0. Behandeladvies Vierde optimalisatie vergaderpraktijk Duiven

Onderwerp Ondertitel Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Belangrijkste bespreek- en/of beslispunten

Vierde optimalisatie vergaderpraktijk Duiven De werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk stelt op basis van nieuwe ervaring en inzichten een vierde optimalisatie van de vergaderregels voor. Werkgroep VV Zaaknummer Griffier 1.a Gelet op titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht, uit het oogpunt van doelmatigheid en legitimiteit, mandaat te verlenen aan gezamenlijk de burgemeester èn griffier voor het opheffen van opgelegde geheimhouding als bedoeld in artikel 86 Gemeentewet. Het onder mandaat opheffen van geheimhouding geschiedt alleen op voorstel van het college of de commissie die geheimhouding heeft opgelegd. 1.b De (inmiddels) bestaande wijze van behandelen van de ‘wensen en bedenkingen’-procedure te verankeren in het reglement van orde met dien verstande dat de ‘1-minuut aftrap’ bij de ronde tafel wordt gewijzigd in een ‘2-minuten aftrap’. 1.c. Conform artikel 82, lid 4 Gemeentewet de rol van fractie-assistenten in de Agendacommissie te beperken tot het voorzitterschap van de Speakers Corner en Informele Avonden. 1.d Fractieassistenten kunnen voortaan weer zonder restrictie worden voorgedragen. De eis van op de kieslijst staan, wordt geschrapt. Eisen zijn wel dat een assistent 18 jaar of ouder is, woonachtig is in Duiven en beschikt over een VOG.

1.e De huidige, succesvolle procedure voor bestemmingsplannen zonder zienswijzen wordt verbreedt van ‘kleinere’ en ‘apolitieke’ bestemmingsplannen naar alle bestemmingsplannen zonder zienswijzen, dit naar inschatting college. Het college kan er soms dus om moverende redenen voor kiezen om een bestemmingsplan toch op reguliere wijze (zonder versnelling) aan de raad voor te leggen. 1.f Voortaan wordt de beantwoording van informatieve vragen door het college ook vooraf aan de raad toegezonden, tenzij een portefeuillehouder waarde aan hecht beantwoording tijdens de politieke avond zelf. 1.g De deadline voor het stellen van technische vragen (de woensdag voor de vergadering om 23:59 uur) geldt ook voor onderwerpen die niet op de politieke avond staan geagendeerd, maar als rechtstreeks hamerstuk voor de raadsavond staan geagendeerd. 1.h De eindtijd van een raadsvergadering blijft 22:30 uur. Het lopende agendapunt wordt dan afgerond. De vergadering wordt alleen tot later voortgezet indien de raad hiertoe unaniem besluit. De Agendacommissie zal steevast reservedata inplannen (veelal 20:30 uur donderdag). Aan de indieners van een motie vreemd wordt (indien het, het laatste agendapunt betreft) gevraagd of deze kan doorschuiven naar de volgende raadsavond. Echter, als één indiener toch behandeling wenst, wordt de reservedatum hiervoor aangewend.

1.i Lessenaar/katheder voor de toelichting op moties/amendementen staat weer ter beschikking. Het gebruik ervan is vrijwillig. 2. Het Reglement van Orde met de toelichting aldus te wijzigen en

voortaan aan te halen als “Reglement van Orde gemeenteraad Duiven 2025, vierde optimalisatie”; 3. Het gewijzigde Reglement van Orde op de voorgeschreven wijze bekend te maken en per 1 maart 2025 in werking te laten treden; 4. Het oude regelement in te trekken. Historie

In mei 2017 heeft de gemeenteraad van Duiven zijn werkwijze veranderd van een commissiemodel in een BOB-model (beeldvormingoordeelsvorming-besluitvorming). Na enkele aanpassingen is in 2019 gestart met een meer fundamentele evaluatie van dit model. De raad heeft op 26 januari 2021 besloten de BOB-systematiek te willen behouden en deze steeds organisch aan te scherpen. Het besluit in januari 2021 betrof een eerste optimalisatie van het model. Een tweede optimalisatie van de systematiek heeft de raad vastgesteld op 7 december 2021. Een derde optimalisatie van de systematiek heeft de raad vastgesteld op 18 april 2023. De werkgroep Veranderen Vergaderpraktijk stelt nu in 2024 op basis van nieuwe ervaring en inzichten een vierde optimalisatie voor.

Termijn

Idealiter treedt het gewijzigde reglement op 1 maart 2025 in werking.

Politieke Avond Voorzitter C. Veraart Behandeladvies

Ronde + debat tafel Zaal Domein Duur Publieksruimte Ruimte 60 minuten Tijdens de ronde tafel is er gelegenheid tot het stellen van informatieve vragen over het voorstel. Technische vragen dienen vooraf gesteld te worden, dit kan via griffie@duiven.nl. Griffie

Bij technische vragen gaat het vaak om verzoeken tot feitelijke informatie (wie/wat/waar) die een ambtenaar kan beantwoorden. Overige vragen (o.a. waarom-vragen) kunnen op de avond zelf worden gesteld.

Aansluitend kan indien gewenst debat plaatsvinden. Na de debattafel zal de voorzitter vragen of een fractie een amendement of motie bij dit onderwerp wil indienen in de raad, dan wordt het voorstel als bespreekstuk geagendeerd. Of dat het voorstel als hamerstuk (eventueel met een stemverklaring) geagendeerd kan worden in de raadsvergadering. Spreekrecht publiek

Inwoners/derden kunnen meepraten aan de ronde tafel. Debattafels zijn voorbehouden aan de politieke fracties. Aanmelden via griffie@duiven.nl. Voor meer informatie https://www.duiven.nl/meepraten-inspreken

Opbrengst van de tafel Behandeladvies

De werkgroep is afgevaardigd uit de raad om het vergadermodel steeds (politiek neutraal) bij te slijpen. De eerste en tweede optimalisatie zijn ook als

hamerstukken geagendeerd. Dit laat fracties onverkort de mogelijkheid om het voorgenomen besluit tijdens de raadsavond desgewenst te amenderen. Een ronde tafel inplannen voelt wat ‘dubbel’ omdat de tafel dan de (politiek neutrale) discussie van de werkgroep opnieuw zou voeren, (noot Griffie).