in artikel 86 Gemeentewet. Het onder mandaat opheffen van geheimhouding geschiedt alleen op voorstel van het college of de commissie die geheimhouding heeft opgelegd. 1.b De (inmiddels) bestaande wijze van behandelen van de ‘wensen en bedenkingen’-procedure te verankeren in het reglement van orde met dien verstande dat de ‘1-minuut aftrap’ bij de ronde tafel wordt gewijzigd in een ‘2-minuten aftrap’. 1.c. Conform artikel 82, lid 4 Gemeentewet de rol van fractie-assistenten en raadsvoorzitter in de Agendacommissie te beperken tot het voorzitterschap van de Speakers Corner, Informele en Thema Avond of een ronde tafel (die niet gericht zijn op de effectieve voorbereiding van besluitvorming) en zo lang artikel 82, lid 4 Gemeentewet zich hiertegen niet verzet. 1.d Fractieassistenten kunnen voortaan weer zonder restrictie worden voorgedragen. De eis van op de kieslijst staan, wordt geschrapt.

Eisen zijn wel dat een assistent 18 jaar of ouder is, woonachtig is in de gemeente Duiven en beschikt over een VOG. 1.e De huidige, succesvolle procedure voor bestemmingsplannen zonder zienswijzen wordt verbreedt van ‘kleinere’ en ‘apolitieke’ bestemmingsplannen naar alle bestemmingsplannen zonder zienswijzen, dit naar inschatting van het college. Het college kan er soms dus om moverende redenen voor kiezen om een bestemmingsplan toch op reguliere wijze (zonder versnelling) aan de raad voor te leggen. 1.f Voortaan wordt de beantwoording van informatieve vragen door het college ook vooraf aan de raad toegezonden, tenzij een portefeuillehouder waarde hecht aan beantwoording tijdens de politieke avond zelf. 1.g De deadline voor het stellen van technische vragen (de woensdag voor de vergadering om 23:59 uur) geldt ook voor onderwerpen die niet op de politieke avond staan geagendeerd, maar als rechtstreeks hamerstuk voor de raadsavond staan geagendeerd. 1.h De eindtijd van een raadsvergadering wordt 23:00 uur. Het lopende agendapunt wordt dan afgerond. De vergadering wordt alleen tot later voortgezet indien de raad hiertoe unaniem besluit. De Agendacommissie zal steevast reservedata inplannen (veelal 20:30 uur donderdag). Aan de indieners van een motie vreemd wordt (indien het, het laatste agendapunt betreft) gevraagd of deze kan doorschuiven naar de volgende raadsavond.

Historie

Echter, als één indiener toch behandeling wenst, wordt de reservedatum hiervoor aangewend. 1.i Lessenaar/katheder voor de toelichting op moties/amendementen staat weer ter beschikking. Het gebruik ervan is vrijwillig. 2. Het Reglement van Orde met de toelichting aldus te wijzigen en voortaan aan te halen als “Reglement van Orde gemeenteraad Duiven 2025, vierde optimalisatie”; 3. Het gewijzigde Reglement van Orde op de voorgeschreven wijze bekend te maken en per 1 mei 2025 in werking te laten treden; 4. Het oude regelement in te trekken. In mei 2017 heeft de gemeenteraad van Duiven zijn werkwijze veranderd van een commissiemodel in een BOB-model (beeldvormingoordeelsvorming-besluitvorming). Na enkele aanpassingen is in 2019 gestart met een meer fundamentele evaluatie van dit model. De raad heeft op 26 januari 2021 besloten de BOB-systematiek te willen behouden en deze steeds organisch aan te scherpen. Het besluit in januari 2021 betrof een eerste optimalisatie van het model. Een tweede optimalisatie van de systematiek heeft de raad vastgesteld op 7 december 2021. Een derde optimalisatie van de systematiek heeft de raad vastgesteld op 18 april 2023. De werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk stelt nu in 2024 op basis van nieuwe ervaring en inzichten een vierde optimalisatie voor.

Op 18 februari 2025 heeft de raad het raadsvoorstel voor de vierde optimalisatie op verzoek van Erick Pol terugverwezen naar de werkgroep. De gedachte hierbij is dat een aantal amendementen (dat die raadsavond werd ingediend) zag op onderwerpen die niet (desgevraagd) vooraf bij de werkgroep zijn aangekaart. Het verzoek was daarom aan de werkgroep om het raadsvoorstel bij te slijpen of uit te breiden op basis van de amendementen Lokaal Alternatief en BurgerBelangen. Dit heeft de werkgroep op 10 maart 2025 opgepakt met het voorliggende raadsvoorstel “versie 2” als resultaat. De wijzigingen ten opzichte van het oorspronkelijke raadsvoorstel zijn in groene tekst opgenomen.

Termijn

Idealiter treedt het gewijzigde reglement op 1 mei 2025 in werking.

Hamerstuk 15 april 2025 tijdens de raadsvergadering Behandeladvies Optimalisatie van het vergadermodel wordt voorbereid door de Werkgroep. Op verzoek van de werkgroep wordt het raadsvoorstel als rechtstreeks hamerstuk geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering. De eerste en tweede optimalisatie zijn ook als hamerstukken geagendeerd. Dit laat fracties onverkort de mogelijkheid om het voorgenomen besluit tijdens de raadsavond desgewenst te amenderen. Een ronde tafel inplannen voelt wat ‘dubbel’ omdat de tafel dan de (politiek neutrale) discussie van de werkgroep opnieuw zou voeren, (noot Griffie).